紡織公司辦公軟件使用規(guī)定第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本規(guī)定依據(jù)《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《個人信息保護法》等國家法律法規(guī)，參照《信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級保護基本要求》（GB/T22239）、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及國際數(shù)據(jù)保護標準（如GDPR、CCPA等），結(jié)合紡織公司國際化經(jīng)營戰(zhàn)略及數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求制定。針對當前辦公軟件使用中存在的權(quán)限管理混亂、數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險、跨部門協(xié)作效率低下等痛點，旨在規(guī)范辦公軟件全生命周期管理，實現(xiàn)價值創(chuàng)造、風(fēng)險防控與效率提升的核心目標。

1.2適用范圍與對象

本規(guī)定適用于紡織公司全體正式員工、外包服務(wù)人員及合作單位人員，覆蓋公司總部及境外分支機構(gòu)使用各類辦公軟件（含郵箱、文檔處理、即時通訊、項目管理等）的行為。例外場景包括但不限于：經(jīng)公司授權(quán)的第三方服務(wù)商操作、臨時性項目專項授權(quán)、境外分支機構(gòu)根據(jù)當?shù)胤煞ㄒ?guī)特殊調(diào)整的使用方式，此類場景需經(jīng)合規(guī)部審批備案。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則：所有軟件使用須符合國家及地區(qū)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)控要求。

1.3.2權(quán)責(zé)對等原則：權(quán)限分配與崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)需求嚴格匹配，禁止非授權(quán)使用。

1.3.3風(fēng)險導(dǎo)向原則：高風(fēng)險業(yè)務(wù)場景配置更嚴格的管控措施，高風(fēng)險軟件（如外部協(xié)作平臺）需通過安全評估后方可接入。

1.3.4效率優(yōu)先原則：優(yōu)化審批流程，對標準化操作開通自動化通道，禁止過度審批。

1.3.5持續(xù)改進原則：每年至少開展一次制度適用性評估，根據(jù)技術(shù)發(fā)展、業(yè)務(wù)變化動態(tài)調(diào)整。

1.4制度地位與銜接

本規(guī)定為公司基礎(chǔ)性管理制度，與《公司信息安全管理辦法》《財務(wù)審批管理辦法》《供應(yīng)商管理手冊》等制度形成管理閉環(huán)。如條款沖突，以本規(guī)定為準，具體事項由內(nèi)控部協(xié)調(diào)解決。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司設(shè)立“決策-執(zhí)行-監(jiān)督”三級管理架構(gòu)。決策層（董事會）負責(zé)軟件采購、預(yù)算及重大風(fēng)險策略審批；執(zhí)行層（總經(jīng)理及各部門）落實軟件使用規(guī)范；監(jiān)督層（內(nèi)控部、合規(guī)部、IT部）實施全過程管控。境外分支機構(gòu)參照屬地化原則，由區(qū)域負責(zé)人向公司總部雙重匯報。

2.2決策機構(gòu)與職責(zé)

董事會：審議年度軟件采購預(yù)算、重大軟件系統(tǒng)上線方案；審批跨境數(shù)據(jù)傳輸策略及第三方服務(wù)商準入標準。

總經(jīng)理辦公會：制定軟件使用權(quán)限目錄、年度優(yōu)化計劃；協(xié)調(diào)跨部門軟件協(xié)同需求。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責(zé)

IT部（主責(zé)）：負責(zé)軟件選型技術(shù)評估、系統(tǒng)運維、權(quán)限配置；建立軟件資產(chǎn)清單，定期開展漏洞掃描。

人力資源部（配合）：將本規(guī)定納入新員工培訓(xùn)及績效考核；處理違規(guī)行為問責(zé)。

各業(yè)務(wù)部門：落實本部門軟件使用規(guī)范，指定“軟件管理員”負責(zé)日常監(jiān)督（如采購部需每月核對采購系統(tǒng)操作日志）。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責(zé)

內(nèi)控部：嵌入三個關(guān)鍵內(nèi)控環(huán)節(jié)：采購環(huán)節(jié)需IT部出具技術(shù)評估報告（高風(fēng)險軟件需第三方測評）；使用環(huán)節(jié)每月抽查權(quán)限分配合理性；年度開展軟件管理專項審計。

合規(guī)部：負責(zé)跨境數(shù)據(jù)傳輸合規(guī)性審查，監(jiān)督境外分支機構(gòu)本地化合規(guī)操作。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

設(shè)立“軟件管理聯(lián)席會議”，由IT部牽頭，每季度召開一次，解決跨部門沖突。境外業(yè)務(wù)需增設(shè)“屬地合規(guī)聯(lián)絡(luò)員”，與當?shù)乇O(jiān)管機構(gòu)建立溝通渠道。

第三章辦公軟件專業(yè)管理標準

3.1管理目標與核心指標

目標：2025年前實現(xiàn)90%核心業(yè)務(wù)場景自動化審批，數(shù)據(jù)操作留存率100%，跨境數(shù)據(jù)傳輸零違規(guī)。

核心KPI：

-權(quán)限申請?zhí)幚頃r效≤2個工作日

-軟件資產(chǎn)更新率≤5%月度

-違規(guī)操作發(fā)現(xiàn)率≥95%（通過系統(tǒng)日志監(jiān)控）

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

3.2.1軟件分類管控：

（1）核心系統(tǒng)（ERP、PLM）：禁止外部訪問，強制雙因素認證，定期（每季度）進行安全基線核查。

（2）協(xié)作工具（釘釘、Teams）：僅限公司域名郵件附件傳輸，敏感文檔需水印加密。

（3）第三方工具（Zoom、Slack）：境外分支機構(gòu)使用需經(jīng)合規(guī)部評估，禁止傳輸涉密信息。

標注風(fēng)險點：

-高風(fēng)險點：ERP系統(tǒng)權(quán)限交叉授權(quán)（措施：單一角色不兼任審批與執(zhí)行權(quán)限）

-中風(fēng)險點：即時通訊工具涉密信息存儲（措施：設(shè)置30天自動銷毀）

3.3管理方法與工具

采用“全生命周期管理”方法：IT部通過OA系統(tǒng)管理軟件采購申請，內(nèi)控部利用電子審計平臺監(jiān)控操作日志，財務(wù)部關(guān)聯(lián)軟件資產(chǎn)折舊。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計

“申請-配置-監(jiān)控-歸檔”閉環(huán)：

（1）申請環(huán)節(jié)：業(yè)務(wù)部門通過OA提交軟件需求，IT部同步評估技術(shù)兼容性（限時3個工作日）。

（2）配置環(huán)節(jié)：IT部完成系統(tǒng)部署后，人力資源部同步開展權(quán)限培訓(xùn)（留存簽到記錄）。

（3）監(jiān)控環(huán)節(jié)：IT部每月生成軟件使用報告，內(nèi)控部抽取10%進行人工核查。

（4）歸檔環(huán)節(jié)：境外分支機構(gòu)的本地化操作手冊需翻譯成英文，由合規(guī)部備案。

4.2子流程說明

（1）緊急授權(quán)流程：突發(fā)事件需經(jīng)部門負責(zé)人+IT部雙簽，審批時效≤1小時，事后24小時內(nèi)補充完整申請材料。

（2）離職人員權(quán)限回收：人力資源部發(fā)起，IT部48小時內(nèi)完成，需經(jīng)IT部與使用者雙重確認已歸檔所有文件。

4.3流程關(guān)鍵控制點

（1）采購環(huán)節(jié)：ERP系統(tǒng)生成預(yù)算預(yù)警（金額超100萬需總經(jīng)理審批）。

（2）權(quán)限變更：OA系統(tǒng)自動觸發(fā)變更記錄，內(nèi)控部每月抽查變更合理性。

（3）跨境使用：合規(guī)部需留存境外分支機構(gòu)數(shù)據(jù)傳輸授權(quán)函掃描件。

4.4流程優(yōu)化機制

每年6月IT部牽頭開展流程復(fù)盤，采用PDCA方法：分析系統(tǒng)日志異常數(shù)據(jù)（如權(quán)限濫用次數(shù)），提交優(yōu)化建議至總經(jīng)理辦公會審議。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計

采用“三維度五級”模型：

（1）業(yè)務(wù)維度：采購、生產(chǎn)、財務(wù)等按模塊劃分。

（2）金額維度：采購系統(tǒng)設(shè)置分級權(quán)限（10萬以下部門經(jīng)理審批，超200萬需董事會備案）。

（3）崗位層級：總監(jiān)級可申請臨時提升權(quán)限，需IT部備案且每月審計。

禁止表格化表述：權(quán)限分配邏輯通過OA系統(tǒng)邏輯校驗實現(xiàn)（如財務(wù)部經(jīng)理默認無采購系統(tǒng)操作權(quán)限）。

5.2審批權(quán)限標準

（1）常規(guī)審批：OA系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)，超時未處理觸發(fā)郵件提醒。

（2）特殊審批：境外分支機構(gòu)采購需同時獲得當?shù)睾弦?guī)官與公司總部財務(wù)雙簽。

禁止越權(quán)條款：系統(tǒng)設(shè)置“審批人強制校驗”機制，發(fā)現(xiàn)違規(guī)自動阻斷流程并推送至內(nèi)控部。

5.3授權(quán)與代理機制

正式授權(quán)需通過OA系統(tǒng)備案，授權(quán)書格式由人力資源部提供模板。臨時代理需附帶授權(quán)書掃描件，系統(tǒng)自動鎖定原權(quán)限15個工作日內(nèi)失效。

5.4異常審批流程

（1）緊急通道：采購系統(tǒng)設(shè)置“加急”按鈕，但需IT部同步核查系統(tǒng)負載，超30%需暫停審批。

（2）補批場景：遺留操作需提交“合規(guī)性說明”，內(nèi)控部評估風(fēng)險等級后審批。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標準

（1）操作規(guī)范：ERP系統(tǒng)采購流程需填寫“供應(yīng)商背景調(diào)查表”，由采購部與合規(guī)部雙重簽字。

（2）痕跡留存：所有審批需在OA系統(tǒng)留痕，文檔處理需電子簽名（如AdobeSign）。

判定標準：系統(tǒng)日志顯示未按流程操作（如越級審批）直接觸發(fā)預(yù)警。

6.2監(jiān)督機制設(shè)計

（1）日常監(jiān)督：IT部每周檢查系統(tǒng)日志，發(fā)現(xiàn)異常自動推送至部門負責(zé)人。

（2）專項監(jiān)督：內(nèi)控部每季度抽取10個部門，核查權(quán)限與職責(zé)匹配度。

嵌入內(nèi)控環(huán)節(jié)：采購審批嵌入“三單匹配”（合同-發(fā)票-入庫），財務(wù)系統(tǒng)嵌入“預(yù)算控制”。

6.3檢查與審計

（1）檢查頻次：系統(tǒng)檢查每月，紙質(zhì)文檔檢查每季度。

（2）審計重點：跨境數(shù)據(jù)傳輸合規(guī)性、高風(fēng)險軟件操作日志。

審計結(jié)果需形成“三欄表”式報告：問題描述-責(zé)任部門-整改時限，抄送至區(qū)域負責(zé)人。

6.4執(zhí)行情況報告

月度報告需包含：

（1）數(shù)據(jù)指標：權(quán)限申請量、系統(tǒng)使用時長、違規(guī)操作次數(shù)。

（2）風(fēng)險項：未按流程操作比例、第三方工具使用違規(guī)案例。

報告由內(nèi)控部編制，經(jīng)IT部審核后提交總經(jīng)理。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標

（1）部門指標：采購部考核“系統(tǒng)上線及時率”（目標95%），IT部考核“權(quán)限配置準確率”（目標98%）。

（2）個人指標：員工違規(guī)操作次數(shù)納入年度考評（1次直接降級）。

7.2評估周期與方法

（1）月度評估：由IT部統(tǒng)計系統(tǒng)使用數(shù)據(jù)。

（2）年度評估：結(jié)合內(nèi)控部審計結(jié)果，采用風(fēng)險矩陣法（5級量表評分）。

7.3問題整改機制

（1）一般問題：按“登記-整改-復(fù)核”三步走，最長7個工作日完成。

（2）重大問題：觸發(fā)“雙線整改”機制，由區(qū)域負責(zé)人+總部督導(dǎo)同步推進。

7.4持續(xù)改進流程

（1）建議收集：通過OA系統(tǒng)設(shè)置“制度優(yōu)化建議”專欄。

（2）評估流程：IT部匯總建議后，內(nèi)控部組織跨部門評審，通過后提交總經(jīng)理辦公會。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

（1）獎勵情形：首次發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞主動上報者獎勵500元，提出優(yōu)化方案被采納者晉升優(yōu)先考慮。

（2）程序：由IT部提名，人力資源部審核，總經(jīng)理審批后通過OA公示。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：使用未經(jīng)授權(quán)的協(xié)作工具（如微信傳輸敏感文件）。

（2）較重違規(guī)：擅自修改系統(tǒng)參數(shù)（如ERP庫存數(shù)據(jù)）。

（3）嚴重違規(guī)：跨境數(shù)據(jù)傳輸泄露商業(yè)秘密。

8.3處罰標準與程序

（1）分級處罰：一般違規(guī)通報批評，較重違規(guī)停職培訓(xùn)，嚴重違規(guī)解除勞動合同。

（2）程序：人力資源部調(diào)查取證，當事人可申請聽證（收到處罰前2日內(nèi)）。

8.4申訴與復(fù)議

（1）申訴條件：對處罰結(jié)果有異議且證據(jù)充分。

（2）流程：向合規(guī)部提交申訴書，由總經(jīng)理指定第三方復(fù)議小組裁決。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機處理

（1）數(shù)據(jù)泄露預(yù)案：IT部立即隔離系統(tǒng)，合規(guī)部同步通知律師準備跨境證據(jù)保全。

（2）系統(tǒng)宕機預(yù)案：啟動備用機房，財務(wù)系統(tǒng)切換需1小時內(nèi)完成。

9.2例外情況處理

（1）例外場景：境外分支機構(gòu)處理當?shù)胤蓮娭埔蟮奶厥鈭蟊恚ㄈ鐨W盟GDPR報表）。

（2）審批流程：需提供當?shù)胤蓲呙杓?，?jīng)合規(guī)部+IT部雙簽后備案。

9.3危機公關(guān)與善后

（1）境外事件：由當?shù)睾弦?guī)聯(lián)絡(luò)員主導(dǎo)，需提供“中英文雙語危機應(yīng)對方案”。

（2）善后措施：年度復(fù)盤時需評估事件對制度完善度的影響。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本規(guī)定由內(nèi)控部負責(zé)解釋，解釋意見通過OA系統(tǒng)發(fā)布。

10.2相關(guān)制度索引

-《信息安全管理辦法》GB/T22239-2020第3.2條

-《供應(yīng)商管理手冊》V2.1第5.4款

10.3修訂與廢止程序

修訂需經(jīng)董事會審議，廢止前發(fā)布“過渡期操作指南”（最長30