1、第一章 辦公自動(dòng)化基礎(chǔ),1-2,辦公自動(dòng)化將人、計(jì)算機(jī)和信息三者結(jié)合為一個(gè)辦公體系，構(gòu)成一個(gè)服務(wù)于辦公業(yè)務(wù)的人-機(jī)信息處理系統(tǒng)。,1.1 辦公自動(dòng)化概述,辦公自動(dòng)化是一個(gè)不斷發(fā)展的概念，像電子商務(wù)、電子政務(wù)、企業(yè)信息化、教育信息化、數(shù)字家庭等都可以看成是它的延伸。,1-3,一、辦公活動(dòng) 辦公：為了實(shí)現(xiàn)一個(gè)具體的工作目標(biāo)，所從事的處理人群集體事物或信息的活動(dòng)。 影響辦公方式的因素：辦公設(shè)備。,1.1 辦公自動(dòng)化概述,1-4,二、辦公自動(dòng)化 定義：利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的一部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人-機(jī)信息處理系統(tǒng)。,1.1 辦公自

2、動(dòng)化概述,20世紀(jì)70年代，美國(guó)麻省理工學(xué)院M.C.Zisman教授將辦公自動(dòng)化定義為：將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)難以處理的、數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項(xiàng)綜合技術(shù)。,1-5,三、辦公自動(dòng)化的特點(diǎn),集成化：軟硬件及網(wǎng)絡(luò)集成，人與系統(tǒng)集成 智能化：如漢字識(shí)別、輔助決策等 多媒體化：包括文字、聲音、圖形、視頻等 運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換(EDI)：通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，在計(jì)算機(jī)之間進(jìn)行交換和自動(dòng)化處理。,1.1 辦公自動(dòng)化概述,辦公自動(dòng)化的目的：盡可能充分利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，取得更好的經(jīng)濟(jì)效益，以達(dá)到既定的目標(biāo)。,1-6,四、

3、辦公自動(dòng)化的發(fā)展過(guò)程,1.1 辦公自動(dòng)化概述,公元前3200年埃及人發(fā)明了墨水，公元105年后中國(guó)人發(fā)明了紙、硯和毛筆,幾千年來(lái)文房四寶成了中國(guó)及亞洲地區(qū)的傳統(tǒng)辦公工具。,1-7,美國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展過(guò)程,1.1 辦公自動(dòng)化概述,1-8,1.1 辦公自動(dòng)化概述,中國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展過(guò)程,1-9,辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì),1.1 辦公自動(dòng)化概述,辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化 辦公操作無(wú)紙化 辦公服務(wù)無(wú)人化 辦公業(yè)務(wù)集成化 辦公設(shè)備移動(dòng)化 辦公思想?yún)f(xié)同化 辦公信息多樣化(多媒體化) 辦公管理知識(shí)化 辦公系統(tǒng)智能化,1-10,1.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng),一、基本概念 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：面向特定單位、支持其綜合辦公業(yè)務(wù)的集成

4、化信息系統(tǒng)。,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)作：信息采集 信息加工、信息傳輸、信息保存,1-11,二、組成要素,1.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng),辦公人員：最終用戶-包括領(lǐng)導(dǎo)決策人員、專業(yè)管理人員、輔助工作人員； 辦公機(jī)構(gòu)：直接影響系統(tǒng)的總體機(jī)構(gòu)和辦公效率； 辦公制度：保障辦公活動(dòng)正常進(jìn)行的各種規(guī)章制度； 辦公信息：即工作對(duì)象，包括數(shù)據(jù)、文字、聲音、圖形和圖像等。 辦公設(shè)備：支持各類辦公人員進(jìn)行辦公活動(dòng)的工具、設(shè)施和技術(shù)手段； 辦公環(huán)境：包括物質(zhì)的和抽象的、內(nèi)部和外部環(huán)境。,1-12,三、系統(tǒng)功能,1.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng),文字處理：文字錄入、版式編排、表格制作、智能檢查 數(shù)據(jù)管理：數(shù)據(jù)庫(kù)、表格處理、生成圖表、數(shù)據(jù)統(tǒng)

5、計(jì)等 語(yǔ)音處理：聲音輸入、語(yǔ)音合成、語(yǔ)音識(shí)別等 圖形與圖像處理：輸入、存儲(chǔ)、編輯、傳送、輸出以及圖像識(shí)別； 通信功能：即時(shí)提醒、遠(yuǎn)程通信、遠(yuǎn)程監(jiān)控、視頻會(huì)議 文件處理：收發(fā)文件管理、文件存儲(chǔ)、電子郵件處理等 電子日程管理：部門日程管理、職員日程管理、工作進(jìn)程管理、工作周報(bào)、工作月報(bào)等。 電子行文辦理：行文無(wú)紙流轉(zhuǎn)、實(shí)現(xiàn)會(huì)議計(jì)劃和通知等,1-13,四、層次模型 事務(wù)型OA系統(tǒng)(基層)：支持屬于日常例行性辦公事務(wù)處理的OA系統(tǒng)，它包括基本辦公事務(wù)處理系統(tǒng)和機(jī)關(guān)行政事務(wù)處理系統(tǒng)。 管理型OA系統(tǒng)(中層)：除了具有事務(wù)型OA系統(tǒng)的全部功能外，主要增加了完成本部門工作所需的信息管理系統(tǒng)(MIS)系統(tǒng)。

6、決策型OA系統(tǒng)(高層)：除了具有前兩種模式的功能外，還應(yīng)具有復(fù)雜決策的功能。,1.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng),1-14,1.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng),1-15,一、操作系統(tǒng) 辦公自動(dòng)化環(huán)境使用最多的系統(tǒng)平臺(tái)是微軟發(fā)布的視窗操作系統(tǒng)-Windows。,1.3 辦公自動(dòng)化環(huán)境,其他常用辦公軟件： 圖像處理工具Photoshop, ACDSee 壓縮與解壓縮工具WinRAR 病毒防護(hù)工具瑞星，江民，360安全衛(wèi)士 光盤刻錄工具Nero Burning ROM 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)工具Windows優(yōu)化大師,二、辦公軟件 Microsoft Office辦公軟件,1-16,三、辦公設(shè)備 辦公設(shè)備是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的硬件基礎(chǔ)

7、 常用辦公設(shè)備：計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、交換機(jī)、投影儀、速印機(jī)、照相機(jī)和攝像機(jī)等。,1.3 辦公自動(dòng)化環(huán)境,四、網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境 局域網(wǎng)計(jì)算機(jī)互訪可以協(xié)同工作 Internet可以實(shí)現(xiàn)資料搜索、上傳、下載以及電子郵件收發(fā)，達(dá)到資源共享。,1-17,一、掃描儀 1984：掃描儀問(wèn)世 常用輸入設(shè)備：鍵盤、鼠標(biāo)、掃描儀 1.什么是掃描儀 掃描儀是機(jī)、光、電一體化的數(shù)字化輸入設(shè)備，它可以將圖片或文稿等轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)能識(shí)別和處理的數(shù)字圖像文件。 優(yōu)點(diǎn)：保留原稿風(fēng)貌。,蒙娜麗莎(達(dá)芬奇),1.4 常用辦公設(shè)備,1-18,2.掃描儀的工作原理 掃描儀是由光源、聚焦透鏡、電荷耦合器件(CCD)陣列、

8、A/D轉(zhuǎn)換器等組成。 工作過(guò)程：照到原稿上光線，經(jīng)反射光分光鏡等得到彩色光帶,照射到各自的CCD上并轉(zhuǎn)換成電信號(hào)，經(jīng)A/D轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像。,1.4 常用辦公設(shè)備,1-19,3.掃描儀的分類 平板式掃描儀 平板式掃描儀是由步進(jìn)電機(jī)帶動(dòng)掃描頭對(duì)圖片進(jìn)行自動(dòng)掃描。 特點(diǎn)：掃描精度較高、成像穩(wěn)定 適用場(chǎng)合： 圖稿幅面不大 精度要求較高 文字識(shí)別OCR,1.4 常用辦公設(shè)備,1-20,手持式掃描儀 手持式掃描儀是以手動(dòng)的方式推動(dòng)掃描儀對(duì)圖片進(jìn)行掃描。 特點(diǎn)：體積小、攜帶方便、價(jià)格便宜 缺點(diǎn)：圖像失真(手推進(jìn)速度不均勻) 適用場(chǎng)合： 圖稿幅面小 精度要求不高,1.4 常用辦公設(shè)備,1-21,滾筒式掃描儀

9、滾筒式掃描儀是采用掃描頭固定、滾動(dòng)式走紙機(jī)構(gòu)移動(dòng)圖紙而自動(dòng)完成掃描。 特點(diǎn)：幅面大 適用場(chǎng)合：大型工程圖紙，如A0、A1,透明膠片掃描儀,1.4 常用辦公設(shè)備,1-22,4.掃描儀的性能指標(biāo) 分辨率 光學(xué)分辨率：表示掃描儀對(duì)圖像細(xì)節(jié)表現(xiàn)的能力，它直接取決于CCD元件數(shù)。 表示為：300-1200dpi 600(CCD解析度)1200(步進(jìn)電機(jī)步長(zhǎng)) 插值分辨率：通過(guò)數(shù)學(xué)算法在原有圖像的兩點(diǎn)中間插入點(diǎn)，以達(dá)到超過(guò)光學(xué)分辨率 19200dpi-某臺(tái)掃描儀標(biāo)注最大分辨率,1.4 常用辦公設(shè)備,1-23,色彩位數(shù) 用來(lái)表示彩色掃描儀所能識(shí)別的最大色彩數(shù)目(24位、30位、36位等)。 色彩位數(shù)越高，圖

10、像顏色表現(xiàn)力越豐富 掃描速度 指掃描儀在掃描圖稿時(shí)所需的時(shí)間。 主要影響因素：步進(jìn)電機(jī)的速度 分辨率的設(shè)置 接口類型,1.4 常用辦公設(shè)備,1-24,5.文字識(shí)別軟件 OCR(Optical Character Recognition) 光學(xué)字符識(shí)別系統(tǒng)主要用于文字信息輸入及各種印刷文字的自動(dòng)錄入。,1.4 常用辦公設(shè)備,掃描儀捆綁軟件： 掃描儀驅(qū)動(dòng)程序 圖像掃描處理軟件紫光掃描大師 文字識(shí)別軟件OCR軟件 專業(yè)圖像處理軟件,1-25,二、復(fù)印機(jī) 復(fù)印技術(shù)是將紙和其他媒介上的文字或圖像內(nèi)容轉(zhuǎn)印到其他媒介上的一種技術(shù)。 采用復(fù)印設(shè)備可以很好地產(chǎn)生與圖文原稿非常相似的復(fù)制品，以便保留和分發(fā)。,1.

11、4 常用辦公設(shè)備,1-26,復(fù)印機(jī)的種類： 模擬復(fù)印機(jī) 工作原理：通過(guò)曝光、掃描方式將原稿的光學(xué)模擬圖像投射到已被充電的感光鼓上產(chǎn)生靜電潛像，再經(jīng)過(guò)顯影、轉(zhuǎn)印、定影，完成整個(gè)復(fù)印過(guò)程。 四大組成系統(tǒng)：曝光系統(tǒng)、成像系統(tǒng)、輸紙系統(tǒng)、控制系統(tǒng)。,1.4 常用辦公設(shè)備,1-27,數(shù)字復(fù)印機(jī) 工作原理:通過(guò)電荷耦合器件CCD傳感器對(duì)曝光、掃描產(chǎn)生的原稿光學(xué)模擬圖像信號(hào)進(jìn)行光電轉(zhuǎn)換，然后經(jīng)數(shù)字技術(shù)處理的圖像信號(hào)輸入到激光調(diào)制器，調(diào)制后的激光束對(duì)被充電的感光鼓進(jìn)行掃描，在感光鼓上產(chǎn)生由點(diǎn)組成的潛像，再經(jīng)過(guò)顯影、轉(zhuǎn)影、定影等，完成復(fù)印過(guò)程。 數(shù)字復(fù)印機(jī)掃描儀 + 激光打印機(jī),1.4 常用辦公設(shè)備,1-28,

12、三、傳真機(jī) 傳真機(jī)是現(xiàn)代圖像通信設(shè)備的重要組成部分，是目前采用公用電話網(wǎng)傳送并記錄圖文真跡的唯一技術(shù)手段。,1.4 常用辦公設(shè)備,傳真通信：把記錄在紙上的文字、圖表、相片等靜止的圖像變換成電信號(hào)-通過(guò)電話網(wǎng)絡(luò)經(jīng)傳輸線路傳遞到遠(yuǎn)處，在接收方獲得與發(fā)送原稿相似的記錄圖像的通信方式。,1-29,傳真機(jī)的工作原理：由發(fā)送、接收以及通信線路三部分組成。 將傳真圖像經(jīng)發(fā)送方進(jìn)行圖像掃描、數(shù)字化處理、編碼及調(diào)制成模擬信號(hào)。 由傳輸線路傳送給接收方 接收方收到后,經(jīng)過(guò)解調(diào)、譯碼、記錄轉(zhuǎn)換以及接收掃描，最后還原出與發(fā)送圖像一致的圖像信息。 五個(gè)環(huán)節(jié)：發(fā)送掃描、光電變換、傳真信號(hào)的調(diào)制解調(diào)、記錄變換、接收掃描。,

13、1.4 常用辦公設(shè)備,1-30,四、多功能一體機(jī) 定義：同時(shí)具備打印、掃描、復(fù)印、傳真當(dāng)中三種以上功能的辦公設(shè)備。,1.4 常用辦公設(shè)備,特點(diǎn)：節(jié)約空間 功能多樣 操作簡(jiǎn)便 價(jià)格便宜 安全保證,1-31,分類：打印主導(dǎo)型一體機(jī) 以打印機(jī)和掃描儀為基礎(chǔ)，打印質(zhì)量高輸出速度快。 復(fù)印主導(dǎo)型一體機(jī) 在數(shù)字復(fù)印機(jī)上增加附件構(gòu)成，具有出色的掃描和打印速度、連續(xù)復(fù)印、縮放盡寸調(diào)整、紙張板式設(shè)定的功能，能脫離電腦，在一體機(jī)的控制面板上獨(dú)立操作。,1.4 常用辦公設(shè)備,1-32,傳真主導(dǎo)型一體機(jī) 主要用于傳真的一體機(jī)具有完善的控制面板，不和電腦連接仍能工作。 照片主導(dǎo)型一體機(jī) 配有多功能讀卡器，可進(jìn)行數(shù)碼照片

14、的直接打印及照片處理功能等。 全功能一體機(jī) 功能配置齊全，打印、復(fù)印、傳真和掃描缺一不可。,1.4 常用辦公設(shè)備,1-33,一、微軟公司的Office Office是微軟公司開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化軟件，它是辦公軟件和工具軟件的集合。,1.5 辦公集成軟件,文字處理軟件-Word 電子表格處理軟件-Excel 演示文稿制作軟件-PowerPoint 數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件-Access 網(wǎng)頁(yè)制作軟件-FrontPage 電子郵件管理軟件-Outlook 針對(duì)企業(yè)高級(jí)用戶的應(yīng)用程序,1-34,二、金山公司的WPS WPS是英文Word Processing System(文字處理系統(tǒng))的縮寫，WPS是金山軟件公司的一種辦公軟件，最初出現(xiàn)于1989年。 在Windows出現(xiàn)以前，DOS盛行的年代，WPS曾是中國(guó)最流行的文字處理軟件。,1.5 辦公集成軟件,WPS Office 2010 版包括WPS文字、WPS表格、WPS演示三大功能軟件,是一款跨平臺(tái)的辦公軟件。(Windows、Linux),1-35,三、IBM/Lotus