PAGE衛(wèi)生院檔案室工作制度一、總則1.目的為加強衛(wèi)生院檔案室工作的規(guī)范化、科學化管理，有效保護和利用檔案資源，為衛(wèi)生院的醫(yī)療、教學、科研、管理等各項工作提供有力支持，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。3.基本原則遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，確保檔案管理工作的集中統(tǒng)一；堅持維護檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性和安全性，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)與人員職責1.檔案室設(shè)置衛(wèi)生院設(shè)立獨立的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全與保密，防止檔案的損壞、丟失和泄密。積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為衛(wèi)生院各項工作提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。定期對檔案進行清查、核對，對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制。參與檔案管理工作的業(yè)務(wù)培訓和交流，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與歸檔1.文件材料的形成與積累各科室在工作活動中應(yīng)及時形成、積累各類文件材料，確保文件材料的真實、完整、準確。文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備，采用耐久性強的書寫材料和載體。2.收集范圍上級文件：包括黨和政府及衛(wèi)生行政部門頒發(fā)的與衛(wèi)生院工作相關(guān)的各類文件、指示、通知等。衛(wèi)生院內(nèi)部文件：如工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案、醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案（病歷、處方、檢查檢驗報告等）、設(shè)備檔案、基建檔案等。與衛(wèi)生院業(yè)務(wù)相關(guān)的外來文件：如合作協(xié)議、科研項目合同、學術(shù)交流材料等。3.收集要求各科室應(yīng)指定專人負責文件材料的收集工作，定期將整理好的文件材料移交檔案室。對于重要文件材料，應(yīng)及時收集并妥善保管，防止丟失或損壞。收集的文件材料應(yīng)保持其歷史聯(lián)系，按照一定的規(guī)律進行分類整理。4.歸檔時間當年形成的文件材料，一般應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。對于一些特殊的文件材料，如重大醫(yī)療事件檔案、重要科研項目檔案等，應(yīng)及時歸檔。5.歸檔程序文件材料收集人員對收集到的文件材料進行初步整理，剔除無關(guān)的材料，按照分類方案進行分類。對分類后的文件材料進行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。將整理好的文件材料裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。檔案管理人員對歸檔的文件材料進行審核，確認無誤后辦理交接手續(xù)，將檔案上架存放。四、檔案的整理與分類1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類方法采用年度機構(gòu)保管期限分類法。即先按年度分開，再按內(nèi)部機構(gòu)分類，最后按保管期限劃分。年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進行劃分。機構(gòu)：按照衛(wèi)生院內(nèi)部的科室設(shè)置進行分類，如辦公室、醫(yī)務(wù)科、護理部、財務(wù)科、藥劑科等。保管期限：根據(jù)文件的重要程度和歷史價值，分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。3.整理要求對歸檔的文件材料進行系統(tǒng)排列，去除重復、無效的文件。對破損的文件進行修復，對字跡模糊或易褪色的文件進行復制。編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等，目錄應(yīng)清晰準確，便于查找。五、檔案的保管與保護1.保管環(huán)境檔案室應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具使用符合標準的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風和查找。3.安全防護措施檔案室應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備。防火：安裝火災(zāi)自動報警裝置和滅火設(shè)備，嚴禁在檔案室吸煙和使用明火。防盜：檔案室門窗應(yīng)堅固，安裝防盜門窗和監(jiān)控設(shè)備，確保檔案安全。防潮：采取防潮措施，如放置干燥劑、通風換氣等，防止檔案受潮發(fā)霉。防蟲：定期檢查檔案，發(fā)現(xiàn)蟲害及時采取防治措施，如放置驅(qū)蟲藥品等。防鼠：采取防鼠措施，如封堵鼠洞、放置鼠夾等，防止檔案被鼠咬。防塵：保持檔案室清潔，定期打掃，防止灰塵對檔案的損害。防光：采用防光窗簾、燈具等，避免光線直射檔案。防污染：避免檔案接觸有害化學物質(zhì)，防止檔案被污染。4.檔案的定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，一般每年至少檢查一次。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。5.檔案的修復與復制對破損、褪色、字跡模糊等有問題的檔案，應(yīng)及時進行修復和復制。修復和復制檔案應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則，確保檔案的真實性和完整性。六、檔案的利用與借閱1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。2.利用范圍衛(wèi)生院內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。上級主管部門、司法機關(guān)等因工作需要查閱檔案。與衛(wèi)生院有合作關(guān)系的單位或個人因業(yè)務(wù)需要查閱檔案。3.借閱手續(xù)衛(wèi)生院內(nèi)部工作人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。外單位人員借閱檔案，需持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等，經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱要求查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。查閱重要檔案時，應(yīng)有檔案管理人員在場監(jiān)督。5.檔案的復印與摘錄因工作需要復印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復印件或摘錄件上加蓋檔案室印章。復印件和摘錄件應(yīng)與原件核對無誤，注明出處和用途。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準確判定檔案的價值。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。3.鑒定內(nèi)容檔案的內(nèi)容是否重要，是否反映衛(wèi)生院的主要工作和歷史發(fā)展。檔案的保存價值，包括現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。檔案的完整性和準確性。4.鑒定方法根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、來源等因素，對檔案進行綜合分析和評估。查詢檔案利用記錄，了解檔案的利用頻率和效果。征求相關(guān)業(yè)務(wù)科室和人員的意見，對檔案的價值進行判斷。5.銷毀程序經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報衛(wèi)生院分管領(lǐng)導審批。審批同意后，由檔案管理人員和指定的監(jiān)銷人員共同對檔案進行銷毀。銷毀檔案應(yīng)采用適當?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復