PAGE衛(wèi)生院會場制度一、總則1.目的為了規(guī)范衛(wèi)生院會場管理，確保各類會議的順利召開，提高會議效率，保障參會人員的權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院內(nèi)所有會議室的使用及相關(guān)會議活動的組織安排。3.基本原則遵守國家法律法規(guī)及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)相關(guān)標準，確保會議活動合法合規(guī)。以服務(wù)臨床、促進工作交流為宗旨，合理安排會議資源，提高資源利用率。注重會議的規(guī)范性、嚴肅性和高效性，營造良好的會議氛圍。二、會議分類及組織1.院級會議定義：由衛(wèi)生院領(lǐng)導班子組織召開的涉及全院工作部署、決策、重要事項討論等的會議。組織流程會議發(fā)起部門提前[X]個工作日填寫《院級會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員范圍、會議議程等內(nèi)容，報院長審批。院長審批通過后，由辦公室負責會議的通知、會議室安排、資料準備等工作。通知應(yīng)提前[X]個工作日發(fā)送給參會人員，確保參會人員有足夠時間準備。會議資料應(yīng)包括會議議程、相關(guān)文件、匯報材料等，提前[X]分鐘放置在會議室座位上。會議期間，辦公室負責安排專人做好會議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準確、完整，包括會議討論要點、決策結(jié)果等。2.科室會議定義：各科室自行組織召開的本科室業(yè)務(wù)工作安排、總結(jié)、學習交流等會議。組織流程科室負責人提前[X]個工作日填寫《科室會議申請表》，報分管領(lǐng)導審批。申請表應(yīng)注明會議名稱、時間、地點、參會人員范圍、會議內(nèi)容等。分管領(lǐng)導審批同意后，科室自行負責會議的通知、組織等工作。通知應(yīng)在會議前[X]個工作日內(nèi)傳達給本科室人員?？剖視h如需使用公共會議室，應(yīng)提前向辦公室申請，辦公室根據(jù)會議室使用情況進行統(tǒng)籌安排，并在會議前[X]分鐘做好會議室準備工作。3.專項會議定義：針對特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域或?qū)ｍ椆ぷ髡匍_的會議，如醫(yī)療質(zhì)量分析會、科研項目推進會等。組織流程專項工作牽頭部門提前[X]個工作日填寫《專項會議申請表》，詳細說明會議背景、目的、議程、參會人員范圍等，經(jīng)牽頭部門負責人和分管領(lǐng)導簽字后，報院長審批。根據(jù)院長審批意見，由牽頭部門負責會議的組織實施，包括通知、資料準備、會議記錄等工作。通知應(yīng)明確參會人員的職責和要求，提前[X]個工作日發(fā)送給相關(guān)人員。會議資料應(yīng)圍繞專項工作主題，準備充分、有針對性，確保參會人員能夠全面了解相關(guān)情況，便于討論和決策。三、會議室管理1.會議室使用申請各部門因工作需要使用會議室，應(yīng)提前填寫《會議室使用申請表》，注明使用時間、時長、會議主題、參會人數(shù)等信息，提交至辦公室。緊急會議可通過電話或口頭向辦公室申請，辦公室在條件允許的情況下應(yīng)優(yōu)先安排，并做好記錄。2.會議室安排原則根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和參會人員范圍，合理安排會議室。一般小型會議安排在較小的會議室，大型會議或全院性會議安排在較大的會議室。優(yōu)先保障重要會議、緊急會議的使用需求，對于時間沖突的會議，辦公室應(yīng)進行協(xié)調(diào)，盡量滿足各方需求。3.會議室使用時間正常工作時間內(nèi)，會議室使用時長一般不超過[X]小時。如需延長使用時間，應(yīng)提前向辦公室說明原因，經(jīng)同意后方可繼續(xù)使用。非工作時間使用會議室，需提前[X]個工作日向辦公室提出申請，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，方可安排使用，并按規(guī)定支付相關(guān)費用（如有）。4.會議室設(shè)施設(shè)備管理辦公室負責定期對會議室的設(shè)施設(shè)備進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保投影儀、音響、麥克風、空調(diào)等設(shè)備正常運行。參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時告知辦公室工作人員。會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)協(xié)助辦公室清理會議室，保持會議室整潔衛(wèi)生。四、參會人員行為規(guī)范1.按時參會參會人員應(yīng)提前[X]分鐘到達會議指定地點，不得遲到早退。如有特殊情況不能按時參會，應(yīng)提前向會議組織者請假。會議開始后，遲到人員應(yīng)盡量減少對會議的影響，在不打斷會議進程的前提下，輕聲入座。2.遵守會議紀律參會人員應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，會議期間不得隨意接聽電話或離開會場。如有緊急情況需要接聽電話，應(yīng)到會場外接聽，盡量縮短時間。會議期間應(yīng)認真傾聽，不得交頭接耳、隨意交談、打瞌睡或做與會議無關(guān)的事情。如有意見或建議，應(yīng)在會議規(guī)定的發(fā)言時間內(nèi)提出。尊重會議主持人和其他參會人員，不得在會議中發(fā)表不恰當、不尊重或攻擊性的言論。3.做好會議記錄根據(jù)會議要求，需要記錄的參會人員應(yīng)自備筆記本，認真記錄會議內(nèi)容。記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、議程、重要觀點、決策結(jié)果、工作安排等。會議記錄應(yīng)清晰、準確、完整，便于會后查閱和落實會議精神。五、會議資料管理1.資料準備會議組織者應(yīng)根據(jù)會議主題和議程，提前準備好相關(guān)會議資料，包括會議通知、議程安排表、匯報材料、文件資料等。資料內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，符合法律法規(guī)和行業(yè)標準要求，能夠支持會議討論和決策。2.資料發(fā)放與回收會議資料應(yīng)在會議開始前[X]分鐘放置在會議室座位上，確保參會人員能夠及時獲取。會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將會議資料整理好，交回會議組織者或指定地點。如有需要留存資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.資料歸檔辦公室負責對會議資料進行分類整理、歸檔保存。歸檔資料應(yīng)包括會議申請表、通知、議程、記錄、匯報材料、決議文件等。會議資料的保存期限應(yīng)按照衛(wèi)生院檔案管理規(guī)定執(zhí)行，確保資料的完整性和可追溯性。六、會議安全與衛(wèi)生1.安全管理會議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)施和器材，并保持完好有效。參會人員應(yīng)熟悉消防設(shè)施的位置和使用方法，不得在會議室吸煙或使用明火。會議期間，應(yīng)確保會議室門窗關(guān)閉，防止無關(guān)人員進入。如有人員進出，應(yīng)進行登記。對于大型會議或人員密集的會議，應(yīng)提前制定安全預案，確保會議期間人員的安全疏散。2.衛(wèi)生管理參會人員應(yīng)保持會議室的整潔衛(wèi)生，不得隨地吐痰、亂扔垃圾。會議結(jié)束后，應(yīng)將個人物品帶走，將座椅擺放整齊。皮辦公室應(yīng)定期對會議室進行清潔消毒，保持會議室環(huán)境整潔、空氣清新。七、會議費用管理1.費用范圍會議費用主要包括會議室租賃費用（如有）、資料印刷費用、餐飲費用（如有）等。2.費用審批會議費用的支出應(yīng)按照衛(wèi)生院財務(wù)管理制度進行審批。申請部門應(yīng)在填寫《會議申請表》時，一并注明預計費用金額，并附上費用預算明細。費用審批流程按照衛(wèi)生院財務(wù)審批程序執(zhí)行，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導簽字批準后，方可報銷。3.費用報銷會議結(jié)束后，申請部門應(yīng)及時整理會議費用報銷憑證，按照財務(wù)制度要求填寫報銷單，附上相關(guān)審批文件、發(fā)票等資料，提交至財務(wù)部門審核報銷。財務(wù)部