1、招標(biāo)代理技術(shù)檔案管理制度一、管理原則規(guī)范管理、規(guī)范流程、有效利用、服務(wù)經(jīng)營。提供簡便、清晰的資料查詢二、歸檔范圍 本單位承擔(dān)代理的房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、專業(yè)工程分包、重要材料和設(shè)備采購招標(biāo)投標(biāo)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。招標(biāo)投標(biāo)檔案存檔內(nèi)容包括：（一）招標(biāo)代理合同及招標(biāo)項(xiàng)目摘要（二）工程報(bào)建資料及相關(guān)附件材料（三）招標(biāo)工作全過程資料三、歸檔程序 （一）資料移交：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目招標(biāo)工作結(jié)束在5個(gè)工作日內(nèi)，按要求整理安裝的資料一份，向檔案資料員（各部門指定的人作為資料員）辦理移交手續(xù)。 （二）資料歸檔保存：檔案資

2、料員從接收檔案資料后5個(gè)工作日內(nèi)，按要求進(jìn)行分類歸檔。 （三）涉及到以本公司名義簽訂的合同/協(xié)議需提交電子文檔和紙質(zhì)文檔交行政人事部統(tǒng)一編號和存檔，考慮到因履行合同進(jìn)行的款項(xiàng)結(jié)算事宜，由財(cái)務(wù)部存原件，各職能部門保留復(fù)印件一份并建立電子文檔和紙質(zhì)文檔查閱表。備注：合同編號規(guī)則：各職能部門名稱首字母+順序號（三位）。例：ZBB-001（招標(biāo)部第1號合同） （四）未中標(biāo)單位投標(biāo)文件作為短期保存資料，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人清理之后移至檔案資料員，由檔案資料員指定位置上架存放。 以上部分資料進(jìn)行定期銷毀，銷毀前由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分別向部門負(fù)責(zé)人提出申請并獲得批準(zhǔn)后以函件形式通知招標(biāo)人或采購人，待招標(biāo)人或采購人確認(rèn)（如函

3、告送達(dá)15天無回復(fù)的）后，方可統(tǒng)一銷毀。【并保存銷毀記錄】四、保存期限 招標(biāo)投標(biāo)檔案的保存期限，按照下列項(xiàng)目劃分，從工程竣工之日起至少保存十五年。 （一）大型基礎(chǔ)設(shè)施、公用事業(yè)等關(guān)系社會公共利益、公眾安全的項(xiàng)目； （二）全部或部分使用國有資金投資或者國家融資的項(xiàng)目； （三）使用國際組織或者國外政府貸款、援助資金的項(xiàng)目。其他招標(biāo)項(xiàng)目的檔案保存期應(yīng)不少于五年。五、檔案銷毀 檔案保存期滿后，由檔案管理員編制清單，組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定后，經(jīng)質(zhì)量技術(shù)部審核后，按照中華人民共和國檔案法的規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。 建設(shè)項(xiàng)目在建期間的檔案不得銷毀。六、檔案利用規(guī)定 1、利用者要維護(hù)檔案資料的完整與安全，不準(zhǔn)涂改、污損、拆散，丟失和轉(zhuǎn)借。 2、借閱檔案、資料必須先完善登記手續(xù)后方可借閱，歸還時(shí)清點(diǎn)無誤后由檔案資料管理員當(dāng)面銷號。 3、查閱檔案資料均由檔案管理人員負(fù)責(zé)查找，任何人員均不能在室內(nèi)自行查找。 4、未經(jīng)檔案管理人員同意，不可將任何檔案資料外借、復(fù)印、或發(fā)送電子檔給外單位人員，如違反本規(guī)定由此帶來的不利影響由檔案資料管理人員自行承擔(dān)。七、檔案保密、防范 加強(qiáng)防范，做好檔案室或柜的保密工作，注意防止失密、失盜、和火災(zāi)事故。加強(qiáng)對檔案或柜的管理，杜絕腐蝕