1、會(huì)議文件立卷歸檔,會(huì)議文件立卷歸檔,一、會(huì)議文書(shū)工作的特點(diǎn)、主要內(nèi)容,1會(huì)議文書(shū)工作的特點(diǎn) 時(shí)間緊，變動(dòng)大，政策性強(qiáng)。 2會(huì)議文書(shū)的主要內(nèi)容 （1）會(huì)議的指導(dǎo)文書(shū) （2）會(huì)議的主題文書(shū) （3）會(huì)議程序文書(shū) （4）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議記錄文書(shū) （5）會(huì)議參考文書(shū) （6）公告、傳達(dá)文書(shū) （7）會(huì)議管理文書(shū),第四節(jié) 會(huì)議的文書(shū)工作,二、幾種常用會(huì)議文書(shū)的撰寫要求,1會(huì)議通知 2會(huì)議規(guī)則 3會(huì)議記錄 4會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),第四節(jié) 會(huì)議的文書(shū)工作,第四節(jié) 會(huì)議的文書(shū)工作,第四節(jié) 會(huì)議的文書(shū)工作,1安排會(huì)議議題，確定會(huì)議名稱、規(guī)模和規(guī)格 2提出與會(huì)人員范圍或人員名單 3擬定會(huì)議的會(huì)期 4擬定會(huì)議的議程與日程安排 5準(zhǔn)備會(huì)

2、議文件，落實(shí)后勤工作,第五節(jié) 會(huì)議方案的制定,一、會(huì)見(jiàn)和會(huì)談的意義,會(huì)見(jiàn)指雙方會(huì)晤。禮節(jié)性會(huì)見(jiàn)時(shí)間較短，話題較廣泛；政治性會(huì)見(jiàn)大多涉及雙邊關(guān)系、國(guó)際局勢(shì)等重大問(wèn)題；實(shí)務(wù)性的會(huì)見(jiàn)，時(shí)間較長(zhǎng)，話題較集中，往往涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)、商業(yè)貿(mào)易、文化交流等具體內(nèi)容。 會(huì)談是指雙方或多方就某些重大問(wèn)題正式交換意見(jiàn)或磋商。會(huì)談的含義有大有小，大的指國(guó)家和地區(qū)之間的雙邊或多邊會(huì)談；小的指兩人或多人對(duì)共同關(guān)心的事情進(jìn)行商討。,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,中國(guó)外交部長(zhǎng)李肇新會(huì)見(jiàn)巴林副首相兼外交大臣默罕默德,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,在 北 京 舉 行 的 第 二 輪 朝 核 問(wèn) 題 六 方 會(huì) 談,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,二、 安排會(huì)見(jiàn)、

3、會(huì)談的一般原則,1 我國(guó)的外交、外事禮賓工作的三項(xiàng)原則 （1）禮賓工作要以我國(guó)對(duì)外政策和策略為指導(dǎo) （2）堅(jiān)持平等互利的原則 （3）熱情周到而不鋪張,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,二、 安排會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的一般原則,2企事業(yè)單位重要的會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的注意事項(xiàng) （1）對(duì)等會(huì)見(jiàn)、會(huì)談 （2）注意保密 （3）注重實(shí)效,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,三、 會(huì)見(jiàn)、會(huì)談中的會(huì)務(wù)工作,（1）對(duì)方提出會(huì)見(jiàn)、會(huì)談要求，秘書(shū)應(yīng)將對(duì)方要求的目的、人數(shù)、職務(wù)以及會(huì)見(jiàn)（會(huì)談）什么人等事項(xiàng)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)；我方應(yīng)盡早予以回復(fù)，約定時(shí)間。 （2）會(huì)見(jiàn)（會(huì)談）的安排者應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候把時(shí)間、地點(diǎn)、我方出席人、具體安排和注意事項(xiàng)通知對(duì)方； （3）會(huì)見(jiàn)（會(huì)談）的安

4、排者要準(zhǔn)確掌握會(huì)見(jiàn)（會(huì)談）的日程表和具體時(shí)間表；安排好有關(guān)人員的食、宿、交通、訪問(wèn)等具體事宜。,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,四、會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的座位安排,1會(huì)見(jiàn)座位的安排 2會(huì)談的座位安排 會(huì)談多以雙邊為主，也有多邊會(huì)談。幾個(gè)人的會(huì)談可不另設(shè)會(huì)場(chǎng)，座位安排同會(huì)見(jiàn)。較多的人會(huì)談需專設(shè)會(huì)場(chǎng)，通常用長(zhǎng)方形、橢圓形、圓形或方形會(huì)議桌,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,會(huì)見(jiàn)與會(huì)談,（一）會(huì)見(jiàn) 在國(guó)際上，會(huì)見(jiàn)通常被稱為拜見(jiàn)或接見(jiàn)。凡身份低的人士去會(huì)見(jiàn)身份高的，或是客人會(huì)見(jiàn)主人，這種會(huì)見(jiàn)就稱之為拜見(jiàn)或拜會(huì)。拜見(jiàn)君主，又稱覲見(jiàn)、謁見(jiàn)。凡身份高的人士會(huì)見(jiàn)身份低的，或是主人會(huì)見(jiàn)客人，這種會(huì)見(jiàn)可稱之為

5、接見(jiàn)或召見(jiàn)。我國(guó)國(guó)內(nèi)不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會(huì)見(jiàn)。接見(jiàn)和拜會(huì)后的回訪，稱回拜。 會(huì)見(jiàn)從內(nèi)容上來(lái)區(qū)分，可以分為政治性的、事務(wù)性的和禮節(jié)性的，或兼而有之。 應(yīng)邀作正式訪問(wèn)的外國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人，在抵達(dá)邀請(qǐng)國(guó)的當(dāng)天或次日，即會(huì)見(jiàn)邀請(qǐng)國(guó)主要領(lǐng)導(dǎo)人。各國(guó)會(huì)見(jiàn)方式也不盡相同，有的分別會(huì)見(jiàn)，也有的集休會(huì)見(jiàn)。會(huì)見(jiàn)通常安排在會(huì)客室、會(huì)客廳或辦公室。禮節(jié)性會(huì)見(jiàn)時(shí)，通常雙方均有陪同人員參加。,外國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)我國(guó)訪問(wèn)，會(huì)見(jiàn)安排比較簡(jiǎn)單，無(wú)特殊儀式。會(huì)見(jiàn)地點(diǎn)安排在人民大會(huì)堂或中南海。會(huì)見(jiàn)時(shí)的座位安排見(jiàn)圖58。,圖58,（二）會(huì)談 會(huì)談是指雙方或多方就某些重大的政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化問(wèn)題以及其他共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn)。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)談的

6、內(nèi)容較為正式，政治性或?qū)I(yè)性較強(qiáng)。 外國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)我國(guó)訪問(wèn)，通常首次會(huì)談安排在人民大會(huì)堂舉行。如有第二輪會(huì)談，有時(shí)安排在國(guó)賓下榻的國(guó)賓館。會(huì)談開(kāi)始前，允許雙方記者采訪幾分鐘后退場(chǎng)。如有分組會(huì)談。則另行安排。會(huì)談的安排一般是：雙邊會(huì)談一般采用長(zhǎng)方形、橢圓形或圓形桌子。見(jiàn)圖59。,圖59,長(zhǎng)方形桌子,譯員 主賓 6 4 2 1 3 5 7 7 5 3 1 2 4 6 主人 譯員 正 門 圖59橢圓形桌子,如果會(huì)談長(zhǎng)桌的寬端朝向正門，則以入門方向?yàn)闇?zhǔn)，右為為客方，左邊為 主方，見(jiàn)圖510所示。,圖510,主方,客方,小范圍會(huì)談時(shí)，有時(shí)不用長(zhǎng)桌，只設(shè)沙發(fā)，雙方座位與會(huì)見(jiàn)座位安排相同。,（三）會(huì)見(jiàn)、會(huì)談中

7、應(yīng)注意事項(xiàng) 會(huì)見(jiàn)、會(huì)談應(yīng)事先提出，將要求會(huì)見(jiàn)人的姓名、職務(wù)以及要求會(huì)見(jiàn)什么人、會(huì)見(jiàn)的目的告知對(duì)方。接見(jiàn)方應(yīng)盡早給予明確答復(fù)，主動(dòng)將會(huì)見(jiàn)或會(huì)談的時(shí)間、地點(diǎn)、主方出席人、具體安排事項(xiàng)及時(shí)通知對(duì)方。如因故不能會(huì)見(jiàn)、會(huì)談，應(yīng)及時(shí)婉言予以解釋。 準(zhǔn)確掌握會(huì)見(jiàn)或會(huì)談的時(shí)間、地點(diǎn)和雙方參加人員的名單，及早通知有關(guān)部門做好相應(yīng)的物資準(zhǔn)備。,客人到達(dá)時(shí)，主人在大門口或會(huì)客廳門口迎接，并將賓客引入會(huì)客廳。合影一般安排在賓主見(jiàn)面握手后，合影完畢雙方再入座。領(lǐng)導(dǎo)人之間的會(huì)見(jiàn)或會(huì)談，除陪同人員和必要的譯員、記錄員之外，其他工作人員待安排就緒后均應(yīng)退出。記者采訪也只是在正式談話開(kāi)始前幾分鐘，然后應(yīng)全部離開(kāi)。 會(huì)見(jiàn)結(jié)束后，

8、主人應(yīng)將客人送至門前或車前握手告別，目送客人離去后返回室內(nèi)。 一般官員、民間人士的會(huì)見(jiàn)，安排大體與上相同。也要事先申明來(lái)意，約定時(shí)間、地點(diǎn)，通知來(lái)人身份和人數(shù)，準(zhǔn)時(shí)赴約。日常性的交往，客人來(lái)訪后相隔一段時(shí)間應(yīng)予以回訪。,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,會(huì)見(jiàn)時(shí)的座位布局,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,會(huì)見(jiàn)時(shí)的座位布局,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,會(huì)見(jiàn)時(shí)的座位布局,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,會(huì)談時(shí)的座位布局,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,會(huì)見(jiàn)時(shí)的座位布局,五、會(huì)見(jiàn)會(huì)談的合影安排,合影時(shí)一般主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上。如果是會(huì)見(jiàn)、會(huì)談雙方合影，主客雙方間隔排列。第一排既要考慮人員身份，也要考慮場(chǎng)地大小，能否都攝入鏡頭。一般兩端由主方人

9、員把邊 。,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,國(guó)務(wù)院副總理回良玉與來(lái)訪的荷蘭王儲(chǔ)威廉亞歷山大一行合影留念,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,第六節(jié) 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談,一、新型會(huì)議方法,1開(kāi)放式會(huì)議 2“魚(yú)缸”會(huì)議法,第七節(jié) 新型會(huì)議,二、 新型會(huì)議服務(wù)的興起,由于會(huì)議在人類生活中發(fā)揮的重要作用，人們已經(jīng)離不開(kāi)會(huì)議。文化、體育、商業(yè)等方面各類形式和各種規(guī)模的會(huì)議召開(kāi)，在客觀上又帶動(dòng)了市場(chǎng)的消費(fèi)，從而促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。 利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技手段，新型會(huì)議服務(wù)正向著高質(zhì)量、高效率、低成本方向發(fā)展。作為秘書(shū)人員，應(yīng)該了解有關(guān)的信息，學(xué)會(huì)利用現(xiàn)有資源，更好地完成會(huì)議組織服務(wù)工作。,第七節(jié) 新型會(huì)議,練習(xí)題,一、填空題 1會(huì)議，就是把人們 組織起來(lái) ，討論和 研究問(wèn)題 的一種形式。 2會(huì)議為議事而開(kāi)，要討論的核心問(wèn)題即為 議題 。,練習(xí)題,三、單選題 1按涉外與否分，會(huì)議的類型是（ A ）。 A國(guó)內(nèi)會(huì)議 B公開(kāi)會(huì)議 C專題性會(huì)議 D電話會(huì)議 2按規(guī)模分，會(huì)議的類型是（ D ）。 A定期會(huì)議 B研討會(huì) C機(jī)密會(huì)議 D中型會(huì)議,練習(xí)題,3會(huì)議失控的消極作用主要表現(xiàn)在（ ABCDE ）。 A會(huì)議太多 B會(huì)期過(guò)長(zhǎng) C規(guī)模過(guò)大 D質(zhì)量不高 E重復(fù)開(kāi)會(huì) 4秘書(shū)工作的