珠寶公司電子秤管理規(guī)定第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本規(guī)定依據(jù)《中華人民共和國計量法》《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《全球貿(mào)易術(shù)語解釋通則（Incoterms）》《國際數(shù)據(jù)加密標(biāo)準（ISO27001）》等國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準及國際公約，結(jié)合珠寶行業(yè)特性及企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略，旨在規(guī)范電子秤的采購、使用、校準、維護及報廢全生命周期管理，有效防控計量風(fēng)險、產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險及合規(guī)風(fēng)險，提升運營效率與品牌價值。針對珠寶公司電子秤使用中存在的管理漏洞（如校準不規(guī)范、數(shù)據(jù)篡改風(fēng)險、跨區(qū)域標(biāo)準不統(tǒng)一等），本規(guī)定通過“制度-流程-表單-責(zé)任”四維一體管控模式，實現(xiàn)精細化管理與智能化監(jiān)控，保障業(yè)務(wù)合規(guī)性與持續(xù)發(fā)展。

1.2適用范圍與對象

本規(guī)定適用于公司所有分子公司、事業(yè)部及合作單位的電子秤管理，覆蓋采購部、倉儲部、質(zhì)檢部、銷售部、運營部、財務(wù)部等相關(guān)部門，以及所有接觸電子秤的正式員工、外包服務(wù)單位及授權(quán)合作單位。適用范圍包括但不限于用于稱重計價的便攜式電子秤、臺秤、地磅等計量設(shè)備。例外場景包括臨時性實驗性使用（需提前報備并記錄），由質(zhì)檢部審批，審批權(quán)限為部門負責(zé)人。

1.3核心原則

本規(guī)定遵循以下核心原則：

（1）合規(guī)性原則：嚴格符合《計量法》及國際計量標(biāo)準，確保計量器具合法使用；

（2）權(quán)責(zé)對等原則：明確各級職責(zé)，避免交叉或空白管理；

（3）風(fēng)險導(dǎo)向原則：聚焦高風(fēng)險環(huán)節(jié)（如校準、數(shù)據(jù)采集），實施重點防控；

（4）效率優(yōu)先原則：優(yōu)化流程節(jié)點，減少不必要審批，適配數(shù)字化管理需求；

（5）持續(xù)改進原則：基于審計、業(yè)務(wù)變化及技術(shù)升級動態(tài)優(yōu)化制度；

（6）國際化適配原則：跨國業(yè)務(wù)需符合當(dāng)?shù)赜嬃糠ㄒ?guī)（如歐盟CE認證、美國NIST認證），建立差異化管控方案。

1.4制度地位與銜接

本規(guī)定為公司基礎(chǔ)性專項管理制度，與《公司內(nèi)部控制手冊》《財務(wù)報銷管理辦法》《設(shè)備資產(chǎn)管理辦法》等制度形成協(xié)同，沖突時以本規(guī)定為準。關(guān)聯(lián)制度條款對應(yīng)關(guān)系如下：

-與《財務(wù)報銷管理辦法》銜接，第5.3條授權(quán)需經(jīng)財務(wù)部備案；

-與《設(shè)備資產(chǎn)管理辦法》銜接，第6.3條檢查需聯(lián)合資產(chǎn)管理部執(zhí)行；

-與《內(nèi)部控制手冊》銜接，嵌入“三重一大”管控要求，第3.2條高風(fēng)險點需經(jīng)內(nèi)控部評估。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司電子秤管理實行“董事會-總經(jīng)理辦公會-內(nèi)控部牽頭、相關(guān)部門協(xié)同”的三級管控架構(gòu)。董事會負責(zé)頂層設(shè)計審批（如重大采購預(yù)算），總經(jīng)理辦公會決策年度校準計劃，內(nèi)控部統(tǒng)籌監(jiān)督，各部門按職責(zé)分工執(zhí)行。

2.2決策機構(gòu)與職責(zé)

（1）股東會：審議電子秤管理制度及重大采購預(yù)算（金額≥500萬元）；

（2）董事會：審批年度校準計劃、供應(yīng)商準入標(biāo)準及應(yīng)急預(yù)案；

（3）總經(jīng)理辦公會：決策跨部門協(xié)調(diào)事項、校準資源調(diào)配及違規(guī)處罰方案。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責(zé)

（1）采購部：負責(zé)供應(yīng)商評估（需通過ISO9001認證）、采購合同簽訂（金額≥10萬元需財務(wù)部會簽）；

（2）倉儲部：執(zhí)行電子秤入庫驗收（核對型號、序列號、校準證書），建立臺賬；

（3）質(zhì)檢部：負責(zé)定期校準（高風(fēng)險環(huán)節(jié)，需第三方機構(gòu)認證）、異常數(shù)據(jù)追溯；

（4）運營部：負責(zé)電子秤日常使用規(guī)范培訓(xùn)，建立操作日志；

（5）IT部：保障計量數(shù)據(jù)數(shù)字化采集（對接ERP系統(tǒng)，數(shù)據(jù)加密傳輸）；

（6）財務(wù)部：監(jiān)督采購預(yù)算執(zhí)行，報廢資產(chǎn)核銷。

跨部門協(xié)同責(zé)任：質(zhì)檢部為牽頭部門，采購部、倉儲部、運營部需配合提供設(shè)備信息、使用記錄，IT部需配合系統(tǒng)接口開發(fā)。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責(zé)

（1）內(nèi)控部：實施季度專項檢查，核查校準記錄、授權(quán)審批、系統(tǒng)權(quán)限；

（2）審計部：每年開展一次專項審計，重點審計校準合規(guī)性、數(shù)據(jù)完整性；

（3）合規(guī)部：監(jiān)督跨國業(yè)務(wù)計量標(biāo)準適配（如歐盟CE認證），處理合規(guī)投訴。

監(jiān)督結(jié)果應(yīng)用：檢查、審計報告需提交總經(jīng)理辦公會，重大問題納入績效考核，整改不合格啟動問責(zé)機制。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

建立“月度例會+即時溝通群”機制，由內(nèi)控部牽頭，每月5日召集相關(guān)部門同步校準計劃、風(fēng)險點?？鐕鴺I(yè)務(wù)增設(shè)屬地合規(guī)聯(lián)絡(luò)人制度，由駐外機構(gòu)負責(zé)人指定專人對接當(dāng)?shù)赜嬃勘O(jiān)管機構(gòu)。

第三章管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

（1）管理目標(biāo)：實現(xiàn)電子秤全生命周期可追溯、校準合規(guī)率100%、計量爭議零發(fā)生；

（2）核心KPI：

-校準及時率≥98%（從到期到完成校準≤7個工作日）；

-采購合規(guī)率100%（所有設(shè)備需三證齊全）；

-異常數(shù)據(jù)上報時效≤2小時。

3.2專業(yè)標(biāo)準與規(guī)范

（1）采購標(biāo)準：

-國內(nèi)市場優(yōu)先選擇CMA認證供應(yīng)商，金額≥20萬元需招標(biāo)；

-跨國采購需符合ISO9001及當(dāng)?shù)赜嬃繕?biāo)準（如歐盟CE、美國NIST）；

-高風(fēng)險設(shè)備（如地磅）需配備雙重校準裝置（高風(fēng)險點，內(nèi)控部備案）。

（2）校準標(biāo)準：

-便攜式電子秤每年校準一次，臺秤每半年校準一次；

-校準記錄需雙人復(fù)核（操作員+審核員，高風(fēng)險點，需留影像證據(jù)）；

-跨國校準需委托當(dāng)?shù)厥跈?quán)機構(gòu)，結(jié)果需歸檔至ERP系統(tǒng)。

（3）報廢標(biāo)準：

-設(shè)備使用年限≤5年或累計校準次數(shù)≥10次需強制報廢（中風(fēng)險點，需質(zhì)檢部評估）；

-報廢流程需經(jīng)倉儲部、財務(wù)部、IT部會簽。

3.3管理方法與工具

（1）管理方法：

-PDCA循環(huán)管理（Plan-Do-Check-Act）；

-風(fēng)險矩陣法（高/中/低風(fēng)險點對應(yīng)不同管控措施）；

-全生命周期管理（從采購到報廢閉環(huán)監(jiān)控）。

（2）管理工具：

-ERP系統(tǒng)：記錄采購、校準、報廢全流程數(shù)據(jù)；

-OA系統(tǒng)：電子校準申請、審批留痕；

-智能巡檢APP：實時上傳使用位置、時長（數(shù)字化監(jiān)控關(guān)鍵內(nèi)控環(huán)節(jié)）。

第四章電子秤全流程管理

4.1主流程設(shè)計

電子秤管理主流程分為“采購-驗收-使用-校準-報廢”五個階段，責(zé)任主體如下：

（1）采購階段：采購部發(fā)起需求（需運營部確認型號），經(jīng)財務(wù)部預(yù)算審核（金額≥10萬元需總經(jīng)理審批）；

（2）驗收階段：倉儲部核對實物與合同（型號、序列號、校準證書，高風(fēng)險點，需雙人簽字）；

（3）使用階段：運營部培訓(xùn)操作員（需簽《操作責(zé)任書》），質(zhì)檢部每月抽查使用規(guī)范；

（4）校準階段：質(zhì)檢部發(fā)起申請（ERP系統(tǒng)自動預(yù)警到期設(shè)備），第三方機構(gòu)實施校準（需提供校準報告）；

（5）報廢階段：倉儲部申請報廢（需質(zhì)檢部評估），財務(wù)部核銷資產(chǎn)（金額≥5萬元需審計部備案）。

各環(huán)節(jié)時限：采購周期≤30天，校準完成≤10個工作日，報廢流程≤15個工作日。

4.2子流程說明

（1）緊急采購子流程：適用于突發(fā)事件（如設(shè)備故障），采購部需提供應(yīng)急預(yù)案，經(jīng)總經(jīng)理特批，校準可延期但需補償雙倍校準費用（高風(fēng)險點，需附風(fēng)險評估報告）；

（2）校準異常子流程：校準不合格需退回生產(chǎn)廠，質(zhì)檢部記錄原因并通知采購部更換供應(yīng)商（中風(fēng)險點，需3日內(nèi)完成）。

4.3流程關(guān)鍵控制點

（1）采購控制點：供應(yīng)商準入（ISO9001+CMA認證）、合同條款（校準責(zé)任）、預(yù)算審批；

（2）校準控制點：校準資質(zhì)（第三方認證）、雙人復(fù)核、結(jié)果歸檔；

（3）報廢控制點：年限/次數(shù)評估、三部門會簽、資產(chǎn)核銷。

高風(fēng)險點防控措施：

-校準環(huán)節(jié)：強制使用智能校準系統(tǒng)（數(shù)據(jù)加密，內(nèi)控部定期抽查日志）；

-采購環(huán)節(jié)：建立供應(yīng)商黑名單（違規(guī)供應(yīng)商永久禁用）；

-報廢環(huán)節(jié)：報廢設(shè)備需銷毀存儲介質(zhì)（IT部執(zhí)行）。

4.4流程優(yōu)化機制

每年6月30日前由內(nèi)控部牽頭復(fù)盤，流程優(yōu)化需經(jīng)以下程序：

（1）需求收集：運營部、質(zhì)檢部、IT部提交優(yōu)化建議；

（2）評估審批：內(nèi)控部評估可行性，總經(jīng)理辦公會審議；

（3）實施跟蹤：IT部實施系統(tǒng)優(yōu)化，內(nèi)控部跟蹤效果。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計

（1）采購權(quán)限：

-金額≤5萬元：采購部經(jīng)理審批；

-金額5萬元-20萬元：分管副總審批；

-金額≥20萬元：董事會審批。

（2）校準權(quán)限：

-普通校準：質(zhì)檢部主管審批；

-跨國校準：分管副總審批。

（3）報廢權(quán)限：

-金額≤5萬元：倉儲部經(jīng)理審批；

-金額5萬元-20萬元：總經(jīng)理審批；

-金額≥20萬元：董事會審批。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準

（1）審批層級：采購、校準、報廢均需三級審批（申請-審核-批準）；

（2）審批時限：常規(guī)業(yè)務(wù)≤3個工作日，緊急業(yè)務(wù)≤1個工作日；

（3）越權(quán)禁止：審批需逐級，禁止越權(quán)/越級審批，違規(guī)需通報批評。

5.3授權(quán)與代理機制

（1）授權(quán)條件：采購部經(jīng)理可授權(quán)下屬處理金額≤5萬元采購，授權(quán)期限≤1年，需報內(nèi)控部備案；

（2）代理機制：臨時代理需提供授權(quán)書（有效期≤15個工作日），代理權(quán)限不得超出授權(quán)范圍。

5.4異常審批流程

（1）緊急審批：適用于突發(fā)故障（如地磅失靈），采購部需提供現(xiàn)場照片及應(yīng)急方案，經(jīng)總經(jīng)理特批；

（2）補批流程：審批超期需補辦手續(xù)，由原審批人追責(zé)；

（3）異常記錄：所有異常審批需附風(fēng)險評估報告，存檔于ERP系統(tǒng)。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準

（1）操作規(guī)范：

-操作員需佩戴工牌，稱重前輕敲電子秤；

-高價值珠寶（如鉆石、鉑金）需使用校準過的便攜秤（質(zhì)檢部每月抽檢）；

-數(shù)據(jù)錄入需雙人核對（操作員+復(fù)核員）。

（2）表單填報：

-校準記錄需包含設(shè)備編號、校準日期、誤差值、操作員、審核員；

-電子表單需通過OA系統(tǒng)提交，紙質(zhì)表單歸檔于倉儲部。

（3）痕跡留存：

-電子數(shù)據(jù)需加密存儲（IT部定期備份）；

-紙質(zhì)記錄需雙備份（倉儲部+檔案室）。

6.2監(jiān)督機制設(shè)計

（1）監(jiān)督范圍：覆蓋采購、校準、使用、報廢全流程；

（2）監(jiān)督方式：

-日常檢查：內(nèi)控部每月抽查臺賬、系統(tǒng)記錄；

-專項檢查：內(nèi)控部每季度聯(lián)合質(zhì)檢部抽查校準合規(guī)性；

-突擊檢查：審計部每年至少一次全流程突擊檢查。

（3）內(nèi)控環(huán)節(jié)嵌入：

-采購環(huán)節(jié)：嵌入供應(yīng)商準入評估；

-校準環(huán)節(jié)：嵌入雙人復(fù)核；

-報廢環(huán)節(jié)：嵌入三部門會簽。

6.3檢查與審計

（1）檢查頻次：

-日常檢查：每月不少于2次；

-專項檢查：每季度1次；

-突擊檢查：每年2次。

（2）檢查內(nèi)容：

-校準記錄完整性；

-操作日志規(guī)范性；

-系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置合理性。

（3）審計要求：

-專項審計每年至少1次，審計報告需提交董事會；

-審計發(fā)現(xiàn)問題需形成整改清單，整改期≤30天。

6.4執(zhí)行情況報告

（1）報告周期：月度報告（內(nèi)控部提交）、季度報告（總經(jīng)理辦公會審議）；

（2）報告內(nèi)容：設(shè)備數(shù)量、校準完成率、異常事件、風(fēng)險趨勢；

（3）報告應(yīng)用：作為績效考核依據(jù)（質(zhì)檢部權(quán)重20%），考核結(jié)果與獎金掛鉤。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標(biāo)

（1）考核對象：采購部（采購合規(guī)率）、質(zhì)檢部（校準及時率）、運營部（操作規(guī)范率）；

（2）考核指標(biāo)：

-采購部：采購合規(guī)率100%，預(yù)算偏差≤5%；

-質(zhì)檢部：校準及時率98%，校準報告準確率100%；

-運營部：操作規(guī)范率95%，異常數(shù)據(jù)上報時效≤2小時。

7.2評估周期與方法

（1）評估周期：月度自評、季度復(fù)核；

（2）評估方法：數(shù)據(jù)統(tǒng)計（ERP系統(tǒng)）、現(xiàn)場核查（內(nèi)控部抽查）。

7.3問題整改機制

（1）整改流程：發(fā)現(xiàn)-立案-整改-復(fù)核-銷號；

（2）分類處理：

-一般問題：7個工作日內(nèi)整改；

-重大問題：30個工作日內(nèi)整改；

-緊急問題：2小時內(nèi)響應(yīng)。

（3）問責(zé)機制：整改不力者按《員工手冊》追責(zé)，重大問題啟動組織調(diào)整。

7.4持續(xù)改進流程

（1）改進建議來源：審計報告、業(yè)務(wù)投訴、技術(shù)升級；

（2）改進流程：

-建議收集：內(nèi)控部每月匯總；

-評估審批：內(nèi)控部評估可行性，總經(jīng)理審批；

-實施跟蹤：IT部實施，內(nèi)控部跟蹤效果。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標(biāo)準與程序

（1）獎勵情形：

-校準及時率100%；

-采購成本節(jié)約≥5%；

-發(fā)現(xiàn)重大計量風(fēng)險并避免損失。

（2）獎勵類型：

-精神獎勵：通報表揚；

-物質(zhì)獎勵：獎金500-5000元；

-晉升獎勵：優(yōu)先晉升。

（3）獎勵程序：部門提名-內(nèi)控部審核-總經(jīng)理審批-公示3個工作日-財務(wù)部發(fā)放。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：校準記錄缺失（如1-2項）；

（2）較重違規(guī)：采購未三證齊全（金額＜20萬元）；

（3）嚴重違規(guī)：故意篡改計量數(shù)據(jù)（金額≥100萬元）。

8.3處罰標(biāo)準與程序

（1）處罰標(biāo)準：

-一般違規(guī)：通報批評；

-較重違規(guī)：罰款500-2000元；

-嚴重違規(guī)：解除勞動合同。

（2）處罰程序：

-調(diào)查取證：質(zhì)檢部牽頭，2日內(nèi)完成；

-告知：書面告知當(dāng)事人，保留陳述權(quán)；

-審批：人力資源部審批；

-執(zhí)行：財務(wù)部執(zhí)行罰款。

8.4申訴與復(fù)議

（1）申訴條件：收到處罰通知后3個工作日內(nèi)提出；

（2）申訴流程：人力資源部受理-內(nèi)控部復(fù)核-總經(jīng)理審批；

（3）復(fù)議時限：5個工作日內(nèi)出具復(fù)議結(jié)果。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機處理

（1）應(yīng)急預(yù)案：針對電子秤失準導(dǎo)致客戶投訴制定預(yù)案；

（2）響應(yīng)流程：

-發(fā)現(xiàn)問題：運營部立即停止使用，質(zhì)檢部現(xiàn)場核查；

-啟動預(yù)案：分管副總牽頭，協(xié)調(diào)資源（備用秤、第三方校準）；

-危機公關(guān)：合規(guī)部制定溝通口徑，IT部監(jiān)控輿情。

9.2例外情況處理

（1）例外場景：自然災(zāi)害（地震）、設(shè)備被盜等；

（2）處理流程：

-報告：運營部2小時內(nèi)報告；

-審批：總經(jīng)理特批；

-處理：IT部記錄異常，財務(wù)部補償損失。

9.3危機公關(guān)與善