1、1,時(shí)間管理和有效的會(huì)議技巧 Time Management & Effective Meeting,2,課程目標(biāo),設(shè)定SMART目標(biāo)，建立行動(dòng)計(jì)劃以達(dá)成目標(biāo) 根據(jù)重要性和緊急程序界定優(yōu)先次序 通過(guò)授權(quán)和節(jié)省時(shí)間的方法以保證時(shí)間的最佳利用 掌握會(huì)議管理技巧和與會(huì)者技巧 通過(guò)培訓(xùn)，得到時(shí)間管理、會(huì)議管理方面的指導(dǎo)，提高時(shí)間管理和會(huì)議管理的技巧，引進(jìn)新的工作方法和生活習(xí)慣，幫助制定成功的策略，減少個(gè)人浪費(fèi)，以提高個(gè)人生產(chǎn)力,3,時(shí)間管理：1、設(shè)定目標(biāo),4,成功就是目標(biāo),5,成功的的第一步,對(duì)自己的情況100的負(fù)責(zé) 停止責(zé)備，接受責(zé)任，接受已存在的事實(shí) （想一想：如何來(lái)做？）,6,什么阻止了我的前進(jìn)

2、,信念上的自我局限和消極的感情因素： 消極的情緒包括： 如果你和以前一樣，你就只能待在原地 相信機(jī)會(huì)，才會(huì)充滿機(jī)會(huì)，為什么我要拒絕這么多機(jī)會(huì),7,采取積極的態(tài)度,態(tài)度來(lái)自于自己的期望 充滿信心地期待你的目標(biāo)會(huì)實(shí)現(xiàn) 期望來(lái)自于我們的信念 相信自己能夠 積極的期待 積極的態(tài)度,8,決定去取得成功,設(shè)定目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)目標(biāo) 預(yù)先支付必要的代價(jià)（有哪些是屬于“代價(jià)”的？） 找到你自己的擅長(zhǎng)領(lǐng)域 時(shí)間管理，時(shí)間個(gè)人效率（個(gè)人生產(chǎn)力）,9,目標(biāo)，乃是有截止日期的夢(mèng)幻 史帝夫史密斯,10,目標(biāo)設(shè)定的SMART原則,Specific 具體明確的 Measurable 可衡量的 Achievable 可達(dá)成 (Act

3、ionable ) (以目標(biāo)為導(dǎo)向，有行動(dòng)計(jì)劃) Realistic 實(shí)際的 (Resultant ) (有結(jié)果的) Time-bound 有時(shí)間限制的,11,SMART目標(biāo)的元素,SMART 目標(biāo),Who主語(yǔ)開(kāi)頭（我將或責(zé)任人）,使用動(dòng)詞（降低發(fā)展增加賺）,What結(jié)果成果（量質(zhì)成本）,When完成日期,Where條件限制How怎么做（計(jì)劃）,12,目標(biāo)的金字塔,長(zhǎng)期目標(biāo),中期目標(biāo),短期目標(biāo),每日目標(biāo),13,遠(yuǎn)景和目標(biāo),遠(yuǎn)景 Vision 你希望達(dá)到和成為什么 使命 Mission為什么我們要存在 價(jià)值觀 Values我們相信什么 中期目標(biāo) Goals在今后2-5年里計(jì)劃完成的中長(zhǎng)期目標(biāo) 戰(zhàn)

4、略計(jì)劃 Strategic Plan我們?nèi)绾螌?shí)現(xiàn)目標(biāo) 短期目標(biāo) Objectives 本年度我們要完成的目標(biāo) 業(yè)務(wù)優(yōu)先序 Priorities本年度的工作重點(diǎn)/關(guān)鍵 任務(wù)指標(biāo) Target目標(biāo)的量化 衡量標(biāo)準(zhǔn) Measurement 具體可考核的指標(biāo)數(shù)值,14,關(guān)于目標(biāo)的三點(diǎn)說(shuō)明,應(yīng)是遠(yuǎn)大的 應(yīng)是協(xié)調(diào)的,15,如何選擇目標(biāo),觀察 比較 綜合 分析,16,團(tuán)隊(duì)目標(biāo)與個(gè)人目標(biāo),團(tuán)隊(duì)成功需要每個(gè)人的合作； 計(jì)劃中團(tuán)隊(duì)成員，個(gè)別人所花時(shí)間過(guò)長(zhǎng)則該計(jì)劃不切實(shí)際； 團(tuán)隊(duì)成員都會(huì)有效的設(shè)定目標(biāo)則投資回報(bào)率非常高； 事先設(shè)定目標(biāo)，并獲得成功，才是“成功”。,17,時(shí)間管理：2、四大原則,妥善計(jì)劃達(dá)成目標(biāo) 注意

5、優(yōu)先級(jí)管理,18,計(jì)劃和行動(dòng)計(jì)劃表,沒(méi)有計(jì)劃的行動(dòng)是大多數(shù)人的生活本質(zhì) 失敗的計(jì)劃就等于在計(jì)劃失敗 實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所有要完成的工作 完成這些工作在日程表中的人和所有的時(shí)間 運(yùn)用時(shí)間錦囊,19,輕重緩急的優(yōu)先級(jí)管理,重要不緊急,重要緊急,不重要不緊急,緊急不重要,2,1,4,3,重要性,事件的四個(gè)象限,20,4象限處理形態(tài)分析,若偏重 則 第1類 忙于處理危機(jī)及收拾殘局，經(jīng)常 感到壓力易筋疲力盡 第2類 有遠(yuǎn)見(jiàn)及理想，平衡紀(jì)律與自制， 少有危機(jī)感 第3類 第4類,21,80/20法則（帕列托Pareto法則）,最省力的企業(yè)成功與個(gè)人幸福法則 在因和果、投入和產(chǎn)出、努力和收獲之間，存在著不平衡關(guān)系： 8

6、0%的收獲來(lái)自20%的努力，其它80%的投入只帶來(lái)20%的產(chǎn)出,22,80/20法則舉例,80%的營(yíng)業(yè)額出自于20%的產(chǎn)品 80%的銷售量（利潤(rùn)）來(lái)自于20%的客戶 80%的產(chǎn)量來(lái)自于20%的生產(chǎn)線 80%的績(jī)效來(lái)自于20%的員工 80%的病假是20%的員工請(qǐng)的 80%的權(quán)利、金錢集中在20%的人手里 80%的閱讀時(shí)間花在20%的書(shū)報(bào)上 ,23,如何找時(shí)間第二象限的事情,Do Right Thing Do Thing Right 有所不為才能有所為，放棄一些瑣碎事項(xiàng)（愿意承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)）。,24,時(shí)間利用的價(jià)值分析（ABC分析）,60%,25%,15%,15%,25%,60%,事情價(jià)值,A,B,C,

7、25,有效授權(quán),只有三種方法可以幫助你更好地利用時(shí)間 中止 用盡心血,26,管理人員不愿意授權(quán)的原因,對(duì)別人缺乏信心（不放心） 自我膨脹 誤解效益含義 舒適安逸 害怕自身不保 -,27,有效的管理依靠適當(dāng)?shù)氖跈?quán),授權(quán)并不是只對(duì)部屬說(shuō)：“這是任務(wù)，想辦法去完成它！”然后袖手旁觀，坐侯成果 授權(quán)并非棄權(quán) 是授責(zé)？,28,授權(quán)表,自己做（給自己一個(gè)期限),自己做（或授權(quán) 但帶有很大程度的控制),授權(quán)（帶有很大 自主權(quán)）,授權(quán)（并設(shè)定 一個(gè)期限）,2,1,4,3,重要性,緊急性,1,2,3,4,29,可以授權(quán)的工作,日常工作及專業(yè)技術(shù)型工作 收集事實(shí)和數(shù)據(jù) 可以代表其身份出席的會(huì)議 某些特定領(lǐng)域中的決

8、定 準(zhǔn)備報(bào)告 -,30,不可授權(quán)的工作,下達(dá)目標(biāo) 解決部門間的沖突 培養(yǎng)發(fā)展下屬 任務(wù)的最終職責(zé) 維護(hù)紀(jì)律和制度（已制定的） ,31,授權(quán)的準(zhǔn)備工作,決定授權(quán)的工作范圍 準(zhǔn)備有關(guān)資料 決定授權(quán)的對(duì)象,32,有效授權(quán)的步驟,解釋工作的目標(biāo)、內(nèi)容和范圍 說(shuō)明工作的重要性 與被授權(quán)者共同探討 就工作方法和步驟達(dá)成協(xié)議 授予適當(dāng)?shù)臋?quán)限 提出跟進(jìn)的方法及檢討的日期 鼓勵(lì)下屬，并隨時(shí)給予支持和幫助 如有需要，可調(diào)整原計(jì)劃，但要和下屬充分溝通 完成工作后，表示贊許和感謝,33,時(shí)間管理：3、時(shí)間殺手,你工作中哪些事情是低回報(bào)的或是浪費(fèi)時(shí)間的？,34,辦公室的“時(shí)間殺手”,辦公室哪些事情占據(jù)了你大量的時(shí)間？

9、有形的“時(shí)間殺手” 明明知道是浪費(fèi)時(shí)間的事情，但又不得不做，或迫于無(wú)奈地去做,35,22種可能浪費(fèi)時(shí)間情況,1.太多企圖（一次想做太多事情） 12.不速之客或其它干擾 2.沒(méi)能說(shuō)“不”（承諾太多） 13.過(guò)多或漫長(zhǎng)的會(huì)議 3.拖延耽擱 14.過(guò)多電話 4.拋下沒(méi)完成的工作 15.多余的社交 5.欠缺計(jì)劃 16.信息不充分 6.缺乏控制 17.文山書(shū)海且混亂無(wú)章 7.個(gè)人無(wú)組織性 ，缺乏條理 18.雜亂的工作環(huán)境,36,貪求過(guò)多心理的成因,需要成就感 缺乏安全感 無(wú)法授權(quán) 對(duì)時(shí)間的估算不切實(shí)際 不知道如何拒絕別人，有討好別人的愿望,37,怎樣抑制貪求過(guò)多的心理,別再告訴自己遇到壓力才有最佳表現(xiàn)

10、看到別人沒(méi)有做份內(nèi)的工作時(shí)，千萬(wàn)要抑制自己 不要假定每件事情都非做不可，學(xué)會(huì)分辨優(yōu)先次序的工作 不要嘗試凡事最求完美,38,處理貪求過(guò)多心理的技巧,學(xué)會(huì)授權(quán) 學(xué)會(huì)向上司說(shuō): 學(xué)會(huì)適當(dāng)估算時(shí)間,39,幾個(gè)節(jié)省時(shí)間的方法,了解受拖延工作的類別 減少外界干擾 高效電話,40,受拖延工作的類別,不熟悉的工作 帶風(fēng)險(xiǎn)的工作 棘手的重大工作 瑣碎的工作 令人不快的工作 與他人有關(guān)的工作,41,減少外界干擾,確定約見(jiàn)的優(yōu)先次序 對(duì)于不斷騷擾你的人，直截了當(dāng)告訴他你現(xiàn)在沒(méi)空 用肢體語(yǔ)言暗示你不愿長(zhǎng)時(shí)間地接待他 把訪客轉(zhuǎn)交別人,42,“電話”,“嗨，大衛(wèi)，抓到你了！你已經(jīng)沒(méi) 辦法避開(kāi)我了，太太和孩子怎么樣？ 今

11、天上海的天氣如何？你有沒(méi)有聽(tīng)到 XX消息？哇，真是令人震驚，不是嗎？ 現(xiàn)在我講到那里了？啊，這個(gè)月的銷售 ”,43,高效電話 過(guò)濾來(lái)電及處理打出的電話,處理 轉(zhuǎn)接 暫緩 速辦 盡量讓助理代勞 集合所有電話，在某一時(shí)間全部回掉,44,ABC平衡,精力曲線,9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00,時(shí)間,45,有效的會(huì)議技巧,46,富有成效的會(huì)議,有效的會(huì)議不僅僅是為了開(kāi)會(huì)，而是為了解決實(shí)際問(wèn)題。,47,會(huì)議目的,分析型會(huì)議 信息交流型會(huì)議 促進(jìn)提高型會(huì)議 創(chuàng)造團(tuán)隊(duì)精神 提高士氣 培訓(xùn)會(huì)議,分析結(jié)果,給予指示 交流信息,給予指示 找出

12、差距 集中討論 了解問(wèn)題,設(shè)法解決 針對(duì)性培訓(xùn),48,有效的組織會(huì)議十要素,準(zhǔn)確解答 領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范 分段總結(jié) 運(yùn)用工具 結(jié)論報(bào)告,49,二種會(huì)議模式,經(jīng)常性會(huì)議 (例會(huì),短會(huì)) 交流信息 反映業(yè)務(wù)情況 通報(bào),非經(jīng)常性會(huì)議 制定年度目標(biāo) 新產(chǎn)品投放介紹 市場(chǎng)介紹 銷售論證討論 年會(huì),50,1/4,聽(tīng)證階段 發(fā)言，讓大家說(shuō) 做好會(huì)議記錄 要耐心解答 記錄后想一想再解答,會(huì)議安排 4 分法,51,會(huì)議安排 4 分法,2/4,2/4,2/4,介紹階段 部門業(yè)績(jī)分析 市場(chǎng)狀態(tài)分析 競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析 新產(chǎn)品介紹 目標(biāo)制定介紹,52,會(huì)議安排 4 分法,3/4,培訓(xùn)與提高 請(qǐng)有關(guān)部門介紹有關(guān)情況 廣告-市場(chǎng)-生產(chǎn)-

13、財(cái)務(wù)-行政 提高銷售技巧 論據(jù)搜集-制定計(jì)劃 “ 如何面對(duì)反對(duì)”,53,會(huì)議安排 4 分法,4/4,休會(huì)階段 不要老是停留在會(huì)議 內(nèi)容上 學(xué)會(huì)換題材 學(xué)會(huì)換方式 征求意見(jiàn),54,注意事項(xiàng)（會(huì)議語(yǔ)言）,1. 不要在會(huì)議上講“ 人 ” 2. 不要泛泛而談 3. 不要指責(zé)公司或其它部門 4. 正確評(píng)估成績(jī) 5. 明確什么是落后 6. 強(qiáng)調(diào)游戲規(guī)則 7. 尊重事實(shí), 找出解決方法,55,會(huì)議程序原則,優(yōu)先的：,56,會(huì)議程序原則,在-期間：,57,會(huì)議程序原則,在-期間： 達(dá)成一致的意愿 對(duì)事不對(duì)人 會(huì)議期間記錄所有的相同的可操作的 主持人花不長(zhǎng)于5分鐘時(shí)間作概述 準(zhǔn)時(shí)結(jié)束,58,會(huì)議程序原則,會(huì)后：,59,會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn),60,“會(huì)而不議”的原因,會(huì)議次數(shù)越來(lái)越頻繁 會(huì)議規(guī)模越來(lái)越大 會(huì)議時(shí)間越來(lái)越長(zhǎng) 參加會(huì)議對(duì)象不明確 檢討、協(xié)調(diào)工作冠冕堂皇 與會(huì)者信口開(kāi)河 開(kāi)會(huì)發(fā)言依次排隊(duì)必須逐個(gè)來(lái) 主持人不會(huì)主持會(huì)議 -,61,會(huì)議管理技巧,控制出席人數(shù)，與會(huì)無(wú)關(guān)者不參加,62,會(huì)議管理技巧,會(huì)議主持人自身不應(yīng)過(guò)多發(fā)言，除注意發(fā)言者外，還要觀察聽(tīng)眾的反應(yīng)。,63,會(huì)議管理技巧,對(duì)多個(gè)議題的會(huì)議，每段時(shí)間只集中充分地討論其中一個(gè)議項(xiàng)。主持人可在每一議項(xiàng)或每隔一段發(fā)言時(shí)間作出小結(jié)，及時(shí)作出決定。,64,參會(huì)者與會(huì)技巧,事先仔細(xì)閱讀