倉儲企業(yè)辦公用品管理制度一、總則（一）目的為加強倉儲企業(yè)辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、發(fā)放、使用及保管等流程，合理控制辦公成本，提高辦公用品的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于倉儲企業(yè)內(nèi)所有部門及員工辦公用品的管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：由行政部門對辦公用品進行統(tǒng)一采購、發(fā)放和管理，確保采購的規(guī)范性和發(fā)放的有序性。2.節(jié)約原則：倡導員工節(jié)約使用辦公用品，避免浪費，降低企業(yè)辦公成本。3.按需配備原則：根據(jù)各部門的工作需求和員工的實際崗位情況，合理配備辦公用品。二、辦公用品分類（一）消耗類辦公用品1.書寫工具：包括鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆、記號筆、熒光筆等。2.紙張類：復印紙、打印紙、便簽紙、便條本、筆記本等。3.辦公耗材：墨盒、硒鼓、碳粉、色帶、復印紙、傳真紙等。4.其他消耗品：膠水、膠帶、回形針、大頭針、訂書釘、橡皮、涂改液等。（二）非消耗類辦公用品1.辦公設備：電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、碎紙機等。2.辦公家具：辦公桌、辦公椅、文件柜、書架、沙發(fā)等。3.其他非消耗品：計算器、文件夾、檔案盒、名片夾等。三、辦公用品采購管理（一）采購計劃制定1.各部門應在每月月底前，根據(jù)本部門的工作需求和辦公用品的使用情況，填寫《辦公用品采購申請表》，經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給行政部門。2.行政部門對各部門提交的采購申請表進行匯總和審核，結(jié)合庫存情況，制定次月的辦公用品采購計劃。采購計劃應包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額等內(nèi)容。3.采購計劃需報企業(yè)分管領(lǐng)導審批，經(jīng)審批通過后，行政部門方可按照計劃進行采購。（二）供應商選擇1.行政部門應通過市場調(diào)研，選擇信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應商建立長期合作關(guān)系。2.對新的供應商，應進行嚴格的考察和評估，包括供應商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務等方面?？疾旌细窈螅炗啿少徍贤?，明確雙方的權(quán)利和義務。3.定期對供應商的表現(xiàn)進行評估，對于表現(xiàn)不佳的供應商，應及時終止合作。（三）采購實施1.行政部門根據(jù)審批通過的采購計劃，向供應商發(fā)出采購訂單。采購訂單應明確辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容。2.在采購過程中，行政部門應及時跟蹤采購進度，確保辦公用品按時、按質(zhì)、按量到貨。3.對于緊急采購的辦公用品，相關(guān)部門應填寫《緊急辦公用品采購申請表》，經(jīng)部門負責人和企業(yè)分管領(lǐng)導審批后，行政部門應立即進行采購。（四）采購驗收1.辦公用品到貨后，行政部門應組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括辦公用品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等方面。2.對于驗收合格的辦公用品，應及時辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》，由倉庫管理人員簽字確認。3.對于驗收不合格的辦公用品，行政部門應及時與供應商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。四、辦公用品庫存管理（一）倉庫設置1.企業(yè)應設立專門的辦公用品倉庫，倉庫應保持通風、干燥、整潔，做好防火、防潮、防盜等工作。2.倉庫應配備必要的倉儲設備，如貨架、貨柜等，以便分類存放辦公用品。（二）庫存盤點1.倉庫管理人員應定期對辦公用品進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。2.盤點時，應認真核對辦公用品的實際數(shù)量與庫存賬目是否相符，對于盤盈、盤虧的情況，應查明原因，及時處理，并填寫《辦公用品盤點報告》，報行政部門和企業(yè)分管領(lǐng)導。（三）庫存預警1.行政部門應根據(jù)辦公用品的使用情況和采購周期，設定合理的庫存預警線。2.當庫存數(shù)量低于預警線時，倉庫管理人員應及時通知行政部門進行采購，確保辦公用品的正常供應。五、辦公用品發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.各部門員工需要領(lǐng)用辦公用品時，應填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負責人審批簽字后，到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.行政部門根據(jù)員工的領(lǐng)用申請和辦公用品的庫存情況，發(fā)放相應的辦公用品，并在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上進行登記。3.對于非消耗類辦公用品，員工領(lǐng)用后應進行個人保管，并在離職時辦理歸還手續(xù)。（二）發(fā)放標準1.行政部門應根據(jù)各部門的工作性質(zhì)和員工的崗位需求，制定合理的辦公用品發(fā)放標準。2.對于超出發(fā)放標準的領(lǐng)用申請，需經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導審批后方可發(fā)放。（三）特殊情況處理1.對于新入職員工，行政部門應根據(jù)其崗位需求，發(fā)放必要的辦公用品。2.對于因工作需要臨時借用辦公用品的員工，應填寫《辦公用品借用申請表》，經(jīng)部門負責人審批簽字后，到行政部門辦理借用手續(xù)。借用期限一般不得超過一個月，借用期滿后應及時歸還。六、辦公用品使用管理（一）節(jié)約使用要求1.企業(yè)全體員工應樹立節(jié)約意識，合理使用辦公用品，避免浪費。2.提倡雙面使用紙張，減少復印紙、打印紙的浪費。3.對于書寫工具，應妥善保管，延長使用壽命。（二）使用規(guī)范1.員工應按照正確的使用方法使用辦公用品，避免因使用不當造成損壞。2.對于辦公設備，應定期進行維護和保養(yǎng)，確保設備的正常運行。3.嚴禁將辦公用品用于私人用途。（三）損壞賠償1.員工因個人原因造成辦公用品損壞或丟失的，應照價賠償。2.賠償費用從員工的工資中扣除，由行政部門開具《辦公用品損壞賠償通知單》，經(jīng)員工簽字確認后，交財務部門執(zhí)行。七、辦公用品報廢管理（一）報廢標準1.非消耗類辦公用品達到規(guī)定的使用年限，且無法正常使用或維修成本過高的，可申請報廢。2.消耗類辦公用品已使用完畢，無法繼續(xù)使用的，應及時清理。（二）報廢申請1.各部門員工發(fā)現(xiàn)辦公用品需要報廢時，應填寫《辦公用品報廢申請表》，說明報廢原因和數(shù)量，經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給行政部門。2.行政部門對報廢申請進行審核，對于符合報廢標準的辦公用品，組織相關(guān)人員進行鑒定，確定是否報廢。（三）報廢處理1.經(jīng)審批同意報廢的辦公用品，行政部門應及時進行處理。對于可回收利用的辦公用品，應進行回收處理；對于不可回收利用的辦公用品，應按照環(huán)保要求進行處理。2.報廢處理后，行政部門應在《辦公用品報廢登記表》上進行登記，注明報廢日期、報廢物品名稱、數(shù)量、處理方式等內(nèi)容。八、監(jiān)督與檢查（一）行政部門監(jiān)督1.行政部門應定期對各部門辦公用品的使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括辦公用品的領(lǐng)用、使用、保管等方面。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。（二）審計部門檢查1.企業(yè)審計部門應定期對辦公用品的采購、庫存、發(fā)放等環(huán)節(jié)進行審計，檢查是否存在違規(guī)行為。2.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時追究相關(guān)