1、第七章 采購合同履行,任務(wù)一訂單管理,任務(wù)二進(jìn)貨驗(yàn)收,任務(wù)三采購結(jié)算,任務(wù)四采購?fù)素?案例導(dǎo)入,任務(wù)一訂單管理,一、采購合同履行的原則,二、采購訂單的管理,一、采購合同履行的原則,一、采購合同履行的原則,采購合同的履行就是采購雙方當(dāng)事人按照合同 的約定或者法律的規(guī)定，全面地、正確地履行自己 所承擔(dān)的義務(wù)。 采購合同的履行主要包括訂單管理、進(jìn)貨驗(yàn) 收、貨款支付和違約處理對(duì)采購管理等幾個(gè)環(huán)節(jié)。 采購合同履行的主要原則（見圖7-1）。,一、采購合同履行的原則,圖7-1 采購合同履行的主要原則,采購合同履行監(jiān)控表,訂單執(zhí)行 訂單跟蹤 貨物驗(yàn)收 問題處理 財(cái)務(wù)結(jié)算 出具票據(jù) 效果評(píng)價(jià),訂單管理,采購訂單

2、的管理是指企業(yè)根據(jù)市場(chǎng)的需求預(yù)測(cè)、企業(yè)的生產(chǎn)能力、企業(yè)的用料計(jì)劃以及相關(guān)因素所制定的切實(shí)可行的采購訂單計(jì)劃，并下達(dá)給訂單部門執(zhí)行，從而從資源市場(chǎng)上購買到合格的原材料和配件。 采購訂單管理包含制定、管理和追蹤三個(gè)連續(xù)階段。,二、采購訂單的管理,采購訂單和采購合同的管理是采購管理中的重要內(nèi) 容。 采購訂單和采購合同都是采購流程中的重要環(huán)節(jié)。 1.采購訂單的明細(xì)管理 訂單明細(xì)管理是一項(xiàng)關(guān)鍵業(yè)務(wù)功能。它的范圍可從 供應(yīng)商貫穿到客戶，包括一系列關(guān)鍵的子流程，從未結(jié) 訂單分析到分配管理、貨運(yùn)和提單。 有效的訂單管理應(yīng)該在整個(gè)流程中執(zhí)行大量的檢 查，如檢查產(chǎn)品庫存、定價(jià)、合同協(xié)議和客戶信用限 制。,二、采購

3、訂單的管理,2. 采購訂單的主要內(nèi)容 采購訂單的主要內(nèi)容，包括：交貨方式、驗(yàn)收 方式、罰則、履約保證、品質(zhì)保證、仲裁或訴訟、 其他。,二、采購訂單的管理,表：CGT070103明日制造公司訂購單,二、采購訂單的管理,二、采購訂單的管理,編制采購訂單,（一）明晰訂單內(nèi)容 1.月度采購訂單的內(nèi)容 2.臨時(shí)采購訂單的內(nèi)容,編制采購訂單,（二）編制采購訂單 1.編制訂單草案 2.上報(bào)主管審核 3.形成正式訂單,出具采購訂單,（一）發(fā)出采購訂單 正式的采購訂單按照企業(yè)的相關(guān)規(guī)定編號(hào)后，由負(fù)責(zé)相應(yīng)貨品采購的采購員以適當(dāng)?shù)男问桨l(fā)送給供應(yīng)商 （二）確認(rèn)采購訂單 采購員向供應(yīng)商確認(rèn)其是否收到采購訂單 （三）編制

4、采購記錄 采購訂單確認(rèn)接受后，采購員填寫采購記錄表，以便供應(yīng)商交貨時(shí)對(duì)照采購訂單進(jìn)行接貨檢驗(yàn),出具采購訂單時(shí)注意的問題,1.應(yīng)約定在多長時(shí)間內(nèi)供方確認(rèn)交貨期； 2.訂單需在供方蓋章回傳后才可生效； 3.不同意訂單內(nèi)容（交貨期、金額等）時(shí)，需在訂單上明確注明； 4.對(duì)價(jià)格變更后的訂單，需重新確認(rèn)交貨期。,三、跟蹤采購訂單,采購訂單的追蹤,（一）重視存檔管理 （二）訂單存檔管理的方法,四、訂單存檔管理,任務(wù)二進(jìn)貨驗(yàn)收,一、進(jìn)貨驗(yàn)收一般流程,二、問題處理,三、簽收訂購單，開具入庫單,四、崗位操作示例,采購進(jìn)貨的方式有三種，即自提進(jìn)貨、供應(yīng)商送貨、委托外包進(jìn)貨。這三種進(jìn)貨方式的管理方式和要求也不盡相同

5、。 （一）自提進(jìn)貨 自提進(jìn)貨，就是在供應(yīng)商的倉庫里交貨，交貨以后的進(jìn)貨過程全由采購者獨(dú)家負(fù)責(zé)管理。 (1) 貨物清點(diǎn)環(huán)節(jié)管理 (2) 包裝、裝卸、搬運(yùn)上車管理 (3) 運(yùn)輸環(huán)節(jié)管理 (4) 中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理 (5) 驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)的管理,進(jìn)貨方式,（二）供應(yīng)商送貨 供應(yīng)商送貨對(duì)采購商來說，是一種最簡單輕松的采購進(jìn)貨管理方式。他基本上省去了整個(gè)進(jìn)貨管理環(huán)節(jié)，把整個(gè)進(jìn)貨管理的任務(wù)以及進(jìn)貨途中的風(fēng)險(xiǎn)都轉(zhuǎn)移給了供應(yīng)商。只剩下一個(gè)入庫驗(yàn)收環(huán)節(jié)。而入庫驗(yàn)收也主要是供應(yīng)商和保管員之間的交接，進(jìn)貨員最多只提供一個(gè)簡單的協(xié)助。,進(jìn)貨方式,（三）委托和外包進(jìn)貨 委托外包，就是把進(jìn)貨管理的任務(wù)和進(jìn)貨途中的風(fēng)險(xiǎn)都轉(zhuǎn)移給第

6、三方物流公司。這時(shí)供應(yīng)商和采購商都得到了解脫。因此這不但對(duì)采購商、對(duì)供應(yīng)商來說都是一種最好最輕松的進(jìn)貨方式。對(duì)第三方物流公司來說，也是一種最理想的進(jìn)貨方式。因?yàn)樗欣诎l(fā)揮第三方物流公司的自主處理、聯(lián)合處理和系統(tǒng)化處理，提高了物流運(yùn)作效率、降低了物流運(yùn)作成本。,進(jìn)貨方式,一、進(jìn)貨驗(yàn)收一般流程,廠商送來貨物，倉管員需對(duì)照訂購單上訂購 物品的名稱規(guī)格及其他要求進(jìn)行簽收， 沒有訂 購單或超訂購單送貨（非免費(fèi)部分）原則上不允許 簽收， 特別情況需由主管經(jīng)理指示處理。 操作要點(diǎn)： 以供應(yīng)商送貨為例的一般流程（見圖7-2）。,一、進(jìn)貨驗(yàn)收一般流程,圖7-2進(jìn)貨驗(yàn)收一般流程,檢驗(yàn)與接收管理,（一）檢驗(yàn)時(shí)間、

7、地點(diǎn)和人員的確定 供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、貨物到庫時(shí)、采購方倉庫等 （二）檢驗(yàn)部門的確定 質(zhì)量檢驗(yàn)部門 （三）物料檢驗(yàn) 包裝、品質(zhì)、衛(wèi)生、安全性、數(shù)量、重量等,二、問題處理,進(jìn)貨驗(yàn)收中的問題處理主要包括： 1. 數(shù)量不符； 2. 代管轉(zhuǎn)入庫； 3. 不合格品。 為了對(duì)進(jìn)貨驗(yàn)收各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制，有必要 對(duì)驗(yàn)收環(huán)節(jié)與結(jié)果給予記錄，如進(jìn)貨驗(yàn)收表（單） （如表7-1所示）。,二、問題處理,表7-1 進(jìn)貨驗(yàn)收表,編號(hào)： 日期： 年 月 日,二、問題處理,總之，有些企業(yè)對(duì)于驗(yàn)收不合格的貨品走代管 入庫流程入代管保管帳，貨品入不合格區(qū)，待采購 員與供應(yīng)商聯(lián)系后處理；贈(zèng)樣品根據(jù)采購員處理方 案做直接入正常庫或通知

8、贈(zèng)樣品庫保管員做贈(zèng)樣品 入庫。,三、簽收訂購單，開具入庫單,倉庫點(diǎn)收驗(yàn)收完畢，即按要求于訂購單或借料 單上簽收，倉管員同時(shí)根據(jù)當(dāng)次驗(yàn)收入庫良品數(shù)或 特采數(shù)開具貨品入庫單（如表7-2所示），并將入庫 單（第二聯(lián)）送至財(cái)務(wù)入賬，增加存貨及應(yīng)付帳 款，同時(shí)將已簽收完畢之訂購單送至財(cái)務(wù)，留待付 款時(shí)用，入庫單（第三聯(lián)）送至采購部門。,四、崗位操作示例,1. 驗(yàn)收員： 收貨、驗(yàn)收，確定收貨單生成收貨處理方案， 勾兌收貨單、進(jìn)貨合同生成入庫單 2. 采購員： 填寫或補(bǔ)填進(jìn)貨合同，生成收貨通知單，與供 應(yīng)商聯(lián)系判斷收貨處理方案并通知驗(yàn)收員做相應(yīng)操 作；,四、崗位操作示例,3. 保管員： 入庫、填寫代管入庫單

9、、代管出庫單、贈(zèng)樣入 庫單、贈(zèng)樣出庫單、記帳； 4. 采購會(huì)計(jì)： 憑入庫清單記商品采購帳、存貨帳。,任務(wù)三 采購結(jié)算,一、采購結(jié)算流程,二、采購結(jié)算管理,三、采購結(jié)算主要工具,一、采購結(jié)算流程,一、采購結(jié)算流程,采購結(jié)算流程包括采購資金結(jié)算、采購發(fā)票核銷及采購返款管理（見圖7-3）。,圖7-3 采購結(jié)算流程,二、采購結(jié)算管理,采購結(jié)算也稱采購報(bào)賬，是指采購核算人員根據(jù) 采購入庫單、采購發(fā)票核算采購入庫成本。 采購結(jié)算的結(jié)果是采購結(jié)算單，它是記載采購入 庫單記錄與采購發(fā)票記錄對(duì)應(yīng)關(guān)系的結(jié)算對(duì)照表。 采購結(jié)算從操作處理上分為自動(dòng)結(jié)算、手工結(jié)算 兩種方式；另外運(yùn)費(fèi)發(fā)票可以單獨(dú)進(jìn)行費(fèi)用折扣結(jié)算。,二、

10、采購結(jié)算管理,系統(tǒng)按照三種結(jié)算模式進(jìn)行自動(dòng)結(jié)算（見圖7-4）。,圖7-4自動(dòng)結(jié)算的三種模式,三、采購結(jié)算主要工具,目前我國已經(jīng)逐步建立了以“三票一卡”為 主體的結(jié)算體系，大大規(guī)范了采購結(jié)算方式。 1. 銀行匯票 銀行匯票簽發(fā)銀行作為付款人，付款保證 性強(qiáng)；代理付款人先付款，后清算資金；特別 適用于交易額不確定的款項(xiàng)結(jié)算與異地采購之 用。票據(jù)自帶，避免攜帶大量現(xiàn)金，十分便捷。,三、采購結(jié)算主要工具,圖7-5銀行匯票樣票,銀行匯票票樣（見圖7-5）。,三、采購結(jié)算主要工具,2. 銀行本票 銀行本票即見票即付，如同現(xiàn)金，出票銀行作 為付款人，付款保證性很高。既有定額本票，又有 不定額本票，可以靈活使

11、用。缺點(diǎn)是由銀行簽發(fā)， 與支票相比手續(xù)相對(duì)繁雜。在同城范圍內(nèi)使用。,三、采購結(jié)算主要工具,圖7-6銀行本票樣票,銀行本票票樣（見圖7-6）。,三、采購結(jié)算主要工具,3. 支票 支票由出票單位簽發(fā)，出票單位開戶銀行為支 票的付款人，手續(xù)簡便；既有現(xiàn)金支票，又有轉(zhuǎn)賬 支票，還有普通支票，要求收妥抵用，在同城范圍 內(nèi)使用，已被企業(yè)單位廣泛接受。但在支票結(jié)算中 可能存在簽發(fā)空頭支票，支票上的實(shí)際簽章與預(yù)留 銀行印鑒不符等問題，存在一定風(fēng)險(xiǎn)。,三、采購結(jié)算主要工具,圖7-7現(xiàn)金支票樣票,支票票樣（見圖7-7）。,三、采購結(jié)算主要工具,4. 信用卡 信用卡屬于電子支付工具的范疇，方便、靈 活、快捷、同城、異地均可使用，發(fā)展前景非常廣 闊。但該結(jié)算方式受特約商戶與ATM機(jī)普及程度、 銀行卡網(wǎng)絡(luò)的完善程度、銀行卡功能開發(fā)程度等的 限制。,三、采購結(jié)算主要工具,圖7-8信用卡式樣,幾種信用卡式樣（見圖7-8）。,任務(wù)四 采購