1、,業(yè)務(wù)跟單說明,跟單員的定義： Documentary Handler 跟單員是指在企業(yè)運(yùn)作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務(wù)運(yùn)作流向的專職人員。圍繞著訂單去工作，對(duì)出貨交期負(fù)責(zé)的人。,PART 1：合同評(píng)審,1、訂單確認(rèn)后，在平臺(tái)上進(jìn)行自評(píng)，繕制銷售合同， 采購合同，形式發(fā)票等客戶需要的文件資料； 1）新合作的工廠必須做“供方調(diào)查工作”，成為“合格供方”后才 可以做采購合同；新合作的客戶必須錄入客戶資料才可以增加新自評(píng)。 2）了解所有有關(guān)訂單的信息 例如成交方式 （CIF/CNF/FOB）、付款方式（L/C T/T）、數(shù)量、銷售價(jià)格、采購 價(jià)格、單據(jù)要求、包裝要求 海運(yùn)費(fèi)、港雜費(fèi)、

2、裝船嘜頭等等。 （操作說明） 2、隨后在平臺(tái)上提交自評(píng)，銷售合同(sell contract)，采購合同給 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)評(píng)審；（業(yè)務(wù)經(jīng)理財(cái)務(wù)部經(jīng)理總經(jīng)理） 3、評(píng)審?fù)ㄟ^后將打印的自評(píng)表，銷售合同及采購合同等紙 質(zhì)文件交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后，及時(shí)傳真或掃描發(fā)郵件 工廠及客戶； 4、及時(shí)跟蹤合同回傳，并將已回傳的合同交綜合部相關(guān)人員繕制正副本，自評(píng)表及合同副本歸本部門歸檔；,標(biāo) 準(zhǔn),1.拼箱：個(gè)小時(shí)內(nèi)完成； 2.普通訂單：個(gè)小時(shí)內(nèi)完成； 3.合同回簽：當(dāng)天完成，原則上不超過24小時(shí) 4. 合同管理規(guī)定 1）貨款在20萬以上的必須要紅章正本合同； 2）貨款在5-20萬之間的可以傳真回傳件，但要工廠必須 設(shè)

3、置好其傳真信息（工廠名稱、傳真號(hào)，傳真日期）； 3）貨款在5萬以下的，由業(yè)務(wù)員自己來控制風(fēng)險(xiǎn)； 4）對(duì)樣品采購，采購金額在人民幣2萬以上（含2萬）的， 均必須簽立采購合同； 5）特殊情況須提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。,PART 2：配運(yùn),內(nèi) 容,單據(jù)配運(yùn)交接：提供給船務(wù)部單據(jù)/配運(yùn)交接跟蹤表，注明該合同項(xiàng)下的要求及需注意的事項(xiàng)。 L/C : 配運(yùn)交接的制作以客戶的L/C 為主，客戶的PO 為輔！ T/T 和 D/P: 配運(yùn)交接的制作以客戶的PO 為主，和客戶來往郵件內(nèi)容為輔！ （操作說明） 標(biāo)準(zhǔn)： 老客戶：完成自評(píng)和合同后當(dāng)日完成，最多不超過24小時(shí)。 其它客戶：收到預(yù)付款或者后小時(shí)內(nèi)完成如遇特殊情 況，按

4、照經(jīng)理指示 這項(xiàng)工作非常重要，如果交接不清楚或是出錯(cuò)就會(huì)嚴(yán)重影響到船務(wù)部的配運(yùn)和單據(jù)制作工作！,注意事項(xiàng)： 1、報(bào)關(guān)品名和增稅稅發(fā)票的開票品名保持一致,否則影響退稅。(建議報(bào)關(guān)后才催票)； 2、H.S CODE 的準(zhǔn)確性,否則影響報(bào)關(guān)、退稅。 3、重量、體積、件數(shù)的準(zhǔn)確性（尤其是針對(duì)非整箱合同）；尤其是危險(xiǎn)品報(bào)關(guān)的毛重必須與危包證保持一致，否則會(huì)影響報(bào)關(guān)。 4、貨源地要與增值稅票的抬頭地區(qū)一致。 5、單據(jù)要求要寫清楚，尤其是T/T，D/P單據(jù)。 6、如是危險(xiǎn)品，要提供危包證COPY 給船務(wù)部定倉，并保證正本在報(bào)關(guān)前提供給貨代報(bào)關(guān)； 7、備注欄很重要，記錄配運(yùn)表里沒有的信息。例如是否做船前檢驗(yàn)、

5、產(chǎn)裝、打托、客戶的特殊要求等。,PART 3：貨物裝船前工作,1）驗(yàn)貨申請(qǐng)資料：提交合同的貿(mào)易產(chǎn)品交貨跟蹤表，驗(yàn)貨申請(qǐng)書并安排合同項(xiàng)下相關(guān)事宜，如嘜頭需另發(fā)郵件通知監(jiān)裝部，商檢等； 這兩個(gè)表與船務(wù)發(fā)送的“驗(yàn)貨資料”是監(jiān)裝部門開展監(jiān)裝工作的依據(jù)，非常重要！ （操作說明） 2）審核報(bào)關(guān)單據(jù)：將船務(wù)部提供的報(bào)關(guān)單據(jù)按“配運(yùn)表”要求審核無誤后簽字確認(rèn)交回船務(wù)部。嚴(yán)格審核報(bào)關(guān)單信息（品名、數(shù)量、金額、海關(guān)編碼、目的港等）否則會(huì)影響退稅。 （報(bào)關(guān)單據(jù)的制作由船務(wù)部講解） 3）催證：如果是L/C 訂單，就要及時(shí)催客戶開證。(必須收到客戶信用證后才能通知工廠發(fā)貨、付款給工廠） 4）信用證審核：接到船務(wù)部交來的

6、信用證COPY件和審證記錄卡，業(yè)務(wù)部主要對(duì)貨描部分正確與否，最晚裝船期是否能滿足進(jìn)行審核。審核完簽字確認(rèn)，在接到船務(wù)部初審件后當(dāng)天完成。 （信用證知識(shí)由船務(wù)部講解）,5）確認(rèn)發(fā)貨/到貨情況： 船期前一周向船務(wù)部索要送貨地址并連同貿(mào)易產(chǎn)品交貨跟蹤表傳真給工廠，要求在出貨前連同工廠分析單一起回傳我司，并確認(rèn)具體送貨時(shí)間通知船務(wù)部和監(jiān)裝部。收到分析單回傳要自審一遍，符合合同要求后才交給船務(wù)部做單。跟蹤到貨情況及相關(guān)文件（例如報(bào)關(guān)單據(jù)，通關(guān)單、危包證）寄送情況。 6）監(jiān)裝過程跟蹤：及時(shí)配合監(jiān)裝部門協(xié)調(diào)和處理監(jiān)裝過程出現(xiàn)的突發(fā)情況。 7）查看監(jiān)裝報(bào)告：監(jiān)裝部門會(huì)在裝柜當(dāng)天或第二天上傳監(jiān)裝報(bào)告，結(jié)合監(jiān)裝人

7、員提供的(照片,反饋信息)對(duì)品質(zhì)，包裝，數(shù)量，嘜頭進(jìn)行核對(duì).并及時(shí)對(duì)監(jiān)裝報(bào)告做意見，出貨前將監(jiān)裝照片發(fā)給客戶（如需）。,業(yè) 務(wù) 部,船 務(wù) 部,監(jiān) 裝 辦,供 應(yīng) 商,業(yè) 務(wù) 部,財(cái) 務(wù) 部,客 戶,提交驗(yàn)貨申請(qǐng),抄送驗(yàn)貨申請(qǐng) 配合裝箱過程,傳真送貨地址貿(mào)易跟蹤表,確認(rèn)到貨時(shí)間(現(xiàn)款現(xiàn)貨的合同安排付款),提交貨代及驗(yàn)貨資料,按時(shí)送貨,提供COA，貿(mào)易跟蹤表給船務(wù)部.,提供監(jiān)裝相片及報(bào)告,提供COA， 貿(mào)易跟蹤表,發(fā)票,提供裝船通知, 提供合格發(fā)票, 提供裝箱相片,shipping advice,PART 3：裝船后工作,1）發(fā)送裝船通知：船期前一天會(huì)收到船務(wù)部提供的裝船通知，最遲于 裝船 當(dāng)天

8、以郵件/傳真形式提供給客戶；（船務(wù)部制作） 2）確認(rèn)運(yùn)費(fèi)確認(rèn)函：船務(wù)部會(huì)在裝船前一天將貨代的“運(yùn)費(fèi)船期確認(rèn)函” 交給業(yè)務(wù)部經(jīng)理確認(rèn)，跟單員必須在自評(píng)表中登記運(yùn)費(fèi)。 3）掃描裝船單據(jù)COPY：原則上在裝船日后三天內(nèi)由船務(wù)提供全套單 據(jù)COPY，跟單員必須先審核一遍后，再以郵件/傳真形式當(dāng)天提 供給客戶，并在船務(wù)部提供的商業(yè)發(fā)票上予以確認(rèn)預(yù) 計(jì)收匯情 況。 5）寄正本裝船單據(jù)：原則上要求船務(wù)部需在裝船日起七個(gè)工作日內(nèi)交單；質(zhì)保部交單到財(cái)務(wù)部前會(huì)發(fā)郵件通知業(yè)務(wù)部，業(yè)務(wù)部必須要及時(shí)對(duì) 船務(wù)操 作員、 供應(yīng)商、貨代進(jìn)行評(píng)價(jià)。 工 6）交單：不同付匯方式的交單處理，請(qǐng)見下表：,內(nèi)容,交單給銀行，辦理T/T

9、商貼。給銀行提供客戶訂單及客戶地址。,ISO相關(guān)制度規(guī)定,貨物監(jiān)裝流程 配運(yùn)流程環(huán)節(jié)控制方案 單據(jù)流程環(huán)節(jié)控制方案,PART 4：其它,1、付貨款：根據(jù)合同要求按排付款時(shí)間。每周一統(tǒng)一申請(qǐng)“需付款”，注意超過20萬元的付款要提前一個(gè)星期申請(qǐng)，超過30萬元的付款要提前二個(gè)星期申請(qǐng)。 2增值稅發(fā)票催收及交票（代理合同不開票）：報(bào)關(guān)后及時(shí)催票。船開后30天內(nèi)必須收到，最晚不能超過45天。收到票審核無誤，交票給財(cái)務(wù)部簽收（跟蹤表上做登記，平臺(tái)上簽出）； 3審核海關(guān)返回的報(bào)關(guān)單提交財(cái)務(wù)部： 嚴(yán)格審核報(bào)關(guān)單內(nèi)容，并在平臺(tái)上簽收。 4代理方式合同：需財(cái)務(wù)部辦理未退稅證明與海關(guān)退回的報(bào)關(guān)單、核銷單一起寄給工廠

10、辦理退稅（附上回執(zhí)），寄出天后要及時(shí)催收回執(zhí)； 5跟蹤收匯情況： 按付款方式及時(shí)跟蹤，尤其是T/T D/P O/A收匯。有必要的話要提前提醒客戶付款到期日。收到匯時(shí)要在自評(píng)表上登記，并讓出納簽字。（盡量做到向出納索要每筆收匯的銀行水單，計(jì)算銀行的收費(fèi)） 6運(yùn)費(fèi)付款：將船務(wù)部提供的需付運(yùn)費(fèi)的“用款申請(qǐng)書”與自評(píng)表核實(shí)后一并交部門經(jīng)理確認(rèn)后返回船務(wù)部。對(duì)于超預(yù)算的運(yùn)費(fèi)要說明原因。,PART 5：歸檔,*合同執(zhí)行過程中相關(guān)的ISO文件歸檔： 合同的運(yùn)費(fèi)確認(rèn)函(由部門經(jīng)理確認(rèn)后簽字交船務(wù)歸檔， 并在自評(píng)表上做好記錄) 供方提供的檢驗(yàn)報(bào)告(合同的商檢證明或合同的分析單) (確認(rèn)后交船務(wù)歸檔) 合同的貿(mào)易

11、產(chǎn)品交貨跟蹤表 (交船務(wù)歸檔) 合同的監(jiān)裝報(bào)告 (船務(wù)歸檔) 合同(內(nèi)外貿(mào))正本 (由合同保管員直接歸檔) 監(jiān)測評(píng)審記錄表 (船務(wù)歸檔) 審證記錄(確認(rèn)簽字交船務(wù)歸檔) 交單記錄卡(船務(wù)質(zhì)保財(cái)務(wù)歸檔) 配運(yùn)委托書/SHIPPING ADVICE (船務(wù)-歸檔) 配運(yùn)交接表(確認(rèn)-船務(wù)歸檔) 合同項(xiàng)下相關(guān)資料(按經(jīng)理指示歸檔),PART 6 平臺(tái)快捷鍵設(shè)制及需跟蹤模塊,平臺(tái)快捷鍵設(shè)制 合同自評(píng) 銷售合同錄入 采購合同錄入 形式發(fā)票 提交產(chǎn)品交貨跟蹤表 提交驗(yàn)貨申請(qǐng)書 單據(jù)/配運(yùn)交接表 監(jiān)裝報(bào)告查詢 業(yè)務(wù)申請(qǐng)付款錄入 打印用款申請(qǐng)書 已收匯查詢,PART 7：樣品的封存和郵寄,一、船前樣的封存：(參考公司封樣規(guī)定） 二、樣品的郵寄 、將工廠寄來的樣品重新?lián)Q袋打包，并貼上中信的樣品標(biāo)簽。