1、附件：2黨群行政檔案管理辦法及歸檔范圍一、黨群、行政檔案管理辦法為了加強學院黨群與行政類檔案(以下簡稱黨、政檔案)的管理，逐步實現(xiàn)規(guī)范化、制度化，更好地為學院各項工作服務，根據(jù)中華人民共和國檔案法和黑龍江畜牧獸醫(yī)職業(yè)學院檔案管理辦法制定本辦法。 第一章 基本原則第一條黨、政檔案是學院在黨群和行政管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像載體材料。第二條黨、政檔案是學院各項工作的重要歷史憑證，由形成單位整理、立卷、歸檔，學院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何單位和個人不得擅自保存和銷毀，以確保完整、系統(tǒng)、準確和安全。第三條黨、政管理文件材料應嚴格實行文書處理部門立卷歸檔制度。學院各系(部)、處

2、（室）要有一位負責人分管本單位的檔案工作，并確定兼職檔案人員，協(xié)同學院綜合檔案室認真做好黨政管理檔案的收集、整理、歸檔工作。第二章 歸檔范圍（見后）第三章 部門立卷和歸檔工作流程第四條形成積累學院黨群和行政各部門均為立卷單位，分工歸口立卷。 各立卷單位根據(jù)本單位歷年文件材料形成規(guī)律，預計新的一年可能產(chǎn)生新的內(nèi)容，編制案卷類目。 每一個立卷歸檔單位的專職文書處理人員或兼職檔案人員，在平時應嚴格按立卷類目做好文件材料的預立卷工作。 第五條立卷原則 文書處理部門立卷應按問題、作者、名稱、地區(qū)、時間、收發(fā)文機關六大特征和文件材料的自然形成規(guī)律，保持其歷史聯(lián)系，適當照顧保存價值，分類組卷，以能準確、全面

3、反映學院真實面貌和部門的主要職能活動，便于查找利用為原則。 第六條立卷分工 學院內(nèi)部自制文件由擬稿主辦單位負責立卷歸檔。各部門在工作中形成的具有保存價值的其它材料如工作計劃、總結、統(tǒng)計、數(shù)據(jù)、簡報、大事記等，全校綜合性的仍由各部門立卷歸檔，其余各部門分別立卷歸檔。 黨委和學院召開的代表大會、黨委會、常委會、擴大會、辦公會所形成的材料，由學院辦公室立卷歸檔。職能部門以黨委和學院名義召開的全校性專門會議、干部會議所形成的材料，由主辦單位立卷。 學院內(nèi)各單位向黨委、學院的請示、報告正文及相應的批復、批轉的原件，由學院辦公室立卷歸檔；請示，報告的原稿及批轉、批復的復制件，則由報文單位立卷歸檔。 兩個以

4、上單位共同辦理的文件，由主辦單位立卷歸檔，非主辦單位只保存復制本。 各臨時機構、撤銷機構形成的材料，應于機構撤銷前做好整理工作，移交綜合檔案室保存，任何人不得帶入其它單位。 第七條立卷程序按照歸檔的時間要求由專(兼)職檔案員按立卷類目將文件收齊歸卷，并對文件進行調(diào)整檢查，依照如下程序進行： 檢查案卷的文件成份。文件是否收集齊全完整，如有尚未辦完的文件，依照如下程序進行： 檢查案卷的文件成份。文件是否收集齊全完整，如有尚未辦完的文件，依照第十一條第一項執(zhí)行。同時檢查案卷有無多余的重份文件及不需要立卷歸檔的文件材料。 檢查案卷文件的聯(lián)系。依照案卷類目糾正案卷之間文件不統(tǒng)一，相互混淆重復或拆散文件聯(lián)

5、系的現(xiàn)象。檢查案卷文件保存價值。檢查各案卷中文件保存價值是否差異，一卷之內(nèi)應大體一致。 檢查雜卷文件數(shù)量。對文件數(shù)量太多的案卷，宜酌情適當分卷，文件數(shù)量太少的薄卷，可考慮適當合并組成小卷，一卷不超過200頁。 第八條立卷分類 1 分年度 先將文件按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入此件形成年度；跨年度的請示與批復，歸入批復年度；跨年度規(guī)劃、計劃、一般可歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告、歸入文件的內(nèi)容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件，一般可歸入會議開幕的年度；跨年度的非訴訟案件材料，應歸入結案年度；法規(guī)性文件歸入公布或批準年度；按學年處理的文件歸入專門年度。 2 分問題 將

6、文件按其內(nèi)容所反映的問題、事物分開。 3 分期限 將文件按照規(guī)定的不同保管期限分工。 第九條立卷組合 1 立卷組合的基本要求 立卷組合形式，一般按文件類型組合，適當分級，兼顧其它特征，使之聯(lián)系緊密。 2 立卷組合形式，一般按下述內(nèi)容和順序進行： 會議文件，按會議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可以一會一卷、一會數(shù)卷或數(shù)會一卷； 非訴訟案件材料，按立案問題或人頭組合，可以一案一卷或一案數(shù)卷； 統(tǒng)計、報表、名冊等文件，一般可按責任者或名稱組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可組成一卷或數(shù)卷； 學院管理和業(yè)務活動形成的業(yè)務文件、調(diào)研材料等，一般按單一問題組合； 工作計劃、總結等文件，一般可按責任者或名稱組合； 簡報按

7、名稱或期號組合； 其它文件材料可按照特殊的形式組合。 第十條卷內(nèi)文件材料按重要程度或時間順序排列 批復、批示在前、請示、報告在后； 正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后； 非訴訟案件結論性材料在前，依據(jù)性材料在后； 其它文件材料按時間順序排列。 第十一條對在裝訂線以外有字跡的文件材料或破損的文件材料，以及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等，要進行加邊、修補和裱糊；對較大的表格，要適當?shù)恼郫B。拆除文件材料上的金屬物。 第十二條成卷裝訂的卷內(nèi)文件編頁號，按件裝訂的卷內(nèi)文件編件號。 卷內(nèi)文件無論單面或雙面只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁號；頁號的位置在每頁材料非

8、裝訂線一側的下角。 卷內(nèi)文件應逐件加蓋檔號章，并填寫檔號章的各個項目、編制件號；檔號章的位置在每件文件首頁的右上角。卷內(nèi)文件數(shù)，一般以每份文件單獨計算為一件；請示與批復，來文與復文一般應分別計算件數(shù)；正本、定稿、歷次修改稿應分別計算件數(shù)；正件與附件，按一件計算。 第十三條填寫卷內(nèi)文件目錄 順序號：以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫的序號，亦即件號。 文號：文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。 責任者：形成該文件的單位或對該文件負有責任的署名者。 題名：即文件標題，一般應照實抄發(fā)。沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標題，外加“”號。 日期：文件的形成時間。填寫時可省略“年”、“月”、“日”，在表示年、月的

9、數(shù)字右下角加“.”號。 頁號：卷內(nèi)文件起止之頁的編號。 第十四條填寫卷內(nèi)備考表 本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名標注時間。 立卷人：由組成本卷的責任者簽名。 檢查人：由對案卷質(zhì)量進行審核的責任者簽名。 第十五條擬寫案卷標題。要求結構完整，一般應準確概括卷內(nèi)文件主要責任者、問題、文種。除會議文件外，不得用“文件材料”；除一般函件外，不得用“來往文件”；除非訴訟案件材料外，不得用“案件”。第十六條歸檔驗收文書立卷部門整理好案卷后，填好移交目錄，在次年六月份以前，提請學院檔案部門派人檢查合格后，雙方履行簽字蓋章手續(xù)

10、，辦理移交，并各備一份存查。 第四章 檔案管理開發(fā)利用第十七條根據(jù)高校檔案實體分類和檔號編制方案編制黨、政檔案的分類號和檔號。將案卷按分類號在檔案柜內(nèi)依次至上而下，從左到右排放；各柜、各庫應有檔案資料存放標志圖、示意圖。 第十八條每年定期檢查庫房“八防”(防火、防潮、防高溫、防強光、防塵、防蟲、防鼠、防盜)情況，定時記錄庫房溫度、濕度，保持庫房整潔。每二至三年對庫存檔案進行一次全面檢查，記錄在案，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。破損、褪變檔案要及時修復或復制。根據(jù)庫內(nèi)條件需要添置去濕機、空調(diào)機和吸塵器等。 第十九條改善閱覽條件并配置必要的復制設備，為利用者提供方便。健全借閱制度，規(guī)定借閱檔案的審批權限、期

11、限、數(shù)量、手續(xù)等事項。檔案查、借、歸還時，由利用者和檔案部門共同進行清點檢查，并在檔案查閱或借閱登記薄上登記；借出檔案要從嚴掌握，要定期催還，需續(xù)借者，應重新辦理借閱手續(xù)。對無故逾期不還者，應停止其借閱。如果發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，根據(jù)條例法規(guī)，區(qū)別不同情況，嚴肅處理。對調(diào)出及離退休人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案；沒有檔案部門簽署意見，人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。 第二十條根據(jù)工作需要，編制配套的檢索工具和參考資料，檔案館(室)指南等。 第二十一條對黨、政檔案進行加工匯編工作，編制全宗介紹、學院大事記、組織機構沿革、基礎數(shù)字匯編等。 第二十二條綜合檔案室應根據(jù)社會和學校需要，在適當時候通過展覽

12、和新聞媒介公布一定數(shù)據(jù)的檔案資料。 第二十三條古老、珍貴的檔案，應備有縮微或復制件，以代替檔案原件提供利用。 第二十四條對開放的檔案，應認真審查內(nèi)容，嚴格區(qū)分開放與控制使用的界限； 利用開放檔案，對國內(nèi)利用者與臺、港、澳同胞及外國人應有不同的要求； 開放黨、政檔案，應另行編制開發(fā)檔案目錄和檢索工具，供利用者檢索。 第二十五條逐步應用計算機進行檔案資料的檢索、匯編，提高開發(fā)利用檔案的能力。 第二十六條根據(jù)黨、政檔案的現(xiàn)實價值和歷史價值，以及保管期限的有關規(guī)定，鑒別和判定檔案的價值。在學院分管院長的領導下，由檔案部門和有關業(yè)務部門的人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定進行。鑒定方法采用直接鑒定法，個人審閱

13、，集體討論，即直接審閱每個案卷的內(nèi)容，不應只看案卷目錄和卷內(nèi)目錄。第二十七條對失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見，編制銷毀清冊和撰寫檔案材料內(nèi)容的分析報告，經(jīng)分管院長批準后，由二人在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊應永久保存。檔案部門在檔案銷毀后應及時調(diào)整檔案柜架且在相應的檢索工具中注明。 二、黨群檔案歸檔范圍（一）黨務綜合1. 上級黨組織有關黨的建設文件材料2. 學院內(nèi)部黨代會文件材料(1) 黨代會通知、工作報告、議程、決議、總結、記錄、發(fā)言稿、領導講話稿、照片、錄音、大會主席團、秘書長和代表、列席代表名單、候選人登記表、情況介紹、大會選舉辦法、選舉結果和上級批復等(2) 提案及

14、辦理情況、會議情況、小組會議記錄等3. 學院黨委會、常委、黨委擴大會、書記院長碰頭會的會議記錄、紀要、決議等文件4. 黨委工作計劃、報告、總結5. 黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉、通報和通知6. 以黨委名義召開的工作會議材料7. 黨群系統(tǒng)啟用印章的文件和印模8. 黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計材料9. 黨委及上級表彰的優(yōu)秀黨員、先進支部材料（二）紀檢、監(jiān)察、審計 1. 上級紀委關于紀檢工作的文件2. 紀委工作規(guī)章制度3. 紀委工作計劃、報告、總結、調(diào)查材料及重要統(tǒng)計資料4. 學院紀委會議記錄5. 黨員處分、復查材料6. 群眾來信來訪及處理意見7. 上級有關監(jiān)察、審計工作的文件8. 學院監(jiān)察、審計工作方面的

15、規(guī)章制度9. 監(jiān)察、審計工作計劃、總結、報告10. 監(jiān)察、審計工作統(tǒng)計年報及重要報表12. 有關學院產(chǎn)權的訴訟13. 有關法律案例的訴訟（三） 組織1. 上級關于組織工作的指示、決定、通知。2. 學院組織工作計劃、總結、決定、報告、調(diào)查材料3. 學院組織機構設置、變動的報告及決定、批復、通知 4. 落實政策的有關材料5. 干部任免、調(diào)動和離休報告、決定、批復、通知等6. 副處級以上干部名單（四）宣傳教育1. 上級關于宣傳工作的文件2. 學院宣傳工作計劃、決定、報告、通知和總結3. 反映學院重大活動的有關材料（五）工會1. 上級有關工會工作的文件2. 工會工作計劃、報告、決定、重要通知3. 教職

16、工代表大會文件材料4. 工會會員代表大會的有關文件 (通知、名單、報告、決議、選舉結果、領導講話、大會發(fā)言等文件)5. 表彰工會先進集體、個人的材料、名單6. 有關婦女工作重要材料（六）團委1. 上級關于團的工作文件2. 學院團代會文件 (通知、名單、工作報告、決議、選舉結果、領導講話、大會發(fā)言以及大會通過的文件)3. 學院學代會文件 (通知、名單、工作報告、決議、選舉結果、領導講話、大會發(fā)言和文件)4. 團委工作計劃、報告、總結及規(guī)章制度5. 團委工作典型調(diào)查材料、優(yōu)秀團員的材料6. 表彰和獎勵先進團支部、優(yōu)秀團員的材料7. 團委牽頭進行的重大活動的有關材料8. 社團活動、勤工儉學、社會實踐

17、的有關材料三、行政檔案歸檔范圍（一）行政綜合1. 上級有關學院行政管理的綜合性文件2. 全院性的規(guī)章制度3. 學院年度、學期工作計劃、報告、總結4. 院長辦公會、書記院長碰頭會議記錄、紀要5. 院務會議記錄、紀要6. 各部門的工作計劃、報告、總結和會議記錄7. 學院領導的重要講話和參加校外會議發(fā)言稿8. 學院教育事業(yè)規(guī)劃、計劃及上級批復9. 學院評估材料10. 學院向上級的請示及其批復11. 學院各單位的請示及學院的批復12. 有關全院性工作的調(diào)查材料和經(jīng)驗總結13. 學年報表及綜合統(tǒng)計14. 啟用印章的文件及印模15. 學院歷史沿革、情況介紹16. 學院大事記、簡報、信息、動態(tài)等17. 校史

18、工作材料18. 校友工作材料19. 校慶工作材料20. 群眾來信來訪文件材料 （二）人事檔案1. 上級機關有關人事工作的文件2. 學院人事工作的規(guī)章制度3. 人事工作計劃、報告總結、調(diào)查材料、會議記錄4. 關于機構編制規(guī)劃、計劃報告、上級批復5. 關于學院機構設置、變化的文件材料6. 表彰和獎勵先進集體、先進教職工的材料7. 處分教職工的材料和復查、撤銷處分的材料8. 師資培養(yǎng)、管理工作計劃、規(guī)定、總結9. 教師進修計劃、安排、總結10. 教師工作量的規(guī)定和執(zhí)行情況11. 人事有關統(tǒng)計報表12. 教職工名冊（三）保衛(wèi)檔案1. 上級有關公安保衛(wèi)工作的文件2. 學院保衛(wèi)工作方面的規(guī)章制度3. 學院保衛(wèi)工作計劃、總結、報告、調(diào)查材料、統(tǒng)計報表4. 學院師生員工案件的偵察、調(diào)查、處分結論材料及上級的批復、判決書5. 要害部門的公安保衛(wèi)、消防工作材料（四）后勤檔案1. 上級有關后勤工作的