PAGE村衛(wèi)生室檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村衛(wèi)生室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在村衛(wèi)生室醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研等工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村衛(wèi)生室全體工作人員及涉及的各類檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指村衛(wèi)生室在醫(yī)療服務(wù)、行政管理、人員管理、財(cái)務(wù)管理、藥品管理等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則村衛(wèi)生室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映村衛(wèi)生室各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及患者隱私、商業(yè)秘密等重要檔案信息予以保密。4.便于利用原則檔案的整理、分類、存儲(chǔ)應(yīng)便于查找和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)村衛(wèi)生室檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索工具，方便查詢。4.定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全，對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好登記和記錄，及時(shí)催還借閱檔案。6.積極開展檔案編研工作，為村衛(wèi)生室的管理和決策提供參考依據(jù)。（二）各部門職責(zé)1.醫(yī)療部門負(fù)責(zé)收集、整理醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案，包括病歷、處方、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.行政部門負(fù)責(zé)行政管理檔案的收集、整理，如工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、文件收發(fā)等，及時(shí)歸檔保存。3.人員管理部門負(fù)責(zé)人員檔案的建立和管理，包括員工入職、離職、考核、培訓(xùn)等相關(guān)資料。4.財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的整理和保管，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等，按照財(cái)務(wù)制度要求進(jìn)行歸檔。5.藥品管理部門負(fù)責(zé)藥品檔案的管理，包括藥品采購記錄、庫存清單、藥品檢驗(yàn)報(bào)告等，確保藥品管理檔案的規(guī)范有序。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理工作，并定期移交檔案管理人員統(tǒng)一保管。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療文書檔案門診病歷、住院病歷（如有）。處方箋存根。各類檢查檢驗(yàn)申請(qǐng)單、報(bào)告單。醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表。醫(yī)療質(zhì)量控制相關(guān)資料。2.行政管理檔案村衛(wèi)生室年度工作計(jì)劃、總結(jié)。各類會(huì)議記錄、紀(jì)要。上級(jí)部門下發(fā)的文件、通知、批示等。村衛(wèi)生室內(nèi)部制定的規(guī)章制度、崗位職責(zé)。工作簡報(bào)、信息報(bào)道。3.人員管理檔案員工個(gè)人簡歷、入職登記表。勞動(dòng)合同、聘用協(xié)議。員工考核記錄、獎(jiǎng)懲情況。培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書。員工離職手續(xù)辦理資料。4.財(cái)務(wù)管理檔案會(huì)計(jì)憑證、賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬等）。財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等）。財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告。收費(fèi)票據(jù)存根。5.藥品管理檔案藥品采購計(jì)劃、采購合同。藥品驗(yàn)收記錄、入庫單。藥品庫存盤點(diǎn)表。藥品效期管理記錄。藥品不良反應(yīng)報(bào)告。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）整理方法1.分類按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為醫(yī)療文書檔案、行政管理檔案、人員管理檔案、財(cái)務(wù)管理檔案、藥品管理檔案等大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用年份+類別+流水號(hào)的形式，如2023YL001表示2023年醫(yī)療文書檔案第1份。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每月末將當(dāng)月收集整理好的檔案移交檔案管理人員進(jìn)行歸檔。2.對(duì)于臨時(shí)性或階段性工作形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照分類編號(hào)順序，將檔案裝入檔案盒或文件夾，并在盒脊或文件夾封面標(biāo)注檔案類別、編號(hào)范圍等信息。3.填寫檔案歸檔登記表，記錄檔案的移交部門、移交時(shí)間、檔案數(shù)量等內(nèi)容。（三）保管期限1.村衛(wèi)生室檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：涉及村衛(wèi)生室重大決策、歷史沿革、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為15年至50年的檔案，主要包括醫(yī)療業(yè)務(wù)中的重要病歷、財(cái)務(wù)報(bào)表等。短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案，如一般性的工作文件、臨時(shí)性報(bào)表等。2.具體檔案保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和村衛(wèi)生室實(shí)際情況確定，并在檔案目錄中注明。（四）保管條件1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%6O%之間。3.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒、文件夾等，確保檔案存放有序。4.對(duì)電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）利用范圍1.村衛(wèi)生室內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)部門因工作檢查、調(diào)研等需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、患者及其家屬等因法律糾紛、醫(yī)療糾紛等需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱村衛(wèi)生室內(nèi)部工作人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。上級(jí)主管部門、相關(guān)部門查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)村衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員提供查閱服務(wù)。司法機(jī)關(guān)、患者及其家屬等查閱檔案，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)村衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人審核同意后，在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。2.借閱因工作需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和村衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）期限、歸還日期等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案是否仍具有查考利用價(jià)值，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)鑒定小組組長簽字、村衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等