1、企業(yè)檔案管理實務講師：黃龍寶2015年10月1日。學習目的：了解檔案管理的基本知識，學習掌握檔案管理技能，將檔案管理與工作相結(jié)合，為工作提供幫助。要求：上課保持安靜。請隨意浪費你的時間。積極配合課堂實踐。在當今的經(jīng)濟社會中，隨著法律法規(guī)的不斷完善和全民法律意識的不斷提高，希望通過法律程序維護自己的合法權(quán)益或?qū)で蠊年愂鲆呀?jīng)成為一種普遍的流行行為。企業(yè)作為社會經(jīng)濟運行的活躍主體，無論是否愿意，通常都來自于企業(yè)發(fā)展過程中形成的檔案，而“舉證責任倒置”的分配原則幾乎將企業(yè)的舉證責任推到了極限。因此，說企業(yè)檔案的使命關(guān)系到企業(yè)的生存并不是危言聳聽。讓我們分享以下案例：3 .例如，案例1中，一家建筑企

2、業(yè)與業(yè)主簽訂了一項長達13公里的跨海大橋的施工合同后，就失去了調(diào)整最終結(jié)算價格的重要補充協(xié)議，因此在后來的訴訟中要求拖欠工程款，本應因價格調(diào)整而支付的8000萬元工程款也就失去了。點評：企業(yè)與外界經(jīng)濟交流過程中簽訂的各種合同，尤其是根據(jù)實際情況增加的補充協(xié)議和變更協(xié)議的丟失，使得企業(yè)在合同履行過程中被推到被告席，必然敗訴，甚至遭受巨大的經(jīng)濟損失。一、第四、二、七案：“長城”酒類商標侵權(quán)糾紛原告：中國糧油食品(集團)有限公司(以下簡稱中糧)被告：北京嘉魚東方酒業(yè)有限公司被告：南昌喜糖酒業(yè)副食品有限公司被告：秦皇島鴻盛酒業(yè)有限公司案“長城圖”是原告中糧使用的注冊商標，被國家工商行政管理局認定為馳名

3、商標。原告認為被告利用“嘉魚長城”商標制造和銷售各種酒類，造成了巨大的經(jīng)濟損失，因此向法院提起訴訟。權(quán)利要求1經(jīng)審理，法院認為，原告的長城是由文字和數(shù)字組成的，但相關(guān)公眾將帶有長城文字的佳譽長城商標的酒類產(chǎn)品與原告的產(chǎn)品混淆，或與原告的產(chǎn)品在來源上有特定的聯(lián)系，就足夠了。被告的“嘉魚長城”商標使用了原告“長城”商標中最顯著的書寫要素，侵犯了原價1000萬元。企業(yè)自主創(chuàng)新核心技術(shù)原始檔案的泄露或丟失，可能對企業(yè)造成災難性的打擊。近年來，在中國，掌握企業(yè)技術(shù)的高級技術(shù)人員跳槽、泄密的現(xiàn)象非常普遍。這無疑是企業(yè)發(fā)展中的一大隱患。它總是威脅著企業(yè)的發(fā)展。更為嚴重的是，大多數(shù)企業(yè)自主創(chuàng)新核心技術(shù)的原始檔

4、案往往分散在企業(yè)技術(shù)人員手中。一旦這些原始文件隨著技術(shù)人員的流動而丟失或轉(zhuǎn)移給競爭對手，企業(yè)不僅可以繼續(xù)保證自己擁有這一核心技術(shù)，更重要的是，由于原始文件的丟失，它們被視為侵犯知識產(chǎn)權(quán)的被告，被競爭對手起訴，企業(yè)要么付出巨大的代價換取這一技術(shù)的使用。否則從現(xiàn)在開始，這項技術(shù)將無法使用。6.云南代課老師沒有因為25年的教學經(jīng)驗而跳越50米高的瀑布自殺。7.檔案證明他們是代課老師。資料來源：2011年1月31日。不久前，內(nèi)蒙古自治區(qū)教育廳發(fā)布了關(guān)于1985年以前參加教育的代課教師和民辦教師的通知。根據(jù)通知要求，所有合格的代課教師和私人教師都在1985年前被解雇。赤峰林西縣檔案館迎來了檔案檢索的高峰

5、。為了確認代課教師的身份和教齡，代課教師從各種各樣趕到縣檔案館教師查閱檔案的范圍主要集中在1950年至1985年保存在教育局的文件和會計檔案。僅在20天內(nèi)，300多名代課教師和私人教師來到縣檔案館尋找相關(guān)文件。通過縣檔案館工作人員的耐心閱讀和搜索，從教育局的檔案中找到了300多卷代課教師和私人教師的檔案材料，并為181人提供和分發(fā)了400多份輔助材料。與此同時，沒有找到文件的老師得到了回答，并指出其他線索或解決辦法?？h檔案館扎實而認真的工作贏得了社會各界的一致好評，老師們稱贊：“這些東西幾十年前就被檔案館保存得很好，為我們提供了證明身份和享受相應生活待遇的依據(jù)。非常感謝！”摘自2010年12月

6、30日第2098號第二版，第8頁。檔案與我們密切相關(guān)。從我們出生的那一刻起，我們每個人都有一生的檔案命運。例如，你的出生證明是你的第一個文件！它客觀地記錄了你來到這個世界的幾乎所有情況：出生時間、性別、體重、健康狀況、你是否自然分娩、父母的情況、你分娩嬰兒的醫(yī)院、醫(yī)生、家庭住址，甚至你的腳印。至于你成長過程中的照片或DV，各種學歷證明、日記或工作筆記、工作經(jīng)歷證明、各種獎狀、病歷、結(jié)婚證、銀行存折、社會保險手續(xù)，甚至買房、買車、購物、借條、商業(yè)貸款等手續(xù)。經(jīng)過整理和保存，它們是您的個人文件，也可以稱為家庭文件。國家、社會、學校和其他任何單位的活動都形成了各種各樣的文件，具有保存價值的文件成為檔

7、案。9，第1部分：檔案基礎(chǔ)知識，10，1。發(fā)展概述，1 .在人物出現(xiàn)之前：綁繩子，刻契約。在文字出現(xiàn)之前，人們用繩結(jié)雕刻來記憶事物和表達意思。所謂打結(jié)是指在繩子上打各種結(jié)來表達不同的意思。雕刻是指在骨頭、木頭、竹子或其他材料上作出各種形狀的標記，用來記錄某一事實或作為有關(guān)各方之間的一種信任。它可以說是檔案的前身，11、檔案的起源，而中國現(xiàn)存最早的檔案是在3500多年前的甲骨檔案中產(chǎn)生的。它之所以是一個具有嚴格意義的文件，原因如下：1 .完整清晰地記錄歷史；2.集中保管。3.可供搜索和使用；12.(2)在文字時代，隨著文字的出現(xiàn)，在原始公社衰落和私有制出現(xiàn)的時候，具有科學意義的文件就產(chǎn)生了。歷史

8、載體的演變：甲骨文、電子、石、音像、紙、竹簡、帛書、13、(3)歷史檔案名稱的變化，夏、商、周、西周、東周(春秋、戰(zhàn)國)、秦、西漢、新王朝、宣漢、東漢、三國時期(魏、蜀、吳)、金(西晉、東晉)、南北朝(宋、齊、梁、陳)、北朝(北魏、東魏)、夏、商：書、周檔案概述，廣義：檔案定義，檔案是指從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學的國家機關(guān)、社會團體和個人。企業(yè)檔案的定義是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各種活動中形成的，對國家、社會和企業(yè)具有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。15，文件定義分析，(1)文件的來源：從創(chuàng)建者看來源：機構(gòu)，組織和個人，(2)文件的內(nèi)容涉及到社會生活的各個領(lǐng)域和方面，以及(3)文件的保存

9、條件是歷史文獻備查。(1)檔案有條件地由文件轉(zhuǎn)化而來。一個完整的文檔可以變成一個文件。有三種情況：1 .文件的內(nèi)容需要立即完成，并且已經(jīng)完成。2.文件的內(nèi)容需要長期執(zhí)行(處理)，但只要文件處理程序完成，它也被認為是一個。3.你不需要具體處理它。你只需要完成文書工作。從這個角度來看，文件是檔案的先導，檔案是文件的歸宿。(2)具有一定參考和利用價值的文件可以成為檔案。從這個角度看，文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的本質(zhì)。(3)按照一定規(guī)則保存的文件最終可以成為檔案。檔案是檔案的要素，檔案是檔案的組合。18、從檔案的載體來看，有甲骨文、石頭、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤、u盤、云等等。有三種基本表達方式

10、：文字、圖像和聲音；記錄方法：手寫、剪切、打印、攝影、錄音、錄像等。就檔案名稱而言，古代有詔令、詔書、書名、紀念冊和卡片，現(xiàn)代有命令、通知、咨詢和介紹。當代人有計劃、報告、要求指示、答復、會議記錄等。就類型而言，有文件檔案、科技檔案和專題檔案。檔案形式分析，19，20，檔案屬性分析，信息屬性(資源)，知識屬性，原創(chuàng)性，真實性和普遍性，21。具體而言，檔案是生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)，檔案是政治斗爭的必要工具，檔案是科學研究的可靠資料，是宣傳教育的生動資料，檔案是維護國家、集體和個人合法權(quán)益的法律憑證。總之，檔案的功能可以概括為：憑證和參考的作用。文件功能分析，憑證功能和參考功能，22，企業(yè)文件保管期限

11、表，23，第二部分：文件管理實踐，文件工作“八個環(huán)節(jié)：文件收集(集中)文件識別(細化)文件整理(系統(tǒng))文件統(tǒng)計(計劃)文件編目(差異)文件檢索(歸納)文件保管(安全)檔案的可視化圖表，編目，收集，存儲，識別，檢索，提供和利用，活動，集中，系統(tǒng)，細化，安全，歸納，服務，統(tǒng)計，分類，區(qū)分，計劃和檔案工作I，25，收集，文件裝訂，文件分類歸檔號的準備、編目和打包共享的原則可以最大限度地減少文件的副本數(shù)量和存放場所，提高文件的保密性和安全性，降低管理成本。 分類歸檔原則：及時分類、整理、編輯和傳遞，科學歸檔，提高管理質(zhì)量和效率。一、文件管理的原則27、1、文件的收集和整理，文件的收集，即把分散在職能部

12、門和各單位內(nèi)部個人手中的文件和資料，按規(guī)定集中存放。收集是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與集中利用要求之間的矛盾。它是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的重要基礎(chǔ)內(nèi)容。文件和檔案有什么區(qū)別？文件是文件的前身，文件是文件的目的地。檔案與數(shù)據(jù)的聯(lián)系與區(qū)別？直接描述和反映本單位形成的書面材料/參考.綜合管理公司綜合系統(tǒng)檔案管理細則1.doc，28，1。文件和法律機關(guān)或組織經(jīng)過一定的處理程序后以一定的形式出現(xiàn)。2.檔案是文件和資料(包括技術(shù)人物、電影、照片等)。(一)單位在公務活動中形成的，具有調(diào)查利用價值的。文件與檔案的區(qū)別，29，文件格式：標題，部門代碼，年號和序號。除了

13、全面的報告和總結(jié)，正式格式：是一篇文章。結(jié)束格式：發(fā)證機關(guān)(簽名或簽字):機門、人員、發(fā)證時間和最后一次發(fā)證時間，文件格式，30，紙張要求：國際標準A4紙(210*297)，發(fā)文公文紙張要求3360公文紙頭(上白邊)為：37毫米1毫米；預留(左白邊)是28MM1MM毫米排版要求：正文標題為方正小方松20，仿宋GB23123。一級標題為黑體字3號，二級標題為楷體字GB 2312號，頁碼為宋體字4號，段落格式為23-30磅。打印需要：雙面打印，正確的頁碼和左側(cè)裝訂。一、公文的格式要求，31、1、上級發(fā)文2、單位發(fā)文3、下級發(fā)文、單位或部門管理過程的記錄或資料1、文件和資料應完整、完整，并準確反映本

14、單位各項活動的歷史特征。2.文件材料的規(guī)格和書寫材料的要求。3.視聽資料歸檔要求。文件材料的歸檔范圍，各類文件材料的歸檔要求，32，1?？蒲袡n案歸檔時間：成果鑒定后三個月內(nèi)歸檔；2.設(shè)備檔案歸檔時間：安裝調(diào)試后三個月內(nèi)歸檔；3.基本建設(shè)檔案歸檔時間：各施工承包商應在項目單位竣工后三個月內(nèi)向建設(shè)單位歸檔項目文件；4.會計檔案歸檔時間：每隔一年向檔案館移交一次；5.業(yè)務檔案歸檔時間：從動態(tài)到靜態(tài)的轉(zhuǎn)換；6.其他文件的歸檔時間：活動結(jié)束后歸檔。提交時間：33。2.對歸檔文件進行整理和編目，以解決檔案凌亂狀態(tài)和系統(tǒng)檢索之間的矛盾。它是對收集到的零散、不系統(tǒng)的文獻資料進行分類、組合、整理和編目，使整理后

15、的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保存和利用。檔案整理是根據(jù)文獻資料在來源、內(nèi)容和形式上的歷史關(guān)系，對檔案進行系統(tǒng)分類、組合、整理和編目的工作。對歸檔文件進行裝訂、分類、排列、編號、編目和包裝以使其有序的過程。34歲。文件的標準化整理和編目、最終卷的調(diào)整和卷內(nèi)文件的排列、文件標題的準備、卷內(nèi)文件編號、文件目錄的填寫、卷內(nèi)檢查表的填寫、文件封面的填寫、文件的裝訂、文件目錄的編制。文件整理應充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于存儲和利用。排序原則，36，排序方法，裝訂：按件裝訂分類：年份-組織(問題)-存放期編號：文件首頁頂部的歸檔章(所有權(quán)號、年份、存放期、零件號)編目：按件

16、包裝：按零件號順序包裝，37。收集、文件裝訂、文件分類、文件整理、編檔編號。文件管理流程圖2:38，如何對文件進行分類，一般分類方法有a，時間分類：1)年度分類：2)期間分類：1)組織分類：2)作者分類：3)對應分類：39，如何對文件進行分類，C，內(nèi)容分類1)技術(shù)分類2)文件分類3)媒體分類d，形式分類1)文件類型分類2)載體形式分類3)形狀規(guī)格分類，40，企業(yè)文件分類方案，41，企業(yè)文件分類方案，42， 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理表，43，數(shù)據(jù)手冊替換頁，規(guī)格：A4尺寸：31027360，材料：紙張尺寸：30722030毫米，46，就公司人力資源而言：文件編號jwzhrd 2015001-序號，文件編目規(guī)則，年，項目名稱，部門，公司名稱，綜合管理公司綜合系統(tǒng)檔案管理細則1。醫(yī)生。整理單元一般應該是“自然件”，也就是說，單個文檔是一個“件”。1、原始文