PAGE辦公用房運營管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公用房的規(guī)范化管理，提高辦公用房的使用效率，保障公司各項工作的順利開展，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有辦公用房的規(guī)劃、分配、使用、調(diào)整及維護等相關(guān)管理活動。（三）基本原則1.合理規(guī)劃原則根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和人員規(guī)模，科學合理地規(guī)劃辦公用房布局，確保資源的有效利用。2.公平分配原則按照公平、公正、公開的原則，對辦公用房進行分配，確保各部門、各崗位的工作需求得到滿足。3.高效使用原則鼓勵員工節(jié)約使用辦公用房，提高空間利用率，避免資源浪費。4.動態(tài)管理原則根據(jù)公司業(yè)務(wù)變化和人員調(diào)整情況，及時對辦公用房進行動態(tài)調(diào)整，保證辦公用房的合理配置。二、辦公用房規(guī)劃（一）規(guī)劃依據(jù)1.公司發(fā)展戰(zhàn)略和年度經(jīng)營計劃，明確各部門的業(yè)務(wù)發(fā)展方向和人員增長趨勢。2.各部門的職能職責和工作流程，合理確定所需辦公空間的功能布局。3.國家及地方有關(guān)辦公建筑設(shè)計規(guī)范和標準，確保辦公用房的安全性、舒適性和功能性。（二）規(guī)劃內(nèi)容1.功能區(qū)域劃分根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點，將辦公用房劃分為辦公區(qū)域、會議室、接待室、檔案室、機房、設(shè)備間等功能區(qū)域。辦公區(qū)域：根據(jù)部門設(shè)置和人員數(shù)量，合理劃分各個部門的辦公空間，確保員工有相對獨立、舒適的工作環(huán)境。會議室：根據(jù)公司會議需求，設(shè)置不同規(guī)模的會議室，配備相應(yīng)的會議設(shè)備，滿足各類會議的召開。接待室：用于接待來訪客戶，體現(xiàn)公司形象，配備必要的接待設(shè)施。檔案室：集中存放公司各類重要文件、資料和檔案，確保檔案的安全保管和查閱。機房：放置公司的服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等關(guān)鍵設(shè)施，保障公司信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。設(shè)備間：存放空調(diào)、消防、給排水等設(shè)備，便于設(shè)備的維護和管理。2.面積規(guī)劃根據(jù)各部門的工作需求和人員數(shù)量，結(jié)合辦公建筑的實際情況，合理確定各功能區(qū)域的面積。辦公區(qū)域面積：按照人均辦公面積標準進行計算，同時考慮部門的特殊需求，如財務(wù)部門需要較多的存儲空間，可適當增加面積。會議室面積：根據(jù)會議室的規(guī)模和使用頻率，合理確定面積大小。大型會議室可容納較多人員，面積一般在[X]平方米以上；中型會議室可容納[X]人左右，面積在[X]平方米左右；小型會議室可滿足部門內(nèi)部會議需求，面積在[X]平方米左右。接待室面積：根據(jù)公司接待規(guī)格和實際需求，確定接待室的面積，一般在[X]平方米左右。檔案室面積：根據(jù)公司檔案管理的工作量和檔案存儲要求，合理規(guī)劃檔案室面積，確保檔案有足夠的存儲空間和良好的保管環(huán)境。機房面積：根據(jù)公司信息系統(tǒng)的規(guī)模和設(shè)備數(shù)量，確定機房的面積，同時要考慮機房的通風、散熱、防火等要求。設(shè)備間面積：根據(jù)設(shè)備的數(shù)量和維護要求，合理規(guī)劃設(shè)備間的面積，確保設(shè)備有足夠的安裝空間和便于維護操作。3.布局規(guī)劃辦公區(qū)域布局：按照業(yè)務(wù)流程和人員協(xié)作關(guān)系，合理安排各部門的辦公位置，盡量減少人員走動對工作的干擾。同時，要考慮采光、通風等因素，提高辦公環(huán)境的舒適度。會議室布局：根據(jù)會議室的功能需求，合理布置會議桌椅、投影儀、音響等設(shè)備，確保會議的順利進行。大型會議室可采用階梯式布局，便于后排人員觀看；中型會議室可采用長方形或橢圓形布局，提高會議的靈活性；小型會議室可采用圓桌式布局，營造輕松的會議氛圍。接待室布局：接待室應(yīng)布置舒適、整潔，配備沙發(fā)、茶幾、飲水機等設(shè)施，體現(xiàn)公司的熱情和專業(yè)。檔案室布局：檔案室應(yīng)按照檔案類別和存儲方式，合理劃分檔案架位，設(shè)置查閱區(qū)域，確保檔案的安全保管和便捷查閱。機房布局：機房應(yīng)按照設(shè)備的功能和使用要求，合理布置服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲設(shè)備等，同時要考慮設(shè)備的散熱、通風、布線等因素，確保機房的安全穩(wěn)定運行。設(shè)備間布局：設(shè)備間應(yīng)按照設(shè)備的種類和規(guī)格，合理安排設(shè)備的安裝位置，便于設(shè)備的維護和管理。同時，要設(shè)置必要的檢修通道和操作空間。三、辦公用房分配（一）分配原則1.根據(jù)各部門的職能職責、工作任務(wù)和人員數(shù)量，結(jié)合辦公用房的實際情況，進行合理分配。2.優(yōu)先保障公司核心業(yè)務(wù)部門和重點項目的辦公需求。3.對于業(yè)務(wù)相關(guān)度高、協(xié)作頻繁的部門，盡量安排在相鄰區(qū)域，便于工作溝通和協(xié)調(diào)。（二）分配流程1.需求申報各部門根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)發(fā)展和人員變動情況，填寫《辦公用房需求申請表》，詳細說明所需辦公用房的面積、功能需求、人員數(shù)量等信息，并提交至行政部門。2.審核評估行政部門收到各部門的申請后，對申請內(nèi)容進行審核評估。審核內(nèi)容包括申請的合理性、辦公用房的可調(diào)配性等。同時，行政部門會同相關(guān)部門對各部門的辦公用房需求進行實地考察和分析，確保分配方案的科學性和合理性。3.方案制定行政部門根據(jù)審核評估結(jié)果，結(jié)合辦公用房的實際情況，制定辦公用房分配方案。分配方案應(yīng)明確各部門的辦公區(qū)域、房間號、面積等信息，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批發(fā)布辦公用房分配方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由行政部門負責發(fā)布實施。行政部門應(yīng)及時通知各部門辦理辦公用房交接手續(xù)，明確辦公用房的使用責任和管理要求。（三）特殊情況處理1.對于因業(yè)務(wù)發(fā)展需要臨時增加辦公用房需求的部門，行政部門應(yīng)根據(jù)實際情況進行統(tǒng)籌安排，盡量滿足其需求。如確實無法滿足，應(yīng)向該部門說明原因，并協(xié)助其尋找臨時解決方案。2.對于因人員調(diào)動、部門撤銷等原因?qū)е罗k公用房閑置的情況，行政部門應(yīng)及時收回閑置辦公用房，并重新進行分配或調(diào)整。四、辦公用房使用（一）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)嚴格按照行政部門分配的辦公用房區(qū)域和房間號使用辦公用房，不得擅自占用其他部門的辦公空間。2.員工應(yīng)愛護辦公用房內(nèi)的各類設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或拆卸。如因工作需要進行改造或維修，應(yīng)提前向行政部門申請，經(jīng)批準后方可實施。3.辦公用房內(nèi)的設(shè)施設(shè)備應(yīng)按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。如因特殊情況需要借用其他部門的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)經(jīng)對方部門同意，并辦理借用手續(xù)。4.各部門應(yīng)保持辦公用房內(nèi)的整潔衛(wèi)生，定期進行清掃和整理。不得在辦公用房內(nèi)堆放雜物、垃圾等，保持辦公環(huán)境的整潔有序。5.辦公用房內(nèi)禁止吸煙、使用明火等行為，確保消防安全。如因工作需要使用電氣設(shè)備，應(yīng)遵守相關(guān)安全規(guī)定，不得私拉亂接電線。（二）安全管理1.行政部門應(yīng)定期對辦公用房的安全設(shè)施進行檢查和維護，確保消防設(shè)施、電氣設(shè)備、門窗等安全設(shè)施完好有效。2.各部門應(yīng)加強對本部門辦公用房的安全管理，教育員工提高安全意識，遵守安全規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時向行政部門報告，并采取措施進行整改。3.辦公用房內(nèi)禁止存放易燃易爆、有毒有害等危險物品。如因工作需要使用危險物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行管理，并采取必要的安全防護措施。4.下班時，各部門應(yīng)關(guān)閉辦公用房內(nèi)的電器設(shè)備、門窗等，確保辦公用房的安全。（三）費用管理1.辦公用房的水電費、物業(yè)費等費用由公司統(tǒng)一支付。行政部門應(yīng)定期對費用進行核算和統(tǒng)計，并按照相關(guān)規(guī)定進行分攤。2.各部門應(yīng)合理使用辦公用房內(nèi)的水電等資源，避免浪費。如因特殊原因需要增加水電用量，應(yīng)提前向行政部門申請，經(jīng)批準后方可實施。3.對于因辦公用房使用不當造成的設(shè)施設(shè)備損壞、水電費超支等費用，由責任部門或個人承擔。五、辦公用房調(diào)整（一）調(diào)整原因1.公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，如部門職能調(diào)整、業(yè)務(wù)拓展等，導(dǎo)致原辦公用房布局不合理或面積不滿足需求。2.人員變動，如人員調(diào)入、調(diào)出、崗位調(diào)整等，導(dǎo)致辦公用房需求發(fā)生變化。3.辦公用房資源優(yōu)化配置，如閑置辦公用房的重新分配、低效使用辦公用房的調(diào)整等。（二）調(diào)整流程1.需求提出因上述原因需要調(diào)整辦公用房的部門或相關(guān)部門，應(yīng)填寫《辦公用房調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整的原因、調(diào)整的范圍和調(diào)整后的需求等信息，并提交至行政部門。2.方案制定行政部門收到申請后，會同相關(guān)部門對調(diào)整需求進行實地考察和分析，制定辦公用房調(diào)整方案。調(diào)整方案應(yīng)包括調(diào)整的具體內(nèi)容、涉及的部門和人員、調(diào)整的時間安排等，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批發(fā)布辦公用房調(diào)整方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由行政部門負責發(fā)布實施。行政部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員辦理辦公用房調(diào)整手續(xù)，明確調(diào)整后的辦公用房使用責任和管理要求。4.交接驗收辦公用房調(diào)整完成后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進行交接驗收。交接驗收內(nèi)容包括辦公用房內(nèi)的設(shè)施設(shè)備、文件資料、環(huán)境衛(wèi)生等。交接驗收合格后，各方應(yīng)簽署交接驗收單，明確交接責任。（三）調(diào)整注意事項1.辦公用房調(diào)整應(yīng)盡量減少對公司正常工作的影響，如調(diào)整時間應(yīng)選擇在非工作高峰期或節(jié)假日進行。2.調(diào)整過程中，各部門應(yīng)積極配合行政部門的工作，按照要求及時辦理相關(guān)手續(xù)，確保調(diào)整工作的順利進行。3.對于因辦公用房調(diào)整涉及的設(shè)施設(shè)備搬遷、安裝等工作，行政部門應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門或?qū)I(yè)人員進行操作，確保設(shè)施設(shè)備的安全和正常使用。六、辦公用房維護（一）維護責任1.行政部門負責辦公用房整體結(jié)構(gòu)、公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備的維護和管理。2.各部門負責本部門辦公用房內(nèi)設(shè)施設(shè)備的日常維護和保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備的正常使用。（二）維護內(nèi)容1.整體結(jié)構(gòu)維護行政部門定期對辦公用房的整體結(jié)構(gòu)進行檢查，包括墻體、屋頂、地面等，確保結(jié)構(gòu)安全。如發(fā)現(xiàn)結(jié)構(gòu)損壞或安全隱患，應(yīng)及時安排維修或加固。2.公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備維護行政部門負責辦公用房公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備的維護和管理，包括電梯、空調(diào)、消防設(shè)施、給排水系統(tǒng)、強弱電系統(tǒng)等。定期對這些設(shè)施設(shè)備進行檢查、保養(yǎng)和維修，確保其正常運行。3.部門辦公區(qū)域設(shè)施設(shè)備維護各部門負責本部門辦公用房內(nèi)設(shè)施設(shè)備的日常維護和保養(yǎng)，如辦公桌椅、電腦、打印機、復(fù)印機等。定期對設(shè)施設(shè)備進行清潔、檢查和維修，及時更換損壞的零部件，確保設(shè)施設(shè)備的正常使用。（三）維護計劃1.行政部門應(yīng)制定年度辦公用房維護計劃，明確維護的內(nèi)容、時間安排、責任人等信息。維護計劃應(yīng)根據(jù)辦公用房的實際情況和設(shè)施設(shè)備的使用年限等因素進行制定，確保維護工作的全面性和及時性。2.各部門應(yīng)根據(jù)行政部門的維護計劃，結(jié)合本部門辦公用房內(nèi)設(shè)施設(shè)備的實際情況，制定本部門的設(shè)施設(shè)備維護計劃，并報行政部門備案。3.行政部門應(yīng)定期對辦公用房維護計劃的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行調(diào)整和改進。（四）維修管理1.辦公用房內(nèi)設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞時，使用部門應(yīng)及時向行政部門報告。行政部門接到報告后，應(yīng)及時安排維修人員進行維修。2.對于一般性故障，維修人員應(yīng)及時進行修復(fù)；對于較為復(fù)雜或需要更換零部件的故障，維修人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成維修，并做好維修記錄。3.維修費用在規(guī)定額度內(nèi)的，由行政部門