1、WPS文字學(xué)習(xí)教程北京金山辦公軟件有限公司1. 文檔基本設(shè)置11.1. WPS文字基本界面11.2. 常用文檔儲存格式11.3. 即點(diǎn)即輸22. 內(nèi)容創(chuàng)建與格式處理32.1. 商務(wù)文檔規(guī)范32.2. 查找替換批量處理32.2.1. 內(nèi)容替換32.2.2. 格式替換42.3. 圖片應(yīng)用效果及美化42.3.1. 圖片剪裁42.3.2. 環(huán)繞方式52.4. 利用段落布局版面排版62.5. 數(shù)字轉(zhuǎn)中文大寫72.6. 制表位對齊方式72.7. 文字工具快速處理及統(tǒng)一格式92.8. 表格創(chuàng)建及編輯技巧102.8.1. 插入表格102.8.2. 繪制斜線表頭112.8.3. 增加行和列112.8.4. 表格

2、屬性122.9. 表格高級應(yīng)用132.9.1. 表格與文本轉(zhuǎn)換132.9.2. 表格跨頁自動重復(fù)表頭132.9.3. 表格快速計(jì)算132.9.4. 表格合并&拆分142.10. 利用表格實(shí)現(xiàn)圖文混排143. 專業(yè)文檔構(gòu)成與編排163.1. 特殊排版分欄163.2. 標(biāo)題樣式應(yīng)用調(diào)整163.2.1. 日常編號與項(xiàng)目符號應(yīng)用163.2.2. 應(yīng)用多級標(biāo)題樣式173.2.3. 統(tǒng)一修改編號樣式183.3. 頁眉頁腳頁碼設(shè)置203.3.1. 快速插入頁眉頁腳、頁碼203.3.2. 如何設(shè)置首頁不同203.3.3. 自由控制頁碼起始頁213.4. 目錄創(chuàng)建與更新223.4.1. 快速創(chuàng)建目錄223.4.

3、2. 更新目錄224. 文檔協(xié)作與批量處理244.1. 文檔協(xié)助修訂244.1.1. 修訂應(yīng)用244.1.2. 接受或拒絕修訂244.1.3. 顯示修訂狀態(tài)254.2. 文檔保護(hù)254.3. 郵件合并批量制作格式相同文件264.3.1. 建立郵件合并主文檔264.3.2. 指定郵件合并數(shù)據(jù)源274.3.3. 插入對應(yīng)合并域274.3.4. 合并到新文檔285. 頁面布局及其他功能介紹305.1. 文檔結(jié)構(gòu)圖305.2. 利用章節(jié)導(dǎo)航為文檔分節(jié)305.3. 不同頁面方向自由切換315.4. 添加文檔水印325.5. 安全的保障：備份管理331. 文檔基本設(shè)置1.1. WPS文字基本界面功能描述：

4、WPS Office支持“在線皮膚”、“2016風(fēng)格”、“2013風(fēng)格”和“經(jīng)典風(fēng)格”自由切換，對于習(xí)慣在“經(jīng)典風(fēng)格”界面使用的用戶，可以通過“切換界面”功能自由選擇。操作步驟：單擊工具欄右上角“更改界面”按鈕單擊“我的皮膚”選擇所需界面風(fēng)格單擊“更改”將在下次啟動WPS Office時啟用經(jīng)典風(fēng)格。說明：推薦皮膚：含2016皮膚以及大量精美在線皮膚，在線皮膚可在聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下直接套用。我的皮膚：包含2013皮膚、經(jīng)典皮膚以及最近使用的在線皮膚。1.2. 常用文檔儲存格式功能描述：WPS支持微軟doc格式、金山wps格式和其他常用文檔儲存格式。因?yàn)槲④洸恢С?wps格式的打開，所以默認(rèn)的格式設(shè)置是

5、doc。用戶也可以在另存為中根據(jù)需求選在不同的文件保存格式。操作步驟：WPS文字菜單另存為選擇格式1.3. 即點(diǎn)即輸功能描述：在日常編輯文檔過程中，有時候需要在其他任意位置輸入內(nèi)容，很多用戶都是采用打空格或者打回車的方式進(jìn)行切換，此功能有效幫助大家解決了問題。操作步驟：任意位置雙擊即可2. 內(nèi)容創(chuàng)建與格式處理2.1. 商務(wù)文檔規(guī)范功能描述：一份正規(guī)的文檔，正文排版需要特定的規(guī)范，通過這些規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，能夠使整個版面更加專業(yè)。操作步驟：選定文字“開始”選項(xiàng)卡“段落”設(shè)置：首行縮進(jìn)2個字符/段前0.5行/段后0.5行/行距1.5倍數(shù)“確定”2.2. 查找替換批量處理2.2.1. 內(nèi)容替換功能描述：如果

6、一篇文章想要把同一個詞語換掉，一個一個的改很麻煩，可以用到文字的替換功能快速解決。操作步驟：開始選項(xiàng)卡查找替換替換輸入查找內(nèi)容輸入替換內(nèi)容選擇“全部替換”即可。2.2.2. 格式替換操作步驟：開始選項(xiàng)卡查找替換替換輸入查找內(nèi)容輸入替換內(nèi)容選擇“全部替換”即可。2.3. 圖片應(yīng)用效果及美化2.3.1. 圖片剪裁功能描述：在WPS文檔中，有時候圖片大小會影響整個排版，那我們可以根據(jù)實(shí)際版面需求剪裁圖片，使文檔更美觀。操作步驟：選中插入的圖片“圖片工具”選項(xiàng)卡剪裁按需選擇剪裁方式：2.3.2. 環(huán)繞方式功能描述：WPS 2016中的三大組件，均為用戶提供大量在線圖片，在聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下，用戶可直接搜索圖片

7、并使用。操作步驟：單擊“插入”選項(xiàng)卡“在線圖片”選擇需要的環(huán)繞方式。2.4. 利用段落布局版面排版功能描述：WPS文字的特色功能“調(diào)整段落布局”，可以幫助用戶更加快速地調(diào)整各個間距。操作步驟：通過拖動段落調(diào)整框上的上下左右小箭頭，即可輕松調(diào)整段前間距、段后間距、左縮進(jìn)以及右縮進(jìn)；還可通過移動段落前兩行行首的小豎線來調(diào)整首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)。2.5. 數(shù)字轉(zhuǎn)中文大寫功能描述：WPS文字提供了數(shù)字轉(zhuǎn)換功能，更加方便于用戶使用，例如：將文檔中的金額轉(zhuǎn)換為大寫模式。操作步驟：選定數(shù)字“插入”選項(xiàng)卡“插入數(shù)字”選定所需數(shù)字類型確定。2.6. 制表位對齊方式功能描述：在文檔中設(shè)置制表位是一種快速對齊文本的手

8、段，它能夠快速創(chuàng)建簡單列表，允許在同一行內(nèi)的文字采用不同的對齊方式。例如，創(chuàng)建一個帶有三列的清單，兩邊的內(nèi)容分別左對齊和右對齊，中間的內(nèi)容居中對齊，則可使用制表位來完成。根據(jù)對齊的方式，制表位有以下四類，其類型圖標(biāo)以及功能如以下列表所速：制表位對齊方式按鈕說明左對齊：在左對齊制表位上輸入的文字將以該位置為左邊界進(jìn)行對齊。居中對齊：在居中制表位上輸入的字符將以該位置為中心而排列右對齊：在右對齊制表位上輸入的字符將以該位置為右邊界進(jìn)行對齊小數(shù)點(diǎn)對齊：小數(shù)點(diǎn)對齊制表位能夠把數(shù)字在小數(shù)點(diǎn)的位置上對齊示例：利用制表符制作虛線對齊排版效果操作步驟： 點(diǎn)擊標(biāo)尺左側(cè)制表符選擇所需對齊方式在對齊的標(biāo)尺位置點(diǎn)擊鼠

9、標(biāo)插入一個制表位符號； 在文檔中輸入內(nèi)容按“Tab”鍵進(jìn)行光標(biāo)切換，注意：不是打空格； 選定已經(jīng)輸入文本雙擊標(biāo)尺上的制表符“前導(dǎo)符”中選擇一種符號“確定”.2.7. 文字工具快速處理及統(tǒng)一格式功能描述：文字工具是WPS Office的特色功能，可以為用戶將版面雜亂的文檔快速地排版整齊，真正做到“一鍵排版”。示例：利用文字工具快速排版文檔（面對有很多空格、空行的文檔，如何快速處理？）操作步驟：“開始”選項(xiàng)卡“文字工具”選擇“刪除空格”以及“刪除空段”即可。2.8. 表格創(chuàng)建及編輯技巧2.8.1. 插入表格功能描述：表格不僅能夠直觀鮮明的表達(dá)主題思想，而且它還是對文本等對象進(jìn)行對齊等格式操作中一個

10、便捷的手段。操作步驟：把輸入點(diǎn)光標(biāo)置于制表格的位置選擇“插入”選項(xiàng)卡“表格”可直接選擇行數(shù)列數(shù)插入或使用“插入表格”按鈕。2.8.2. 繪制斜線表頭功能描述：在WPS文字中的“繪制斜線表頭”功能，可以幫助你很輕松的繪制出一個標(biāo)準(zhǔn)的斜線表頭。操作步驟：插入表格后“表格樣式”“繪制斜線表頭”選擇所需表頭樣式“確定”。2.8.3. 增加行和列功能描述：WPS文字在表格的功能有很大的改進(jìn)，增添了很多使用戶的操作、應(yīng)用更為方便的功能，使用戶對表格的使用更為得心應(yīng)手。操作步驟：將光標(biāo)放在表格上回出現(xiàn)加號，可以通過單擊或拖動添加行列2.8.4. 表格屬性功能描述：在表格屬性中，可以對文檔中表格中文字進(jìn)行相關(guān)

11、設(shè)置，如行高、列寬，表格對齊方式等進(jìn)行設(shè)置。操作步驟：選定單元格點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“表格屬性”根據(jù)需求進(jìn)行選擇“確定”2.9. 表格高級應(yīng)用2.9.1. 表格與文本轉(zhuǎn)換功能描述：在文檔中使用表格，如需要將其轉(zhuǎn)換為文本格式，只需要通過簡單按鈕便可實(shí)現(xiàn)。操作步驟：選定表格“表格工具”“轉(zhuǎn)換成文本”根據(jù)需求選定“確定”。2.9.2. 表格跨頁自動重復(fù)表頭功能描述：在文檔中使用表格，如果表格數(shù)據(jù)較多，經(jīng)常會造成表格過頁，這樣第二頁就無法看到標(biāo)題行，對數(shù)據(jù)展現(xiàn)、查看數(shù)據(jù)造成一定的影響，以下可通過“重復(fù)標(biāo)題行”功能解決。操作步驟：選定表格標(biāo)題行“表格工具”“標(biāo)題行重復(fù)”。2.9.3. 表格快速計(jì)算功能描述：

12、在文字中體現(xiàn)數(shù)據(jù)，可使用表格工具完成簡單計(jì)算。操作步驟：選定表格標(biāo)題行“表格工具”“快速計(jì)算”下拉框選擇所需計(jì)算方式。2.9.4. 表格合并&拆分功能描述：在表格中，我們可以快速的將現(xiàn)有表格進(jìn)行合并和拆分。操作步驟：選定要合并或者拆分的表格“表格工具”選項(xiàng)卡選擇要進(jìn)行合并或者拆分即可。2.10. 利用表格實(shí)現(xiàn)圖文混排功能描述：在文字與圖片搭配排版的時候，經(jīng)常不能很好去控制圖片的擺放位置，不能按照自己的意愿來編排，表格協(xié)助排版，讓圖片不再“亂跑”！操作步驟： 插入相應(yīng)行數(shù)列數(shù)表格可根據(jù)實(shí)際使用合并單元格將文字復(fù)制至單元格內(nèi)“表格樣式”取消表格所有邊框； 點(diǎn)擊“表格樣式”選擇相應(yīng)框線格式為表格突出

13、模塊繪制邊框。 排版效果：3. 專業(yè)文檔構(gòu)成與編排3.1. 特殊排版分欄功能描述：使用分欄可以將頁面縱向劃分為若干區(qū)域，為文檔進(jìn)行特殊的排版。操作步驟：選定文字“頁面布局”選項(xiàng)卡“分欄”可直接選擇需要的欄數(shù)，也可以選擇“更多分欄”進(jìn)行選定設(shè)置。3.2. 標(biāo)題樣式應(yīng)用調(diào)整3.2.1. 日常編號與項(xiàng)目符號應(yīng)用功能描述：文檔中經(jīng)常需要應(yīng)用項(xiàng)目符號以及編號，在使用過程中，可以通過快捷鍵在進(jìn)行快速升級降級。操作步驟：點(diǎn)擊“開始”選項(xiàng)卡“項(xiàng)目符號”或“編號”按“Tab”鍵可降級/按“Shift+Tab”鍵可升級。3.2.2. 應(yīng)用多級標(biāo)題樣式功能描述：用計(jì)算機(jī)編輯文檔的一個好處就是能夠很方便地進(jìn)行格式設(shè)定

14、，你可以按照自己的需要，對字符和段落設(shè)置不同的格式。然而如果你希望修改某些相同級別文檔的格式，而文檔很又長，則將會是一件非常麻煩的事情。WPS文字提供了一種稱作樣式的方法，來解決相同級別文檔的自動格式化特性。操作步驟： 單擊“開始選項(xiàng)卡”“編號”下拉框“其他編號”“多級編號”選擇帶“標(biāo)題”字樣的多級編號樣式“確定”； 選定了多級編號后，可通過直接單擊“樣式”框中的“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”設(shè)定文檔標(biāo)題級別。3.2.3. 統(tǒng)一修改編號樣式功能描述：使用樣式編號的標(biāo)題，可以直接統(tǒng)一修改格式，對用戶格式設(shè)置上提高了效率。示例：統(tǒng)一將級別“標(biāo)題1”的大標(biāo)題格式修改為紅色字體，并加粗操作步驟： 光標(biāo)定位于任

15、意“標(biāo)題1”位置“開始”選項(xiàng)卡在樣式框中右鍵點(diǎn)擊“標(biāo)題1”字樣選擇“修改標(biāo)題”； 彈出對話框“格式”下拉框“字體”進(jìn)行修改后“確定”“確定”。3.3. 頁眉頁腳頁碼設(shè)置3.3.1. 快速插入頁眉頁腳、頁碼功能描述：長文檔編排必定離不開頁碼，頁碼可以讓用戶快速地找得到內(nèi)容所在的頁碼，在WPS中，優(yōu)化了頁碼的插入方式，讓用戶有更好的體驗(yàn)。操作步驟：“插入”選項(xiàng)卡“頁眉頁腳”進(jìn)入頁眉頁腳編輯狀態(tài)可在頁眉頁腳處看到快速插入頁碼按鈕；3.3.2. 如何設(shè)置首頁不同功能描述：正規(guī)長文檔編排，是需要有封面的展現(xiàn)，但是，封面是不需要有頁碼，且封面是可以有自己獨(dú)有的頁眉頁腳格式，因此，我們可以將首頁的排版獨(dú)立出

16、來，就不影響后期的排版工作了。操作步驟：進(jìn)入頁眉頁腳編輯狀態(tài)“頁眉和頁腳”“頁眉頁腳選項(xiàng)”勾選“首頁不同”“確定”。3.3.3. 自由控制頁碼起始頁功能描述：當(dāng)文檔使用了封面，就不能將封面的頁碼設(shè)置為“1”，而是從第二頁開始才顯示為“1”，可通過插入頁碼自由更改。操作步驟：進(jìn)入頁眉頁腳狀態(tài)“修改頁碼”下拉框勾選“重新開始編號”起始值“0”“確定”。3.4. 目錄創(chuàng)建與更新3.4.1. 快速創(chuàng)建目錄功能描述：應(yīng)用樣式的一個好處就是便于管理長文檔，其中，使用自動生成目錄，將是大家在實(shí)際應(yīng)用中很有用的一個工具。下面我們就來介紹如何使用WPS文字自動生成目錄功能。操作步驟：單擊“視圖”選顯卡勾選“導(dǎo)航

17、窗口”選擇“目錄”如后圖所示，在“格式”內(nèi)可以選擇插入目錄的類型單擊“確定”，即可在插入點(diǎn)生成文檔目錄。3.4.2. 更新目錄功能描述：當(dāng)自動生成目錄以后，如果你在文檔中做了修改，例如標(biāo)題的增減，頁面的更換等等操作后，目錄信息會不會隨著你的操作而更改呢？答案是會，但不是“全自動的”。下面我們就來講解如何更改目錄信息。操作步驟：右鍵單擊已經(jīng)插入的目錄選擇“更新域”選定“更新整個目錄”。4. 文檔協(xié)作與批量處理4.1. 文檔協(xié)助修訂4.1.1. 修訂應(yīng)用功能描述：將做好的文檔發(fā)給其他同事，如果其他同事在上面做了修改，想知道人家改了什么地方？可以直接使用該功能。操作步驟：“審閱”選項(xiàng)卡選擇“修訂”4

18、.1.2. 接受或拒絕修訂功能描述：當(dāng)同事針對文檔內(nèi)容進(jìn)行修改，通過修訂功能可以顯示修改了哪些內(nèi)容，同意或不同修改，均可以“接受”或“拒絕”。操作步驟：“審閱”選項(xiàng)卡選擇“接受”/“拒絕”也可以通過下拉框“接受”/“拒絕”所有的修訂。4.1.3. 顯示修訂狀態(tài)功能描述：由于使用修訂功能，界面上會有修改后所遺留的突出標(biāo)志，用戶客戶通過“顯示修訂狀態(tài)”下的各種情況進(jìn)行自由切換。操作步驟：“審閱”選項(xiàng)卡“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”下拉框。4.2. 文檔保護(hù)功能描述：修訂的目的是為了保留用戶的修改痕跡，但是，如果其他用戶在使用的過程中，將“修訂”功能取消，那么，就算對方做了修改，也不能體現(xiàn)效果。因此，為了防

19、止其他人取消修訂，可使用保護(hù)修訂的方法，設(shè)置密碼，讓文檔只能處于修訂狀態(tài)，想要取消修訂，除非知道密碼。操作步驟：“審閱”選項(xiàng)卡“限制編輯”在右方彈出“限制編輯”任務(wù)窗格勾選“設(shè)置文檔的保護(hù)方式”選定“修訂”“啟動保護(hù)”設(shè)定密碼“確定”。 4.3. 郵件合并批量制作格式相同文件4.3.1. 建立郵件合并主文檔功能描述：我們在工作中經(jīng)常會遇到這樣的一種情況，就是需要創(chuàng)建大量相同或相似的信函。利用郵件合并功能，可以直接從數(shù)據(jù)庫中拿出一批數(shù)據(jù)，合并到信函內(nèi)容中，這樣就不需要人工組合，節(jié)省大量的時間。主文檔就是信函的主體部分，包括套用信函的正文和格式等。操作步驟：在文檔中將統(tǒng)一的文字信息輸入并完成排版，在表格中將數(shù)據(jù)內(nèi)容整理完畢。4.3.2. 指定郵件合并數(shù)據(jù)源功能描述：郵件合并的第二步是指定在合并中使用的數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源所包含的是合并文檔中所需的信息。操作步驟：“引用”選項(xiàng)卡“郵件”“郵件合并”選項(xiàng)卡“打開數(shù)據(jù)源”選定數(shù)據(jù)源表格打開。4.3.3. 插入對應(yīng)合并域功能描述：創(chuàng)建了主文檔，打開了數(shù)據(jù)源之后，需要將數(shù)據(jù)源以合并的形式插入到主文檔中。操作步驟：將光標(biāo)定位在需要插入的位置，例如：姓名“郵件合并”選項(xiàng)卡“插入合并域”選擇“姓名”“插入”。注：其他項(xiàng)目依次按照此方法插入即可。 4.3.4. 合并到新文檔功能描述：創(chuàng)建了主文檔、數(shù)據(jù)源文件，