1、第6章 接受訂貨和訂貨信息系統(tǒng),6.1 接受訂貨和訂貨系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 6.2 訂單輸入系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 6.3 接受訂貨系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 6.4 訂貨缺貨系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 復(fù)習(xí)思考題,6.1 接受訂貨和訂貨系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 作為集中訂單系統(tǒng)有從訂單信息系統(tǒng)挖掘出物流信息系統(tǒng)的作用。針對(duì)顧客的訂單進(jìn)行商品的分配，回答什么時(shí)候能夠滿(mǎn)足訂貨，提供出庫(kù)信息，出庫(kù)信息是作為物流信息進(jìn)行處理的。 訂單系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的入口，基于訂單信息才能夠運(yùn)轉(zhuǎn)下面的物流系統(tǒng)、銷(xiāo)售管理系統(tǒng)、市場(chǎng)信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)等。,圖6.1 作為信息入口的接受訂貨和訂貨系統(tǒng),6.2 訂單輸入系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 6.2.1 訂單輸入系統(tǒng)的要點(diǎn) 1.能夠支持顧客

2、希望的接受訂貨形式 支持接受訂貨的形式會(huì)對(duì)這個(gè)企業(yè)的業(yè)績(jī)產(chǎn)生巨大的影響。例如，在大型的量販店中全面地實(shí)現(xiàn)了聯(lián)網(wǎng)的接受訂貨和訂貨形式，對(duì)聯(lián)網(wǎng)接受訂貨和訂貨對(duì)象的廠(chǎng)家的商品趨于固定化，作為本公司以訂貨業(yè)務(wù)為對(duì)象的合理化要素，需要尋找更簡(jiǎn)便的方法。,2.正確地掌握訂貨的信息 銷(xiāo)售店鋪在訂單信息中利用本公司商品代碼進(jìn)行訂貨，這樣在制造商方面就必須具有將銷(xiāo)售店鋪的商品代碼正確地進(jìn)行轉(zhuǎn)換的功能。 3.訂單輸入系統(tǒng)應(yīng)該建立能夠使企業(yè)獲得必要信息的功能 訂單輸入系統(tǒng)由于處于與公司外部信息入口的重要位置，必須建立企業(yè)獲得信息來(lái)源的功能。,6.2.2 訂單輸入系統(tǒng)的范圍 訂單輸入系統(tǒng)的范圍可以考慮接收訂單，以及是

3、否將必要的項(xiàng)目進(jìn)行了正確地登錄等。訂貨的接收可以支持多種多樣的接受訂貨的方式，可以適應(yīng)各種各樣的方法并具備輸入訂單形式的功能。 下面考慮訂單中應(yīng)該包含什么樣的信息，通常的訂單中有： 確定的顧客； 確定的送貨地點(diǎn)； 確定的商品； 確定的數(shù)量和金額等。,6.2.3 訂單輸入系統(tǒng)的功能 1.訂單輸入 用傳真、電話(huà)所接收的訂單從本公司的聯(lián)網(wǎng)終端進(jìn)行輸入； 渠道銷(xiāo)售人員從到達(dá)的店鋪用電話(huà)進(jìn)行訂單的輸入； 用本公司設(shè)置在店鋪中的終端從店鋪直接進(jìn)行訂單的輸入； 利用增值網(wǎng)絡(luò)（VAN）從各種各樣的設(shè)備進(jìn)行訂單的輸入。,2.訂單內(nèi)容的確認(rèn) 一般情況下，接受訂貨信息包括客戶(hù)、商品、數(shù)量、金額、到貨期、送貨地點(diǎn)等。

4、除了以上的項(xiàng)目之外，接受訂貨時(shí)的項(xiàng)目還有對(duì)方的訂單號(hào)、電話(huà)號(hào)碼以及特定的事項(xiàng)，還有購(gòu)入的記錄等。 當(dāng)輸入的項(xiàng)目發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，與業(yè)務(wù)形態(tài)有關(guān)，一定要停止當(dāng)前的處理，改正相應(yīng)的錯(cuò)誤，必須對(duì)每一項(xiàng)訂單作出完結(jié)的處理，不能夠影響下面的工作。,3.訂單數(shù)據(jù)庫(kù)登錄 輸入的訂單如果確認(rèn)正確，就可以向計(jì)算機(jī)系統(tǒng)做訂單數(shù)據(jù)庫(kù)的輸入處理。在訂單數(shù)據(jù)庫(kù)中，包括每一個(gè)登錄的訂單，到全部訂貨出庫(kù)后計(jì)算銷(xiāo)售收入為止所保存的訂單狀態(tài)。 通過(guò)這樣的處理，可以將輸入的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)輸入清單，讓操作員以外的工作人員對(duì)清單的內(nèi)容做再一次的確認(rèn)，可以起到相互牽制的作用。 將以上的內(nèi)容作為處理的范圍，訂單輸入系統(tǒng)的處理流程如圖6.2所示。

5、,圖6.2 訂單輸入系統(tǒng)的處理流程,6.3 接受訂貨系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 6.3.1 接受訂貨系統(tǒng)的要點(diǎn) 1.將訂單信息轉(zhuǎn)換為物流信息 將訂單信息轉(zhuǎn)換為物流信息，就是如何分配庫(kù)存做成出庫(kù)預(yù)訂的數(shù)據(jù)。在考慮分配庫(kù)存的情況下，可有集中訂單數(shù)據(jù)后批次處理方法和訂單輸入后立即進(jìn)行分配的方法。 2.正確地回答到貨期 特別是當(dāng)出現(xiàn)缺貨狀態(tài)時(shí)向顧客回答不明確的到貨期時(shí)，會(huì)造成機(jī)會(huì)損失。,3.將接受訂貨信息和分配信息提供給相關(guān)部門(mén) 接受訂貨信息如果只是接受訂貨業(yè)務(wù)人員的信息，就不能夠正確地向生產(chǎn)部門(mén)傳達(dá)市場(chǎng)的狀況，使銷(xiāo)售和生產(chǎn)的實(shí)際出現(xiàn)差距，就不能夠控制庫(kù)存，和導(dǎo)致巨大的損失。企業(yè)活動(dòng)的信息系統(tǒng)就是要發(fā)揮信息的作用，正

6、確地向有關(guān)的人傳達(dá)必要的信息。從這個(gè)意義上看，接受訂貨系統(tǒng)也是企業(yè)重要信息系統(tǒng)之一。,6.3.2 接受訂貨系統(tǒng)的范圍 接受訂貨系統(tǒng)包括從訂單數(shù)據(jù)庫(kù)中取出由訂單輸入系統(tǒng)所登錄的訂單，到制定出庫(kù)預(yù)訂數(shù)據(jù)為止的全過(guò)程。出庫(kù)預(yù)訂數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移給出庫(kù)系統(tǒng)，繼續(xù)完成實(shí)際的出庫(kù)。從訂單到出庫(kù)預(yù)訂數(shù)據(jù)之間需要經(jīng)過(guò)各種處理，在這個(gè)過(guò)程中不限于將全部的訂單做成出庫(kù)預(yù)訂數(shù)據(jù)。 圖6.3表示了接受訂貨處理的功能關(guān)聯(lián)圖。,圖6.3 接受訂貨處理的功能關(guān)聯(lián)圖,(1)在通常具有庫(kù)存、即使發(fā)生了缺貨馬上可以補(bǔ)充的情況下，可以直接進(jìn)行現(xiàn)貨的分配并制定出出庫(kù)預(yù)訂的數(shù)據(jù)；即使在不能夠分配的狀態(tài)下，因?yàn)樯唐否R上能夠補(bǔ)充，一旦有入庫(kù)，就能夠

7、分配出庫(kù)。 (2)從接受訂貨到到貨需要一段時(shí)間，缺貨時(shí)對(duì)這筆訂單回答不出到貨期限，就會(huì)讓顧客產(chǎn)生不信任感，需要對(duì)入庫(kù)預(yù)訂信息進(jìn)行分配，回答到貨的期限。 (3)從訂貨到到貨的周期較長(zhǎng)，會(huì)出現(xiàn)銷(xiāo)售短貨的現(xiàn)象，對(duì)季節(jié)性較強(qiáng)的商品制定的供貨計(jì)劃要控制對(duì)市場(chǎng)的供給。,6.3.3 接受訂貨系統(tǒng)的功能 1.信譽(yù)管理檢驗(yàn)功能 在接受訂貨中，通過(guò)應(yīng)收款管理所管理的信用與訂單所發(fā)生的銷(xiāo)售債權(quán)進(jìn)行信用范圍內(nèi)的審核，如果在信用范圍內(nèi)則接受訂貨，如果在信用范圍以外則發(fā)出警告，需要相應(yīng)的對(duì)策。 2.入庫(kù)預(yù)定分配 入庫(kù)預(yù)訂需要將訂貨業(yè)務(wù)系統(tǒng)化，并明確什么時(shí)候可以到貨，這是對(duì)預(yù)訂到貨進(jìn)行分配的前提。當(dāng)實(shí)際到貨時(shí)，要取消預(yù)定并

8、將預(yù)定和實(shí)際的到貨進(jìn)行對(duì)比和處理。,3.供貨計(jì)劃分配 根據(jù)市場(chǎng)的狀況控制商品供貨，需要考慮如何將有限的量向市場(chǎng)分配。特別是在全國(guó)有若干個(gè)配送據(jù)點(diǎn)的情況，要及時(shí)地掌握市場(chǎng)的動(dòng)向，根據(jù)市場(chǎng)的需求向各個(gè)配送據(jù)點(diǎn)供貨，使庫(kù)存達(dá)到最小、減少浪費(fèi)。 4.銷(xiāo)售庫(kù)存分配 所謂銷(xiāo)售庫(kù)存就是營(yíng)業(yè)部門(mén)掌握的庫(kù)存，是為了訂單的分配與供貨計(jì)劃相吻合的理論庫(kù)存。商品一旦進(jìn)行了入庫(kù)就要更新實(shí)物庫(kù)存，同時(shí)根據(jù)供貨計(jì)劃分配入庫(kù)數(shù)量。,5.實(shí)物庫(kù)存分配 在分配實(shí)物庫(kù)存之前需要考慮完成的工作包括下面3個(gè)方面： 已經(jīng)進(jìn)行了入庫(kù)的預(yù)定分配； 已經(jīng)進(jìn)行了供應(yīng)計(jì)劃的分配和銷(xiāo)售庫(kù)存的分配； 進(jìn)行直接庫(kù)存分配。即使通過(guò)了以上階段的處理，但還沒(méi)

9、有決定在哪一個(gè)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行分配，這就需要在實(shí)物庫(kù)存分配階段進(jìn)行確定。也就是說(shuō)，實(shí)物庫(kù)存分配的首要工作就是決定倉(cāng)庫(kù)。,6.倉(cāng)庫(kù)日程核實(shí) 數(shù)量關(guān)系的分配全部完成了，為了核實(shí)什么時(shí)候能出庫(kù)，需要核實(shí)倉(cāng)庫(kù)的日程。要核實(shí)回答了到貨期的出庫(kù)預(yù)訂日期是否正是出庫(kù)倉(cāng)庫(kù)的休息日，如果是休息日就要往后順延。 7.配車(chē)計(jì)劃分配 準(zhǔn)備好商品之后，到貨日期根據(jù)配送手段也可能變化。像固定班車(chē)那樣，在管理裝載效率的情況下進(jìn)行配車(chē)計(jì)劃的分配，決定出庫(kù)日期。配車(chē)計(jì)劃的分配方法與如何制定計(jì)劃有關(guān)。,8.制定到貨期 訂單登錄后，其結(jié)果是明確何時(shí)能夠到貨，確認(rèn)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中全部處理的結(jié)果的處理就是制定到貨期。到以上的第7步為止，進(jìn)行了訂

10、單內(nèi)容的確認(rèn)和何時(shí)到貨期的確認(rèn)，系統(tǒng)返回到開(kāi)始的回答，并等待下一步操作。 9.生成出庫(kù)預(yù)訂數(shù)據(jù) 滿(mǎn)足庫(kù)存分配等全部的條件，對(duì)確認(rèn)了的訂單回答到貨日到貨的情況，生成出庫(kù)預(yù)訂數(shù)據(jù)。,10.生成訂貨缺貨數(shù)據(jù) 不能夠滿(mǎn)足各分配條件的訂單作為訂貨缺貨進(jìn)行登錄，要想知道這些訂單什么時(shí)候能夠分配，要生成訂貨缺貨數(shù)據(jù)并存入訂貨缺貨數(shù)據(jù)庫(kù)。作為訂貨缺貨數(shù)據(jù)所登錄的訂單，因?yàn)檫€沒(méi)有進(jìn)行庫(kù)存的分配，根據(jù)下次入庫(kù)時(shí)的分配可以得到預(yù)訂出庫(kù)數(shù)據(jù)。在能夠分配訂單中一部分的情況，進(jìn)行部分出庫(kù)，訂單被分割的一部分生成出庫(kù)數(shù)據(jù)，一部分成為訂貨缺貨數(shù)據(jù)。全部的狀態(tài)在訂貨數(shù)據(jù)庫(kù)中用訂單進(jìn)行表示。訂貨缺貨數(shù)據(jù)作為下面訂貨缺貨系統(tǒng)的開(kāi)始

11、數(shù)據(jù)。 信息處理的流程如圖6.4所示。,圖6.4 接受訂貨系統(tǒng)的處理流程,6.4 訂貨缺貨系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 6.4.1 訂貨缺貨系統(tǒng)的要點(diǎn) 1. 正確地掌握訂貨缺貨的狀況 訂貨缺貨系統(tǒng)的第一個(gè)要點(diǎn)就是，如何正確地掌握訂貨缺貨的狀況。從接受訂單開(kāi)始到出庫(kù)為止的過(guò)程中，需要正確地掌握計(jì)算機(jī)和系統(tǒng)的訂單處于什么樣的狀態(tài)。作為訂單的狀態(tài)有以下幾種情況。, 成功接收的訂單，由于超出了處理的范圍仍保留著接收狀態(tài)； 在處理的范圍，但在預(yù)訂入庫(kù)中沒(méi)有被分配、在供應(yīng)計(jì)劃中也沒(méi)有被分配的訂單； 在供應(yīng)計(jì)劃中進(jìn)行了分配，但還沒(méi)有在銷(xiāo)售庫(kù)存中被分配的訂單； 在預(yù)訂入庫(kù)和銷(xiāo)售庫(kù)存中進(jìn)行了分配，但在實(shí)物庫(kù)存中還未分配的訂單；

12、已經(jīng)在實(shí)物庫(kù)存中分配了的訂單，但為了等待客戶(hù)所希望的到貨時(shí)間而等待出庫(kù)的訂單。,在一張訂單上有許多商品的情況，對(duì)應(yīng)各商品存在著上面所列舉的各種情況。作為整張訂單，還有這樣的狀態(tài)： 不能夠分配的訂單； 進(jìn)行了部分商品的分配，被分批出庫(kù)的訂單； 進(jìn)行了部分商品的分配，但客戶(hù)要求全部一次性送貨時(shí)所等待出庫(kù)的訂單。 正確地掌握這些狀態(tài)，需要系統(tǒng)對(duì)上述情況能夠及時(shí)處理并對(duì)訂單狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)視，例如，在入庫(kù)后需要判斷是否有到了預(yù)訂發(fā)貨日期的情況。,2. 遵守到貨日期對(duì)庫(kù)存的分配 第二個(gè)要點(diǎn)是，為了遵守答復(fù)的到貨日期，如何對(duì)庫(kù)存進(jìn)行分配。對(duì)預(yù)訂進(jìn)行分配、回答到貨日期的情況，按照預(yù)訂對(duì)商品是否入庫(kù)進(jìn)行監(jiān)視的同時(shí)，

13、預(yù)訂發(fā)生變化時(shí)能夠事先調(diào)整。 3. 如何處理訂單的變化 第三個(gè)要點(diǎn)是，如何處理訂單的改變。盡管接受訂貨時(shí)能夠進(jìn)行分配，全部商品能夠出庫(kù)，但接受訂貨時(shí)的缺貨也是不可避免的。,6.4.2 訂貨缺貨系統(tǒng)的范圍 訂貨缺貨系統(tǒng)的范圍就是對(duì)于全部登錄的訂單所能夠做的處理內(nèi)容。這些內(nèi)容主要有訂貨缺貨的改變、入庫(kù)后的訂貨缺貨分配。對(duì)于訂單改變后的作業(yè)，根據(jù)改變的內(nèi)容進(jìn)行接受訂貨系統(tǒng)的分配，從而發(fā)生接受訂貨系統(tǒng)的信息傳遞。訂貨缺貨系統(tǒng)的功能關(guān)聯(lián)，如圖6.5所示。,圖6.5 訂貨缺貨系統(tǒng)的功能關(guān)聯(lián)圖,6.4.3 訂貨缺貨系統(tǒng)的功能 訂貨缺貨系統(tǒng)可以列舉出下面的主要功能。 訂貨缺貨的改變； 訂貨缺貨的查詢(xún)； 訂貨缺

14、貨的分配； 訂貨缺貨的指示出庫(kù)。 根據(jù)這些功能，從訂貨缺貨開(kāi)始產(chǎn)生出出庫(kù)預(yù)訂的數(shù)據(jù)。,1.訂貨缺貨的改變 訂貨缺貨的改變是考慮公司內(nèi)部所發(fā)生的改變和公司外部所希望的改變。公司內(nèi)部的改變主要是到貨日期的改變。根據(jù)入庫(kù)預(yù)訂管理系統(tǒng)，在確認(rèn)了改變?nèi)霂?kù)預(yù)訂時(shí)，對(duì)于分配入庫(kù)預(yù)訂的訂貨缺貨需要進(jìn)行到貨日期的改變。 2.訂貨缺貨的查詢(xún) 訂貨缺貨的查詢(xún)是為了回答客戶(hù)的詢(xún)問(wèn)，公司內(nèi)部要知道訂單處在什么樣的狀態(tài)，這是系統(tǒng)必要的功能。確認(rèn)對(duì)方的方法，最簡(jiǎn)單的就是詢(xún)問(wèn)對(duì)方的代碼，但是有很多客戶(hù)記不住自己的代碼，因此系統(tǒng)需要根據(jù)客戶(hù)的電話(huà)號(hào)碼或客戶(hù)的名稱(chēng)識(shí)別出客戶(hù)。,3.訂貨缺貨的分配 訂貨缺貨的重要功能就是訂貨缺貨的

15、分配。分配的種類(lèi)有對(duì)預(yù)訂入庫(kù)的分配、對(duì)供應(yīng)計(jì)劃的分配、對(duì)銷(xiāo)售庫(kù)存的分配和對(duì)實(shí)物庫(kù)存的分配。 分配方法有自動(dòng)進(jìn)行分配和可以瀏覽訂貨缺貨狀況進(jìn)行分配兩種方法。實(shí)時(shí)分配中，存在著自動(dòng)和人工的分配方法，夜間成批分配處理采用自動(dòng)的方式。自動(dòng)處理的特征是，已經(jīng)確定了分配的順序，當(dāng)有情況發(fā)生時(shí)與之有關(guān)的分配根據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的判斷進(jìn)行自動(dòng)地處理。,表6.1表示了具有各種各樣特征、并根據(jù)這些特征按照出庫(kù)的及時(shí)性和決定了的分配優(yōu)先順序，確定采用哪種方法最佳的情況。即使在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部，也可以根據(jù)商品的特性采用若干種方法進(jìn)行組合的方式。,表6.1 分配方法的特征,4.訂貨缺貨的指示出庫(kù) 對(duì)訂貨缺貨所登錄的訂單，當(dāng)發(fā)生入庫(kù)時(shí)要進(jìn)行訂貨缺貨分配，使這些訂單隨時(shí)能夠出庫(kù)。如果到了回答的到貨日期就要進(jìn)行出庫(kù)處理，但要分為沒(méi)有必要向客戶(hù)確認(rèn)和需要