1、第十章 會(huì)計(jì)檔案,本章考情分析及要求本章主要講述了會(huì)計(jì)檔案的概念、內(nèi)容、歸檔、保管及其查閱、銷毀等規(guī)定。考試中這部分分值比較低，題型有單選題、多選題、判斷題，分值一般在24分之間。通過這章的學(xué)習(xí)要求掌握會(huì)計(jì)檔案的種類、保管要求、保管期限、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制以及會(huì)計(jì)檔案的銷毀。,一、會(huì)計(jì)檔案的概念和內(nèi)容,（一）會(huì)計(jì)檔案的概念 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，它是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。,（二）會(huì)計(jì)檔案的作用 （1）反映作用 （2）史料作用 （3）查證作用 （4）監(jiān)督作用,（三）會(huì)計(jì)檔案的種類及分類方法 （1）會(huì)計(jì)檔案的種類按會(huì)計(jì)工作性質(zhì)分：公司、

2、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案；預(yù)算會(huì)計(jì)檔案；銀行會(huì)計(jì)檔案。按管理期限分：永久會(huì)計(jì)檔案和定期會(huì)計(jì)檔案。 （2）會(huì)計(jì)檔案分類方法年度形成分類法：即把一個(gè)年度內(nèi)形成的會(huì)計(jì)檔案分為憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他四大類，然后分部組成若干保管單位。適用于企業(yè)、事業(yè)單位。年度機(jī)構(gòu)分類法：即把一個(gè)年度內(nèi)形成的會(huì)計(jì)檔案按機(jī)構(gòu)分開，然后在機(jī)構(gòu)內(nèi)再按憑證、賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他四類分別組成保管單位。適用于各級(jí)財(cái)政、稅務(wù)等部門和所屬單位較多的大型企業(yè)。,（四）會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容 會(huì)計(jì)檔案的基本內(nèi)容具體包括以下四大類： 1、會(huì)計(jì)憑證類，包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會(huì)計(jì)憑證。 2、會(huì)計(jì)賬簿類，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡、輔

3、助賬簿、以及其他會(huì)計(jì)賬簿。 3、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類，包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。 4、其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料（如存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料等）、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。,二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔 （一）會(huì)計(jì)檔案的歸檔和保管要求 根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的會(huì)計(jì)檔案管理辦法，各單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔和保管應(yīng)做到： 1、各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。 2、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位

4、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管1年。期滿之后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。,3、移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，不得隨意拆封。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 4、交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理交接手續(xù)： （1）移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。 （2）交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。 （3）交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人員和監(jiān)交人員應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。,5、未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的單位，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人

5、保管，但出納人員不得兼任會(huì)計(jì)檔案的保管工作。 6、對(duì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。 7、采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。,8、單位變更以后的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)視不同情況進(jìn)行歸檔保管： （1）單位終止：?jiǎn)挝灰虺蜂N、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或者財(cái)產(chǎn)所有者代管或者移交有關(guān)檔案館代管。 （2）單位分立：?jiǎn)挝环至⒑笤瓎挝淮胬m(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位

6、分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或者移交檔案館代管，各方可以查閱、復(fù)制與其相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。,單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存。單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 （3）單位合并：?jiǎn)挝缓喜⒑笤瓎挝唤馍⒒蛘咭环酱胬m(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位（存續(xù)方）統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍然存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。,（二）會(huì)計(jì)檔案

7、的歸檔程序 1、對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各單位每年形成的會(huì)計(jì)資料，年度終了，應(yīng)由會(huì)計(jì)人員按不同要求對(duì)其進(jìn)行整理并裝訂立卷。 2、對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編制卷號(hào)。會(huì)計(jì)檔案整理立卷后，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)首先要按不同要求對(duì)各類會(huì)計(jì)檔案編制卷號(hào)。 3、編制保管清冊(cè)。對(duì)會(huì)計(jì)檔案編制卷號(hào)后，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，將會(huì)計(jì)檔案的名稱、種類、卷號(hào)、數(shù)量、起止日期、應(yīng)保管期限等一一登記入冊(cè)，并一式二份。,三、會(huì)計(jì)檔案的保管期限 會(huì)計(jì)檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。 各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了

8、后的第一天算起。 會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定了我國企業(yè)和其他組織等會(huì)計(jì)檔案的保管期限，如表,四、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制 各單位應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。具體來說，應(yīng)做到以下幾個(gè)方面： （一）各單位保存的會(huì)計(jì)檔案為本單位提供查閱利用，不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。,（二）外部人員查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)；單位內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案

9、時(shí)，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理查閱手續(xù)。 （三）辦理查閱手續(xù)時(shí)，查閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案查閱登記簿，將查閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸檔等情況登記清楚。 （四）查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得抽換。,五、會(huì)計(jì)檔案的銷毀 會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定和審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)是銷毀會(huì)計(jì)檔案的記錄和報(bào)批文件，一般應(yīng)包括：會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀日期等。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。,銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由

10、單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。 對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。 會(huì)計(jì)檔案銷毀冊(cè)，應(yīng)由單位檔案部門永久保存。,【例題1】銀行存款余額調(diào)節(jié)表、對(duì)賬單是會(huì)計(jì)檔案，但不是原始憑證。（） 【例題2】各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出，特殊情況下經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理有關(guān)手續(xù)，可以調(diào)閱或復(fù)制。（）,【例題3】保管期滿，不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案有（）A.未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證B.正在建設(shè)期間的建設(shè)