1、第五講：秘書素質,【教學目的】,使學生了解秘書任職標準，明確秘書任職標準與素質優(yōu)化的區(qū)別與聯(lián)系的。理解前者是秘書任職的條件，后者是秘書素質的發(fā)展，是在職秘書更高層次的素質追求。,【教學重點和難點】,本章教學重點是正確理解秘書任職標準與素質優(yōu)化的區(qū)別與聯(lián)系以及在職秘書應有的更高層次的素質追求,當前秘書隊伍現(xiàn)狀,當前，我國秘書隊伍總體特征主要是： 政治覺悟較高。絕大多數(shù)秘書人員具備較強的政治素質。善于站在全局的高度思考和處理問題，且大多具有一定的犧牲精神和忍辱負重的品格，具備團結協(xié)作、務實高效的作風；業(yè)務能力較強。為領導決策服務和在領導身邊工作的特殊環(huán)境，使他們普遍能夠對自己堅持高標準，嚴要求，獨

2、擋一面，果斷干練，能較好地完成任務；具備一定的適應能力，職業(yè)的特點使秘書人員經得起困難與挫折的考驗。 我們也不能不看到，秘書隊伍建設也面臨一些不容忽視的新問題： 一是工作任務繁重，讀書學習的時間較少，秘書人員有組織有計劃的讀書學習，明顯不足。特別是系統(tǒng)地學習研究一些新知識，顯得更為薄弱； 二是受利益驅動和價值觀扭曲的影響，秘書隊伍的傳統(tǒng)作風面臨新的挑戰(zhàn)； 三是人員素質不平衡。有一些文秘人員受社會消極方面的影響，理想觀念淡漠，貪圖舒適與享受，有的知識貧乏卻不思更新，得過且過，當一天和尚撞一天鐘，有的干正事不用心，干私事很上心。 這些問題的存在，制約著秘書隊伍的健康成長。,如何建設一支高素質的文秘

3、人員隊伍,一支高素質、高水平、高效能的文秘人員隊伍是提高辦公室整體服務功能的基礎和保證。作為文秘專業(yè)的我們，怎樣才能在未來勝任本職工作，怎樣才能適應新的形勢的要求，怎樣才能完成新形勢所賦予我們的任務，怎樣提高文秘人員的整體綜合素質，創(chuàng)一流業(yè)績，增強辦公室系統(tǒng)的整體服務效能，從而更加明確自己所從事職業(yè)的重要性和肩上的份量，擺正自己的位置，掌握必要的素質和能力，提高服務的層次和質量呢？,一、端正態(tài)度，擺正位置，有正確的服務觀點,首先，要有平常心。貧賤不移志，富貴不淫心，寵辱不驚心。不驕不躁，不慍不火，甘于清苦操勞。“淡泊以明志，寧靜以致遠” 其次，要有敬業(yè)心。時刻牢記肩上的責任，干一行，愛一行，鉆

4、一行，專一行，滿懷熱忱，踏踏實實，一絲不茍地工作。 第三，要有上進心。 “學而不思則罔，思而不學則殆。” 必須向全能式的文秘人員過渡，不僅要懂得文史哲數(shù)理化，還要懂電腦、英語、財經商貿、法律政策、公關禮儀等基礎知識，也要會操作復印打字、傳真電報、照像攝影、錄音播放等現(xiàn)代化辦公設備。,力戒三種不正常的心態(tài),作為一名合格的文秘人員，還要力戒三種不正常的心態(tài)。 1、權欲。常言“不想當元帥的士兵不是好士兵”。這句話在秘書這個行當是不適用的。 2、利欲。正確看待物質利益，不為名利動心，真正做到“寧公而貧，不私而富”。 3、自卑。維護好自己純潔的心靈，向“能到竹林下，自有春水聲”的一種心境靠攏，不以物喜，

5、不以己悲，沖開名利的羅網(wǎng)，清麗出塵，舒卷自如。,二、強化素質，全面提高，有扎實的服務能力,首先強化人品素質，就是要正直、正派。包括一切從實際出發(fā)，實事求是，敢講真話，如實反映情況，不見風使舵等。 其次是政治素質，要努力學習鄧小平理論，堅持正確的政治方向，保持相當?shù)恼蚊翡J性。 三是業(yè)務素質。包括文化知識、理論水平、動手能力、專業(yè)層次等。要有很強的書面表達能力，能寫出有見地、有內容、有條理、有事例、有文采的高水平的公務文書。,在美國“全美秘書協(xié)會”章程提出的秘書必備的9個條件，很值得我們重視與參考。這些條件是： 1、像心理學家一樣善于觀察和理解他人； 2、像政治家一樣有靈敏的頭腦； 3、像外交家

6、一樣有瀟灑的風度； 4、有調查各種棘手問題的豐富經驗； 5、有良好的速記能力以及文字功夫； 6、熟讀各種商業(yè)往來中的法律關系； 7、能熟練地使用各種辦公自動化機器； 8、具備相當?shù)慕鹑诤投悇辗矫娴闹R； 9、能熟練地對各種文件資料進行整理歸類。,秘書必備的條件,一、秘書任職標準（一）秘書任職標準的制定,（1）準備經理對外聯(lián)系的通信稿； （2）閱讀、簽署和寄發(fā)行政函件； （3）撰寫講話稿、備忘錄和報告，代經理審閱； （4）撰寫供發(fā)表的文章； （5）校訂其他人員準備和打印好的文稿副本； （6）查找參考資料中經理希望得到的情報； （7）從各種資料中摘取情報供經理參考； （8）籌辦協(xié)商會談和會議，提醒

7、經理記住在這些場合他們應盡的職責；,（9）主動參加會議，做好服務，有時甚至要主持某些會議； （10）負責管理和培訓一名以上的其他雇員； （11）為公司選取和推薦需要購置的辦公設備和器材； （12）從容優(yōu)雅地接待、會見賓客； （13）整理和維護經理的辦公環(huán)境和鐵序； （14）能熟練地打字和速記，會使用電腦和各種辦公設備； （15）至少能使用一門外語。,1、以任務定標準：“會做、能完成”,2、以知識能力定標準,（1）知識 博與專兼容，“T”型人才；包括基礎知識、中間層次知識、專業(yè)知識等 美國賴特秘書工作手冊中說：“一位秘書，常常被認為是一位萬能博士是一位心理學家、政治家、外交家、研究專家，一位飽學

8、之士作家，業(yè)務律師，機械師，上司的私人財務出納，跑街女郎與辦公桌的清理人。 現(xiàn)代秘書要勝任工作，必須有膽識，有口才，秘書不必是哪門知識的專家，但應是具備廣搏知識的“雜家”。 知識結構，是指人們所學的知識在頭腦中的有機聯(lián)結與組合，也是一個人知識層次的構成的情況。,秘書的知識結構（政治素質略）,秘書的知識結構應是： 其一，秘書應具備的基本知識 基礎知識是所有秘書工作人員賴以工作，學習的基礎，是吸收其他專業(yè)知識，相關知識和發(fā)展各種能力的前提條件。 其二，專業(yè)知識 秘書工作人員知識結構的核心部分，也是區(qū)別其他專業(yè)人才知識結構的主要，分為兩個部分，它反映和決定一個秘書工作人員的素質水平與工作能力。,專業(yè)

9、知識,A、秘書工作專業(yè)知識 主要包括：秘書學、文書學、邏輯學、應用寫作、檔案管理學、禮儀知識、辦公室現(xiàn)代化知識。 B、秘書人員所在行業(yè)的專業(yè)知識 秘書在特定專業(yè)待業(yè)中工作，要得心應手必須懂得這方面的知識才能當一個同行的輔助管理者。 例：商務秘書應具備的行業(yè)專業(yè)知識包括：行政管理學，商業(yè)企業(yè)管理學、企業(yè)市場營銷學、物價學、統(tǒng)計學等。 C、相關知識 任何學科的知識都不是絕對孤立的，它相互交叉，相互滲透，相互影響，相互促進。秘書應盡可能多掌握一些既獨立于專業(yè)知識之外，又與專業(yè)知識密切關聯(lián)的知識。,建立最佳知識結構的方法與知識的更新,A、建立最佳知識結構的方法 *博與精相結構。 *理論與實踐相結合。

10、*定向積累與靈活調節(jié)相結合。 B、秘書知識的更新 要改變陳舊的工作模，學會在科學決策過程中發(fā)揮自己的“智囊”作用，要在“謀”字上下功夫。 總之，秘書工作人員一定要努力地積累知識，使自己成為廣學博聞，專業(yè)精深的人才。,（2）智力 觀察力、注意力、記憶力、思維力、想象力 （3）能力 閱讀、傾聽、口頭表達、協(xié)調、管理、信息處理、公關交際等能力。 （4）基本操作技能 電腦應用、語言運用、速記和筆記、財務輔助、現(xiàn)代通訊、差旅應對、對外交往等能力。,例1991年初，以美國的代表西方國家為聯(lián)合國秘書長選定了協(xié)定的條件：具有領導，籌劃和組織眾多國家職員的管理能力，能流利使用聯(lián)合國兩種的工作語言，具有作為領導人

11、物感人的魅力和有溝通人際交流思想的能力，以下所說的是一般秘書應具備的能力。 1、辦事能力。秘書活動具有強烈的事務性特征，辦事成為秘書一項基礎和經常性的工作，因此，精敏的辦事本領是秘書素質之一。要具有一定的辦事能力，必須做到“知識面廣，頭腦清楚，思維敏捷，手腳勤快，經驗豐富”。這是基礎。辦事能力是多種能力綜合成的，如理解和領會能力，分析能力，應變能力。 2、交際能力。秘書部門是溝通上下左右的樞紐部門，秘書每天都要接觸各種人，與他們相處。秘書只有善于交際，才使人容易接近，也容易被人依賴，辦事的成功率才高。人的社會性決定了人際交往的必要性，人際關系是在雙向的、互惠的，積極主動的交往中形成為發(fā)展。交往

12、方法的正確與否往往影響工作的成敗，美國成人教育家戴爾卡耐基在調查了無數(shù)明顯巨商、軍政要員之后認為，一個人事業(yè)的成功，只有15%是由于他的專業(yè)技術，另外85%要靠人際關系和處世技巧。 3、表達能力。包括口頭表達能力與書面表達能力，能說會道是秘書的“看家本事”秘書雖然很少去演說，但卻經常說話。上傳下達要說話，匯報情況要說話，接待來訪要說話，打電話要說話。 4、操作能力。（1）辦公自動化（2）駕駛技術（3）攝影技術,秘書的業(yè)務能力,3、以理想要求定標準,（1）政治品德 有遠大的理想、堅定的黨性原則、堅持四項基本原則、清正廉潔、高度責任感 （2）秘書的職業(yè)道德 秘書工作從屬性、服務性、事務性、繁瑣性、

13、艱苦性等特點，決定了秘書必須擁有較高的人格，恪守職業(yè)道德。 一、熱愛工作，甘于平凡 二、不辭勞苦，不計報酬 三、自尊自重，克已奉公 四、謙虛謹慎，平等待人 五、嚴守機密，提高警覺,案例46（P159）分析,案例中，優(yōu)秀大學畢業(yè)生張玲看了招聘秘書的公司的選任標準后，有何想法？為什么會有此想法？,（二）制定秘書任職標準的原則,1、以做人可靠、文化水平合用為選用秘書的基本條件 2、以各層次秘書業(yè)務的基本需要為制定秘書標準的主體 高級、中級、初級秘書任務的異同（P160） 3、以對特定職能環(huán)境的適應性考察其任職潛能,案例47（P161）分析,案例中，從張華和李誠在三A公司應聘復試的過程及張華落選、李誠

14、受聘的結果，分析公司需要怎樣的秘書？,（三）秘書任職標準的實踐價值,1、選任稱職秘書的尺度 2、秘書教育質量檢驗的基準線 3、秘書職業(yè)求職者的競崗指南 （1）更具體了解秘書職業(yè)所從事的工作內容和職業(yè)特征，并對照自己的志趣、理想、性格和基本素質是否與其相吻合，避免求職的盲目性。 （2）可以按自己的條件和愛好，具體決定選擇目標，包括秘書崗位所在的行業(yè)、組織性質、規(guī)模及秘書崗位職責，以及高、中、初級秘書層次。 （3）可有針對性地作好知識、能力、適應特定職能環(huán)境方面的準備。,案例48（P164）分析,案例中呂娜的條件較好，試分析其應聘落選的原因,二、秘書素質優(yōu)化,1、綜合輔助素質不斷拓寬 （1）熟練運

15、用參與國際交流的語言 （2）增強信息處理能力 （3）適應不同管理模式、不同領導活動方式 （4）增強迅速進入新工作領域的能力 2、提高輔助效率的能力將不斷增強 （1）增強事業(yè)心和責任感 （2）善于總結，不斷開拓創(chuàng)新 （3）廣泛吸納有益營養(yǎng)，學習他人優(yōu)秀成果 ，提高效率 （4）了解領導工作新需要，提高工作針對性和有效性,3、協(xié)助領導調處多元利益的能力不斷增強 （1）廣泛深入，了解社會大眾，把握新動向 （2）法律法規(guī)，正確理解和貫徹領導意圖 （3）正確處理各種關系 （4）采用靈活有效的協(xié)調方法 4、應用科學技術的能力大為增強 （1）拓寬知識面 （2）加強向群眾學習 （3）業(yè)務活動中提高工作質量與科技

16、素質,（一）隨物質文明發(fā)展優(yōu)化,（二）隨精神文明發(fā)展優(yōu)化,1、公務服務素質提升 三服務：為本級領導服務、為本部門領導服務、為人民服務 2、綜合輔助素質升華 3、職業(yè)道德素質的完善,（三）隨政治文明發(fā)展優(yōu)化,1、先進的政治觀念促進秘書素質提高 “三個代表” 2、先進的政治行為規(guī)范促進秘書素質提高 人治社會與法治社會的異同？ 3、先進的政治制度促進秘書素質提高,（四）優(yōu)化途徑,1、自我超越 2、改善心理素質和思維 3、建立共同愿景（vision） 4、團隊學習 5、系統(tǒng)思考,案例分析,一、案例49（P167）中，從趙玲、小王身上，分析我國秘書素質的發(fā)展狀況。 二、案例50（P170）中，從楊光涵從秘書變?yōu)檫`法犯罪分子的過程中，分析其原因和應該引以為戒的教訓。 三、案例51（P173）中，從章成頂住壓力，堅持原則的事例，分析其思想、作風及業(yè)務素質。像章成這樣的秘書，其領導是否賞