1、萬科集團(tuán)接待管理辦法（MHKG-ZG-ZD-004）1. 目的賓客接待是公司行政事務(wù)和公關(guān)活動的重要部分，為了使賓客接待工作規(guī)范有序，樹立統(tǒng)一的公司形象，特制定本制度。2. 適用范圍萬科控股集團(tuán)有限公司及下屬各控股子公司。3. 術(shù)語與定義 無4. 職責(zé)4.1. 集團(tuán)綜合管理部集團(tuán)綜合管理部是集團(tuán)接待管理辦法的制定機構(gòu)及接待管理執(zhí)行機構(gòu)，在控股公司分管副總裁領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，其職責(zé)包括：4.1.1. 制訂和修訂萬科集團(tuán)接待管理辦法。4.1.2. 負(fù)責(zé)落實接待工作，包括接待計劃、費用預(yù)算、組織實施等。4.1.3. 組織對集團(tuán)接待工作相關(guān)重要問題的研究。4.1.4. 監(jiān)督各分、子公司嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)接待管

2、理辦法。4.2. 集團(tuán)各職能部門及各子公司集團(tuán)各職能部門及各子公司是集團(tuán)接待工作的執(zhí)行監(jiān)督機構(gòu)，其職責(zé)包括：4.2.1. 參與制訂和修訂萬科集團(tuán)接待管理辦法。4.2.2. 參與對集團(tuán)接待工作相關(guān)重要問題的研究。5. 程序和內(nèi)容5.1. 接待范圍本辦法規(guī)定的接待范圍主要是公司及所屬各部門，以及各分、子公司經(jīng)營管理活動所必需的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等方面的安排和工作。包括：5.1.1. 上級主管部門、項目所在地各級黨政機關(guān)、投資方等來員視察、參觀。5.1.2. 公司領(lǐng)導(dǎo)的客人、合作單位人員來司交流、參觀、訪問。5.1.3. 有關(guān)業(yè)務(wù)單位來員洽談業(yè)務(wù)。5.1.4. 受有關(guān)單位安排來訪的外賓

3、或考察團(tuán)等。5.2. 接待部門5.2.1. 公司綜合管理部為公司負(fù)責(zé)賓客接待的職能部門。5.2.2. 遇到重大接待工作和活動，可由綜合管理部協(xié)調(diào)若干部門共同做好該項工作，有關(guān)部門應(yīng)積極主動配合。5.3. 接待原則接待應(yīng)遵循“平等、對口、節(jié)約、周到、保密”的原則，使客人高興而來、滿意而去。5.3.1. 平等原則。對來賓無論職務(wù)高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情況下，級別與權(quán)限相等，同級別出面，特殊情況高規(guī)格接待。5.3.2. 對口原則。各職能部門和子公司對口接待，且由出面接待的部門或子公司派人協(xié)助行程安排、內(nèi)部協(xié)調(diào)、費用結(jié)算等工作。綜合性接待或?qū)诓块T/子公司無法安排工作人員陪同的情

4、況下，由綜合管理部負(fù)責(zé)接待。5.3.3. 節(jié)約原則。招待來賓從簡，不鋪張浪費，不重復(fù)宴請，主方人數(shù)原則上不多于賓客人數(shù)。5.3.4. 周到原則。接待安排應(yīng)銜接周密，接待方式應(yīng)完善，以禮相待，使來賓感到熱情、周到。5.3.5. 保密原則。向來賓介紹情況應(yīng)適時適當(dāng)，注意保守公司機密，巧妙回避不宜回答的問題；重要會議應(yīng)有記錄。5.4. 接待分類5.4.1. 類：貴賓接待。指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、北京及地方政府部門高層官員的接待。5.4.2. 類：高級接待。指公司重要合作單位之高層領(lǐng)導(dǎo)或外賓及參觀考察團(tuán)的接待。5.4.3. C類：業(yè)務(wù)接待。指其他企事業(yè)單位派來洽商重要事宜的人員、地方政府部門一般官員的接待

5、。5.4.4. D類：普通接待。指經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來客人的接待。5.4.5. E類：內(nèi)部接待。指公司分支機構(gòu)來人的接待。5.5. 接待規(guī)格5.5.1. 貴賓接待：由總裁或公司高層（指副總裁、總監(jiān)或總助級領(lǐng)導(dǎo)，以下同）出面接待；由專人駕駛高級轎車接送；住宿安排為五星級酒店套間或商務(wù)單人間；用餐標(biāo)準(zhǔn)為5001000元/人餐；原則上應(yīng)準(zhǔn)備禮品饋贈，標(biāo)準(zhǔn)為300010000元。5.5.2. 高級接待：由公司高層出面接待；由專人駕駛高級轎車或商務(wù)車接送；住宿安排為四至五星級酒店商務(wù)單人間或標(biāo)準(zhǔn)間；用餐標(biāo)準(zhǔn)為300400元/人餐；可考慮準(zhǔn)備禮品饋贈，標(biāo)準(zhǔn)為5002000元。5.5.3. 業(yè)務(wù)接待：由公司高層或

6、業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)人出面接待；由專人駕駛商務(wù)車接送；住宿安排為三至四星級酒店標(biāo)準(zhǔn)間；用餐標(biāo)準(zhǔn)為100200元/人餐；特殊情況下可考慮準(zhǔn)備禮品饋贈，標(biāo)準(zhǔn)為5002000元。5.5.4. 普通接待：由業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)人或工作人員接待；原則上不安排專車接送；原則上不安排酒店住宿；用餐標(biāo)準(zhǔn)為100元以下/人餐；原則上不安排禮品饋贈。5.5.5. 公司分支機構(gòu)來人，由對口部門或綜合管理部按對等原則接待；原則上不安排專車接送；住宿標(biāo)準(zhǔn)參照各分支機構(gòu)出差管理辦法，（可為招待所、三至四星級酒店標(biāo)準(zhǔn)間）；用餐標(biāo)準(zhǔn)參照各分支機構(gòu)出差管理辦法，（可為100-200元/人餐）；不安排禮品饋贈。5.6. 接待程序和內(nèi)容5

7、.6.1. 接受任務(wù)。各部門、各分、子公司及公司領(lǐng)導(dǎo)層接到客人來訪表示后，如需綜合管理部配合，應(yīng)填寫萬科集團(tuán)來訪客人告知單（附表1），向綜合管理部告知來賓的基本情況：單位、人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)和來訪目的、抵離時間、乘坐交通工具及車次或航班。告知單須由部門或子公司接待負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)或分、子公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方為有效。5.6.2. 接待審批。綜合管理部根據(jù)告知內(nèi)容提出接待意見，填寫萬科集團(tuán)來訪客人接待審批表（附表2），明確：接待單位、人員、規(guī)格、費用預(yù)算，并報上級批準(zhǔn)。其中，貴賓、高級（A類、B類）以上規(guī)格接待，報請集團(tuán)總裁審批；業(yè)務(wù)、普通、內(nèi)部（C類、D類、E類）規(guī)格接待，報請

8、主管接待工作副總裁審批。5.6.3. 接待安排。綜合管理部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)接待審批意見，擬定詳細(xì)接待日程安排，填寫萬科集團(tuán)來訪客人接待安排表（附表3），發(fā)送給相關(guān)接待單位及人員。5.6.4. 接待布置。根據(jù)接待安排，按抵達(dá)時間，派人派車迎接；按來賓身份、人數(shù)、性別，預(yù)訂賓館；按來賓身份和喜好，結(jié)合北京特色，預(yù)定餐廳；按費用預(yù)算，備齊饋贈來賓所需禮品；按實際需要，準(zhǔn)備和布置會見會談場所；如客人特別要求，還需安排休閑娛樂或參觀游覽等。5.6.5. 接待實施5.6.5.1. 迎接：安排于機場或車站迎接來賓時，司機應(yīng)至少提前十五分鐘到達(dá)指定地點，以便引導(dǎo)客人順利到達(dá)停車點并幫助客人提拿行李。對身份較高的貴賓來

9、訪必須安排迎接陪同人員，一般情況下，由與來賓身份相當(dāng)?shù)膶诮哟龁挝恢鞴茴I(lǐng)導(dǎo)迎接，特殊情況下可請總裁出面迎接，接待主管人員原則上應(yīng)陪同前往。5.6.5.2. 入?。阂话闱闆r下，綜合管理部提前預(yù)定好酒店客房后，由負(fù)責(zé)迎接的司機協(xié)助來賓辦理入住手續(xù)。貴賓、高級（A類、B類）以上規(guī)格接待，必須有接待主管人員提前在酒店迎候并協(xié)助客人辦理入住手續(xù)。5.6.5.3. 商議日程：來賓住下后，接待主管人員應(yīng)及時與來賓溝通日程安排，如果活動日程有變，應(yīng)及時通知有關(guān)接待單位。5.6.5.4. 安排看望：按接待規(guī)格和禮儀，進(jìn)行高級接待（B類）時，可安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)去來賓住所看望，貴賓接待（A類）可安排總裁到來賓住所看望，

10、接待主管人員應(yīng)事先安排會見地點、時間、陪同人員等。5.6.6. 會見會談5.6.6.1. 會見會談的時間、地點、雙方人員名單應(yīng)提前1天通知對方，并盡量不改變計劃。5.6.6.2. 會見時，我方主要人員要高于或等于來賓身份；會談時，身份一般對等。貴賓接待的會見會談原則上由總裁牽頭，主管接待工作的公司領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)理，以及對口接待單位主管領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)理陪同。5.6.6.3. 會見會談時我方人員應(yīng)提前到達(dá)，并在門口迎接。對會見會談場所、座位應(yīng)事先精心安排，留定座位，桌上放置記錄所需紙筆和飲用水，高規(guī)格接待還應(yīng)訂做桌花、擺放果品，必要時還應(yīng)準(zhǔn)備座位牌。雙方人員較多、場所較大時，宜開啟擴音系統(tǒng)。5.6.6.4.

11、向客人介紹情況，一般由我方接待人員中職務(wù)最高者負(fù)責(zé)，可輔助以錄像、幻燈片，也可由主談領(lǐng)導(dǎo)口頭介紹。5.6.6.5. 如有合影，應(yīng)事先進(jìn)行規(guī)劃。合影時，一般主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。5.6.7. 參觀考察根據(jù)來訪目的、性質(zhì)、來賓意愿和興趣，選擇有針對性的參觀考察項目，安排身份相當(dāng)?shù)呐阃藛T引導(dǎo)和解說。5.6.8. 宴請根據(jù)活動目的、來賓身份、經(jīng)費預(yù)算等因素確定宴請地點和用餐標(biāo)準(zhǔn)。5.6.9. 休閑娛樂與參觀游覽根據(jù)客人來訪目的、性質(zhì)、來賓意愿和興趣，選擇有針對性的休閑娛樂活動或游覽項目，安排身份相當(dāng)?shù)娜藛T陪同或?qū)в巍?.6.10. 送別5.6.10.1. 根據(jù)來賓意

12、見，預(yù)定車票、機票，結(jié)清客人食宿帳目，話別送行，派人派車送至車站或機場。5.6.10.2. 對身份較高的貴賓必須安排送別陪同人員，原則與貴賓迎接相同。5.6.11. 小結(jié)5.6.11.1. 每次較大規(guī)模的接待完成后應(yīng)進(jìn)行一次小結(jié)，以便總結(jié)經(jīng)驗、改進(jìn)后續(xù)工作。5.6.11.2. 對重要的關(guān)系戶要設(shè)立接待卡，通過萬科集團(tuán)重要來賓接待卡（附表4），詳細(xì)記載其嗜好、興趣與特點等。5.7. 接待費用處理5.7.1. 本辦法所指接待費，包括以下所列各項費用開支項目：5.7.1.1. 交通費用。5.7.1.2. 住宿費用。5.7.1.3. 用餐費用。5.7.1.4. 禮品費用。5.7.1.5. 休閑娛樂及游

13、覽參觀費用。5.7.1.6. 會議費用。5.7.1.7. 其他因來賓招待而產(chǎn)生的費用。5.7.2. 招待費用按歸屬進(jìn)行分?jǐn)?，遵循以下原則：5.7.2.1. 集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)及公司各職能部門招待費用：因集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)及公司各職能部門業(yè)務(wù)需要所發(fā)生的招待費，計入公司公關(guān)費用。5.7.2.2. 各分、子公司招待費用：因各分、子公司業(yè)務(wù)需要所發(fā)生的招待費，由各分、子公司自行承擔(dān)?；I備中的各分、子公司所發(fā)生的招待費用，可暫由公司墊付，待其財務(wù)體系建立起來后，再行處理。5.8. 附則5.8.1. 涉及重大接待活動，需綜合管理部會同營銷部或其他相關(guān)部門及分、子公司協(xié)調(diào)執(zhí)行。5.8.2. 各分、子公司接待管理細(xì)則可參照本辦法制訂，報集團(tuán)審批后執(zhí)行。5.8.3. 本制度自 年 月