1、文控員的崗位職責(zé),1、外來文件的分發(fā)、核查與管理； 2、外發(fā)文件的監(jiān)控； 3、受控文件的會(huì)簽、評(píng)審、編號(hào)、分發(fā)的監(jiān)督和實(shí)施； 4、文件更改時(shí)更改記錄、會(huì)簽、評(píng)審、分發(fā)、回收、銷毀與作廢； 5、文件的保存、整理、保存期限的監(jiān)控； 6、定期對(duì)文件進(jìn)行檢查、評(píng)審；（使用狀態(tài)、適宜性、是否按規(guī)定執(zhí)行等）； 7、協(xié)助完成內(nèi)部審核工作； 8、記錄的歸檔、分類儲(chǔ)存、按保存期限定期銷毀； 9、協(xié)助完成內(nèi)部體系審核工作； 10、相關(guān)的環(huán)境因素控制的遵守。,體系文件編碼規(guī)則,手冊(cè)： SPT-A/Q（E） 程序文件：SPT-B/Q/PD-01（E、C） 三級(jí)文件：SPT-C/Q/PD/A-01 表單： SPT-D/

2、Q/PD-01-01-R0 QMS質(zhì)量管理體系 EMS環(huán)境管理體系 CQMS+EMS,文件的分類,體系文件分類： 1.質(zhì)量/環(huán)境手冊(cè) 2.程序文件 3.作業(yè)指導(dǎo)書 4.質(zhì)量/環(huán)境記錄 作業(yè)指導(dǎo)書分類： 1.產(chǎn)品圖、2.工藝流程圖、3.樣品、4.CP、5.FMEA、6.檢驗(yàn)指導(dǎo)書、 7.操作指導(dǎo)書、8各類指導(dǎo)書等 外來文件分類： 1.法律法規(guī) 2.客戶圖紙或要求 3.標(biāo)準(zhǔn)（體系標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等）,文件編寫,手冊(cè)：一般由管理者代表組織編寫。（目錄、方針、目標(biāo)、組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)和權(quán)限描述、與體系條款的描述/程序文件的引用、職責(zé)分配表、程序文件清單等） 程序文件：一般由部門主管編制。（依據(jù)手冊(cè)

3、中的定義，詳細(xì)描述標(biāo)準(zhǔn)中指出的程序文件和組織自己決定的程序文件。根據(jù)過程來編寫是最基本的方法。） 作業(yè)指導(dǎo)書：一般由了解過程操作的技術(shù)人員或中層領(lǐng)導(dǎo)者編寫。（是程序文件中某個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)化，主要針對(duì)關(guān)鍵的過程或沒有形成文件就易引起出錯(cuò)的過程。） 記錄：了解過程的人員編寫最合理。（空表單是三階文件，一旦填寫就成為記錄。一份好的表單通常需要相關(guān)人員的評(píng)審，會(huì)隨時(shí)間的推移而變化。）,文件評(píng)審、審批,手冊(cè)：管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 程序文件：管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)（一般的組織為：部門經(jīng)理審核，管代批準(zhǔn)。） 作業(yè)指導(dǎo)書：部門經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)。 文件評(píng)審：由文件中涉及的部門參與評(píng)審。 文件更改

4、評(píng)審：原文件評(píng)審參與部門評(píng)審。,文件發(fā)放,按文件首頁的分發(fā)流向復(fù)印、分發(fā)。 填寫“文件分發(fā)管制表”。 原稿作為文控中心的存檔文件。 擅自復(fù)印為無效文件。 補(bǔ)發(fā)：填寫“文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單” 外發(fā)：填寫“文件外發(fā)管制表”，供方的需通知更換版本，顧客處的不再通知。,文件更改,體系文件：文件會(huì)簽意見表 圖紙：工程更改通知單 CP：工藝更改通知單，以工程更改通知單通知項(xiàng)目小組成員 更改內(nèi)容在文件更改履歷中注明 發(fā)放到更改前分發(fā)的部門,文件檢查、歸檔、保存,制定有效文件清單，軟盤文件定期備份。 每月更新1次清單，檢查文件的最新狀態(tài)和有效性。每次分發(fā)時(shí)，督促文件接收人改動(dòng)有效文件清單。 文件保存條件：干燥、防水

5、、防火、防蟲蛀等,外來文件（QMS）,先登記（外來文件登記表） 評(píng)審（工程部組織5日內(nèi)完成填寫“外來文件評(píng)審表：） 敲章受控（標(biāo)注外來，分受控、僅供參考、不敲章。） 分發(fā)：在“外來文件評(píng)審單”上體現(xiàn)。 動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)清除失效文件。,外來文件（EMS）管理,登記在“環(huán)境法規(guī)和其他要求清單” 管代3個(gè)月收集一次。 鑒定：適用性，填寫“環(huán)境法規(guī)鑒定表” 受控：環(huán)境法規(guī)敲受控章，不分發(fā)?！碍h(huán)境法規(guī)和其他要求清單”和“環(huán)境法規(guī)鑒定表”作為三階文件分發(fā)。 動(dòng)態(tài)管理清除過期版本。,文件更改、換版、作廢,換頁：小部分的更改采用換頁，在修改內(nèi)容下劃線，文件需會(huì)簽、批準(zhǔn)。可以省的只是復(fù)印的紙張數(shù)。 換版：在首頁更改史中注明更改內(nèi)容，評(píng)審、批準(zhǔn)后重新發(fā)放。 銷毀：按文件分發(fā)官制表收回并銷毀。原版保留并加蓋作廢章。 原版作廢文件保留3年，逾期填寫文件銷毀清單，批準(zhǔn)后作廢。,記錄控制1,記錄包括：我們的、供方的和顧客指定的。 記錄的形式：表格、圖表、報(bào)告、磁盤、照片等形式。 編號(hào)規(guī)定 填寫要求 保存規(guī)定：記錄清單及保存規(guī)定 定期收集與歸檔：每月歸檔，部門保留近3個(gè)月的記錄，填寫文件/記錄歸檔清單做索引標(biāo)識(shí)。,