1、如何做好會議的準備工作一、會議的準備工作（一）擬定會議工作方案。一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議記錄簡報工作、會議經(jīng)費預(yù)算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作等。（二）擬定會議議程、日程和程序。（三）準備會議文件、報告。日常工作會議的文件、報告，主要應(yīng)由各職能部門起草準備。會議秘書部門應(yīng)于會前通知有關(guān)部門報送會議文件，對文件內(nèi)容和質(zhì)量進行初審，并向領(lǐng)導(dǎo)同志提出所報送的文件能否提交會議討論的意見。（四）提出與會人員名單。（五）編排分組。多次性的大中型會議在參加會議人員名單確定之后，要對與進行編組，即按照一定的規(guī)律將全體與會人員劃分若干小組，以方便討論問題。編組的基本方法有：根據(jù)地域編組；根據(jù)系統(tǒng)或行業(yè)編組；完全按

2、人數(shù)編組。在進行編組時，要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會議機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志分散到各個組。（六）選定、布置會場。（七）制發(fā)會議證件。會議證件是表明與會議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。會議證件可分為兩類：一類是會議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。（八）發(fā)布會議通知。各項會議準備工作基本就緒后，要盡早發(fā)出開會通知，以便與會人員提前

3、做好準備。一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態(tài)度莊重嚴肅，備忘性好，參加人數(shù)較多或比較莊重的會議，宜發(fā)書面通知?？陬^通知特別是電話通知，應(yīng)擬一個電話通知稿，以便簡明、扼要、完整地進行通知。重要會議的通知發(fā)出后，應(yīng)及時檢查并進行落實。（九）制定會議須知。會議須知的內(nèi)容主要包括會議保密紀律、請假制度、會客制度、安全要求、作息時間和其他注意事項。（十）負責(zé)會議報到。會議報到是指需要集中住宿的中大型會議的與會者到達開會地點并通知會議秘書部門。報到是會議秘書部門準確掌握與會人員到會情況并實施組織的重要一環(huán)。對于應(yīng)該報到而未及時報到的，應(yīng)注意催促。報到完畢后，應(yīng)匯總情況，向會議領(lǐng)導(dǎo)報告。（十一）會議文

4、秘工作機構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配。日常工作性會議、小型會議，一般由常設(shè)會議行政部門或固定的專職、兼職會議文秘工作人員負責(zé)會議工作。規(guī)模較大且又較重要的會議，組織精干有力的工作班子或成立大會秘書處，下設(shè)若干工作小組如秘書組、文件組、業(yè)務(wù)選舉組、簡報組、宣傳報道組、翻譯組、總務(wù)組、警衛(wèi)組、交通組等。明確分工，各負其責(zé)，保證會議順利進行。二、會議前的計劃與成本預(yù)算1、會議計劃會議計劃首先應(yīng)明確會議的目的與任務(wù)，確定會議的名稱、出席對象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時間、需用時間、地點、議程等。其次會議計劃應(yīng)明確會議應(yīng)做哪些準備工作，如需用哪些文件，會議怎樣布置，是否需食宿、車輛、是否安排參觀、文化娛樂等

5、其他活動。再次決定會議的工作人員和服務(wù)人員，必要時成立籌備組、臨時行政處或籌備委員會。會議計劃由文秘制訂、提出，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準后，再由文秘或行政處組織人員，分頭按計劃執(zhí)行。 2、會議成本預(yù)算有明顯投入的大中型會議，特別是跨地區(qū)的、會期超過一天的會議，必須計算成本，作出預(yù)算。會議成本包括兩部分：（1）會議明顯的耗費如會場租借費、文件材料費，與會者的交通費、食宿費、活動費以及服務(wù)人員的工資等。這些費用是可以明顯計算出來的，又是直接消費的。（2）與會者因參加會議而損失的勞動價值這部分勞動價值以每小時工資的3倍再乘以2計算。它的含義是這樣的：一個生產(chǎn)者的勞動價值至少是他工資的3倍，參加會議前必然要作些

6、準備，會后又有用于思考、回憶的時間，所以還要乘以2。會議成本的計算公式是：會議成本x+2j*n*t其中，x表示顯性成本的總和；j代表與會人員每小時平均工資的3；n表示人數(shù)；t代表時間（小時）三、安排會議時間的技巧會議時間盡量要短，會議時間超過一小時，由于腦力消耗過大，產(chǎn)生疲勞感，與會人員就會盼望會議早點結(jié)束，這勢必影響會議作出有效的決定。因此，一般的部署工作、研究日常工作的辦公會、情況碰頭會，應(yīng)盡可能在一小時左右的時間內(nèi)開完，對于議題多或討論重大問題的會議，確需較長時間，可劃分為幾段開，使一次會議變成若干次小會，每段各有中心，一段進行完了，有適當(dāng)?shù)男菹r間，使與會人員精力得到恢復(fù)、緊張的思維得

7、到調(diào)節(jié)后再進入下一段。四、會議場所的選定與布置 1.選定會場。會場的選擇，要結(jié)合開會人數(shù)、會議內(nèi)容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：第一，會場大小適中，以每人平均23平米為宜。太大顯得松散，過小則擁擠。第二，會場地點適中。第三，會場附屬設(shè)施齊全，包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴音、錄音等。2.布置會場。不同的會議，要求有不同的布置形式。黨的代表會議會場要求樸素大方，人民代表大會會場要求莊嚴隆重，慶祝大會會場要求喜慶熱烈，追悼會會場要求莊重肅穆，座談會會場要求和諧融洽，紀念性會議會場要求隆重典雅，日常工作會議會場要求簡單實用。這里主要講一下會場形式和排列座次問題。會場形式。日常

8、工作會議的會場布置形式多為圓型、橢圓型、長方型、正方型、一字型、t型、馬蹄型，體現(xiàn)民主與團結(jié)的氣氛；座談會、討論會的會場布置成半圓型、馬蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有輕松、親切之感；中型會議的會場布置成而字型、m字型、扇面型，使人有正規(guī)、嚴肅之感；大型茶話會、團拜會的會場布置成星點式、眾星拱月式為好。大型會議一般在禮堂召開，形式是固定的。排列座次，是指按照一定的規(guī)律和比較科學(xué)的原則給與會人員安排座位。排列座次的幾種規(guī)則：1、凡要正式公布名單的，按照名單先后順序排列座次。2、按照選舉得票多少排列座次，得票數(shù)一樣的，以姓氏筆畫為序排列先后。3、按照姓氏漢語拼音字母字頭為序排列先后。4、按照姓

9、氏筆畫為序排列座次。排列座次的幾種方法：1、橫排法。即按照公布名單或以姓氏筆畫為序從左于右依次排列座次，先排出席會議的正式委員（代表），后排候補委員（代表）。2、豎排法。即按照各代表團成員的即定次序或姓氏筆畫沿一條直線從前至后依次排列座次，正式代表在前，候補代表在后。每個代表團的排列次序按固有順序從左至右排列，或以會場中心座位為基點，向兩邊交錯擴展。3、左右排列法。即按照公布名單或以姓氏筆畫為序，以會場或主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座次。中國傳統(tǒng)習(xí)慣以左為上，排在第一位的居中而坐。以此為基點，其余的以居中者的左手方為第一順序，一左一右，依次排列。五、準備會議通知須知會議通知按形式分

10、，有口頭通知和書面通知；按通知的行為方式分，有面對面通知、電話通知、電腦通知、電報通知、墻報通知、報紙通知、廣播通知、電視通知等。書面通知按傳遞方式分，有內(nèi)部傳遞通知、郵寄傳遞通知和報紙、廣播、電視通知；按作用又可分為預(yù)告通知和正式通知。會議邀請函、請柬也是會議通知的書面形式。書面通知以寄、發(fā)書面文字的形式所進行的會議通知。會議書面通知除具有正規(guī)莊重的特點外，也具有備忘和作為會議入場或報到憑證的作用。發(fā)會議通知要盡量早些，以便使與會人員接到通知后，有充足的時間準備和趕到會場，也便于會務(wù)人員安排回程的車、船、機票。有的會議對發(fā)通知有規(guī)定的時間，如人大常委會議的通知要在報到前1周至2周發(fā)出。當(dāng)然，一般的會議沒有必要過早發(fā)通知，以免情況發(fā)生變化而變更會期。做好發(fā)通知這項工作，需要在平時打好基礎(chǔ)，不能忽視一些細小、瑣碎的事情。例如領(lǐng)導(dǎo)人、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址等難免發(fā)生變化，要注意及時修正。機關(guān)單位內(nèi)部所發(fā)的書面通知，要求當(dāng)事人簽名，當(dāng)事人不在，請別人代轉(zhuǎn)通知，也要求代轉(zhuǎn)通知人簽名，事后通知人要追蹤落實。電報通知寫電報時要求在明了的基礎(chǔ)上做到簡潔，但不該壓縮的文字不能壓縮，容易產(chǎn)生歧義的詞句不能壓縮，各項內(nèi)容都要寫得明確具體，不能讓對方猜測。在不能確認被通知單位或個人是否參會時，應(yīng)要求對方接到通知后回電。傳真和電腦通知：務(wù)必弄清對方是否收到、收全通知，收到的通知是否清