文書(shū)檔案歸檔制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等行業(yè)法律法規(guī)及集團(tuán)母公司關(guān)于檔案管理的總體要求制定，結(jié)合公司內(nèi)部檔案管理實(shí)際需求，旨在規(guī)范文書(shū)檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用及銷毀等全過(guò)程管理，防控檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案資源價(jià)值，保障公司經(jīng)營(yíng)決策、合規(guī)運(yùn)營(yíng)及歷史傳承的合法性與完整性。第二條本制度適用于公司各部門(mén)、下屬單位及全體員工，覆蓋公司經(jīng)營(yíng)管理、項(xiàng)目執(zhí)行、行政事務(wù)、人力資源等所有涉及文書(shū)檔案產(chǎn)生的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，包括但不限于合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)憑證、技術(shù)圖紙、法律文書(shū)、內(nèi)部通知等具有保存價(jià)值的文件材料。第三條本制度下列核心術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）“文書(shū)檔案專項(xiàng)管理”是指公司為確保文書(shū)檔案合規(guī)、安全、高效管理而建立的一整套制度體系、操作流程及監(jiān)督機(jī)制，涵蓋檔案全生命周期的管理活動(dòng)。（二）“檔案管理風(fēng)險(xiǎn)”是指因檔案管理流程不規(guī)范、制度執(zhí)行不到位、技術(shù)保障缺失等可能導(dǎo)致檔案遺失、損毀、泄密或利用受限而引發(fā)的潛在損害或法律糾紛。（三）“檔案合規(guī)”是指公司所有檔案管理活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部規(guī)章要求，確保檔案管理的合法性、真實(shí)性、完整性及安全性。第四條文書(shū)檔案專項(xiàng)管理遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則：（一）全面覆蓋原則：確保所有業(yè)務(wù)場(chǎng)景下的文書(shū)檔案均納入管理制度范圍，無(wú)死角、無(wú)遺漏。（二）責(zé)任到人原則：明確各級(jí)組織及崗位的檔案管理職責(zé)，實(shí)現(xiàn)責(zé)任主體可追溯。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：聚焦檔案管理中的高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，優(yōu)先配置資源，強(qiáng)化防控措施。（四）持續(xù)改進(jìn)原則：根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及管理實(shí)踐反饋，動(dòng)態(tài)優(yōu)化檔案管理制度及流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司文書(shū)檔案專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)決策層對(duì)檔案管理工作的方向性、重要性及資源保障提供根本性支持；分管領(lǐng)導(dǎo)為公司文書(shū)檔案專項(xiàng)管理的直接責(zé)任人，統(tǒng)籌制度執(zhí)行、監(jiān)督考核及重大風(fēng)險(xiǎn)處置。第六條設(shè)立公司文書(shū)檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人及下屬單位代表為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司文書(shū)檔案專項(xiàng)管理工作的頂層設(shè)計(jì)、決策審批、跨部門(mén)協(xié)調(diào)及重大事項(xiàng)監(jiān)督，確保制度有效落地。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)包括：（一）審議批準(zhǔn)公司文書(shū)檔案專項(xiàng)管理制度及年度工作計(jì)劃；（二）協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問(wèn)題及跨部門(mén)協(xié)作需求；（三）監(jiān)督考核各部門(mén)及下屬單位的檔案管理合規(guī)情況；（四）定期聽(tīng)取專項(xiàng)管理工作匯報(bào)，評(píng)估制度有效性并推動(dòng)優(yōu)化。第八條明確三類主體在文書(shū)檔案專項(xiàng)管理中的職責(zé)分工：（一）牽頭部門(mén)（由行政部擔(dān)任）：1.負(fù)責(zé)文書(shū)檔案專項(xiàng)管理制度的起草、修訂及解釋；2.統(tǒng)籌全公司檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，組織培訓(xùn)宣貫；3.定期開(kāi)展檔案管理風(fēng)險(xiǎn)排查，監(jiān)督制度執(zhí)行情況；4.審核歸檔文件質(zhì)量，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門(mén)檔案分類及整理。（二）專責(zé)部門(mén)（由法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等擔(dān)任）：1.負(fù)責(zé)本領(lǐng)域業(yè)務(wù)文件的法律合規(guī)性、財(cái)務(wù)真實(shí)性審核；2.優(yōu)化檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)流程，嵌入合規(guī)審查節(jié)點(diǎn)；3.參與重大檔案風(fēng)險(xiǎn)事件的處置，提供專業(yè)支持；4.建立本領(lǐng)域檔案專項(xiàng)管理指引，提升專業(yè)化水平。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)/下屬單位：1.負(fù)責(zé)日常業(yè)務(wù)文件的形成、收集、初審及歸檔前的移交；2.落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)小組及牽頭部門(mén)的制度要求，開(kāi)展崗位風(fēng)險(xiǎn)防控；3.配合專項(xiàng)檢查，及時(shí)整改發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題；4.確保本領(lǐng)域檔案管理的原始性、完整性與安全性。第九條基層執(zhí)行崗位（如業(yè)務(wù)員、文員等）承擔(dān)以下檔案管理責(zé)任：（一）嚴(yán)格遵守文件處理規(guī)范，確保業(yè)務(wù)文件及時(shí)完整記錄；（二）對(duì)經(jīng)手文件的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，杜絕偽造、篡改行為；（三）發(fā)現(xiàn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)或異常情況時(shí)，須立即向直屬上級(jí)報(bào)告；（四）離職或調(diào)崗時(shí)須完成手頭文件的清點(diǎn)交接，確保無(wú)遺漏。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十條業(yè)務(wù)文件的形成與收集：業(yè)務(wù)文件須在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生時(shí)同步形成，禁止事后補(bǔ)制；電子文件與紙質(zhì)文件需同步歸檔，確保格式兼容與數(shù)據(jù)一致性；特殊文件（如涉密、重要合同）須在收集時(shí)標(biāo)注特殊屬性。第十一條文件分類與整理：采用“一級(jí)類目（如經(jīng)營(yíng)、行政、人事）—二級(jí)類目（如合同、會(huì)議、人事檔案）—三級(jí)類目（具體文件）”的三級(jí)分類體系；同類文件按時(shí)間順序或重要程度排序，確保邏輯清晰、查找便捷。第十二條歸檔要求：（一）紙質(zhì)文件需折疊規(guī)范、無(wú)破損，使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒存儲(chǔ)；（二）電子文件需統(tǒng)一存儲(chǔ)于指定服務(wù)器，定期備份至異地災(zāi)備系統(tǒng)；（三）歸檔文件須填寫(xiě)《文書(shū)檔案歸檔登記表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后方可移交；（四）涉密文件需全程加密傳輸與存儲(chǔ)，嚴(yán)禁非授權(quán)設(shè)備處理。第十三條檔案保管與安全：（一）紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)于恒溫恒濕、防火防蟲(chóng)的專用庫(kù)房，重要檔案可雙套異地保管；（二）電子檔案實(shí)行權(quán)限分級(jí)管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，防止邏輯錯(cuò)誤或丟失；（三）庫(kù)房禁止飲食、吸煙，非授權(quán)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入；（四）定期檢查檔案保管環(huán)境及設(shè)備狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)整改。第十四條檔案利用與借閱：（一）內(nèi)部利用需填寫(xiě)《文書(shū)檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)；（二）外部利用需提供合法證明并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，嚴(yán)格記錄利用過(guò)程；（三）涉密檔案原則上不得外借，確需借閱的須簽訂保密協(xié)議并全程監(jiān)督；（四）借閱文件須按時(shí)歸還，嚴(yán)禁涂改、拆分或損毀。第十五條檔案銷毀管理：（一）定期開(kāi)展檔案鑒定，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的文件編制《檔案銷毀清冊(cè)》并審批；（二）紙質(zhì)檔案銷毀須采用碎紙機(jī)銷毀，電子檔案需物理銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)；（三）銷毀過(guò)程須雙人監(jiān)督，并記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)辦人；（四）銷毀清冊(cè)需存檔備查，特殊檔案銷毀需報(bào)備領(lǐng)導(dǎo)小組備案。第十六條檔案數(shù)字化管理：（一）優(yōu)先推進(jìn)業(yè)務(wù)量大的檔案數(shù)字化，確保圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；（二）電子檔案管理系統(tǒng)須具備防篡改、可追溯功能，符合國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)要求；（三）數(shù)字化過(guò)程中需核對(duì)原件與掃描件一致性，建立數(shù)字化檔案索引；（四）數(shù)字化成果與原生檔案同等管理，定期更新維護(hù)。第十七條檔案合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)防控：（一）業(yè)務(wù)文件須在形成時(shí)同步標(biāo)注合規(guī)要素（如合同期限、審批權(quán)限），缺失要素不得歸檔；（二）電子檔案操作需全程留痕，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)文件合規(guī)性，異常操作須人工復(fù)核；（三）定期開(kāi)展檔案合規(guī)性自查，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域（如法律文書(shū)、財(cái)務(wù)憑證）進(jìn)行重點(diǎn)抽查；（四）發(fā)現(xiàn)合規(guī)問(wèn)題須立即隔離風(fēng)險(xiǎn)文件，啟動(dòng)問(wèn)題整改與責(zé)任倒查。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：牽頭部門(mén)每年第一季度對(duì)照最新法規(guī)政策及業(yè)務(wù)變化，修訂完善檔案管理制度；領(lǐng)導(dǎo)小組每半年聽(tīng)取一次制度執(zhí)行情況，對(duì)重大調(diào)整事項(xiàng)召開(kāi)專題會(huì)議審議。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）牽頭部門(mén)聯(lián)合專責(zé)部門(mén)每季度開(kāi)展檔案管理風(fēng)險(xiǎn)排查，編制《風(fēng)險(xiǎn)清單》并分級(jí)管控；（二）對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)（如電子檔案丟失、涉密文件違規(guī)外傳）發(fā)布預(yù)警通知，明確整改時(shí)限；（三）建立風(fēng)險(xiǎn)信息共享機(jī)制，業(yè)務(wù)部門(mén)需將風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)至牽頭部門(mén)匯總分析；（四）風(fēng)險(xiǎn)信息須納入績(jī)效考核，對(duì)重復(fù)發(fā)生的問(wèn)題啟動(dòng)專項(xiàng)治理。第二十條合規(guī)審查機(jī)制：（一）將檔案合規(guī)要求嵌入業(yè)務(wù)流程，如合同簽訂前需審核附件完整性，采購(gòu)審批中需檢查文件合規(guī)性；（二）重要文件（如招投標(biāo)、重大投資）的歸檔須經(jīng)專責(zé)部門(mén)前置審核，未經(jīng)審核不得實(shí)施；（三）建立“問(wèn)題檔案臺(tái)賬”，對(duì)審查中發(fā)現(xiàn)的不合規(guī)文件限期整改，復(fù)查合格后方可歸檔；（四）審查結(jié)果與業(yè)務(wù)部門(mén)績(jī)效掛鉤，連續(xù)三次不合格的部門(mén)負(fù)責(zé)人須述職說(shuō)明。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門(mén)自行處置，牽頭部門(mén)提供指導(dǎo)支持；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)須由領(lǐng)導(dǎo)小組啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)，制定處置方案并同步上報(bào)母公司（如適用）；（三）跨部門(mén)風(fēng)險(xiǎn)事件需成立臨時(shí)處置小組，明確總指揮、成員單位及職責(zé)分工；（四）風(fēng)險(xiǎn)處置過(guò)程須全程記錄，處置完成后提交《風(fēng)險(xiǎn)處置報(bào)告》存檔備查。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制：（一）對(duì)違反檔案管理制度的情形，根據(jù)《公司違規(guī)行為處罰辦法》進(jìn)行分級(jí)處罰，包括但不限于：通報(bào)批評(píng)、績(jī)效扣分、紀(jì)律處分；（二）因主觀故意或重大過(guò)失導(dǎo)致檔案損失的，追究直接責(zé)任人及部門(mén)負(fù)責(zé)人連帶責(zé)任；（三）每年第四季度組織年度考核，對(duì)檔案管理不力的部門(mén)取消評(píng)優(yōu)資格；（四）處罰決定須公示，并作為員工年度評(píng)優(yōu)的重要依據(jù)。第二十三條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）牽頭部門(mén)每年第四季度組織對(duì)檔案管理制度有效性的全面評(píng)估，形成《評(píng)估報(bào)告》提交領(lǐng)導(dǎo)小組；（二）評(píng)估內(nèi)容涵蓋制度覆蓋率、執(zhí)行率、風(fēng)險(xiǎn)防控效果等量化指標(biāo)；（三）對(duì)評(píng)估發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，制定改進(jìn)計(jì)劃并明確責(zé)任單位與完成時(shí)限；（四）評(píng)估結(jié)果用于優(yōu)化制度設(shè)計(jì)，如流程再造、技術(shù)升級(jí)等。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障：（一）公司主要負(fù)責(zé)人每年至少聽(tīng)取一次檔案管理工作匯報(bào)，解決資源瓶頸；（二）設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)保障制度運(yùn)行，包括庫(kù)房改造、系統(tǒng)采購(gòu)、人員培訓(xùn)等；（三）領(lǐng)導(dǎo)小組每季度召開(kāi)例會(huì)，協(xié)調(diào)解決跨部門(mén)協(xié)作中的重大障礙；（四）下屬單位須指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并納入母公司考核體系。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將檔案管理合規(guī)情況納入部門(mén)年度考核的10%權(quán)重，與績(jī)效獎(jiǎng)金直接掛鉤；（二）對(duì)檔案管理突出的部門(mén)及個(gè)人，授予“年度檔案工作獎(jiǎng)”，并在內(nèi)部通報(bào)表?yè)P(yáng)；（三）連續(xù)三年檔案管理考核優(yōu)秀的部門(mén)，可享受專項(xiàng)信息化建設(shè)傾斜政策；（四）將員工檔案合規(guī)操作納入崗位履職承諾，簽署《合規(guī)責(zé)任書(shū)》后生效。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）每年3月、9月開(kāi)展全員檔案管理培訓(xùn)，新員工入職須通過(guò)考核；（二）專責(zé)部門(mén)針對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)崗位（如法務(wù)、財(cái)務(wù)）開(kāi)展定制化培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、合規(guī)操作等；（三）利用內(nèi)部OA平臺(tái)發(fā)布檔案管理知識(shí)問(wèn)答，定期組織線上測(cè)試；（四）制作《檔案管理手冊(cè)》，分發(fā)給各部門(mén)存檔學(xué)習(xí)，每年更新版本號(hào)。第二十七條信息化支撐：（一）采購(gòu)符合ISO27001標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全文檢索與智能預(yù)警；（二）系統(tǒng)需具備權(quán)限分級(jí)功能，與公司OA系統(tǒng)集成單點(diǎn)登錄；（三）建立異地災(zāi)備中心，確保電子檔案在自然災(zāi)害中的可恢復(fù)性；（四）系統(tǒng)運(yùn)維團(tuán)隊(duì)需定期開(kāi)展安全測(cè)試，包括滲透測(cè)試、漏洞掃描等。第二十八條文化建設(shè)：（一）公司層面每年設(shè)立“檔案合規(guī)月”，通過(guò)海報(bào)、案例分享等形式強(qiáng)化全員意識(shí)；（二）在辦公區(qū)設(shè)置檔案管理宣傳角，展示合規(guī)操作指南及風(fēng)險(xiǎn)案例；（三）組織“優(yōu)秀檔案管理實(shí)踐評(píng)選”，獲獎(jiǎng)案例匯編成冊(cè)供學(xué)習(xí)參考；（四）高層管理者帶頭簽署《檔案合規(guī)承諾書(shū)》，樹(shù)立示范效應(yīng)。第二十九條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件上報(bào)：發(fā)生檔案丟失、損毀等事件后2小時(shí)內(nèi)，業(yè)務(wù)部門(mén)須向牽頭部門(mén)報(bào)告，重大事件同步上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組；（二）年度管理報(bào)告：每年12月31日前，牽頭部門(mén)需提交《年度檔案管理工作報(bào)告》，內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、風(fēng)險(xiǎn)處置結(jié)果、改進(jìn)建議等；（三）報(bào)告須經(jīng)分