紡織公司銷售合同監(jiān)督準(zhǔn)則第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

1.1.1制定依據(jù)

本準(zhǔn)則依據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》《中華人民共和國(guó)企業(yè)法》《中華人民共和國(guó)反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等相關(guān)國(guó)家法律法規(guī)，參照《紡織行業(yè)規(guī)范企業(yè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》《國(guó)際貿(mào)易術(shù)語(yǔ)解釋通則》（Incoterms）等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合《聯(lián)合國(guó)國(guó)際貨物銷售合同公約》（CISG）等國(guó)際公約，以及公司《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及配套指引，為規(guī)范銷售合同全生命周期管理，防控法律風(fēng)險(xiǎn)與商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，提升合同履約效率與價(jià)值創(chuàng)造能力而制定。

1.1.2制定目的

針對(duì)公司銷售合同管理中存在的流程分散、審批滯后、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別不足、跨區(qū)域協(xié)同困難等問(wèn)題，本準(zhǔn)則旨在通過(guò)制度標(biāo)準(zhǔn)化、流程線上化、責(zé)任明確化，實(shí)現(xiàn)“價(jià)值創(chuàng)造、風(fēng)險(xiǎn)防控、效率提升”的核心目標(biāo)，構(gòu)建“制度-流程-表單-責(zé)任”四維一體的管理閉環(huán)，支撐企業(yè)國(guó)際化經(jīng)營(yíng)與數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求。

1.2適用范圍與對(duì)象

1.2.1適用范圍

本準(zhǔn)則覆蓋公司所有業(yè)務(wù)單元的銷售合同管理活動(dòng)，包括但不限于國(guó)內(nèi)銷售、跨境電商、ODM/OBM業(yè)務(wù)、渠道分銷等場(chǎng)景，涉及產(chǎn)品出口、進(jìn)口及區(qū)域分銷等全鏈條。

1.2.2適用對(duì)象

包括但不限于銷售部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、內(nèi)控部、供應(yīng)鏈部等相關(guān)部門的正式員工、外包團(tuán)隊(duì)及授權(quán)合作單位，具體崗位包括銷售代表、合同管理員、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)審核員等。

1.2.3例外適用場(chǎng)景

涉及國(guó)家安全、保密協(xié)議的特殊合同或金額低于人民幣10萬(wàn)元的標(biāo)準(zhǔn)化銷售合同，可由業(yè)務(wù)部門按簡(jiǎn)化流程處理，但需報(bào)備合規(guī)部備案。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則

所有合同條款及管理活動(dòng)需符合國(guó)家及目標(biāo)市場(chǎng)法律法規(guī)，不存在禁止性條款。

1.3.2權(quán)責(zé)對(duì)等原則

各崗位權(quán)限與責(zé)任明確對(duì)應(yīng)，禁止越權(quán)操作，重大事項(xiàng)需經(jīng)雙層次審批。

1.3.3風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則

聚焦金額超過(guò)人民幣500萬(wàn)元的重大合同、涉及新興市場(chǎng)的交易等高風(fēng)險(xiǎn)場(chǎng)景，強(qiáng)化事前識(shí)別與事中監(jiān)控。

1.3.4效率優(yōu)先原則

1.3.5持續(xù)改進(jìn)原則

每年結(jié)合業(yè)務(wù)變化與審計(jì)結(jié)果修訂制度，鼓勵(lì)員工提出優(yōu)化建議。

1.4制度地位與銜接

1.4.1制度層級(jí)

本準(zhǔn)則為公司一級(jí)專項(xiàng)管理制度，效力高于部門級(jí)操作指引，與《財(cái)務(wù)審批管理辦法》《內(nèi)控手冊(cè)》等制度形成支撐關(guān)系。

1.4.2銜接關(guān)系

財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同金額核算與付款節(jié)點(diǎn)控制，內(nèi)控部嵌入合同評(píng)審環(huán)節(jié)，人力資源部負(fù)責(zé)相關(guān)崗位考核，需確保信息同步。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司銷售合同管理實(shí)行“董事會(huì)-總經(jīng)理-業(yè)務(wù)部門”三級(jí)管理架構(gòu)，其中董事會(huì)負(fù)責(zé)重大合同（金額超人民幣2000萬(wàn)元）的最終決策，總經(jīng)理辦公會(huì)審議金額介于人民幣500萬(wàn)元至2000萬(wàn)元的合同，業(yè)務(wù)部門執(zhí)行具體管理。內(nèi)控部與審計(jì)部作為獨(dú)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)，對(duì)全流程開(kāi)展穿透式監(jiān)督。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.2.1董事會(huì)

審議金額超過(guò)人民幣2000萬(wàn)元的重大合同或涉及股權(quán)合作的交易，制定最終決策前需經(jīng)法務(wù)部出具法律意見(jiàn)書(shū)。

2.2.2總經(jīng)理辦公會(huì)

審議金額介于人民幣500萬(wàn)元至2000萬(wàn)元的合同，決策前需完成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并納入月度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.3.1銷售部

主責(zé)：合同文本擬定、商務(wù)條款談判、履約進(jìn)度跟蹤；配合：法務(wù)部完成合規(guī)性校驗(yàn)，財(cái)務(wù)部完成金額確認(rèn)。

2.3.2法務(wù)部

主責(zé)：合同法律條款審核、爭(zhēng)議解決預(yù)案制定；配合：銷售部提供交易背景材料，內(nèi)控部完成流程合規(guī)性檢查。

2.3.3財(cái)務(wù)部

主責(zé)：合同金額核算、付款節(jié)點(diǎn)監(jiān)控；配合：銷售部完成發(fā)票開(kāi)具，內(nèi)控部完成資金流向核查。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部

主責(zé)：嵌入合同評(píng)審環(huán)節(jié)，核查授權(quán)審批完整性，每季度開(kāi)展專項(xiàng)檢查；配合：審計(jì)部完成年度審計(jì)。

2.4.2審計(jì)部

主責(zé)：每年開(kāi)展不低于2次的專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)覆蓋金額超過(guò)人民幣100萬(wàn)元的合同；配合：合規(guī)部完成跨境場(chǎng)景監(jiān)管。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

2.5.1跨部門協(xié)調(diào)

每月初召開(kāi)銷售合同協(xié)調(diào)會(huì)，由法務(wù)部牽頭，銷售部、財(cái)務(wù)部、內(nèi)控部參加，解決跨部門爭(zhēng)議。

2.5.2國(guó)際化業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)

設(shè)立“屬地合規(guī)小組”，由法務(wù)部牽頭，駐外機(jī)構(gòu)法務(wù)專員參與，確保合同條款符合目標(biāo)市場(chǎng)《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》等法規(guī)。

第三章專業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

3.1.1管理目標(biāo)

-合同履約率≥98%

-合同審批時(shí)效≤3個(gè)工作日

-違約事件發(fā)生率≤0.5%

3.1.2核心KPI

-金額超人民幣100萬(wàn)元的合同需100%法務(wù)審核

-跨境合同需通過(guò)目標(biāo)市場(chǎng)《合同法》合規(guī)性校驗(yàn)

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

3.2.1合同模板標(biāo)準(zhǔn)化

-國(guó)內(nèi)銷售：采用《標(biāo)準(zhǔn)銷售合同（國(guó)內(nèi)）》模板，附件需包含產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告

-跨境銷售：采用《標(biāo)準(zhǔn)銷售合同（跨境）》模板，需明確《國(guó)際貿(mào)易術(shù)語(yǔ)解釋通則》適用條款

3.2.2風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)

|風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)|控制點(diǎn)|防控措施|

|----------|--------|----------|

|高|金額超500萬(wàn)元合同|雙層次審批+法務(wù)預(yù)審|

|中|跨境交易|目標(biāo)市場(chǎng)律師函確認(rèn)|

|低|國(guó)內(nèi)小額合同|簡(jiǎn)化審批至部門負(fù)責(zé)人|

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法

-采用全生命周期管理（合同簽訂-履行-歸檔）

-運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)矩陣法劃分管控等級(jí)

3.3.2管理工具

-通過(guò)ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)合同電子簽章與流程跟蹤

-利用CRM系統(tǒng)監(jiān)控客戶信用評(píng)級(jí)（信用分<60需追加擔(dān)保）

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計(jì)

4.1.1合同擬定階段

銷售代表完成客戶背景核查（信用分、法律風(fēng)險(xiǎn)），法務(wù)部預(yù)審商務(wù)條款，財(cái)務(wù)部核算金額。

4.1.2合同審批階段

金額≤50萬(wàn)元：部門負(fù)責(zé)人審批；50萬(wàn)元<金額≤500萬(wàn)元：總經(jīng)理審批；金額>500萬(wàn)元：總經(jīng)理辦公會(huì)審議+法務(wù)部法律意見(jiàn)。

4.1.3合同執(zhí)行階段

簽訂后30日內(nèi)完成合同歸檔（電子+紙質(zhì)），銷售部每月提交履約報(bào)告，財(cái)務(wù)部監(jiān)控付款進(jìn)度。

4.2子流程說(shuō)明

4.2.1跨境合同特殊流程

除主流程外，需完成：

-目標(biāo)市場(chǎng)《合同法》合規(guī)性校驗(yàn)

-外匯管理局備案（涉及金額超過(guò)人民幣100萬(wàn)元）

4.2.2履約變更流程

變更需經(jīng)原審批層級(jí)+10%金額追加審批，變更內(nèi)容需書(shū)面存檔。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

4.3.1合同評(píng)審節(jié)點(diǎn)

-法務(wù)部需在商務(wù)條款簽訂后2個(gè)工作日內(nèi)完成法律條款審核

-內(nèi)控部需在審批完成后1個(gè)工作日內(nèi)完成流程合規(guī)性檢查

4.3.2付款監(jiān)控節(jié)點(diǎn)

-財(cái)務(wù)部需在收到發(fā)票后3個(gè)工作日內(nèi)完成合規(guī)性復(fù)核

-銷售部需在付款前確認(rèn)產(chǎn)品驗(yàn)收合格

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

每年10月開(kāi)展全流程復(fù)盤，由內(nèi)控部牽頭，收集各環(huán)節(jié)耗時(shí)數(shù)據(jù)，優(yōu)化審批路徑。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

5.1.1金額權(quán)限劃分

|金額區(qū)間（萬(wàn)元）|審批層級(jí)|

|------------------|----------|

|≤50|部門負(fù)責(zé)人|

|50-200|總經(jīng)理|

|>200|總經(jīng)理辦公會(huì)|

5.1.2崗位權(quán)限劃分

-銷售代表：擬定商務(wù)條款，無(wú)金額調(diào)整權(quán)限

-合同管理員：復(fù)核附件完整性，無(wú)金額調(diào)整權(quán)限

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

5.2.1審批層級(jí)

-國(guó)內(nèi)銷售：部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)部（金額超50萬(wàn)元）

-跨境銷售：增加目標(biāo)市場(chǎng)律師審核環(huán)節(jié)

5.2.2審批時(shí)效

-一般合同：審批節(jié)點(diǎn)≤1個(gè)工作日

-緊急合同：設(shè)置加急通道，審批節(jié)點(diǎn)≤0.5個(gè)工作日

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

5.3.1授權(quán)條件

-臨時(shí)代理需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人書(shū)面批準(zhǔn)，授權(quán)期限≤15個(gè)工作日

-授權(quán)需在ERP系統(tǒng)備案

5.4異常審批流程

5.4.1緊急場(chǎng)景

金額超審批權(quán)限20%的緊急合同，需附風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，由總經(jīng)理特批。

5.4.2補(bǔ)批場(chǎng)景

未按流程審批的合同，需在1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)批，補(bǔ)批需附書(shū)面說(shuō)明。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

6.1.1操作規(guī)范

-合同條款需逐條核對(duì)，刪除《標(biāo)準(zhǔn)合同》未列條款

-電子合同需通過(guò)司法鑒定機(jī)構(gòu)認(rèn)證的電子簽章平臺(tái)簽署

6.1.2痕跡留存

-電子合同需同步歸檔至ERP系統(tǒng)，紙質(zhì)合同掃描存檔至OA系統(tǒng)

-審批記錄需包含審批人IP地址、操作時(shí)間等信息

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

6.2.1三位一體監(jiān)督

-日常監(jiān)督：內(nèi)控部每月抽查合同執(zhí)行情況

-專項(xiàng)監(jiān)督：審計(jì)部每季度抽取金額占比20%的合同審計(jì)

-突擊監(jiān)督：合規(guī)部隨機(jī)抽取合同進(jìn)行合規(guī)性檢查

6.3檢查與審計(jì)

6.3.1檢查頻次

-專項(xiàng)審計(jì)：每年至少2次，覆蓋金額超人民幣500萬(wàn)元的合同

-日常檢查：每月抽查10份合同，重點(diǎn)核查審批完整性

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

6.4.1報(bào)告周期

-月度報(bào)告：每月5日前提交履約率、違約事件等數(shù)據(jù)

-季度報(bào)告：每季末提交流程優(yōu)化建議

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績(jī)效考核指標(biāo)

7.1.1考核指標(biāo)體系

|指標(biāo)類型|具體指標(biāo)|權(quán)重|

|----------|----------|------|

|定量|合同審批時(shí)效|40%|

|定量|履約率|30%|

|定性|合規(guī)檢查通過(guò)率|30%|

7.2評(píng)估周期與方法

7.2.1評(píng)估周期

-月度評(píng)估：人力資源部結(jié)合ERP數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

-年度評(píng)估：結(jié)合審計(jì)結(jié)果，由總經(jīng)理辦公會(huì)審議

7.3問(wèn)題整改機(jī)制

7.3.1整改分類

-一般問(wèn)題：7個(gè)工作日內(nèi)整改

-重大問(wèn)題：30個(gè)工作日內(nèi)整改

-緊急問(wèn)題：立即整改，24小時(shí)內(nèi)書(shū)面報(bào)告

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

7.4.1優(yōu)化建議收集

-設(shè)立“制度優(yōu)化信箱”，每季度收集員工建議

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.1.1獎(jiǎng)勵(lì)情形

-提前完成年度合同目標(biāo)

-發(fā)現(xiàn)重大合同漏洞并避免損失

8.1.2獎(jiǎng)勵(lì)類型

-精神獎(jiǎng)勵(lì)：通報(bào)表?yè)P(yáng)+培訓(xùn)機(jī)會(huì)

-物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)：獎(jiǎng)金+年度調(diào)薪傾斜

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1一般違規(guī)

-未按流程審批金額≤100萬(wàn)元的合同

8.2.2較重違規(guī)

-違反跨境合同審批規(guī)定

8.2.3嚴(yán)重違規(guī)

-金額超200萬(wàn)元合同未經(jīng)法務(wù)審核

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.3.1處罰分級(jí)

|違規(guī)等級(jí)|處罰措施|

|----------|----------|

|一般|通報(bào)批評(píng)|

|較重|免除年度評(píng)優(yōu)|

|嚴(yán)重|解除勞動(dòng)合同|

8.4申訴與復(fù)議

8.4.1申訴條件

-收到處罰通知后3個(gè)工作日內(nèi)提出

8.4.2復(fù)議流程

-由人力資源部牽頭，5個(gè)工作日內(nèi)出具復(fù)議結(jié)果

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

9.1.1應(yīng)急預(yù)案

針對(duì)金額超人民幣1000萬(wàn)元的重大合同，制定《重大合同違約應(yīng)急預(yù)案》，明確：

-應(yīng)急小組組成：總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，法務(wù)部、銷售部、財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)人為成員

-響應(yīng)流程：30小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，7天內(nèi)提交解決方案

9.2例外情況處理

9.2.1例外場(chǎng)景界定

-自然災(zāi)害導(dǎo)致合同無(wú)法履行

-政策突變導(dǎo)致交易無(wú)法完成

9.2.2處理流程

-提交例外申請(qǐng)，附風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告

-經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行例外條款

9.3危機(jī)公關(guān)與善后

9.3.1危機(jī)公關(guān)責(zé)任主體

-銷售部負(fù)責(zé)與客戶溝通

-公關(guān)部負(fù)責(zé)媒體發(fā)布

9.3.2跨境場(chǎng)景適配

-依據(jù)《歐盟通用數(shù)據(jù)保護(hù)條例》（GDPR）等當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)處理跨境危機(jī)

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本準(zhǔn)則由公司法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，解釋意見(jiàn)以書(shū)面形式存檔。

10.2相關(guān)制度索引

-《財(cái)務(wù)審批管理辦法》（文號(hào)：企財(cái)字〔2023〕15號(hào)）第5章

-《內(nèi)控手冊(cè)》（文號(hào)：內(nèi)控字〔2023〕08號(hào)）第3章