PAGE衛(wèi)生檔案專人管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織衛(wèi)生檔案的管理，確保衛(wèi)生檔案的完整性、準確性和安全性，有效支持公司/組織的衛(wèi)生管理工作，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內所有涉及衛(wèi)生檔案管理的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵循國家有關衛(wèi)生檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.專人專管原則明確專人負責衛(wèi)生檔案的管理，保證檔案管理工作的專業(yè)性和連續(xù)性。3.真實準確原則檔案內容必須真實反映公司/組織的衛(wèi)生狀況及相關活動，數(shù)據(jù)準確無誤。4.安全保密原則確保衛(wèi)生檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護公司/組織的利益。二、衛(wèi)生檔案專人職責（一）檔案管理員基本職責1.負責衛(wèi)生檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。2.制定衛(wèi)生檔案管理工作計劃和流程，確保檔案管理工作有序進行。3.對檔案資料進行分類、編號、編目，建立清晰的檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和使用。（二）檔案收集職責1.定期收集各部門產(chǎn)生的衛(wèi)生相關文件、記錄、報告等資料，確保檔案資料的全面性。2.主動跟蹤公司/組織內各類衛(wèi)生活動的開展情況，及時獲取相關檔案素材。3.對外部獲取的與公司/組織衛(wèi)生有關的文件、資料等進行收集和登記。（三）檔案整理職責1.對收集到的檔案資料進行審核，剔除重復、無效或不符合要求的內容。2.按照檔案分類標準，對檔案進行分類整理，確保同一類檔案資料的系統(tǒng)性。3.對每份檔案資料進行編號，編制目錄，建立檔案索引。（四）檔案歸檔職責1.將整理好的檔案資料及時歸檔到相應的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)中。2.確保檔案存放有序，便于查找和取用，同時做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。3.定期對歸檔的檔案進行清查，核實檔案的完整性和準確性。（五）檔案保管職責1.妥善保管衛(wèi)生檔案，防止檔案損壞、丟失或變質。2.對電子檔案進行定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.嚴格控制檔案的查閱權限，防止檔案信息泄露。（六）檔案查閱職責1.按照規(guī)定的查閱流程，為經(jīng)授權的人員提供檔案查閱服務。2.對查閱檔案的人員進行登記，記錄查閱時間、內容和用途。3.監(jiān)督查閱人員在查閱過程中不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。三、衛(wèi)生檔案分類與編號（一）分類標準1.環(huán)境衛(wèi)生檔案包括公司/組織辦公區(qū)域、生產(chǎn)區(qū)域、公共區(qū)域等的環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、清潔消毒記錄、衛(wèi)生設施維護記錄等。2.食品衛(wèi)生檔案（如有涉及）涵蓋食品采購、儲存、加工、銷售等環(huán)節(jié)的衛(wèi)生許可證、從業(yè)人員健康證、食品檢驗報告、食品衛(wèi)生自查記錄等。3.飲用水衛(wèi)生檔案（如有涉及）包含飲用水水源衛(wèi)生狀況、水質檢測報告、供水設施清洗消毒記錄、飲用水衛(wèi)生管理制度等。4.職業(yè)衛(wèi)生檔案涉及員工職業(yè)健康監(jiān)護檔案、職業(yè)病危害因素檢測與評價報告、職業(yè)衛(wèi)生防護用品配備與使用記錄等。5.醫(yī)療廢棄物管理檔案包括醫(yī)療廢棄物產(chǎn)生、收集分類、暫存、轉運、處置等環(huán)節(jié)的記錄，以及相關協(xié)議、資質證明等。（二）編號規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結合的方式進行編號。2.編號第一位為檔案類別代碼，如“E”代表環(huán)境衛(wèi)生檔案，“F”代表食品衛(wèi)生檔案，“W”代表飲用水衛(wèi)生檔案，“O”代表職業(yè)衛(wèi)生檔案，“M”代表醫(yī)療廢棄物管理檔案。3.編號第二位至第四位為年份代碼，如“2023”表示2023年產(chǎn)生的檔案。4.編號第五位至第七位為流水號，從“001”開始依次遞增。例如，一份2023年產(chǎn)生的環(huán)境衛(wèi)生檔案編號為“E2023001”。四、衛(wèi)生檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責定期向檔案管理員提交本部門產(chǎn)生的衛(wèi)生相關資料，提交時間為每月[X]日前。2.資料應真實、完整、清晰，如有涂改應加蓋提交部門公章或相關人員簽字確認。3.檔案管理員在收集資料時，應與提交部門進行核對，確保資料的準確性和完整性。（二）整理流程1.審核資料檔案管理員收到資料后，首先對資料的真實性、完整性、合規(guī)性進行審核，不符合要求的資料應及時退回提交部門補充或修正。2.分類排序按照檔案分類標準，將審核通過的資料進行分類，并按照時間順序或重要程度進行排序。3.編號編目為每份檔案資料賦予唯一的編號，并編制詳細目錄，目錄內容包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等。4.裝訂成冊（如需）對于一些資料較多的檔案，可進行裝訂成冊，并在封面注明檔案名稱、編號、日期等信息。五、衛(wèi)生檔案歸檔與保管（一）歸檔方式1.紙質檔案按照檔案分類順序，依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年份、起止編號等信息，存放在檔案柜中。2.電子檔案建立電子檔案庫，按照檔案分類和編號規(guī)則，將電子檔案存儲在服務器或存儲設備中，并定期進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.環(huán)境衛(wèi)生檔案一般保管期限為[X]年，涉及重大環(huán)境衛(wèi)生問題或整改記錄的檔案應長期保管。2.食品衛(wèi)生檔案（如有涉及）食品衛(wèi)生許可證、從業(yè)人員健康證等長期保管，食品檢驗報告、自查記錄等保管期限為[X]年。3.飲用水衛(wèi)生檔案（如有涉及）水源衛(wèi)生狀況、水質檢測報告等長期保管，供水設施清洗消毒記錄等保管期限為[X]年。4.職業(yè)衛(wèi)生檔案員工職業(yè)健康監(jiān)護檔案長期保管，職業(yè)病危害因素檢測與評價報告等保管期限為[X]年。5.醫(yī)療廢棄物管理檔案相關記錄和協(xié)議等保管期限為[X]年。（三）保管環(huán)境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案柜應擺放整齊，便于查找和取用，同時要定期進行檢查和維護，防止檔案柜損壞影響檔案保管。3.電子檔案庫應配備完善的安全防護設施，如防火墻、殺毒軟件等，防止電子檔案受到病毒、黑客等攻擊。六、衛(wèi)生檔案查閱與借閱（一）查閱流程1.查閱人填寫《衛(wèi)生檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審批，部門負責人應根據(jù)查閱目的進行審核，如認為必要可簽署意見。3.申請表經(jīng)審批通過后，查閱人持申請表到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)，檔案管理員根據(jù)申請表提供相應檔案資料，并在查閱登記本上記錄查閱人信息、查閱時間、檔案名稱及編號等。4.查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理員，并在查閱登記本上簽字確認。（二）借閱流程1.因工作需要借閱衛(wèi)生檔案的，借閱人應填寫《衛(wèi)生檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等。2.將申請表提交所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批，審批通過后，借閱人到檔案管理員處辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理員根據(jù)申請表提供檔案資料，并與借閱人簽訂《衛(wèi)生檔案借閱協(xié)議》，明確借閱人的權利和義務，包括不得擅自復制、轉借、涂改檔案，按時歸還檔案等。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應提前向檔案管理員申請，經(jīng)批準后方可延長。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理員應認真檢查檔案是否完整、有無損壞，確認無誤后在借閱登記本上注銷登記。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、個人隱私或法律法規(guī)規(guī)定保密的衛(wèi)生檔案，未經(jīng)授權不得查閱和借閱。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要必須外借的，需經(jīng)公司/組織高層領導批準。3.查閱和借閱檔案的人員應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得在檔案上進行任何標記、涂改或損壞。七、衛(wèi)生檔案的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限且確無保存價值的衛(wèi)生檔案。2.因自然災害、意外事故等原因導致檔案損壞無法修復且無利用價值的。（二）銷毀程序1.檔案管理員定期對到期或需銷毀的檔案進行清查，列出銷毀清單，清單內容包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等。2.將銷毀清單提交檔案管理部門負責人審核，審核通過后報公司/組織分管領導批準。3.批準后的銷毀清單一式兩份，一份由檔案管理員留存，一份交公司行政部門備案。4.檔案銷毀應在專人監(jiān)督下進行，可采用焚燒、粉碎等方式確保檔案信息徹底銷毀。5.銷毀完成后，監(jiān)督人員和檔案管理員應在銷毀記錄上簽字確認，記錄內容包括銷毀時間、地點、檔案名稱及數(shù)量等。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內部設立檔案管理監(jiān)督小組，定期對衛(wèi)生檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作流程的規(guī)范性、檔案資料的完整性和準確性等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.制定衛(wèi)生檔案管理工作考核指標，包括檔案收集及時率、整理準確率、歸檔完整率、查閱借閱規(guī)范率、銷毀合規(guī)率等。2.對檔案管理員及各部門檔案提交責任人的工作進行量化考核，考核結果與績效獎金掛鉤。