1、微軟公司電子表格處理軟件Excel使用方法簡(jiǎn)介,寧夏地稅局稅收信息處 魏樹(shù)豹,簡(jiǎn)介內(nèi)容,4,入門(mén)基礎(chǔ)知識(shí),1,2,3,5,基本使用方法,高級(jí)使用方法,函數(shù)使用方法,稅務(wù)應(yīng)用實(shí)例,概述,Excel是Microsoft公司辦工自動(dòng)化軟件Office中的重要成員之一，它具有強(qiáng)大的制作表格、處理數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)、創(chuàng)建圖表等功能，可以應(yīng)用于財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、行政管理、辦公自動(dòng)化等領(lǐng)域。 當(dāng)一個(gè)文檔主要是由大量的表格構(gòu)成時(shí)，Excel比Word更能勝任該項(xiàng)工作。,概述,Excel的用途就是管理“數(shù)據(jù)”（數(shù)據(jù)的特征：準(zhǔn)確、量化、邏輯關(guān)系明確）。Excel處理與分析數(shù)據(jù)的能力主要表現(xiàn)為：創(chuàng)建數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系；利用數(shù)據(jù)

2、間固定的邏輯關(guān)系進(jìn)行試算分析；重組數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系。 電子表格的優(yōu)勢(shì)：（數(shù)據(jù)計(jì)算有極強(qiáng)的靈活性；相似數(shù)據(jù)計(jì)算具有可重復(fù)性；數(shù)據(jù)跟蹤有較強(qiáng)的邏輯性；數(shù)據(jù)的抽象可將管理上升到理論高度；邏輯關(guān)系與形象思維的展開(kāi)；批量數(shù)據(jù)簡(jiǎn)化處理。,MS Excel的主要版本,MS Excel發(fā)行過(guò)許多版本，主要包括： Excel 6.0MS Office 4.3套件的組件之一或單獨(dú)發(fā)售 Excel 95MS Office 95套件的組件之一 Excel 97MS Office 97套件的組件之一 Excel 2000MS Office 2000套件的組件之一 Excel 2003MS Office 2003套件的組

3、件之一 Excel 2007MS Office 2007套件的組件之一 Excel 2010MS Office 2010套件的組件之一,電子表格的對(duì)象結(jié)構(gòu),Excel 2003的用戶(hù)界面,Excel常見(jiàn)鼠標(biāo)指針及用途,操作區(qū)域的選取,使用Excel操作的第一步是建立工作表，而Execl的一切操作均以工作表中的單元格為基本操作單位。 選取操作對(duì)象單元格包括選取單個(gè)單元格、選取多個(gè)連續(xù)單元格、選取多個(gè)不連續(xù)單元格、選取整行（列）和選取整個(gè)工作表。,Shift,Ctrl,Ctrl,Excel中工作表的填充,單擊起始單元格A1使之成為活動(dòng)單元格，輸入初始值 選定要填充數(shù)據(jù)序列的單元格區(qū)域 執(zhí)行“編輯”

4、“填充”“序列”命令，打開(kāi)“序列”對(duì)話框 在“序列”對(duì)話框的“類(lèi)型”欄里選擇“序列類(lèi)型”,在“步長(zhǎng)值”框中輸入步長(zhǎng)值 點(diǎn)擊“確定”按鈕即可,1.序列填充,在起始的單元格里輸入初始值，再拖動(dòng)填充柄至整個(gè)填充區(qū)域，此時(shí)各單元格一次按照遞增的規(guī)律填入相應(yīng)數(shù)據(jù),Excel中工作表的填充,2.自動(dòng)填充,Excel中工作表的編輯,移動(dòng)單元格是將單元格的內(nèi)容移動(dòng)到新位置，原單元格成為空白單元格 移動(dòng)單元格的步驟： 選擇要移動(dòng)的單元格或單元格區(qū)域 將鼠標(biāo)指針指向選定單元格的邊框線，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成雙向十字圖標(biāo)時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵 拖動(dòng)鼠標(biāo)到目標(biāo)位置，松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵即可,1.移動(dòng)單元格,復(fù)制單元格是將單元格的內(nèi)容復(fù)制到

5、新位置，原單元格的內(nèi)容不變 復(fù)制單元格步驟： 選擇要移動(dòng)的單元格或單元格區(qū)域 將鼠標(biāo)指針指向選定單元格的邊框線，按下Ctrl鍵，則所選單元格邊框線旁出現(xiàn)一個(gè)小加號(hào) 按下鼠標(biāo)左鍵，將單元格拖動(dòng)到目標(biāo)位置，松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵即可,Excel中工作表的編輯,2.復(fù)制單元格,Excel中工作表的編輯,選擇要插入行列的位置后，單擊菜單欄上的“插入”菜單，在其下拉菜單里選擇“行”或“列”命令則在選定位置自動(dòng)插入一行或是一列,3.插入行和列,Excel中工作表的編輯,選擇要插入單元格的位置，單擊菜單欄上的“插入”菜單，在其下拉菜單里選擇“單元格”命令,4.插入單元格,Excel中工作表的編輯,選擇“單元格”命令后

6、會(huì)打開(kāi)一個(gè)“插入”對(duì)話框，在插入對(duì)話框中選擇目標(biāo)單元格移動(dòng)的方向后單擊“確定”按鈕即可,4.插入單元格,Excel中工作表的編輯,5.刪除行和列,選擇要?jiǎng)h除的行或列后，單擊菜單欄上的“編輯”菜單，在其下拉菜單里選擇“刪除” 命令，系統(tǒng)自動(dòng)刪除所選的行或列,Excel中工作表的編輯,6.刪除單元格,選擇要?jiǎng)h除的單元格后，單擊菜單欄上的“編輯”菜單，在其下拉菜單里選擇“刪除”命令則打開(kāi)一個(gè)“刪除”對(duì)話框,在“刪除”對(duì)話框里選則刪除該單元格后其它單元格移動(dòng)的方式后單擊“確定”按鈕即可,Excel中工作表的編輯,6.刪除單元格,選擇菜單欄上的“編輯”菜單，在其下拉菜單里選擇“查找”命令，即可打開(kāi)“查找

7、”對(duì)話框,Excel中工作表的編輯,7.查找與替換,打開(kāi)“查找”對(duì)話框后在“查找內(nèi)容”文本框中輸入查找內(nèi)容，在“替換值”對(duì)話框中輸入替換內(nèi)容，并設(shè)定有關(guān)選項(xiàng)，單擊“替換”按鈕即可,Excel中工作表的編輯,7.查找與替換,Excel中工作表的格式化,選擇需要設(shè)置字符格式的單元格或區(qū)域后，單擊菜單欄上的“格式”菜單，在其下拉菜單里選擇“單元格”命令，即可打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框,1.格式化數(shù)據(jù),打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框后，可以設(shè)置字符與數(shù)據(jù)的格式、對(duì)齊方式，還可以給單元格加上邊框與底紋圖案,Excel中工作表的格式化,1.格式化數(shù)據(jù),單元格格式設(shè)置,選定要設(shè)置格式的單元格或單元格區(qū)域，單擊菜單欄

8、上的“格式”菜單在其下大菜單里選擇“條件格式”命令，即可打開(kāi)“條件格式”對(duì)話框,格式化數(shù)據(jù),1.條件格式,打開(kāi)“條件格式”對(duì)話框后，可以對(duì)“條件1”根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置，單擊“格式”按鈕可以對(duì)符合要求的單元格的字符進(jìn)行格式化處理(字體、字形、 顏色)如果需要設(shè)置多個(gè)條件，可以單擊 “條件格式”對(duì)話框上的“添加”按鈕，添加條件欄，設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕完成即可,格式化數(shù)據(jù),將鼠標(biāo)指針移到行號(hào)之間的格線，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成上下箭頭形狀時(shí)，拖動(dòng)鼠標(biāo)即可改變鼠標(biāo)指針上面一行的高度 將鼠標(biāo)指針移到列號(hào)之間的格線，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成左右箭頭形狀時(shí)，拖動(dòng)鼠標(biāo)即可改變鼠標(biāo)指針左邊一列的寬度,格式化表格,1.設(shè)置行高和

9、列寬（鼠標(biāo)）,選中需要設(shè)置的行或列后，單擊菜單欄上的“格式”菜單，在其下拉菜單里選擇“行”或“列”命令，在其二級(jí)級(jí)聯(lián)菜單里選擇“行高”或“列寬”命令后，即可打開(kāi)“行高”或“列寬”對(duì)話框,格式化表格,2.設(shè)置行高和列寬,打開(kāi)“行高”或“列寬”對(duì)話框后，在“行高”或“列寬”文本框中輸入新的行高值或列寬值，單擊“確定”按鈕即可完成對(duì)行高或列寬的設(shè)置,格式化表格,設(shè)置行高和列寬,編輯圖表,圖表工具欄的使用方法：選擇“視圖”菜單中級(jí)聯(lián)“工具欄”的“圖表”選項(xiàng) 。,按列,按行,數(shù)據(jù)表,圖例,圖表類(lèi)型,圖表對(duì)象格式,圖表對(duì)象,公式與函數(shù)的使用,1.公式的基本語(yǔ)法 Excel所有的公式都以符號(hào)“”開(kāi)始。 Ex

10、cel中有4類(lèi)運(yùn)算符：即算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、引用運(yùn)算符、文本運(yùn)算符。,公式與函數(shù)的使用,公式與函數(shù)的使用,2.運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí) 如果一個(gè)公式中含有多個(gè)運(yùn)算符號(hào)，其執(zhí)行的先后順序?yàn)椋好疤?hào)（：）逗號(hào)（，）空格負(fù)號(hào)百分號(hào)冪乘、除加、減&比較。括號(hào)可以改變運(yùn)算的先后順序。 如果不想受運(yùn)算順序的約束，可以使用括號(hào)。在公式中，總是最先計(jì)算括號(hào)內(nèi)的內(nèi)容，括號(hào)外的內(nèi)容則按照規(guī)定的順序計(jì)算。,公式與函數(shù)的使用,3.在公式中使用函數(shù) 函數(shù)是指Excel附帶的預(yù)定義或內(nèi)置公式。 函數(shù)由函數(shù)名和參數(shù)組成，格式如下：函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2，） 單擊編輯欄上的 “插入”菜單下的“函數(shù)“菜單打開(kāi)插入函數(shù)對(duì)話框選擇要插入的

11、函數(shù)。,函數(shù)的語(yǔ)法,公式必須以“=”開(kāi)頭。 函數(shù)的參數(shù)用圓括號(hào)“()”括起來(lái)。 函數(shù)的參數(shù)多于一個(gè)時(shí)，要用“,”號(hào)分隔。 參數(shù)的文本要用英文的雙引號(hào)括起來(lái)。 參數(shù)可以是已定義的單元格名或區(qū)域名。 函數(shù)中使用數(shù)組參數(shù)可以由數(shù)值、文本和邏輯值組成。 可以混合使用區(qū)域名、單元格引用和數(shù)值作為函數(shù)的參數(shù)。,使用公式,公式形式：操作數(shù)和運(yùn)算符 操作數(shù)：?jiǎn)卧?、?shù)字、字符、區(qū)域名、區(qū)域、函數(shù) 算術(shù)運(yùn)算符：、*、%、 字符運(yùn)算符： 關(guān)系運(yùn)算符：=、=、,函數(shù)中的出錯(cuò)信息,打印工作表,工作表的打印設(shè)置 設(shè)置頁(yè)面 設(shè)置頁(yè)邊距 設(shè)置頁(yè)眉/頁(yè)腳 設(shè)置工作表的選項(xiàng) 打印預(yù)覽,頁(yè)面設(shè)置,頁(yè)邊距設(shè)置,頁(yè)眉、頁(yè)腳設(shè)置,工作

12、表設(shè)置,打印輸出,Excel與外部對(duì)象的協(xié)作,在Excel 2003中，可以使用鏈接或嵌入對(duì)象的方式，將其他應(yīng)用程序中的對(duì)象插入到Excel中，比如將通過(guò)“畫(huà)圖”程序繪制的圖形鏈接或嵌入到Excel中。 Excel還可以與Office其他的組件如Word等程序進(jìn)行數(shù)據(jù)移動(dòng)或鏈接，以實(shí)現(xiàn)程序的協(xié)作和信息的共享。,單元格引用,概念 相對(duì)引用：公式中引用的單元格地址在公式復(fù)制、移動(dòng)時(shí)自行調(diào)整 絕對(duì)引用：公式中引用的單元格地址在公式復(fù)制、移動(dòng)時(shí)不會(huì)改變 表示 相對(duì)引用：列坐標(biāo)行坐標(biāo)例 B6 ,A4 ,C5:F8 絕對(duì)引用：$列坐標(biāo)$行坐標(biāo)例 $B$6 ,$A$4 ,$C$5:$F$8,單元格地址,行號(hào)

13、,列號(hào),單元格地址：C2,單元格地址：B8,工作簿中工作表數(shù)的設(shè)定步驟,第二步選常規(guī),第三步輸入工作表數(shù),第四步單擊確定,工具欄按鈕功能說(shuō)明,常用,格式,編輯欄,選擇性粘貼,序列對(duì)話框,建立自定義序列,單元格格式對(duì)話框,條件格式對(duì)話框,樣式對(duì)話框,圖表的建立,設(shè)置行高和列寬,選中需要設(shè)置的行或列后，單擊菜單欄上的“格式”菜單，在其下拉菜單里選擇“行”或“列”命令，在其二級(jí)級(jí)聯(lián)菜單里選擇“行高”或“列寬”命令后，即可打開(kāi)“行高”或“列寬”對(duì)話框。,個(gè)人所得稅、工齡的計(jì)算,大小寫(xiě)轉(zhuǎn)換,MS Excel的主要基本概念,工作簿及工作表 工作表的行、列、區(qū)域及單元 工作表單元格的內(nèi)容及格式 單元格內(nèi)容的

14、表現(xiàn)形式及內(nèi)在實(shí)質(zhì) 填充與序列 常數(shù)、變量及公式，公式的自動(dòng)運(yùn)算 條件及條件處理,MS Excel的主要基本操作,創(chuàng)建新的工作簿和打開(kāi)已存在的工作簿 選擇工作表及工作表相關(guān)操作 在工作表中有效地移動(dòng) 在工作表單元中正確地輸入內(nèi)容 高效地選擇所需要操作的表格區(qū)域或單元 為工作表區(qū)域有單元設(shè)置格式 行、列的尺寸調(diào)整，行、列的隱藏與顯示 行、列、區(qū)域、單元格的插、刪及移動(dòng),1.2 Excel工作簿的創(chuàng)建,在Excel 應(yīng)用程序窗口中選取“文件”菜單，在彈出的下拉菜單里選擇“新建”命令可創(chuàng)建一個(gè)新工作簿。 選擇常用工具欄上的 按鈕，也可新建一個(gè)新 的Excel 空白工作簿。,1.3 Excel工作簿的

15、打開(kāi),在Excel 應(yīng)用程序窗口中選取“文件”菜單，在彈出的下拉菜單里選擇“打開(kāi)”命令,Excel工作簿的打開(kāi),選擇“打開(kāi)”命令后，在彈出的“打開(kāi)”對(duì)話框的查找范圍中選擇文件存放的目錄，找到所需文件后，單擊“打開(kāi)”按鈕即可打開(kāi)文件。,Excel工作簿的保存,在Excel 應(yīng)用程序窗口中選取“文件”菜單，在彈出的下拉菜單里選擇“保存”命令,Excel工作簿的保存,選擇“保存”命令后，在彈出的“另存為”對(duì)話框中選擇文件存放的目錄，并且給定文件名，單擊“保存”按鈕即可保存文件。,Excel 2003的界面,1.標(biāo)題欄 顯示當(dāng)前工作簿的名稱(chēng)，同時(shí)提供與窗口相關(guān)的控制按鈕，如右端的“最小化”按鈕、“最大

16、化/還原”按鈕和“關(guān)閉”按鈕。 2.菜單欄 提供Excel 2003的操作命令，默認(rèn)有9組菜單項(xiàng)。通過(guò)選擇菜單欄上菜單項(xiàng)中的命令就可以實(shí)現(xiàn)Excel 2003中的相應(yīng)功能。,Excel 2003的界面,3.常用工具欄 在常用工具欄中，存放著一組制表過(guò)程中經(jīng)常使用的命令按鈕，主要包括對(duì)表格文件的操作命令、簡(jiǎn)單編輯命令和常用計(jì)算命令等。 4.格式工具欄 在格式工具欄中，集中了用于修飾單元格格式的一組常用命令按鈕，包括文本格式、對(duì)齊方式、框線及背景等。,Excel 2003的界面,5.單元格 單元格是表格中行列交叉處的一個(gè)方格，在單元格中可以存放數(shù)據(jù)信息，單元格一般用地址來(lái)描述，即用“列標(biāo)”+“行標(biāo)”來(lái)指定單元格的地址。 6.名稱(chēng)框 用于顯示當(dāng)前單元格的名稱(chēng)或地址。 7.編輯欄 編輯和顯示當(dāng)前單元格的內(nèi)容。,Excel 2003的界面,8.行標(biāo)和列標(biāo) 行標(biāo)代表行的編號(hào)，從1到65536；列標(biāo)代表列的編號(hào)，從A到IV，共256列。 9.滾動(dòng)條 利用滾動(dòng)條，能夠以滾動(dòng)的方式顯示較大的表格信息。 10.工作表標(biāo)簽 通過(guò)工作表標(biāo)簽將多個(gè)工