1、1,校安工程檔案管理,2011年9月15日,2,引言,校安工程的主要目標校安工程的四個階段 各地檔案管理概況 檔案收集的范圍和方法 檔案管理成功案例,3,校安工程的主要目標,把學校建成最安全、最牢固、家長最放心的地方：學生能在最安全的校舍學習 校舍管理的信息化：全面掌握校舍安全信息 建成精品工程和陽光工程 達到重點防御地區(qū)的設防標準 重建D級危房、改建C級危房 科學設計、安全施工、高質量、高效率,4,校安工程的四個階段,（1）排查鑒定。 （2）編制規(guī)劃。 （3）組織實施。 （4）建檔歸檔。,各級教育行政部門實現(xiàn)校舍管理方式創(chuàng)新，以人的生命為本實現(xiàn)辦學條件根本變化重要手段。,綜合全國各地實踐，重

2、視信息采集和檔案管理做好校工程的是一條的規(guī)律。,5,一、校安工程檔案資料歸檔 二、校安工程檔案收集 三、校安工程檔案立卷 四、校安工程檔案利用 五、校安工程檔案管理辦法說明,6,一、校安工程檔案資料歸檔,7,歸檔：同義詞為存檔，指將處理完畢且具有保存價值的的各種形式的記錄整理后交檔案室（館）保存?zhèn)浒?備查)的過程。 歸檔，校安工程在實施過程中和各項目在排查鑒定、規(guī)劃、加固改造等各個階段及其他正在實施或將要實施的所有中小學校舍建設工程所形成的、與校舍安全有關的、具有保存價值和各種形式的記錄，經(jīng)校安辦人員系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國家規(guī)定的一項制度，又叫“歸檔制度”。,8,辦法第十

3、三條對歸檔文件的質量要求作了規(guī)定，其它要求按建設工程歸檔整理規(guī)范的要求 第十三條 歸檔的文件材料要字跡清楚，圖面整潔，不得用褪色的書寫材料書寫、繪制，卷首編制文件目錄，卷末設立備考表，標明立卷人和審核人。,9,（一）國務院文件的要求,國務院辦公廳印發(fā)的全國中小學校舍安全工程實施方案明確提出各地人民政府組織對行政區(qū)域內(nèi)各級各類中小學現(xiàn)有校舍（不含在建項目）進行逐棟排查，按照抗震設防和有關防災要求，形成對每一座建筑的鑒定報告，建立校舍安全檔案。,10,（二）國務院和省領導的要求,劉延東國務委員在全國中小學校舍安全工程工作電視電話會議上的講話強調，在排查鑒定的基礎上，實現(xiàn)在全國每一所學校都有校舍安全

4、檔案，每一個地區(qū)的教育和建設主管部門都要掌握轄區(qū)內(nèi)每一座校舍的安全信息。,11,（三）校舍安全工程本身的要求 1. 管理文件多 校舍安全工程的實施時間是三年，量大面廣，涉及各級政府、校安辦和有關部門，將印發(fā)大量的管理文件和資料，這些文件和資料必須進行系統(tǒng)地整理和歸檔，以全面反映校安工程的實際。,12,2. 工程環(huán)節(jié)多 校舍安全工程增加了排查鑒定的環(huán)節(jié)。排查既包括對學校場址的排查，也包括對所有單體建筑物的排查。根據(jù)不同地區(qū)的特點，對校舍的鑒定包括抗震鑒定、安全鑒定、抗淹沒抗洪水沖擊等綜合防災能力的鑒定等。這些排查鑒定報告是對校舍進行加固改造的重要依據(jù)，必須妥善保管。,13,3. 工程要求質量高

5、校舍安全工程不僅僅是危房改造，要求既要達到新的抗震設防標準，又要達到綜合防災要求。因此，每一個建設環(huán)節(jié)都必須高度重視，必須嚴格按照基本建設程序施工，將各種施工文件保存下來，確保將校舍安全的責任落實到每一個環(huán)節(jié)。,14,二、校安工程檔案收集,15,關于檔案的收集 辦法的第六條、第七條、第八條 對檔案的收集提出了要求 第六條規(guī)定在項目招投標及與排查鑒定、檢測、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交的整理、歸檔責任，并對項目文件的套數(shù)、費用、質量、移交時間等提出具體要求。,16,第八條規(guī)定項目實施過程中，各級校安辦應當 督促建設、排查鑒定

6、、檢測、勘察、設計、施工、監(jiān)理等有關單位按照協(xié)議、合同的要求及時做好項目檔案的形成、積累、整理、保管、移交工作。屬于歸檔范圍的檔案資料，應當及時與有關單位辦理移交。對于無法取得原件的歸檔資料，可由提供單位確認一致性后將復印件加蓋公章歸檔。,17,1. 能收集到的工程實施前項目在原建設和加固改造過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。,18,2. 校舍場址安全排查報告、校舍建筑安全排查報告、校舍的各種鑒定報告和檢測報告、排查鑒定合同等。,19,3. 對于需加固改造的校舍，設計、施工、竣工驗收等各個階段直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。,20

7、,4. 對于需要重建的校舍，選址與立項、勘察設計、施工、竣工驗收等各個階段直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。,21,增加安全工程實施前項目建設 和加固改造文件 圖1,22,增加排查鑒定文件 圖2,23,關于附錄細化問題 提出E項目分卷增加有關文件的名稱，考慮到項目較多，且建設工程文件歸檔整理規(guī)范對歸檔文件規(guī)定的都很詳細規(guī)定，因此在相關文件后加上詳見建設工程文件歸檔整理規(guī)范。,24,工程準備階段表格對比圖3,25,三、校安工程檔案立卷,26,縣級及以上教育行政部門應當設立中小學校舍安全檔案室，指定專人、劃定專門場所管理所屬學校的檔案，按要求建立完整的紙質檔案和電子檔案

8、系統(tǒng)?！币虼?，檔案建設的責任主體是各級校安辦，但校舍安全檔案室應該建在教育行政部門。,27,檢測 單位,檔案室,建設 單位,28,校舍安全檔案共分為五類 第九條規(guī)定 檔案可以按綜合卷、規(guī)劃和經(jīng)費卷、監(jiān)督檢查卷、學?？偩砗晚椖糠志磉M行分類立卷。,29,30,辦法第十條對綜合卷、規(guī)劃 和經(jīng)費卷、監(jiān)督檢查卷進行了細化。,31,綜合卷 本級政府部門和上級政府部門 印發(fā)的與工程有關的各種文件， 包括工程實施方案、工程領導 小組和辦公室人員組成、工程 路線圖和時間表、工程簡報、 工程年度實施情況總結、月報 表等。,32,A 綜合卷,33,規(guī)劃和經(jīng)費卷 工程總體規(guī)劃 年度實施計劃 工程總體經(jīng)費預決算,34,

9、B 規(guī)劃和經(jīng)費卷,35,監(jiān)督檢查卷 工程日常監(jiān)督檢查辦法 監(jiān)督檢查具體實施方案 監(jiān)督檢查記錄 專項監(jiān)督檢查報告,36,C 監(jiān)督檢查卷,37,第十一條規(guī)定了學?？偩砗晚椖糠志?學校總卷按學校立卷，命名為學?？偩韺W校總卷歸集該校校舍場址排查報告、校園整體規(guī)劃、整體設計方案等文件； 項目分卷按項目立卷，命名為學校項目分卷。 項目分卷歸集該項目的所有建設和改造文件，包括排查鑒定報告、加固改造方案等。 項目是指每個單體建筑物，包括學校的教學及教學輔助用房、生活用房和辦公用房等。,38,39,D 學?？偩恚ò磳W校一校一卷）,40,關于拆除項目卷 項目拆除要單獨立卷,第十二條規(guī)定 經(jīng)排查鑒定后確 定為拆除的

10、項目 文件按學校集中 歸集為拆除項目 卷。,41,42,E項目分卷要求按項目立卷，一項一卷。,43,E（A)安全工程實施前項目建設和加固改造文件,44,E（B)排查鑒定文件,45,E（C) 工程準備階段文件,46,E（D) 監(jiān)理文件,47,E（E) 施工文件,48,E（F)竣工圖,49,E（F)竣工驗收文件,50,四、校安工程檔案利用,51, 校安工程結束后的檔案管理 與城建檔案管理的銜接 紙質檔案的數(shù)字化,52,1. 校安工程結束后的檔案管理,辦法充分考慮了校安工程結束后校舍建設的檔案管理。 第三條：以及其他正在實施或將要實施的所有中小學校舍建設工程 第十四條：校舍情況發(fā)生變化的，學校應當及

11、時更新，保證圖實相符并報當?shù)匦Ｉ岚踩珯n案室。 第十八條：項目竣工驗收投入使用后，因故對其進行的改擴建、維修、加固形成的文件資料，也應及時納入項目檔案。 校安工程結束后再出臺專門的中小學校舍檔案管理辦法。,53,2.與城建檔案管理的銜接,第十五條 凡屬城市建設檔案館接收范圍的檔案，應當按照城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法及城建檔案管理有關法律法規(guī)的規(guī)定另行報送當?shù)爻鞘薪ㄔO檔案館。,54,3. 紙質檔案的數(shù)字化,第十九條 校舍安全檔案室應當及時對歸檔的紙質檔案材料進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)紙質檔案和電子檔案的對應，并按要求納入全國中小學校舍信息管理系統(tǒng)。 數(shù)字化即對紙質檔案進行掃描處理，這是國家檔案局要求

12、并推動的。各校校安工程所形成的檔案全部進行了數(shù)字化處理，做到紙質檔案與電子檔案的一一對應。,55,考慮到檔案管理方面的一些具體問題建設工程文件檔案整理規(guī)范已經(jīng)做了詳盡的規(guī)定，故第二十條要求本辦法未具體規(guī)定的內(nèi)容應當參照建設工程文件檔案整理規(guī)范執(zhí)行。,56,五、校安工程檔案管理辦法說明,57,附錄的部分內(nèi)容, “監(jiān)理文件”第7項“分包資質”有改動，校舍安全工程不能分包，因此改為“供貨、試驗等相關單位資質材料”。 “施工文件”只列了建筑安裝工程里的第一部分內(nèi)容，第二部分電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調、燃氣、建筑智能化、電梯工程雖然沒有單列，也要按規(guī)范里的要求歸檔。 校舍安全工程不含市政基礎建

13、設部分，因此規(guī)范附錄中市政基礎設施工程和市政基礎設施工程竣工圖沒納入。 在每一項下面均增加了“其它”一項內(nèi)容，主要是考慮附錄里所列項目由可能不全面，有些沒有列到項目之內(nèi)，但又要歸檔的，放入其它項下。,58,檔案和項目 檔案是指工程實施過程和各個項目在排查鑒定、規(guī)劃、加固改造等各個階段以及其他正在實施或將要實施的所有中小學校舍建設工程所形成、與校舍安全有關的、具有保存價值的各種形式的記錄。 項目是指每個單體建筑物、包括學校教學及教學輔助用房、生活用房和辦公用房。 辦法適用于前條所述檔案的收集、整理、保存、管理和利用。,59,福建省中小學校舍安全檔案室建設情況表（截止2010年5月）,60,（一）

14、辦法主要解決的問題 全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法主要考慮從校舍安全工程的特點出發(fā)，解決校舍檔案建設的責任主體、收集方式、檔案內(nèi)容、分類標準、保管期限、適用范圍等問題。,61,（二）借鑒原來已有的文件 關于建設項目工程的檔案管理，國家有關部門已經(jīng)印發(fā)了多個辦法、規(guī)定、規(guī)范或標準。這些文件從不同的角度和側面對建設項目工程，特別是城市建設項目工程檔案的標準、收集、制作、歸檔、管理和利用等做出了規(guī)定。起草過程中參考了這些文件。,62,（三）關于管理制度和責任追究 第十六條規(guī)定 各級教育行政部門應當根據(jù)本辦法和有關法律法規(guī)建立健全中小學校舍檔案的收集、歸檔、整理、鑒定、保管、移交、查閱、保密、銷毀

15、等方面的管理制度，明確管理人員的職責，完善中小學校舍檔案管理機制。 對于毀壞、丟失校舍檔案，造成損失的單位和個人將依法追究責任。,63,（四）關于檔案的保管期限 按照檔案性質不同分為永久、長期和短期三種 綜合卷、規(guī)劃和經(jīng)費卷、監(jiān)督檢查卷和學?？偩淼谋９芷谙逓橛谰茫枰谰帽４?項目分卷保管期限為長期，保存期限等于該項目的使用壽命，具體按照建設工程文件歸檔整理規(guī)范的要求執(zhí)行 拆除項目分卷的保管期限為短期，保存期限為20年,64,（五）檔案管理的責任主體 第五條規(guī)定檔案的歸檔和管理由各省、自治區(qū)、直轄市中小學校舍安全工程領導小組統(tǒng)一組織，各市區(qū)縣負責實施。 各級校安辦負責對本級檔案資料進行收集、整理、檢查、驗收和保存歸檔工作，并負責對下級校安辦檔案工作進行指導、監(jiān)督、檢查、和驗