1、項目協(xié)調(diào)溝通管理辦法第一節(jié) 項目組織協(xié)調(diào)的原則與方法一、 項目溝通協(xié)調(diào)的原則項目管理小組的溝通協(xié)調(diào)管理是對項目中存在的所有活動及力量進行聯(lián)結(jié)、聯(lián)合、調(diào)和的工作。溝通協(xié)調(diào)是管理機構(gòu)管理工作的重要方面，做好溝通協(xié)調(diào)管理工作應有系統(tǒng)觀念和風險意識，加強信息管理，不斷總結(jié)溝通協(xié)調(diào)技巧。項目管理小組做好溝通協(xié)調(diào)工作首先應科學設(shè)置好溝通協(xié)調(diào)控制點，以預先設(shè)定的方法對有關(guān)問題進行溝通和協(xié)調(diào)。1. 完善工程項目的計劃系統(tǒng)計劃是做好溝通協(xié)調(diào)管理的基本保證。計劃的內(nèi)容主要有工期、投資(或成本）和資源三個方面，計劃與各方面的協(xié)調(diào)關(guān)系有：各級計劃之間的協(xié)調(diào)；計劃上與設(shè)計、下與控制手段之間的協(xié)調(diào)；各種內(nèi)容計劃之間的協(xié)調(diào)

2、，如資金、材料、人力、設(shè)備以及批文的協(xié)調(diào)等。2. 掌握項目運行的節(jié)奏 對于新的專業(yè)技術(shù)應用，物資采購初期等，工程項目管理小組應有“試驗”的意識，應適度控制有關(guān)工程的進度。這是基于系統(tǒng)以及風險認識的考慮。在取得一定數(shù)據(jù)或根據(jù)后上報。3. 重復或多次保險的方法基于對風險的認識，對于特別重要的工作，應在組織、技術(shù)等方面進行重復或多次保險。如多級審核，對重要參數(shù)的多次確認等。如在物資采購、訂制中，在與供應商簽訂合同，對方采購原材料、正式加工等各階段前，對要求提供的物資數(shù)量、規(guī)格進行多次確認生效下，就給偶然的錯誤及可能的變更留下余地。4. 避免管理中的“責任環(huán)”基于對風險的認識，項目負責人應盡量避免在管

3、理中出現(xiàn)“責任環(huán)”，即項目組織成員之間的相互責任關(guān)系形成環(huán)路的情況。5. 把握溝通協(xié)調(diào)文件中的“責任尺度”項目負責人應根據(jù)有關(guān)責任的分權(quán)性原則，對各種工作選擇合理與適當?shù)奈募问竭M行協(xié)調(diào)。除了合同條款外，可將協(xié)調(diào)文件按責任大小做如下排序：單獨設(shè)計或者提供參數(shù)，以及會議記錄的整理方，承擔全部責任；共同簽署類，如共同設(shè)計、會簽等，各方承擔相應責任；通知、會議記錄的接收方，承擔有條件責任：即使根據(jù)合同接收文件一定期限內(nèi)不提出異議，可視為認可。6. 避免“跨合同”管理合同關(guān)系是溝通協(xié)調(diào)的最基本依據(jù)?；趯︼L險的考慮，項目負責人應盡量避免自己“跨合同”管理行為。嚴防因“跨合同”管理而造成“責任環(huán)”。7.

4、 對合同風險的全面控制項目負責人對合同風險應做全面的評估與控制。例如合同中關(guān)于工期的獎懲條款（包括設(shè)備供應商供貨期限）其設(shè)置的目的在于對方的違約不致使項目總工期以及項目總體效益受到影響。8. 發(fā)揮“信息中心”的職能項目負責人對信息的輸入、輸出、處理和存儲的管理，應做到程序化、制度化。為使項目參與者在項目起始就清楚應從何處取得信息，清楚組織內(nèi)由誰負責信息的處理和存儲，清楚誰需要自己提供信息和控制點。二、 組織協(xié)調(diào)的方法1. 項目管理協(xié)調(diào)的主要方法：召開會議項目負責人和工程項目干系部門之間除了正式和非正式會談外，為保證溝通的連續(xù)性并為以后作好記錄，應在合同的執(zhí)行全過程中舉行經(jīng)常性的正式會議。可計劃

5、在任何時間召開會議，以解決問題。重要會議應定期舉行，并在合同開始后確定。 主要會議如下：1.1. 項目啟動會主持：項目負責人。 與會：工程部、市場部、安質(zhì)部、物流部、業(yè)務部、外包單位、材料設(shè)備供應單位。內(nèi)容：項目情況介紹；項目編號確認；澄清項目中可能存在的問題；協(xié)調(diào)各方。1.2. 周例會時間：(每周四下午3點）。主持：項目負責人。 與會單位：項目干系各部門。內(nèi)容：上周項目回款開票情況說明；工程進度說明；采購進度情況說明；包括且不限于質(zhì)量控制和審查議題、安全議題、定期進度審查議題和業(yè)務部門/承包單位協(xié)調(diào)議題等。1.3. 質(zhì)量控制和審查會議（不定期）主要議題是針對工程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題進行討論，根據(jù)

6、規(guī)范，提出解決的方案；對業(yè)務部門/承包單位提交的施工方案進行審查批準。1.4. 業(yè)務部門/承包單位協(xié)調(diào)會（不定期）承包單位協(xié)調(diào)會議將按要求安排，以討論需要承包單位協(xié)調(diào)的問題。1.5. 定期進度審查 （每周）該會議將著重討論并解決業(yè)務部門/承包單位施工過程面臨的問題，審查承包單位的工作，評估工作進度和計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)各方的活動。通常這些會議要求用最小的投入獲得最大的產(chǎn)出。1.6. 安全會議主要議題是針對施工中發(fā)現(xiàn)的安全問題提出警示，要求相關(guān)部門及時做出改進。1.7. 特殊會議（不定期）特殊會議將按要求安排，以討論非正常問題等。視問題的性質(zhì)確定參加人員，會議形成紀要或報告歸檔。1.8. 合同收尾會議

7、（不確定時間）當合同工作完成或其后不久，項目負責人及其他項目干系部門負責人和承包單位應舉行合同收尾會議。 此會議的目的是對所有遺留問題，如合同變更、回款開票最終支付數(shù)額等達成協(xié)議。1.9. 其他會議可能需要召開的與工程相關(guān)的會議（如與當?shù)卣毮軝C關(guān)舉行的協(xié)調(diào)會議、設(shè)計交底會等）（不確定時間）。通常會議將安排在現(xiàn)場，但是，如需要承包單位應參加在其它地點召開的會議。業(yè)務部門/承包單位出席各類工程會議的代表必須是承包單位項目經(jīng)理或其授權(quán)的相關(guān)人員。1.10. 會議紀要項目負責人將為上述所有會議準備會議紀要。會議紀要將記錄會中所有重要議題并盡快送工程施工單位確認。工程施工單位確認后將被正式散發(fā)。2.

8、 文檔控制的方法項目負責人和工程項目干系部門之間除了會談、會議外，為保證溝通的連續(xù)性和易評估性，應在合同的執(zhí)行全過程中用文檔作為輸出作為控制項目的一種方法。主要以項目推進計劃、周報、總結(jié)、問題清單等信息資料為媒介，以合理規(guī)范推進項目進程。主要文檔輸出如下：2.1. 項目推進計劃：（項目啟動階段輸出）。作者：項目負責人。 內(nèi)容：項目開始及結(jié)束時間確定；項目各階段任務確定；項目合作方式確定；項目可能存在的問題澄清；解決問題的方式確定；項目各階段各部門輸出文件確定。2.2. 項目周報：(每周五下午3點輸出）。作者：項目負責人。 內(nèi)容：對上周財務方面（開票回款）、上周物流方面（采購進度）、上周工程方面

9、（工程項目類執(zhí)行進度/貿(mào)易產(chǎn)品項目類進展情況 ）、上周業(yè)務方面（項目承擔情況；對上周投標項目、項目承擔情況-含本周投標情況、中標情況及未經(jīng)投標確認由我公司承擔的項目匯報）、風險管理情況、包括且不限于質(zhì)量控制和審查議題、安全議題等按照標準規(guī)格進行輸出。（模板見附錄）2.3. 項目總結(jié)（項目結(jié)束階段輸出）作者：項目負責人。 內(nèi)容：項目信息說明（項目目標、商業(yè)環(huán)境信息、歷史數(shù)據(jù)）；項目實現(xiàn)情況與目標對比（質(zhì)量、時間控制、成本支出、客戶反饋）；工程項目評審情況；項目經(jīng)驗總結(jié)；項目建議。2.4. 文檔審批項目負責人將輸出上述所有文檔。并由？審評批準通過。3. 技術(shù)會簽的方法對項目實施過程中提出的技術(shù)參數(shù)

10、或設(shè)計文件，組織有關(guān)部門、單位進行會簽的方法，此方法是避免部門間扯皮和單位間索賠的很實用的協(xié)調(diào)方法。三、 項目溝通協(xié)調(diào)的主要控制點1. 項目預審 工程項目各個環(huán)節(jié)的審批，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)及實際情況評估等的溝通協(xié)調(diào)。2. 開票回款對工程項目開票回款情況方面與各單位之間協(xié)調(diào)和溝通。3. 材料、設(shè)備采購其規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、到場時間等參數(shù)由物資、工程技術(shù)、項目管理及監(jiān)理等綜合、協(xié)調(diào)確定。4. 質(zhì)量事故處理其性質(zhì)的判定、處理方案、審批以及處理結(jié)果的認定，以設(shè)計意見為依據(jù)，改變項目使用功能的，應以使用人意見為導向。5. 聯(lián)合驗收對于技術(shù)復雜專業(yè)程度較高的分部分項工程，如設(shè)備基礎(chǔ)、單體調(diào)試、單系統(tǒng)聯(lián)合

11、調(diào)試，應組織所有有關(guān)部門和單位參加，以減少多次重復驗收或坐失整改時機。6. 對于變更、變動的管理項目系統(tǒng)中任何元素的變化，例如項目管理體系、項目組織、項目目標及行為的變化，必然導致相應的一系列變化。項目管理小組在變更的確立、變更中的一系列調(diào)整過程中，要采取系統(tǒng)的方法。 第二節(jié) 項目組織協(xié)調(diào)、溝通的范圍一、 與工程部門協(xié)調(diào)項目負責人首先要理解工程總目標、理解工程部門運行項目流程機制。對于未能參加項目決策過程的項目管理人員，必須了解項目構(gòu)思的基礎(chǔ)、起因、出發(fā)點，否則可能對項目管理目標及完成任務有不完整的理解，會給他的工作造成很大的困難。二、 與市場部門的協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)市場部門與其他相關(guān)部門的關(guān)系。三、

12、與安置部門的協(xié)調(diào)要求安置部門全面負責工程項目安全質(zhì)量監(jiān)督管理、檢驗設(shè)備材料質(zhì)量、督促按計劃落實工程進度、監(jiān)督項目違紀行為，每月初報送項目？月報。四、 與業(yè)務部門的協(xié)調(diào)堅持原則，實事求是，嚴格按規(guī)范、規(guī)程辦事，講究科學態(tài)度。五、 與物流部門的協(xié)調(diào)項目管理人員在管理工作中應強調(diào)各方面利益的一致性和建設(shè)工程總目標：項目管理人員應鼓勵承包商將建設(shè)工程實施狀況、實施結(jié)果和遇到的困難和意見向他匯報，以尋求對目標控制可能的干擾。雙方了解得越多越深刻，管理工作中的對抗和爭執(zhí)就越少。協(xié)調(diào)不僅是方法、技術(shù)問題，更多的是語言藝術(shù)、感情交流和用權(quán)適度問題。有時盡管協(xié)調(diào)意見是正確的，但由于方式或表達不妥，反而會激化矛盾

13、。而高超協(xié)調(diào)能力則往往能起到事半功倍的效果，令各方面都滿意。六、 施工階段協(xié)調(diào)工作的主要內(nèi)容如下：與工程項目經(jīng)理關(guān)系協(xié)調(diào)。從工程部門及其工程師的角度來說，他們最希望從項目負責人員處得到明確而不是含糊的指示，并且能夠?qū)λ麄兯儐柕膯栴}給予及時的答復；希望項目負責人員的指示能夠在他們工作之前發(fā)出。一個既懂得堅持原則，又善于理解工程部門項目經(jīng)理的意見，工作方法靈活，隨時可能提出或愿意接受變通辦法的項目管理人員肯定是受歡迎的。進度問題的協(xié)調(diào)。由于影響進度的因素錯綜復雜，因而進度問題的協(xié)調(diào)工作也十分復雜。實踐證明，有兩項協(xié)調(diào)工作很有效：一是代建和業(yè)務部門雙方共同商定計劃，并由雙方主要負責人簽字，作為工程

14、合同的附件；二是設(shè)立提前竣工獎，由監(jiān)理工程師按一級網(wǎng)絡計劃節(jié)點考核，分期支付階段工期獎，如果整個工程不能保證工期，由項目管理人從工程款中將已付的階段工期獎扣回并按合同規(guī)定予以罰款。質(zhì)量問題的協(xié)調(diào)。在質(zhì)量控制方面應實行安置部門工程師質(zhì)量簽字認可制度。對沒有出廠證明、不符合使用要求的原材料、設(shè)備和構(gòu)件，不準使用；對工序交接實行報驗簽證：對不合格的工程部位不予驗收簽字，也不予計算工程量，不予支付工程款。在建設(shè)工程實施過程中，設(shè)計變更或工程內(nèi)容的增減是經(jīng)常出現(xiàn)的，有些是合同簽訂時無法預料和明確規(guī)定的。對于這種變更，安置工程師要認真研究，合理計算價格，與有關(guān)方面充分協(xié)商，達成一致意見。項目負責人員履行復查、監(jiān)督職責。合同爭議的協(xié)調(diào)。對于工程中的合同爭議，項目管理小組應先通過相關(guān)部門采用協(xié)商解決的方式，協(xié)商不成時才由當事人向合同管理機關(guān)申請調(diào)解。只有當對方嚴重違約而使自己的利益受到重大損失且不能得到補償時才采用仲裁或訴訟手段。如果遇到非常棘手的合同爭議問題，不妨暫時擱置等待時機，另謀良策。對外包單位的管理。主要是對分包單位明確合同管理范圍，分層次管理。