1、公司檔案資料管理制度第一條 為了規(guī)范公司檔案資料管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。第二條 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理。2、綜合辦公室負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的內(nèi)勤負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。第三條 歸檔制度1、凡是屬于公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價(jià)值的文件、制度、資料均屬歸檔范圍。2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理。3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相

2、關(guān)部門保留的，綜合辦公室保存復(fù)印件。4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由經(jīng)營管理部按中華人民共和國會計(jì)法的相關(guān)規(guī)定保存原件；屬于人力資源方面的資料，由綜合辦公室人力資源保存原件；屬于工程建設(shè)方面的，由工程后勤部保存原件。6、公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)由經(jīng)營管理部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由經(jīng)營管理部保存原件。7、歸檔范圍外的資料包括各部門收集的客史檔案、客情通報(bào)、經(jīng)營數(shù)據(jù)分析、部門下發(fā)的內(nèi)部通啟、工作聯(lián)絡(luò)單、以及經(jīng)營部門的小票等由各部門自行保管。第四條 檔

3、案資料保管制度1、公司要設(shè)立存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。2、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)，以便于查找。3、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。4、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。5、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。第五條 檔案資料保存期限1、凡是由公司名義發(fā)出的文件、請示、會議紀(jì)要、通報(bào)、管理制度、工程建設(shè)等檔案資料，以及公司收到的重要的文件、

4、會議紀(jì)要、函件、相關(guān)批復(fù)等資料永久保存。2、凡是涉及金融財(cái)稅方面的資料、經(jīng)營合同等保存期限嚴(yán)格按照中華人民共和國會計(jì)法的相關(guān)規(guī)定保存。3、在各部門存放的由部門下發(fā)的內(nèi)部通啟、工作聯(lián)絡(luò)單，保存期限為一年。營業(yè)小票、預(yù)訂單、客情通報(bào)等在核對清楚業(yè)務(wù)已完結(jié)的情況下，保存期限為半年，業(yè)務(wù)仍未完畢的可酌情延長。4、各部門內(nèi)勤要按保存期限及時(shí)將本部門保存的檔案資料進(jìn)行整理，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，按要求分類處理。屬于歸檔范圍的由部門內(nèi)勤于年末移交綜合辦公室保存；屬于部門滿期存放的內(nèi)部通啟、工作聯(lián)絡(luò)單等資料于年末由內(nèi)勤移交綜合辦公室統(tǒng)一處理；屬于預(yù)訂單、小票、客情通報(bào)等資料于滿期后由內(nèi)勤移交經(jīng)營管理部統(tǒng)一處理。第

5、六條 檔案資料借閱制度1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。4、 借出檔案時(shí)，要規(guī)定歸還時(shí)間（原則上不超過一周）。過期由檔案管理員及時(shí)催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。5、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。7、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。第七條 注意事項(xiàng)在日常文件資料使用時(shí)，需加蓋印章的要嚴(yán)格印章的使用規(guī)范。公司各部門的印章只限于公司內(nèi)部使用。需