一、總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司快遞業(yè)務(wù)的管理，降低運(yùn)營成本，提高工作效率，并確保公司及員工的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司所有部門及全體員工在公司經(jīng)營活動(dòng)中涉及的各類快遞收發(fā)業(yè)務(wù)，包括但不限于文件、資料、樣品、貨物等的寄送與接收。1.3基本原則快遞管理應(yīng)遵循“統(tǒng)一規(guī)范、安全高效、成本控制、責(zé)任到人”的原則。所有快遞行為均需符合公司利益，遵守公司保密規(guī)定。二、組織與職責(zé)2.1行政部（或指定部門）職責(zé)行政部為本公司快遞管理的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：*制定和修訂公司快遞管理制度及相關(guān)流程。*負(fù)責(zé)公司快遞服務(wù)商的篩選、評(píng)估、合作協(xié)議的簽訂與管理。*統(tǒng)一協(xié)調(diào)和監(jiān)督公司各部門的快遞收發(fā)工作。*負(fù)責(zé)公司快遞費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)、核算、分析與控制。*處理快遞過程中發(fā)生的爭議、丟失、損壞等問題的協(xié)調(diào)與解決。*定期對(duì)公司快遞管理情況進(jìn)行檢查與通報(bào)。2.2各部門職責(zé)*各部門負(fù)責(zé)人為本部門快遞管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門快遞業(yè)務(wù)的規(guī)范使用和成本控制。*指定專人（可兼職）負(fù)責(zé)本部門日?？爝f的集中收發(fā)、登記與信息傳遞。*確保本部門員工遵守公司快遞管理制度，規(guī)范填寫快遞單，合理選擇快遞方式。2.3員工職責(zé)*嚴(yán)格遵守公司快遞管理規(guī)定，按需、合理使用快遞服務(wù)。*正確、清晰填寫快遞單據(jù)信息，特別是收件人、聯(lián)系方式、地址及內(nèi)件品名。*妥善包裝所寄物品，確保物品安全。*公司業(yè)務(wù)快遞應(yīng)及時(shí)交由部門指定人員或行政部統(tǒng)一寄送；個(gè)人快遞應(yīng)按規(guī)定處理。三、快遞管理細(xì)則3.1公司業(yè)務(wù)快遞3.1.1寄件管理*寄件申請(qǐng)與審批：*日常、小額、常規(guī)文件或物品寄送，由部門負(fù)責(zé)人審批后，可由部門指定人員或行政部統(tǒng)一安排。*對(duì)于貴重物品、大額物品、緊急件或特殊物品（如涉密文件、易碎品、危險(xiǎn)品等）的寄送，需填寫《快遞寄件申請(qǐng)單》，詳細(xì)注明物品名稱、數(shù)量、價(jià)值、用途、收件信息、選擇的快遞公司及預(yù)估費(fèi)用等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉密文件的寄送需嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定執(zhí)行。*快遞服務(wù)商選擇：*為保證服務(wù)質(zhì)量和成本控制，公司鼓勵(lì)或指定使用與公司簽訂協(xié)議的快遞服務(wù)商。行政部會(huì)定期公布合作快遞服務(wù)商名錄及其服務(wù)范圍、優(yōu)勢(shì)和價(jià)格參考。*特殊情況下，如合作快遞服務(wù)商無法滿足時(shí)效或特殊物品運(yùn)輸要求，經(jīng)行政部同意后，可選擇其他合適的快遞服務(wù)商。*包裝與標(biāo)識(shí)：*寄件人應(yīng)對(duì)所寄物品進(jìn)行妥善包裝，防止在運(yùn)輸過程中損壞、丟失或泄露。對(duì)于易碎品，應(yīng)特別加強(qiáng)包裝并注明“易碎品”標(biāo)識(shí)。*快遞單填寫應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，公司寄件統(tǒng)一使用公司名稱作為寄件人，聯(lián)系方式為公司公開電話或部門指定電話。*信息登記：所有公司業(yè)務(wù)快遞寄出后，寄件部門或行政部應(yīng)進(jìn)行登記，記錄寄件日期、快遞單號(hào)、收件人信息、物品概要、費(fèi)用等。3.1.2收件管理*統(tǒng)一接收：公司前臺(tái)或行政部指定區(qū)域?yàn)楣緲I(yè)務(wù)快遞的統(tǒng)一接收點(diǎn)。*登記與通知：*快遞簽收時(shí)，前臺(tái)或指定人員應(yīng)核對(duì)快遞單信息（是否為本公司公務(wù)件），檢查外包裝是否完好，并在《公司快遞收件登記表》上進(jìn)行登記，包括收件日期、快遞公司、快遞單號(hào)、寄件人信息、內(nèi)件品名（如注明）、簽收人等。*簽收后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門或收件人領(lǐng)取。領(lǐng)取時(shí)需簽字確認(rèn)。*物品核對(duì)與異常處理：收件人在領(lǐng)取快遞后，應(yīng)盡快核對(duì)內(nèi)件是否與寄件方描述一致，數(shù)量是否準(zhǔn)確，物品是否完好。如發(fā)現(xiàn)外包裝破損、內(nèi)件短少或損壞等情況，應(yīng)立即與行政部聯(lián)系，由行政部與快遞公司交涉處理，并保留相關(guān)證據(jù)。3.1.3特殊物品管理*涉密文件/物品：必須通過符合保密規(guī)定的渠道和方式寄送，由專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格交接手續(xù)。*貴重物品：建議進(jìn)行保價(jià)，并在寄件時(shí)明確聲明價(jià)值，保留相關(guān)憑證。*易碎品：寄件人需自行做好充分的緩沖包裝，并在外包裝上清晰標(biāo)注“易碎品”、“輕拿輕放”等標(biāo)識(shí)。*危險(xiǎn)品：嚴(yán)禁寄送國家法律法規(guī)及快遞公司規(guī)定的禁運(yùn)、限運(yùn)物品。3.2員工個(gè)人快遞*公司原則上不鼓勵(lì)員工將個(gè)人快遞寄送至公司辦公地址。*如有特殊情況需寄送至公司的，應(yīng)提前向本部門負(fù)責(zé)人報(bào)備，并在快遞單上注明“個(gè)人物品”及本人姓名、部門。*個(gè)人快遞應(yīng)在非工作時(shí)間自行前往前臺(tái)或指定區(qū)域領(lǐng)取。工作時(shí)間領(lǐng)取個(gè)人快遞應(yīng)盡量不影響正常工作。*公司對(duì)員工個(gè)人快遞的丟失、損壞等不承擔(dān)責(zé)任，由員工自行與快遞公司協(xié)商處理。*禁止利用公司名義、資源（如公司地址、電話）寄送純個(gè)人物品，禁止在工作時(shí)間處理與工作無關(guān)的大量個(gè)人快遞事宜。3.3收件管理補(bǔ)充*對(duì)于到付件，前臺(tái)或指定收件人員應(yīng)先與收件部門或收件人確認(rèn)是否接收，未經(jīng)確認(rèn)不得簽收。如確認(rèn)接收，需記錄到付金額。*對(duì)于無明確收件人或疑似推銷、廣告類的快遞，前臺(tái)或指定人員有權(quán)拒收或退回。四、快遞費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷4.1費(fèi)用結(jié)算方式*月結(jié)方式：行政部負(fù)責(zé)與協(xié)議快遞服務(wù)商按月進(jìn)行費(fèi)用對(duì)賬、結(jié)算。對(duì)賬時(shí)應(yīng)核對(duì)快遞單號(hào)、寄件部門、金額等信息，確保無誤后按公司財(cái)務(wù)流程辦理付款。*現(xiàn)付/到付方式：非協(xié)議快遞公司或特殊情況下的現(xiàn)付、到付費(fèi)用，由寄件人或接收部門先行墊付，再按規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。4.2費(fèi)用報(bào)銷*公司業(yè)務(wù)快遞費(fèi)用：*月結(jié)費(fèi)用由行政部統(tǒng)一辦理報(bào)銷手續(xù)。*現(xiàn)付或到付費(fèi)用，由經(jīng)辦人憑《快遞寄件申請(qǐng)單》（如需審批）、快遞底單、費(fèi)用發(fā)票等憑證，按公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度規(guī)定，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷。*報(bào)銷憑證要求：報(bào)銷時(shí)需提供正規(guī)的快遞服務(wù)發(fā)票，發(fā)票抬頭應(yīng)為公司全稱。快遞底單作為費(fèi)用發(fā)生的輔助證明。*費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)控制：各部門應(yīng)嚴(yán)格控制快遞費(fèi)用支出。行政部將定期統(tǒng)計(jì)各部門快遞費(fèi)用，并進(jìn)行分析通報(bào)。五、監(jiān)督與責(zé)任*行政部有權(quán)對(duì)公司各部門及員工執(zhí)行本制度的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。*對(duì)于違反本制度規(guī)定，造成公司快遞費(fèi)用不合理增加、物品丟失、損壞、信息泄露或不良影響的，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至紀(jì)律處分。*因個(gè)人原因（如地址錯(cuò)誤、聯(lián)系方式不清、包裝不當(dāng)?shù)龋?dǎo)致快遞延誤、丟失、損壞的，相關(guān)責(zé)任和損失由個(gè)人承擔(dān)。*嚴(yán)禁任何部門或個(gè)人利用公司快遞渠道從事違法違規(guī)