1、第19節(jié)：時間管理理論第二章chapter時間管理理論一、第四代時間管理第一代理論著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時間與精力。這一代理論最大的缺點，是沒有“優(yōu)先”的觀念。雖然每做完備忘錄上的一件事，會帶給人成就感，可是這種成就不一定符合人生的大目標(biāo)。因此，所完成的只是必要而非重要的事。它是積極的，但卻是被動的；它是一種良好的習(xí)慣，但未必是科學(xué)的方法。第二代理論強調(diào)計劃與日程表，反映出時間管理已注意到規(guī)劃未來的重要。這一代理論使人的自制力和效率都有所提高，能夠未雨綢繆，不只是隨波逐流，但是對事情仍沒有輕重緩急之分。第三代理論是目前最流行的，講求優(yōu)先順序的觀念，也就是依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長期

2、目標(biāo)，再逐日訂立實現(xiàn)目標(biāo)的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。這一代理論雖然有了很大的進步，講究價值觀與目標(biāo)，但也有人提出異議，認為過分強調(diào)效率，把時間繃得死死的，反而會產(chǎn)生副作用，使人失去增進感情、滿足個人需要以及計劃行事，視野不夠廣闊，糾纏于急務(wù)之中，難免因小失大，降低生活品質(zhì)。第四代理論在前三代理論的基礎(chǔ)上，兼收并蓄，推陳出新。以原則為重心，配合個人對使命的認知，兼顧重要性與急迫性；注重生命因素的均衡發(fā)展；始終把個人精力的焦點放在“重要”的事務(wù)上。如何判斷“重要”？重要性與目標(biāo)息息相關(guān)。凡有利于實現(xiàn)目標(biāo)的事務(wù)均屬重要，越有利于實現(xiàn)核心目標(biāo)就越重要。新一代時間管理理論，把事情

3、按緊急和重要的不同程度，分為abcd四類。先做ab、少做c，不做d。方向重于細節(jié)，策略勝于技巧。始終抓住“重要”的事，才是最大的時間管理、最好的節(jié)約時間方法。ab類事務(wù)多了，cd類自然就杜絕了，你就會越來越有遠見、有理想、有效率，少有危機。請在一周內(nèi)簡要記下您所做的abcd四類事務(wù)：請把一周事務(wù)記錄作深刻檢討，并參照以上原則重新規(guī)劃配置您的事務(wù)重心。哲人見一位農(nóng)夫在砍樹，每一斧都只能砍下一小塊樹皮-斧頭太鈍了。于是哲人問農(nóng)夫：“你為什么不把斧頭磨快了再砍？”農(nóng)夫回答說：“我沒有時間磨斧頭！”這個寓言能給我們什么啟示呢？二、猴子管理時間管理中著名的“猴子”這一概念是由美國的肯尼布蘭查德（kenn

4、ethblanchard)、威廉奧肯（williamoncken）與豪爾伯羅斯（halburrows）在其名著一分鐘經(jīng)理碰上猴子（theoneminutemanagermeetsthemonkey）一書中提出的。它已經(jīng)成了“接手他人的當(dāng)然責(zé)任”的代名詞。以下作簡單引述，以饗讀者：為什么有些經(jīng)理人總是覺得時間不夠用，而他們的屬下卻老是沒有工作做？這些經(jīng)理人也許會辯稱：“也許我不應(yīng)該抱怨別人總是少不了我，也許是我想讓自己變成不可或缺，來獲得工作上的安全感?！薄耙环昼娊?jīng)理”大不以為然。他解釋說：“不可或缺的經(jīng)理人會對組織構(gòu)成傷害，而不是組織內(nèi)的重要人物，尤其是當(dāng)他們阻礙到別人的工作時，自認為自己是不

5、可取代的人，通常都會因為他們對組織所造成的傷害，而丟掉官位?！贝送猓呒壗?jīng)理人不能夠冒風(fēng)險提升在其目前工作崗位上不可或缺的人，因為他們并未培育接班人你的問題就是猴子。誰托著“猴子”？“一分鐘經(jīng)理”以一個極其生動、充分反映生活的例子，來解說這個定義-經(jīng)過走道時，我碰到底下的一個人，他說：“老板，早安！我能不能和你談一下？我碰到了一個問題?！蔽冶仨毴チ私庀聦俚膯栴}，于是我就站在走道上聽他詳細敘述問題的來龍去脈。替人解決問題一向是我的最愛，我專心地聽他述說。當(dāng)最后我舉起手來看手表時，原以為只是短短五分鐘的時間，結(jié)果竟然是三十分鐘。走道上的討論，耽誤了我到達目的地的時間。我對這個問題所了解的，只能讓我

6、決定，我必須介入這件事，但我所獲得的資訊并不足以作出任何決策。于是我說：“這是個很重要的問題。但是我現(xiàn)在沒有足夠的時間和你討論。讓我先考慮一下，回頭再找你談?！比缓螅覀儌z各自離開公司。做為一個旁觀者，你可以很清楚地看到故事中所發(fā)生的事情。如果你身在其中，要看清楚真相就比較困難了。我們倆在走道見面之前，猴子是在我的下屬的背上。就在我們談話的時候，由于彼此的互相考慮，此時，猴子的兩只腳分別搭在我們兩個人的背上。但是當(dāng)我表示“讓我考慮一下，回頭再找你”時，猴子的腳便由我的下屬的背上，移轉(zhuǎn)到我的背上，而我的下屬則減輕三十磅的負擔(dān)，輕松地走開了。因為，這時候，猴子的兩只腳都放在我的背上?，F(xiàn)在，讓我們假

7、設(shè)，當(dāng)時所考慮的事情歸我下屬工作的一部分。讓我們再作進一步假設(shè)，他有能力對他自己所提出的問題提出一些解決方案。如果事實果真如此的話，當(dāng)我允許那只猴子跳到我的背上時，我等于自告奮勇去做下屬所應(yīng)該做的兩件事：1.我把問題的責(zé)任由對方手上移過來。2.我答應(yīng)對方要向他提出進度報告。每一只猴子都需要人照料、監(jiān)督。在我剛才所描述的狀況下，你可以看到，我接下了員工的角色，而我的下屬則扮演監(jiān)督者的角色。而且為了讓我弄清楚誰是新的老板，第二天，他到我的辦公室好幾次，提醒我：“老板，事情辦得怎么樣了？”如果我的解決方法不能讓他滿意，他會強迫我去做這件原本該他做的事。為此，管好猴子要注意以下幾點：1.猴子生病了，要

8、找出治病的方法。2.這是誰家的猴子，猴子由執(zhí)行者喂養(yǎng)。3.替猴子保險，給予建議，立即行動。4.定期檢查猴子的身體。三、領(lǐng)導(dǎo)人提高工作效率的秘訣授權(quán)是提高效率的秘訣之一。授權(quán)代表成長，不但是個人，也是團體的成長。里歐納德查雪爾說：“授權(quán)，是一個事業(yè)的成功之途。它使每個人感到受重視、被信任，進而使他們有責(zé)任心、有參與感，這樣整個團體同心合作，人人都能發(fā)揮所長，組織才有新鮮的活力，事業(yè)蒸蒸日上。無論在任何時代，一個杰出的領(lǐng)導(dǎo)者必定是一個高明的授權(quán)人。充分授權(quán)是領(lǐng)導(dǎo)群體的最佳手段?！笔跈?quán)的十個原則：1.盡量及時的授權(quán)。2.明確分配工作，必須了解下屬的能力與才干，說明“做什么”，而非“怎樣去做”。3.要

9、授予權(quán)力，說明目標(biāo)與期望。4.要評估、檢查。5.注重成效。6.不能重復(fù)授權(quán)。7.由簡至繁循序漸進向下授權(quán)。8.出現(xiàn)困難時，要幫助尋找解決困難的方法。9.不能姑息“倒授權(quán)”的行為。10.你仍然要承擔(dān)責(zé)任。通過授權(quán)，領(lǐng)導(dǎo)人就有更多的時間思考戰(zhàn)略性問題，把大部分精力用在最有生產(chǎn)力的地方。任何節(jié)約，都是時間的節(jié)約。第三章chapter時間管理十四項法則一、明確目標(biāo)如果能過“洞中方七日，世上已千年”的神仙日子，那我們就用不著時間管理了，我們有用不完的時間。但事實上不可能，年華老去，便無法回頭。我們只能盡己之力，作最佳的表現(xiàn)，方不負人生在世僅一次，天生我才必有用。這就是要有人生目標(biāo)及目標(biāo)體系。目標(biāo)能最大限

10、度地聚集你的資源（包括時間）。因此，只有目標(biāo)明確，才能最大限度地節(jié)約時間。愛默生說：“用于事業(yè)上的時間，絕不是損失。”人生的道路，存在著時間與價值的對應(yīng)關(guān)系。有目標(biāo)，一分一秒就是成功的記錄；沒有目標(biāo)，一分一秒都是生命的流逝。二、分清輕重緩急始終做最重要的事情。人們總是根據(jù)事情的緊迫感，而不是事情的優(yōu)先程度來安排先后順序，這樣的做法是被動而非主動的，成功人士不能這樣工作。時間管理的精髓即在于：分清輕重緩急，設(shè)定優(yōu)先順序。成功人士都是以分清主次的辦法來統(tǒng)籌時間，把時間用在最有“生產(chǎn)力”的地方。面對每天大大小小、紛繁復(fù)雜的事情，如何分清主次，把時間用在最有生產(chǎn)力的地方，有三個判斷標(biāo)準(zhǔn)：1.我必須做什

11、么？這有兩層意思：是否必須做，是否必須由我做。非做不可，但并非一定要你親自做的事情，可以委派別人去做，自己只負責(zé)督促。2.什么能給我最高回報？應(yīng)該用80的時間做能帶來最高回報的事情，而用20的時間做其他事情。（帕累托定律）所謂“最高回報”的事情，即是符合“目標(biāo)要求”或自己會比別人干得更高效的事情。最高回報的地方，也就是最有生產(chǎn)力的地方。這要求我們必須辯證地看待“勤奮”?！皹I(yè)精于勤而荒于嬉”。勤，在不同的時代有其不同的內(nèi)容和要求。過去，人們將“三更燈火五更雞”的孜孜不倦視為勤奮的標(biāo)準(zhǔn)，但在快節(jié)奏效率的信息時代，勤奮需要新的定義了。勤要勤在點子上（最有生產(chǎn)力的地方），這就是當(dāng)今時代“勤”的特點。前

12、些年，日本大多數(shù)企業(yè)家還把下班后加班加點的人視為最好的員工，如今卻不一定了。他們認為一個員工靠加班加點來完成工作，說明他很可能不具備在規(guī)定時間內(nèi)完成任務(wù)的能力，工作效率低下。社會只承認有效勞動。勤奮已經(jīng)不是時間長的代名詞，勤奮是最少的時間內(nèi)完成最多的目標(biāo)。偉大的蘇格拉底說：“當(dāng)許多人在一條路上徘徊不前時，他們不得不讓路，讓那些珍惜時間的人趕到他們的前面去。”3.什么能給我最大的滿足感？最高回報的事情，并非都能給自己最大的滿足感，均衡才有和諧滿足。因此，無論你地位如何，總需要分配時間于令人滿足和快樂的事情，唯如此，工作才是有趣的，并易保持工作的熱情。通過以上“三層過濾”，事情的輕重緩急很清楚了，

13、然后，以重要性優(yōu)先排序（注意，人們總有不按重要性順序辦事的傾向），并堅持按這個原則去做，你將會發(fā)現(xiàn)，再沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時間了。美國伯利恒鋼鐵公司總裁查斯舒瓦普向效率專家艾維利請教“如何更好地執(zhí)行計劃”的方法。艾維利聲稱可以在10分種內(nèi)就給舒瓦普一樣?xùn)|西，這東西能把他公司的業(yè)績提高50，然后他遞給舒瓦普一張空白紙，說：“請在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了5分鐘寫完。艾維利接著說：“現(xiàn)在用數(shù)字標(biāo)明每件事情對于你和你的公司的重要性次序。”這又花了5分鐘。艾維利說：“好了，把這張紙放進口袋，明天早上第一件事情是把紙條拿出來，做第一項最重要的。不要看其他的，只是第一項。著手辦第一件事，直至完成為止。然后用同樣的方法對待第2項、第3項直到你下班為止。如果只做完第一件事，那不要緊，你總是在做最重要