1、.辦公室管理制度一總則為了加強(qiáng)辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際情況，特制訂本制度。二范圍適用于本公司所有員工三職責(zé)3.1 職責(zé)1）辦公室管理人員直接受行政人事主管領(lǐng)導(dǎo)，在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項(xiàng)工作。2） 負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。3）負(fù)責(zé)公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項(xiàng)事務(wù)有序開展。4）協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。5）負(fù)責(zé)公司對內(nèi)、對外公共關(guān)系的維護(hù)和改善，做好來客接待和公司的各項(xiàng)文化宣傳等工作。6

2、）收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種指令，及時(shí)做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。7） 協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印制、收發(fā)傳真等。3.2 工作規(guī)范1） 辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細(xì)則執(zhí)行。2） 辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。四管理規(guī)定4.1 服務(wù)規(guī)范4.1.1儀表：公司員工應(yīng)儀表整潔、大方；4.1.2電話接聽：接聽電話應(yīng)及時(shí)，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之.最近的職員應(yīng)主動(dòng)接聽，重要電話作好接聽記錄，接聽電話應(yīng)注意：1）禮貌相待：不論打進(jìn)、接入，應(yīng)主動(dòng)通報(bào)公司名稱、職務(wù)、姓名，如對方

3、未通報(bào)，應(yīng)客氣詢問清楚；2）使用語言文明，切忌粗聲粗氣；3）對重要或較長的電話內(nèi)容，可請對方復(fù)述一遍；4）對要求打公司領(lǐng)導(dǎo)的電話，首先問清對方的單位名稱、職務(wù)、姓名，然后婉轉(zhuǎn)回答“請您稍等，我給您找一下”之類的話再處置；5）對打聽事情、咨詢類擔(dān)心條態(tài)度和藹、禮貌對待、恰到好處地回答；4.1.3 公司的辦公場所實(shí)行禁煙制度，員工不得在辦公場所內(nèi)吸煙, 在辦公時(shí)間內(nèi)不得喝酒/ 酗酒，違者罰款 50 元人民幣。4.2 辦公秩序1）工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，不得閑聊、大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。2）職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行（大廳、會議室、接待室、總經(jīng)理室）或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系；

4、3）職員應(yīng)在每天的工作時(shí)間開始前和工作時(shí)間結(jié)束后做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔；4）各部門專用的設(shè)備由其部門指定專人定期清潔，公司公共設(shè)施則由辦公室負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作；5）發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、影音、電腦等）損壞或發(fā)生故障時(shí)，員工應(yīng)立即向辦公室報(bào)修，以便及時(shí)解決問題。4.3 文書管理制度4.3.1 管理要點(diǎn)1）為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用；2） 文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、行政人事部發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各

5、類簡報(bào)）、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料；.3） 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整；4） 根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號整理，定期對文書進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新；4.3.2制度規(guī)范1）根據(jù)公司實(shí)際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)；2） 按照文書管理范圍，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查；3）行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表；閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注；4） 按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔；5）根據(jù)文書的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對文書進(jìn)行整理銷毀；須上級審批同意，方

6、可銷毀；6）辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實(shí)向主管部門報(bào)告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)；4.4 檔案管理制度4.4.1 管理要點(diǎn)1）為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時(shí)分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率；2）檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料；3） 對對應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管；4.4.2制度規(guī)范1） 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等；2）所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目

7、文書材料集中整理；3）各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出；4） 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整；5） 檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄；.4.5 日常事務(wù)管理4.5.1 接待管理1）來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護(hù)公司的良好形象，對接待工作做具體的要求；2）以主動(dòng)、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴(yán)格自己要求，做到言行、禮儀規(guī)范；3）接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見的人員，并奉上茶水，做好

8、一系列的后續(xù)工作；4） 流程設(shè)計(jì)： 接待來訪人員詢問來意，需要找的人通知被訪者引領(lǐng)會見奉上茶水送客整理客人走后清潔。4.5.2報(bào)刊收發(fā)整理1）辦公室管理人員按照公司實(shí)際需要，訂閱報(bào)刊，做出計(jì)劃預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)；2）辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報(bào)紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報(bào)紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位；3） 任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用；4） 流程設(shè)計(jì)：收發(fā)報(bào)刊整理放置資料架定期清理。4.6 安全管理1）一般情況下，由行政人員在下班之時(shí)負(fù)責(zé)關(guān)閉公司門窗；2）若有加班的同事，離開公司之前務(wù)必鎖好公司大門，如因個(gè)人忘記鎖門造成物品丟失的，經(jīng)濟(jì)損失將由個(gè)人承擔(dān)；3）滅火器、消防栓等防火用品要經(jīng)常檢查，確保其安全性；4）電源設(shè)備等要正常開關(guān)；5）行政人員要配合物管處對辦公室的安全環(huán)