建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目全生命周期的真實(shí)記錄與核心成果，是項(xiàng)目決策、實(shí)施、管理、驗(yàn)收、維護(hù)及后續(xù)改擴(kuò)建的重要依據(jù)，其管理水平直接反映項(xiàng)目管理的規(guī)范化程度與工程建設(shè)質(zhì)量。為確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，充分發(fā)揮其在項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)及未來(lái)發(fā)展中的憑證與參考價(jià)值，特制定本規(guī)范，旨在為各參與單位提供一套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)且具操作性的檔案管理指引。一、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的基本原則建設(shè)項(xiàng)目檔案管理應(yīng)貫穿于項(xiàng)目策劃至竣工驗(yàn)收及后續(xù)評(píng)估的全過(guò)程，遵循以下基本原則，以保障檔案工作的有序開(kāi)展。（一）真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，各項(xiàng)文件材料的形成、流轉(zhuǎn)、簽署必須符合法定程序和規(guī)范要求，嚴(yán)禁虛構(gòu)、篡改或偽造。原始憑證、數(shù)據(jù)、圖表等應(yīng)保持其原始面貌，簽字蓋章手續(xù)齊全，確保檔案的憑證效力。（二）完整性原則檔案管理需覆蓋項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段與各個(gè)專(zhuān)業(yè)，包括從項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收直至竣工結(jié)算等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的具有保存價(jià)值的各種形式與載體的文件材料。確保歸檔文件材料的齊全成套，避免殘缺遺漏。（三）規(guī)范性原則檔案的形成、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，均應(yīng)按照國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范執(zhí)行。文件材料的格式、書(shū)寫(xiě)、載體、裝訂等應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，著錄條目清晰準(zhǔn)確，便于檢索與利用。（四）安全性原則建立健全檔案安全保密制度，采取有效措施防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防高溫、防光、防塵，確保檔案實(shí)體安全。同時(shí)，對(duì)于電子檔案，應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份、病毒防護(hù)和權(quán)限管理，保障信息安全，防止失泄密事件發(fā)生。（五）可利用性原則檔案管理的最終目的是為了利用。應(yīng)建立便捷的檔案檢索體系，編制必要的檢索工具，優(yōu)化檔案利用流程，在符合保密規(guī)定的前提下，為項(xiàng)目后續(xù)管理、維修改造、審計(jì)監(jiān)察、歷史查詢等提供高效服務(wù)。二、建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理流程與要求建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需明確各階段的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)與具體要求，確保檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步推進(jìn)。（一）檔案管理策劃與制度建設(shè)項(xiàng)目啟動(dòng)階段，建設(shè)單位應(yīng)牽頭組織制定項(xiàng)目檔案管理專(zhuān)項(xiàng)方案，明確檔案管理目標(biāo)、責(zé)任分工（包括建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各參建單位的檔案職責(zé)）、工作流程、歸檔范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及所需資源。同時(shí)，應(yīng)建立健全檔案管理制度，如文件材料的形成與積累制度、審核與簽署制度、移交制度、保密制度、利用制度等，使檔案管理有章可循。（二）文件材料的形成與收集各參建單位應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本單位在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的文件材料的收集、積累與初步整理工作。文件材料的形成應(yīng)符合規(guī)范，手寫(xiě)文件應(yīng)字跡清晰、工整，使用不易褪色的書(shū)寫(xiě)材料；打印文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。收集工作應(yīng)貫穿于項(xiàng)目全過(guò)程，堅(jiān)持“隨辦隨歸”，確保文件材料不丟失、不破損。特別注意隱蔽工程記錄、質(zhì)量評(píng)定資料、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、變更簽證、會(huì)議紀(jì)要等關(guān)鍵材料的及時(shí)收集。（三）文件材料的整理與歸檔歸檔文件材料應(yīng)按照項(xiàng)目的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)和形成規(guī)律進(jìn)行系統(tǒng)整理。整理工作包括分類(lèi)、組卷、排列、編號(hào)、編目、裝訂等環(huán)節(jié)。組卷應(yīng)遵循文件材料的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持案卷內(nèi)文件的系統(tǒng)性和邏輯性。案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚、規(guī)范。歸檔的圖紙應(yīng)折疊整齊，字跡、線條清晰。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步形成、同步整理，并確保其真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，注明相應(yīng)紙質(zhì)文件的檔號(hào)。（四）檔案的保管與保護(hù)檔案保管場(chǎng)所應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，具備良好的通風(fēng)、采光、溫濕度控制條件，并配備必要的消防、安防設(shè)備。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。檔案裝具應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)，做到柜架統(tǒng)一、擺放有序。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)于破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并采用適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)介質(zhì)和技術(shù)手段，確保其長(zhǎng)期可讀。（五）檔案的利用與服務(wù)建立檔案利用制度，明確利用范圍、審批程序和借閱要求。檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案內(nèi)容，為利用者提供熱情、高效的服務(wù)，包括查閱、復(fù)制、摘錄等。利用檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、增刪檔案材料。涉密檔案的利用，必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，履行保密審批手續(xù)。檔案利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還，管理人員做好利用登記與注銷(xiāo)工作。（六）項(xiàng)目竣工檔案的驗(yàn)收與移交建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，組織相關(guān)單位對(duì)項(xiàng)目竣工檔案進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性及安全保管情況等。驗(yàn)收合格后，方可進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向城建檔案館或其他指定的檔案接收單位辦理檔案移交手續(xù)，移交的檔案應(yīng)符合接收單位的要求，并辦理正式的交接手續(xù)。三、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的責(zé)任主體建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)多方協(xié)同的工作，各參與方應(yīng)明確自身職責(zé)，密切配合，共同做好檔案管理工作。（一）建設(shè)單位的責(zé)任建設(shè)單位是項(xiàng)目檔案管理的總負(fù)責(zé)單位，對(duì)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性負(fù)總責(zé)。負(fù)責(zé)組織制定項(xiàng)目檔案管理方案和制度；協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、監(jiān)督各參建單位的檔案管理工作；組織項(xiàng)目竣工檔案的編制、審核、驗(yàn)收和移交；配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備，保障檔案管理經(jīng)費(fèi)。（二）勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的責(zé)任勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、整理本單位在項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的文件材料，并對(duì)其真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，按規(guī)定向建設(shè)單位移交。施工單位負(fù)責(zé)收集、整理項(xiàng)目施工過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，特別是隱蔽工程記錄、施工日志、質(zhì)量評(píng)定、試驗(yàn)報(bào)告等，對(duì)施工檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)，并在工程竣工后向建設(shè)單位提交完整、規(guī)范的施工檔案。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理監(jiān)理工作中形成的文件材料，對(duì)監(jiān)理檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，并對(duì)施工單位、勘察設(shè)計(jì)單位提交的檔案進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后一并向建設(shè)單位移交。（三）檔案管理人員的責(zé)任檔案管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，忠于職守，廉潔奉公，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等日常工作；維護(hù)檔案的完整與安全；積極為項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營(yíng)提供檔案服務(wù)。四、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的保障措施為確保建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作落到實(shí)處，必須建立健全各項(xiàng)保障措施。（一）組織保障成立由建設(shè)單位牽頭，各參建單位相關(guān)負(fù)責(zé)人組成的項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確各級(jí)管理人員的職責(zé)，形成一級(jí)抓一級(jí)、層層抓落實(shí)的檔案管理組織體系。（二）制度保障完善各項(xiàng)檔案管理制度，并確保制度的有效執(zhí)行。定期對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查與評(píng)估，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)修訂和完善制度，使檔案管理工作有法可依、有章可循。（三）人員保障配備具有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心的檔案管理人員，并保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)技能和管理水平，鼓勵(lì)其學(xué)習(xí)和掌握檔案管理新知識(shí)、新技術(shù)。（四）經(jīng)費(fèi)保障建設(shè)單位應(yīng)將檔案管理所需經(jīng)費(fèi)（包括檔案庫(kù)房建設(shè)或租賃、檔案裝具、設(shè)備購(gòu)置、人員培訓(xùn)、檔案數(shù)字化、保管維護(hù)等費(fèi)用）納入項(xiàng)目總投資和年度預(yù)算，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。（五）技術(shù)保障積極采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和方法，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。利用檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理，提高檔案管理效率和利用水平。加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理技術(shù)的研究與應(yīng)用，確保電子檔案的長(zhǎng)期保存和有效利用。建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目