1、機(jī)關(guān)公文發(fā)文要點(diǎn)研討2014年8月1日,根據(jù)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例（中辦發(fā) 201214號）和黨政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T 9704 2012）（以下簡稱“機(jī)關(guān)公文”，下同），以及文秘組在實(shí)際工作中的經(jīng)驗(yàn)和體會，編寫出以下發(fā)文要點(diǎn)，詳細(xì)的可看“條例”和相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)（吳共享）： 新的機(jī)關(guān)公文從2012年7月1日起執(zhí)行，1996年 5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例和 2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法停止執(zhí)行。,目前，普遍使用Microsoft Word編輯文本文件，包括所有表格。公文用紙一般采用標(biāo)準(zhǔn)A4型，左側(cè)雙釘，正式文件必須使用雙面打印。 一、發(fā)

2、文要求 1.發(fā)文字號 編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。如：穗經(jīng)普字20131號、穗經(jīng)普辦字20131號、穗經(jīng)普辦函20131號等。 上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。,2.標(biāo)題 標(biāo)題一般使用2號小標(biāo)宋體字我們選用“文鼎小標(biāo)宋（簡體）”，行距為固定值約36磅（使用“格式段落”），編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。 3

3、.主送機(jī)關(guān) 主送機(jī)關(guān)即收文件的單位。屬下行文的，一般主送各區(qū)、縣級市普查辦或調(diào)查辦（對口單位）。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。,4.正文 公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字（行距為固定值約30磅1磅），編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。通常還可以再加二層，即第五層和第六層。我們從“條例”中沒有發(fā)現(xiàn)一定要順序使用一至四層。所以，平時(shí)有用“一、”和“（一）”搭配，也有用“一、”和“1.

4、”或者直接用“1.”和“（1）”的。文章中的所有數(shù)字采用“Times New Roman”字體。,5.附件說明 如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。 6.加蓋印章的公文 成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。 單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）

5、一行之內(nèi)。 聯(lián)合行文（略）。,7.成文日期 一般以最高一級簽發(fā)人簽名的日期為準(zhǔn)。用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），例如：2014年8月1日。 注意：送底稿給領(lǐng)導(dǎo)審批簽名時(shí)，不要打上成文日期。 8.附注 如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。例如：（聯(lián)系人：，聯(lián)系電話：831263）,9.附件 附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。 附件以表格形式出現(xiàn)時(shí)，不能使用Exc

6、el格式（必須轉(zhuǎn)換成Word格式或使用Word格式進(jìn)行編輯）。當(dāng)縱向版面不夠?qū)挾葧r(shí)，版面不可以旋轉(zhuǎn)（不可以使用橫向版面），只可以是表格旋轉(zhuǎn)（見附件表格實(shí)例）。,10.公開方式 公開方式位于抄送機(jī)關(guān)或印發(fā)機(jī)關(guān)上二行，左邊不留空格，用3號黑體字。其主要形式有三種：主動公開、依申請公開、免于公開（一般由擬稿人和核稿人共同確定），用3號仿宋體字。 11.抄送機(jī)關(guān) 如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號后的首字對齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。 如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方

7、法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。,12.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。 注意：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，必須放在雙頁最后一行。當(dāng)雙頁公文排版后所剩空白處不能容下“印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期”時(shí)，要插入2頁空白頁，以保證印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期放在雙頁最后一行。,13.頁碼 一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版

8、記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。插入頁碼有以下幾種方法： 視圖頁眉和頁腳頁面設(shè)置版式選“奇偶頁不同” 在頁眉和頁腳間轉(zhuǎn)換插入頁碼選4號宋體，加橫線和空格。 直接套用格式。 插入頁碼對齊方式外側(cè)，選4號宋體，加橫線和空格頁碼對齊方式外側(cè)確定（此方法比較簡單，且以前很常用，現(xiàn)屬于非標(biāo)，但在非正式文件中還很常用）。,二、編輯和排版 1.編輯 文件頁面設(shè)置頁邊距版式 上 3.7 下 3.0 頁眉 1.5 左 2.8 右 2.8 頁腳 2.7 2.排版 每頁最后一行盡量不放置標(biāo)題（大、中標(biāo)題）。 3.特殊情況處理 當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期

9、時(shí)，可以適當(dāng)采取調(diào)整行距、字距的措施解決。 4.校對人、擬稿人核稿簽發(fā)（略）,三、經(jīng)普辦常用的幾種公文 1.以領(lǐng)導(dǎo)小組的名義發(fā)文。由經(jīng)普領(lǐng)導(dǎo)小組組長或組長委托的副組長簽發(fā)的文件，使用文號：穗經(jīng)普字2013號。 2.經(jīng)普辦發(fā)文。由經(jīng)普領(lǐng)導(dǎo)小組副組長或經(jīng)普辦主任簽發(fā)的文件，包括： 轉(zhuǎn)發(fā)上級文件、聯(lián)合發(fā)文、重要的方案、細(xì)則、通知等，使用文號：穗經(jīng)普辦字2013號。 與平級單位商定工作、有關(guān)調(diào)研等，使用文號：穗經(jīng)普辦函2013號。 會議紀(jì)要，使用文號：穗經(jīng)普辦2013號。,3.其他文件、資料 便函、邀請函 會議通知 培訓(xùn)通知、上報(bào)工作進(jìn)度、工作小結(jié)等 簡報(bào)、簡訊 四、發(fā)文時(shí)要注意的地方 1.對于下發(fā)的

10、普查方案、辦法、細(xì)則、規(guī)定、重要的問題解答以及轉(zhuǎn)發(fā)國家、省的有關(guān)文件等，要有“發(fā)文通知”。表明文件的來源，要求下級如何執(zhí)行等。轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)，附件一般采用原件復(fù)?。ㄓ猩霞墮C(jī)關(guān)公章方為有效）。網(wǎng)絡(luò)版或印成書籍可以不使用原件。 2.便箋、便函、函件等文件，第一頁不標(biāo)注頁碼。,3.請示、函件和會議通知要有附注（即：“聯(lián)系人和聯(lián)系電話”），以備上級、對方單位或參會人員查詢。 4.當(dāng)簡報(bào)或資料的頁數(shù)為34頁時(shí)，可采用A3小冊子方式打?。ㄒ姾竺娲蛴?shí)例）。 5.文件印好后的交換流程（一般交換分為兩種）： 普通交換。只需將文件信封用訂書釘封口，在當(dāng)天早上九點(diǎn)前送到局辦公室文件交換室。 機(jī)要交換。必須將文件信封用膠水或漿糊封口，在前一天下午四點(diǎn)前送到局辦公室文件交換室，并要告知交換員要求對方簽收，以備查找文件下落。,五、打印實(shí)例（以Konica751為例） 1.打印A3小冊子 屬性 基本 紙張尺寸 選“A3” 布局 打印類型 選“小冊子” 排紙?zhí)幚?打 “折頁” 選“折頁” 確