1、組長級干部培訓(xùn)系列,會議的組織與管理,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,課程目標(biāo),掌握如何組織部屬開會及調(diào)動部屬發(fā)言的積極性,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,會議的類型,指導(dǎo)會議 研討會議 解決問題會議,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,會議潛在的功能,溝通 解決問題 危機(jī)管理與災(zāi)害控制 顯示地位 友情贊助,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,會議組織應(yīng)遵循的普遍原則,準(zhǔn)時開會 以輕松簡單的議題開始,然后進(jìn)入困難耗費(fèi)時間的議題 不要離題、可印制會議議程 注意時間與進(jìn)度 會議完畢立即結(jié)束,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,議程計劃,為使大家徹底了解會議的目的,應(yīng)說明的事項與方式各為何?

2、 為使大家勇于發(fā)表意見與想法,應(yīng)按照何種程序,如何發(fā)問? 討論的深度如何,討論的重點(diǎn)為何? 有那些相關(guān)的說明與討論時所需的資訊及資料須先行準(zhǔn)備 說明或討論的內(nèi)容中,有無須事先請示上級的事項?會議時間約需若干?,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,會議的準(zhǔn)備,各項必須資料皆應(yīng)準(zhǔn)備,并分發(fā)給部屬 根據(jù)需要,事先準(zhǔn)備足夠的資料如能預(yù)先分發(fā),與會人員尚可先行閱讀 預(yù)先告知部屬開會日期、時間或地點(diǎn)或固定開會日期 請部屬先就討論主題,加以準(zhǔn)備,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,會場布置,選擇容易發(fā)言、聽講、看到對方的環(huán)境，使之能全神貫注進(jìn)行討論 須事先充分考量，避免閑雜人等由外窺視，發(fā)生影響會議進(jìn)行的情

3、事 布置會議室時，應(yīng)避免與會人員任意進(jìn)出會議室，或其他妨害會議秩序等事情發(fā)生 組織部屬開會，會場氣氛不宜過分凝重，給部屬以緊張感,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,會議的程序,導(dǎo)入議題,1,引發(fā)意見,2,歸納要點(diǎn),4,導(dǎo)出結(jié)論,3,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,發(fā)問方式,以全體人員為對象 “就此而言，請各位談一下自己的觀點(diǎn)” 指名發(fā)問 “某某，你的意見是什么呢？” 交替發(fā)問 “各位，您對某某的意見有何看法？” 反質(zhì)問發(fā)問 “某某，您自己對于這項內(nèi)容的想法怎么 樣？”,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,主持會議的要決,全體人員發(fā)言不夠熱烈時 須以堅強(qiáng)的耐心進(jìn)行指導(dǎo)，提供感興趣的話題 引

4、用實例與比喻，以激發(fā)共同的興趣與關(guān)心 先向能作答的人員發(fā)問，藉以形成討論的動機(jī)， 帶動其他人員參與討論 首先發(fā)問的問題，以能用“是”或“否”回答為宜， 在進(jìn)入“何故？”“為何？”之層次較深的問題 提示足以打動及刺激好奇心的問題，問全體與 會人員,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,主持會議的要決,部屬個性內(nèi)向時 僅能發(fā)問其才能范圍內(nèi)可作答的問題 見解正確的意見，應(yīng)予適當(dāng)?shù)墓膭?縱使意見不妥，仍應(yīng)給予陳述的機(jī)會,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,主持會議的要決,討論內(nèi)容過分離題時 可探詢離題的內(nèi)容究竟與議題有何關(guān)聯(lián) 使與會人員的發(fā)言內(nèi)容能與議題產(chǎn)生關(guān) 聯(lián)，并導(dǎo)引重新回到原題上 提議停止已離題的

5、討論，并須爭取諒解 扼要整理討論后的內(nèi)容，暫告結(jié)束 允許有短暫時間探討已離題的內(nèi)容,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,主持會議的要決,意見都不一致時 要求能對問題再行深入研究 指出不夠明確之處 由其他觀點(diǎn)提出問題 指出缺失之處 給予暗示,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,主持會議的要決,出現(xiàn)抽象性意見時 采用5WIH發(fā)問方式，以使抽象性意見具 體化 使之提出具體的實例,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,主持會議的要決,出現(xiàn)內(nèi)容廣泛的意見時 先就意見內(nèi)容加以整理，再向發(fā)言人確認(rèn) 將整理后的暫時方案向與會人員提出，并 聽取其意見,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,主持會議的要決,發(fā)生糾紛時

6、 暫時置之不理 用視線注視以控制場面 以起身動作喚起與會人員對糾紛事件的注意 以黑板提示討論核心，整理發(fā)言內(nèi)容，并向全 體人員提示 向影響力大的與會人員發(fā)問，示意其主動發(fā)言 以調(diào)解紛爭 以巧妙的堅定態(tài)度，導(dǎo)引進(jìn)入井然有序的議程 視情況需要，宣布休息若干分鐘,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,主持會議的要決,與會人員發(fā)生爭議時 主持人可發(fā)言居中調(diào)解 暫時置之不理，以使兩者情緒恢復(fù)冷靜 征詢其他與會人員的意見,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,主持會議的要決,部屬向你提出抗議時 可使其他與會人員發(fā)言，藉以執(zhí)行全場控 制 充分聽取其所堅持論點(diǎn) 主持人切忌不得強(qiáng)行令與會人員屈服,99-3-16,組

7、長級干部培訓(xùn)系列,主持會議的要決,部屬對主管的結(jié)論無法認(rèn)同時 即使表達(dá)方式不同，仍須深切注意與會人 員的發(fā)言語氣，引導(dǎo)討論，以完成相同意 見的結(jié)論 利用交替發(fā)言，由另外與會人員口中向其 他人員溝通 清點(diǎn)贊成與反對人數(shù),99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,主持會議的要決,有習(xí)慣性反對者時 務(wù)使其能設(shè)身處地，為對方的立場設(shè)想 體諒其反對意圖 改變語氣，以其他較能被接受的口吻發(fā)言 采取交替發(fā)問方式，期待了解大家的意見 透過回問方式，以使有意發(fā)言的當(dāng)事人發(fā) 言,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,主持會議的要決,有上級人員出席時 接待方式與其他人員相同 不得于上級人員面前使其他人員受窘 預(yù)先請求上級人

8、員不宜有結(jié)論性陳述 與會人員務(wù)須畏縮，不必為爭取成績而發(fā) 言，請上級不要作筆記,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,主持會議的要決,因會場外的影響導(dǎo)致會場內(nèi)情緒浮動、討論熱情低落時 采取消除其原因的措施 因勢利導(dǎo)，將其原因巧妙運(yùn)用于會議主持 上，反而增添熱烈的討論氣氛 暫時休會，改期再行召開會議,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,主持會議應(yīng)有省思,進(jìn)行方式 話題內(nèi)容零散,未能深入思考 隨聲附和,一味贊同別人的意見 可控制時間,并使發(fā)言人遵守時間限制 少數(shù)與會人員滔滔不絕,強(qiáng)占他人發(fā)言機(jī)會 各自管制自己的參與程度,彼此踴躍發(fā)表及 交換意見,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,主持會議應(yīng)有省思,

9、決議方式 雖然發(fā)言,卻缺乏進(jìn)一步積極探討的氣氛 大家均附和少數(shù)人的意見 決議事項多采用妥協(xié)方式 受少數(shù)人意見的控制 根據(jù)全體人員的了解認(rèn)同為基礎(chǔ),作為決議,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,主持會議應(yīng)有省思,溝通 所發(fā)表的意見,在觀念上缺乏有力的左證 討論的氣氛十分友好,井然有序 縱然所提出的觀點(diǎn)與意見角度不盡相同,卻 能謙和禮讓 采取以自己立場取勝的討論方式 坦誠發(fā)表意見或觀念,不一致時,徹底對話直 至正確理解為止,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,主持會議應(yīng)有省思,氣氛 發(fā)言呆板,缺乏生氣 進(jìn)展順利,輕松愉快 個人意見獲得認(rèn)同,能有滿足感 關(guān)系到利害的對話內(nèi)容,令人感到緊張 討論既能獲得成果又有意義，故全體與會 人員均能全神貫注,努力參與,99-3-16,組長級干部培訓(xùn)系列,主持會議應(yīng)有省思