收寄郵件三項(xiàng)制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)郵政法》《中華人民共和國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全法》《中華人民共和國(guó)數(shù)據(jù)安全法》等國(guó)家法律法規(guī)，以及行業(yè)關(guān)于郵件收寄管理的通用準(zhǔn)則和集團(tuán)母公司關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)防控的指導(dǎo)精神制定。同時(shí)，為規(guī)范公司內(nèi)部郵件收寄、傳遞、保管等環(huán)節(jié)的操作行為，有效防范操作風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)及信息安全風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效能，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在郵件收寄、傳遞、使用及保管等全流程管理活動(dòng)中，覆蓋業(yè)務(wù)部門對(duì)外聯(lián)絡(luò)、部門間內(nèi)部流轉(zhuǎn)、以及對(duì)第三方物流服務(wù)商的管理等所有場(chǎng)景。第三條本制度中下列術(shù)語的含義：（一）“郵件專項(xiàng)管理”是指公司針對(duì)郵件收寄活動(dòng)全流程實(shí)施的系統(tǒng)性管理，包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、制度建設(shè)、流程規(guī)范、執(zhí)行監(jiān)督、應(yīng)急處置及持續(xù)改進(jìn)等環(huán)節(jié)。（二）“郵件專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)”是指因郵件收寄環(huán)節(jié)的操作不當(dāng)、制度執(zhí)行不到位、外部環(huán)境變化或不可抗力因素導(dǎo)致的合規(guī)、安全、財(cái)產(chǎn)及信息泄露等潛在危害。（三）“郵件合規(guī)”是指郵件收寄活動(dòng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部管理制度，確保合法合規(guī)、安全有序。（四）“郵件關(guān)鍵管控點(diǎn)”是指郵件收寄管理中具有高度風(fēng)險(xiǎn)或重大影響的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如收寄登記、內(nèi)容檢查、傳遞驗(yàn)證、保密措施等。第四條郵件專項(xiàng)管理應(yīng)遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則：（一）全面覆蓋：郵件收寄管理須覆蓋所有業(yè)務(wù)場(chǎng)景及參與人員，確保無死角、無盲區(qū)。（二）責(zé)任到人：明確各級(jí)管理主體和執(zhí)行崗位的職責(zé)權(quán)限，確保責(zé)任可追溯。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)施差異化管控，優(yōu)先防范重大風(fēng)險(xiǎn)。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估管理效果，優(yōu)化制度流程，適應(yīng)內(nèi)外環(huán)境變化。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司郵件專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，對(duì)郵件安全、合規(guī)及風(fēng)險(xiǎn)防控承擔(dān)最終領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管相關(guān)業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體管理工作的組織與推動(dòng)。第六條設(shè)立郵件專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)郵件專項(xiàng)管理工作，研究決策重大事項(xiàng)，監(jiān)督考核管理成效，定期聽取專項(xiàng)工作報(bào)告。第七條郵件專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠在公司綜合管理部（或指定牽頭部門），主要職能包括：（一）統(tǒng)籌制定和修訂郵件專項(xiàng)管理制度，推動(dòng)制度落地執(zhí)行；（二）組織協(xié)調(diào)跨部門郵件風(fēng)險(xiǎn)排查，協(xié)調(diào)處置重大風(fēng)險(xiǎn)事件；（三）監(jiān)督考核各部門郵件專項(xiàng)管理成效，提出改進(jìn)建議；（四）開展全員郵件合規(guī)培訓(xùn)，提升員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和操作能力。第八條牽頭部門（綜合管理部或指定部門）職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)郵件專項(xiàng)管理制度建設(shè)，定期評(píng)估制度有效性，提出修訂方案；（二）組織開展郵件專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，制定風(fēng)險(xiǎn)清單及防控措施；（三）監(jiān)督各部門郵件操作規(guī)范執(zhí)行情況，開展專項(xiàng)檢查；（四）建立郵件管理臺(tái)賬，跟蹤管理全過程，確?？勺匪荨５诰艞l專責(zé)部門（如法務(wù)合規(guī)部、信息安全部）職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)審核郵件收寄的合規(guī)性，提供法律及政策支持；（二）針對(duì)郵件傳遞過程中的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，制定技術(shù)防護(hù)措施；（三）參與重大郵件風(fēng)險(xiǎn)事件的處置，提出合規(guī)建議；（四）定期評(píng)估郵件管理中的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，推動(dòng)制度優(yōu)化。第十條業(yè)務(wù)部門及下屬單位職責(zé)：（一）落實(shí)本部門郵件收寄的日常管理要求，確保操作規(guī)范；（二）開展員工郵件合規(guī)培訓(xùn)，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)；（三）建立本部門郵件管理檔案，配合專項(xiàng)檢查；（四）及時(shí)上報(bào)異常郵件事件，協(xié)同處置風(fēng)險(xiǎn)。第十一條基層執(zhí)行崗位（如收寄員、傳遞員）職責(zé)：（一）嚴(yán)格遵守郵件收寄操作規(guī)程，履行崗位職責(zé)；（二）對(duì)收寄郵件進(jìn)行必要檢查，確保信息準(zhǔn)確、安全；（三）發(fā)現(xiàn)違規(guī)或風(fēng)險(xiǎn)行為，立即報(bào)告并協(xié)助處置；（四）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個(gè)人責(zé)任。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條收寄登記管理：郵件收寄時(shí)必須詳細(xì)記錄發(fā)件人、收件人、郵件內(nèi)容、收寄時(shí)間等關(guān)鍵信息，確保記錄完整、準(zhǔn)確。禁止匿名收寄或隱匿真實(shí)信息。第十三條內(nèi)容檢查管理：對(duì)涉及敏感信息、涉密文件或貴重物品的郵件，必須進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保符合安全規(guī)定。檢查人員需經(jīng)授權(quán)，并做好檢查記錄。第十四條傳遞驗(yàn)證管理：對(duì)外傳遞的郵件需通過物流服務(wù)商或內(nèi)部傳遞系統(tǒng)進(jìn)行追蹤，確保全程可追溯。禁止未經(jīng)授權(quán)的私自傳遞。第十五條保密措施管理：涉及商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的郵件，必須采取加密、封存等保密措施，傳遞過程全程監(jiān)控。第十六條物流選擇管理：選擇郵件傳遞服務(wù)商時(shí)，需進(jìn)行資質(zhì)審核，簽訂保密協(xié)議，并定期評(píng)估其服務(wù)合規(guī)性。禁止選擇存在安全風(fēng)險(xiǎn)的服務(wù)商。第十七條異常處置管理：發(fā)現(xiàn)疑似違規(guī)、非法或危險(xiǎn)郵件時(shí)，必須立即暫停傳遞，報(bào)告專責(zé)部門處置，并做好隔離記錄。第十八條保管安全管理：對(duì)臨時(shí)保管的郵件，需設(shè)置專用場(chǎng)所，落實(shí)防火、防盜措施，并限定保管期限。第十九條責(zé)任追究管理：對(duì)違反郵件管理規(guī)定的個(gè)人，視情節(jié)嚴(yán)重程度給予警告、降級(jí)、解聘等處理；涉嫌違法的依法移送處理。第二十條制度培訓(xùn)管理：新員工入職必須接受郵件專項(xiàng)管理培訓(xùn)，每年至少開展一次全員培訓(xùn)，確保全員掌握操作規(guī)范。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十二條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整或風(fēng)險(xiǎn)排查結(jié)果，牽頭部門每年至少評(píng)估一次制度有效性，提出修訂方案，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后實(shí)施。第十三條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：每年至少開展一次郵件專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)制定預(yù)案，并定期發(fā)布預(yù)警通知，提醒相關(guān)崗位加強(qiáng)防控。第十四條合規(guī)審查機(jī)制：郵件收寄、傳遞、保管等關(guān)鍵環(huán)節(jié)必須經(jīng)過合規(guī)審查，未經(jīng)審查的郵件不得收寄或傳遞。審查結(jié)果需存檔備查。第十五條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置，必要時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，并按層級(jí)上報(bào)。第十六條責(zé)任追究機(jī)制：建立違規(guī)行為臺(tái)賬，明確處罰標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)違規(guī)行為按“教育-警告-處分”階梯處理，并與績(jī)效考核掛鉤。第十七條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每年對(duì)郵件專項(xiàng)管理成效進(jìn)行評(píng)估，重點(diǎn)考核風(fēng)險(xiǎn)控制率、合規(guī)達(dá)標(biāo)率等指標(biāo)，評(píng)估結(jié)果用于優(yōu)化管理流程。第五章專項(xiàng)管理保障措施第十八條組織保障：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部需定期聽取郵件專項(xiàng)管理工作匯報(bào)，協(xié)調(diào)解決重大問題，確保制度有效執(zhí)行。第十九條考核激勵(lì)機(jī)制：將郵件專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門及個(gè)人年度考核，考核結(jié)果與績(jī)效獎(jiǎng)金、評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤，實(shí)行“一票否決”制。第二十條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級(jí)開展郵件專項(xiàng)管理培訓(xùn)，管理層重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)合規(guī)履職要求，一線員工重點(diǎn)培訓(xùn)操作規(guī)范，確保人人過關(guān)。第二十一條信息化支撐：通過郵件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)收寄登記、傳遞追蹤、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等功能，提升管理效率和準(zhǔn)確性。第二十二條文化建設(shè)：編制《郵件專項(xiàng)合規(guī)手冊(cè)》，發(fā)布典型案例，定期開展合規(guī)承諾活動(dòng)，營(yíng)造“人人講合規(guī)”的文化氛圍。第二十三條報(bào)告制度：各部門每月上報(bào)郵件管理情況，專責(zé)部門每季度匯總分析，重大事件即