居民健康檔案核查抽查制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國居民健康管理條例》《醫(yī)療健康信息安全管理規(guī)范》等行業(yè)準則，結合企業(yè)內部提升居民健康檔案管理質量、防控數(shù)據(jù)安全風險的實際需求，制定。旨在規(guī)范居民健康檔案核查抽查工作，確保檔案真實性、完整性、安全性，滿足服務對象需求，符合國家及行業(yè)監(jiān)管要求，防范管理漏洞與合規(guī)風險。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋居民健康檔案的采集、存儲、傳輸、使用、銷毀等全生命周期管理場景，以及檔案核查抽查工作的組織實施與監(jiān)督評價。第三條本制度下列術語含義：（一）“居民健康檔案專項管理”，指企業(yè)為實現(xiàn)居民健康檔案規(guī)范管理，建立制度體系、流程機制、技術支撐及監(jiān)督考核的活動。（二）“檔案管理風險”，指因制度缺陷、操作失誤、技術漏洞等導致檔案信息失真、泄露、損毀或不當使用，引發(fā)服務糾紛、法律糾紛或聲譽損失的可能性。（三）“檔案合規(guī)”，指檔案管理活動嚴格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內部制度要求，確保合法合規(guī)性。第四條居民健康檔案專項管理遵循以下原則：（一）全面覆蓋，確保所有檔案管理環(huán)節(jié)納入制度管控范圍；（二）責任到人，明確各級管理主體及崗位人員職責；（三）風險導向，突出重點環(huán)節(jié)風險防控與動態(tài)調整；（四）持續(xù)改進，通過評估優(yōu)化管理機制與流程。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對居民健康檔案專項管理負總責，承擔統(tǒng)籌規(guī)劃、資源保障、監(jiān)督考核等領導責任；分管領導承擔直接管理責任，負責組織制度實施、風險處置與效果評價。第六條設立居民健康檔案專項管理領導小組，由公司主要負責人牽頭，分管領導任組長，相關部門負責人為成員。主要職能包括：（一）統(tǒng)籌協(xié)調檔案管理全流程工作；（二）審批重大風險防控措施與資源投入；（三）監(jiān)督年度管理目標達成情況。第七條明確三類主體職責：（一）牽頭部門（如醫(yī)療健康部）：1.統(tǒng)籌檔案管理制度建設與修訂；2.組織開展檔案管理風險識別與評估；3.審核抽查方案并監(jiān)督實施；4.落實培訓宣貫與考核評價。（二）專責部門（如信息管理部、法務合規(guī)部）：1.審核檔案采集、存儲、使用等環(huán)節(jié)的合規(guī)性；2.優(yōu)化技術流程，提升數(shù)據(jù)安全防護能力；3.處置檔案管理風險事件與投訴糾紛。（三）業(yè)務部門/下屬單位：1.落實檔案日常管理要求；2.開展內部自查與風險上報；3.保障檔案質量與及時更新。（四）基層執(zhí)行崗：1.承諾崗位合規(guī)操作；2.及時上報異常情況；3.配合抽查驗證工作。第三章專項管理重點內容與要求第八條檔案采集環(huán)節(jié)管控：嚴格執(zhí)行居民健康信息采集規(guī)范，確保信息來源合法、內容真實完整。禁止誘導、強迫采集無關信息，嚴禁虛構檔案。第九條檔案存儲環(huán)節(jié)管控：落實分級分類存儲要求，采取加密、脫敏等技術手段保護敏感信息；定期開展存儲介質巡檢，防止物理損毀或篡改。第十條檔案傳輸環(huán)節(jié)管控：規(guī)范網(wǎng)絡傳輸協(xié)議，禁止使用非授權渠道傳輸；傳輸前需進行完整性校驗，傳輸后記錄操作日志。第十一條檔案使用環(huán)節(jié)管控：建立授權使用機制，明確查閱、復印、共享等權限；使用目的需符合法規(guī)要求，禁止用于商業(yè)或其他違規(guī)場景。第十二條檔案銷毀環(huán)節(jié)管控：制定銷毀計劃，通過安全方式徹底銷毀過期或無用檔案，留存銷毀記錄備查；禁止未授權留存或轉售。第十三條檔案核查抽查標準：（一）真實性核查：核驗身份信息、診療記錄等關鍵要素；（二）完整性核查：檢查檔案項目是否齊全、邏輯是否合理；（三）合規(guī)性核查：驗證操作流程、授權記錄是否規(guī)范。第十四條禁止性行為：（一）嚴禁未經授權批量導出、傳輸檔案；（二）嚴禁篡改、刪除已歸檔信息；（三）嚴禁將檔案用于考核、評優(yōu)等非服務目的。第十五條重點防控風險點：（一）數(shù)據(jù)泄露風險：加強訪問權限管控，完善安全審計機制；（二）操作失誤風險：推廣標準化操作指南，落實復核制度；（三）系統(tǒng)漏洞風險：定期進行安全檢測，及時更新補丁。第四章專項管理運行機制第十六條制度動態(tài)更新機制：每年由牽頭部門結合法規(guī)變化、業(yè)務調整編制修訂草案，經領導小組審議通過后發(fā)布。第十七條風險識別預警機制：每季度組織專項風險排查，采用評分法評估風險等級，發(fā)布預警通報至相關部門。第十八條合規(guī)審查機制：將檔案合規(guī)審查嵌入業(yè)務流程，如采集需經專責部門審核、使用需經業(yè)務部門審批，未經審查不得實施。第十九條風險應對機制：（一）一般風險：由業(yè)務部門限期整改，專責部門跟蹤驗證；（二）重大風險：啟動應急預案，成立處置組，及時上報領導小組。第二十條責任追究機制：（一）違規(guī)情形：包括信息泄露、虛假檔案等；（二）處罰標準：輕者通報批評，重者按合同約定或內部規(guī)定處理；（三）聯(lián)動措施：與績效考核、紀律處分掛鉤。第二十一條評估改進機制：每年開展管理有效性評估，通過問卷調查、現(xiàn)場核查等方式收集反饋，優(yōu)化制度缺陷。第五章專項管理保障措施第二十二條組織保障：各級領導須在月度會議中匯報專項管理進展，確保資源投入與管理支持。第二十三條考核激勵機制：將檔案合規(guī)得分納入部門年度考核，優(yōu)秀案例予以獎勵，問題突出的單位取消評優(yōu)資格。第二十四條培訓宣傳機制：每半年開展全員培訓，管理層重點考核合規(guī)履職能力，一線員工重點考核操作規(guī)范。第二十五條信息化支撐：開發(fā)檔案管理平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動校驗、風險實時監(jiān)控、操作全程留痕。第二十六條文化建設：編制《檔案合規(guī)手冊》，要求全員簽訂承諾書，設立宣傳欄、案例庫等載體強化意識。第二十七條報告制度：每月報送風險事件統(tǒng)計表，每年編制年