1、崗位分析與崗位說明書編寫培訓(xùn),2,內(nèi)容提要,一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本項(xiàng)目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹,3,崗位分析與崗位說明書的含義,崗位說明書： 整理崗位分析結(jié)果的工作描述的書面文件，包 括：工作基本信息、崗位設(shè)置目的、主要職責(zé)、工 作環(huán)境等，以及任職資格要求（如技能、學(xué)歷、 訓(xùn)練、經(jīng)驗(yàn)、體能等）,4,什么樣的戰(zhàn)略(如產(chǎn)品/服務(wù)的選擇、目標(biāo)消費(fèi)者、市場定位等)引導(dǎo)我們走向愿景？,VISION 愿景,STRATEGY 戰(zhàn)略,我們公司存在的目的和長期目標(biāo)是什么？,怎樣的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)?怎樣的業(yè)務(wù)流程及管理流程能使我們實(shí)施

2、戰(zhàn)略？,CRITICALSUCCESS FACTORS 關(guān)鍵成功要素,順利地實(shí)施戰(zhàn)略需要什么樣的核心能力、流程和體系？,崗位分析及崗位說明書能夠把組織實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略的 職責(zé)落實(shí)到具體組織成員，確保組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)，支持組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。,崗位分析與崗位說明書的意義：落實(shí)組織職責(zé)，支持實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo),5,崗位分析與崗位說明書的意義：奠定人力資源管理體系的基礎(chǔ),在人力資源管理系統(tǒng)中，崗位分析和崗位評估是最基礎(chǔ)的工作，提供了建立其他各人力資源子系統(tǒng)的平臺。只有把這項(xiàng)工作做扎實(shí)，其他各項(xiàng)工作才有依據(jù)。,崗位分析,員工 招聘,員工 培訓(xùn),薪酬 福利,績效 管理,職業(yè)生 涯規(guī)劃,長期 激勵(lì),能力 模型,崗位繼 任計(jì)劃,

3、崗位 評估,人員 規(guī)劃,人力資源戰(zhàn)略,6,內(nèi)容提要,一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本項(xiàng)目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹,7,崗位分析三條基本原則,針對“崗位”，而非針對”人“ 著重那些那些應(yīng)該做的工作,而非目前正在做的 分析崗位的職責(zé)，而非崗位的明細(xì),8,崗位分析流程,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析流程比較簡單，但工作繁瑣，工作量也較大，工作時(shí)需要耐心和細(xì)心。,9,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析 - 準(zhǔn)備工作,1、建立崗位分析項(xiàng)目小組 建立崗位分析小組，分配進(jìn)行分析活動的責(zé)任和權(quán)限，明確分析活動的流

4、程、方法及安排，以保證分析活動的協(xié)調(diào)和順利完成。分析人員應(yīng)具有一定的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)要保證他們進(jìn)行活動的獨(dú)立性。 2、了解企業(yè)戰(zhàn)略、組織、流程 崗位分析及崗位說明書的編寫源于企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)流程、管理流程及組織設(shè)計(jì)，最終把實(shí)施戰(zhàn)略的責(zé)任分解落實(shí)到員工個(gè)人。因此，參與崗位分析的人員需要對它們有很好的理解。,10,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析 - 準(zhǔn)備工作,3、選擇被分析部門及崗位: 為了保證分析結(jié)果，應(yīng)選擇有代表性、典型性的部門及崗位。在進(jìn)行收集之前，應(yīng)與有關(guān)這一工作的員工介紹崗位分析意義、目的及過程，希望他們提供怎樣的配合。 4、選擇信息來源: 信息來源有：組織設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)流程說明書、管

5、理流程等書面文件，崗位任職者、管理監(jiān)督者、內(nèi)外部客戶、崗位分析人員等的反饋，相似工作分析匯編、職業(yè)名稱辭典等參考資料。在收集整理信息時(shí)應(yīng)注意： 不同來源的信息差別 應(yīng)從不同角度收集，不要有事先抱有偏見 應(yīng)結(jié)合實(shí)際，不可照抄照搬,11,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析 - 收集資料,崗位基本信息：如崗位名稱、職銜等是什么？ 上下級匯報(bào)情況？ 崗位存在的基本目的是什么？存在的意義是什么？ 為達(dá)到這一目的，該崗位的主要職責(zé)？（什么，怎樣，為什么？） 什么是該崗位獨(dú)有的職責(zé)？（這個(gè)問題使分析者能夠從更宏觀的角度看待該崗位） 什么是該崗位最關(guān)鍵（必不可少）的職責(zé)和負(fù)責(zé)的核心領(lǐng)域？（這個(gè)問題能

6、幫分析者搞清楚公司對該崗位的核心定位是什么） 該崗位任職者需要負(fù)責(zé)并被考核的具體工作成果是什么？ 該崗位的工作如何與組織的其它工作協(xié)調(diào)？ 組織的內(nèi)部和外部需要有哪些接觸？（怎樣，為什么，何時(shí)） 怎樣把工作分配給該崗位員工，如何檢查和審批工作？ 有怎樣的決策權(quán)？ 該崗位工作的其它特點(diǎn)：如出差，非社交時(shí)間，靈活性要求，特殊的工作環(huán)境？ 要獲得所期望的工作成果，該崗位任職人員需要有什么行為、技能、知識和經(jīng)驗(yàn)？（這個(gè)問題幫分析者找出能勝任該崗位的人員所必需的能力和個(gè)人素質(zhì)）,收集資料是崗位分析工作中最重要的一環(huán)。需要收集的資料包括崗位名稱、工作內(nèi)容及職責(zé)、工作環(huán)境、任職資格等。收集的資料應(yīng)該能夠回答下

7、列問題：,12,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析 - 收集資料,崗位A,崗位B,崗位C,職責(zé)清單 分發(fā)信件 打字 維修打印機(jī) ,方法1：從組織、流程入手,方法2：從現(xiàn)崗位入手,職責(zé)清單 分發(fā)信件 打字 維修打印機(jī) ,13,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析 - 收集資料,崗位A,崗位B,崗位C,職責(zé)清單 分發(fā)信件 打字 維修打印機(jī) ,方法1：從組織、流程入手。,我們需要收集到組織設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)流程 及管理流程等資料，如下一頁的例子：,14,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析 - 收集資料,某公司參考樣板,15,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析 - 收集資

8、料,崗位A,崗位B,崗位C,方法2：從現(xiàn)崗位入手,職責(zé)清單 分發(fā)信件 打字 維修打印機(jī) ,個(gè)別面談,集體面談,直接觀察,員工日記 /記錄,調(diào)查問卷,主要 方法,工作實(shí)踐,從現(xiàn)有崗位入手，可以采用的方法,16,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析 - 收集資料,如何從現(xiàn)崗位收集資料,工作實(shí)踐法,工作實(shí)踐是指崗位分析人員實(shí)際從事該項(xiàng)工作，在工作過程中掌握有關(guān)工作的第一手資料。 采用這種方法可以了解工作的實(shí)際任務(wù)以及在體力、環(huán)境、社會方面的要求。 這種方法適用于短期內(nèi)可以掌握的工作，但是對那些需要進(jìn)行大量訓(xùn)練才能掌握或有危險(xiǎn)工作，不適宜采用此法。,觀察法,職務(wù)分析者通過對特定對象的觀察，把有

9、關(guān)工作各部分的內(nèi)容、原因、方法、程序、目的等信息記錄下來，最后把取得的職務(wù)信息歸納整理為適合的文字資料。 這種方法取得的信息比較廣泛、客觀、正確，但要求觀察者有足夠的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)且使用結(jié)構(gòu)性問題清單。 這種方法不適宜于循環(huán)周期長的工作和主要為腦力的工作；得不到有關(guān)任職資格要求的信息,17,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析 - 收集資料,如何從現(xiàn)崗位收集資料,問卷法,通過結(jié)構(gòu)化問卷來收集并整理信息的方法，具體包括：問卷調(diào)查表法、核對法。該類方法要求公司有較好的人力資源管理基礎(chǔ)。 問卷調(diào)查表法即根據(jù)職務(wù)分析的目的、內(nèi)容等編寫結(jié)構(gòu)性問卷調(diào)查表， 由崗位任職者填寫后回收整理， 提取出崗位信

10、息。 核對法是根據(jù)事先擬定的工作清單對實(shí)際工作活動的情況進(jìn)行核對，從而獲得有關(guān)工作信息的方法。,訪談法,通過崗位分析人員與任職人員面對面的談話來收集信息資料，包括單獨(dú)面談和團(tuán)體面談。 此法較適于行政管理、專業(yè)技術(shù)等難以從外部直接觀察到的崗位。 此法需要崗位分析人員掌握較好的面談技巧。,員工日記/記錄,根據(jù)崗位任職者按時(shí)間順序記錄的工作內(nèi)容和過程，經(jīng)過歸納提煉，取得所需工作信息。,18,問卷調(diào)查表法和核對法的樣本,某公司參考樣板,19,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析 - 收集資料,在這次崗位分析工作中，我們將綜合運(yùn)用調(diào)查問卷法和訪談法，具體做法如下： 1）對于通用性崗位，我們主要采

11、用訪談法，我們通過與任職者進(jìn)行個(gè)別訪談，挖掘更多的事實(shí)依據(jù)，以確認(rèn)崗位分析所需相關(guān)材料是否完整、客觀、準(zhǔn)確 2）對于專業(yè)性比較強(qiáng)的崗位：我們一方面通過問卷調(diào)查崗位信息，另一方面，通過與任職者本人及其直接上級的訪談，確認(rèn)崗位的具體信息。,20,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析 - 收集資料,面談準(zhǔn)備,獲得應(yīng)答,面談開頭,澄清,結(jié)束面談,反饋,工作面談步驟,21,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析 - 收集資料,工作分析面談是一種事實(shí)挖掘的面談，切記其目的是獲得事實(shí)而非觀點(diǎn)或偏見 要引導(dǎo)整個(gè)面談過程 把對方帶回主題 讓對方有時(shí)間思考,面談開頭,面談準(zhǔn)備,獲得應(yīng)答,時(shí)間約定 地

12、點(diǎn)安排-不受干擾之處,明確規(guī)定面談目標(biāo) 事先準(zhǔn)備有關(guān)資料 讓面談?wù)咦龊脺?zhǔn)備,采用較友好的方式 營造一個(gè)較為寬松的環(huán)境 去除偏見 保持目光接觸,解釋面談的目的 告訴對方你要記一些筆記 獲得對該工作的總體認(rèn)知,22,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析 - 收集資料,使用提問和傾聽技巧 及時(shí)澄清任何不清楚的方面,核查一下是否已獲得了所有的信息 詢問對方是否還有話說 總結(jié)關(guān)鍵信息并告知下一步行動 感謝對方所投入的時(shí)間和努力,趁你還比較記得細(xì)節(jié)時(shí)寫出崗位說明書 如果有什么還不夠清楚再去詢問 向該崗位任職人員或其上級領(lǐng)導(dǎo)反饋 討論和修改,結(jié)束面談,澄清,反饋,23,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析

13、資料,崗位分析 - 收集資料,在訪談時(shí)可以采取以下提問方法 根據(jù)要求方式的不同可以分為： 提問式：提出問題要求回答 陳述式：直接要求被訪人就某一方面問題進(jìn)行陳述 根據(jù)提問問題的性質(zhì)可以分為： 開放式：對回答內(nèi)容完全不限制，給被訪者自由發(fā)揮的空間 封閉式：回答通常是“是”或“否”，或者其他給定的選項(xiàng) 根據(jù)提問內(nèi)容和時(shí)機(jī)可以分為： 探究式：對同一個(gè)問題進(jìn)行追問，以獲得全面、透徹的了解 連接式：對一個(gè)問題上下游的、或有關(guān)聯(lián)的其他問題進(jìn)行追問 澄清式：對有疑問的問題進(jìn)行復(fù)述以確認(rèn)自己準(zhǔn)確地理解了被訪者想表達(dá)的意思 總結(jié)式：在被訪人基本完成陳述后，總結(jié)其陳述內(nèi)容，予以確認(rèn)并追問是否有遺漏,問題舉例： 在

14、什么樣的情況下你需要去獲得上級的批準(zhǔn)？ 請告訴我 你的日常工作主要包括哪些內(nèi)容？ 你是否負(fù)有人員管理職責(zé)？ 在組織用戶活動中具體包括那幾個(gè)環(huán)節(jié)？ 在完成了用戶小站現(xiàn)場安裝后，還需要做什么后續(xù)工作嗎？ 你的意思是你只有權(quán)審批300元以下的費(fèi)用報(bào)銷單，是嗎？ 你剛才介紹了這個(gè)崗位的主要工作包括，還有其他需要補(bǔ)充的嗎？,24,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析 - 收集資料,問題舉例： 我覺得你不喜歡督導(dǎo)你的員工，是吧？ 你的日常工作是哪些，你每周要接觸多少客戶，下多少個(gè)訂單，有沒有權(quán)限審批費(fèi)用？ 倉保員常常沒什么事干 你是每周，每月還是每兩月與客戶見面嗎？,在訪談時(shí)應(yīng)注意避免以下提問方式

15、： 誘導(dǎo)性問題 連珠炮式問題 偏見式陳述 多選式問題,25,準(zhǔn)備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析 - 分析資料,分析資料: 對獲得的資料進(jìn)行匯總、整理、分類、總結(jié)，并進(jìn)行必要的判斷，從而得出對崗位的全面、準(zhǔn)確和有條理性的認(rèn)識。,分析資料,崗位名稱分析,工作職責(zé)分析,工作環(huán)境分析,任職資格分析,崗位名稱標(biāo)準(zhǔn)化，以便于了解工作性質(zhì)和內(nèi)容,工作內(nèi)容、工作職責(zé)、工作關(guān)系,物理環(huán)境、安全與健康環(huán)境、社會環(huán)境,知識、技能、經(jīng)驗(yàn)、體能,26,內(nèi)容提要,一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本項(xiàng)目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹,27,崗位描述

16、的書面結(jié)果是崗位說明書,確定崗位 說明書 的格式,崗位描述是在崗位分析的基礎(chǔ)上，把整理好的崗位分析資料按規(guī)定的文件形式表達(dá)出來，形成崗位說明書的過程。 從崗位資料收集到分析，從崗位分析到編寫崗位說明書的過程是由繁雜到簡潔、從簡潔再到精確的過程。 崗位描述的流程如下：,逐項(xiàng)進(jìn)行 職責(zé)描述,小組 討論,反饋和 確認(rèn),28,崗位描述 - 崗位說明書的格式,確定崗位說明書的格式,逐項(xiàng)進(jìn)行 職責(zé)描述,小組 討論,反饋和 確認(rèn),例： 根據(jù)公司人力資源發(fā)展戰(zhàn)略及需要，研究與制訂具有競爭力的人力資源策略，優(yōu)化人力資源的配置，合理使用人才，組織實(shí)施人力資源管理的日常工作，為公司各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供人力資源方面

17、的保障,崗位說明書格式因不同崗位分析目的而不同，可繁可簡,用于記錄對該崗位主要崗位職責(zé)的逐項(xiàng)描述,用于記錄該崗位對內(nèi)和對外聯(lián)系的主要機(jī)構(gòu)和部門，以及該崗位的直接上下級,29,崗位描述 - 崗位說明書的格式（續(xù)）,確定崗位說明書的格式,逐項(xiàng)進(jìn)行 職責(zé)描述,小組 討論,反饋和 確認(rèn),用于該崗位所需的任職基本要求作出判斷，該任職基本需求未必與崗位現(xiàn)任職者的情況相同，而應(yīng)該著重考慮以下因素： 從事該工作所必備的最低要求 勝任該工作的新員工的資歷 從事該崗位所有員工的通用標(biāo)準(zhǔn),起草以及每次修訂都需要簽署責(zé)任人姓名和時(shí)間，最終需要由人力資源部負(fù)責(zé)人審核確認(rèn),30,崗位描述 崗位設(shè)置目的,確定崗位說明書的格

18、式,逐項(xiàng)進(jìn)行 職責(zé)描述,小組 討論,反饋和 確認(rèn),崗位設(shè)置目的：用簡練而準(zhǔn)確的語言來描述本崗位在單位及部門中存在的目的和作用 該崗位實(shí)現(xiàn)了公司及部門的哪些目的和作用？ 如果該崗位不存在，則對公司或部門造成哪些影響？ 格式：工作依據(jù)+工作內(nèi)容+工作成果 工作依據(jù)：根據(jù) 工作內(nèi)容：動詞+工作對象 工作成果：描述崗位工作達(dá)到的目的 注意：崗位設(shè)置目的陳述不包括如何完成結(jié)果的過程,31,崗位描述 職責(zé)描述的注意事項(xiàng),確定崗位說明書的格式,逐項(xiàng)進(jìn)行 職責(zé)描述,小組 討論,反饋和 確認(rèn),工作持有人所負(fù)有的職責(zé)以及工作所要求的最終結(jié)果 崗位長期及經(jīng)常性的工作,而不是短期或臨時(shí)性工作 按照崗位職責(zé)的重要性順序

19、填寫,重要的職責(zé)填寫在前面 職責(zé)描述字?jǐn)?shù)要求：每條職責(zé)描述不超過50字,32,崗位描述 職責(zé)描述的注意事項(xiàng),確定崗位說明書的格式,逐項(xiàng)進(jìn)行 職責(zé)描述,小組 討論,反饋和 確認(rèn),職責(zé)條目確定 除非是特別重要的職責(zé)，每項(xiàng)職責(zé)占用的時(shí)間一般大于所有職責(zé)的5%。未被逐條詳細(xì)描述的“其它”職責(zé)所占用的時(shí)間一般不超過該崗位完成所有職責(zé)工作時(shí)間的10%。 緊密相關(guān)的（如：用于完成一項(xiàng)任務(wù)的幾個(gè)步驟）或類似的職責(zé)可以歸為一條職責(zé)來描述，除此之外，盡量避免把幾個(gè)職責(zé)合并在一個(gè)小標(biāo)題下做概要描述。,33,崗位描述 - 職責(zé)描述的注意事項(xiàng),確定崗位說明書的格式,逐項(xiàng)進(jìn)行 職責(zé)描述,小組 討論,反饋和 確認(rèn),職責(zé)描述

20、句式規(guī)范 一份好的崗位說明書包含了準(zhǔn)確描述“需要做什么”的以動詞開頭的語句，如：可用“起草”、“審核”、“執(zhí)行”、“指導(dǎo)”等具體動詞的，盡量避免用“負(fù)責(zé)”等籠統(tǒng)的詞。例如： 每季度起草報(bào)告向 傾聽客戶的買賣指令 比較部門實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用的差別 用動詞描述崗位的具體職責(zé)時(shí)，對每一項(xiàng)職責(zé)盡可能提供具體的例子來描述，避免只使用“管理”、“監(jiān)控”等字眼，而是描述出管理監(jiān)督的具體事項(xiàng)。,34,職責(zé)描述語句通常包含的內(nèi)容 1）動詞；2）賓語；3）目的描述。如下表所示：,崗位描述 職責(zé)描述的注意事項(xiàng),確定崗位說明書的格式,逐項(xiàng)進(jìn)行 職責(zé)描述,小組 討論,反饋和 確認(rèn),35,崗位描述 反饋和確認(rèn),崗位說明書

21、的起草人在初步起草崗位說明書后，應(yīng)經(jīng)過崗位分析項(xiàng)目小組討論確定。在討論過程中如果有不明確的問題，還可以向相關(guān)人員進(jìn)一步了解情況。 小組討論的意義在于：小組各成員對同一崗位有不同視角，他們的意見可保證該崗位說明書內(nèi)容更加確切、完整，文字表達(dá)更加準(zhǔn)確。,確定崗位說明書的格式,逐項(xiàng)進(jìn)行 職責(zé)描述,小組 討論,反饋和 確認(rèn),36,崗位描述：編寫崗位說明書,經(jīng)崗位分析小組討論確定后的崗位說明書可返回崗位現(xiàn)任職人員或其直接上級，征求反饋意見并進(jìn)行必要的修改。 崗位說明書最終由人力資源部負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并進(jìn)行編號，成為正式的崗位說明書檔案。,確定崗位說明書的格式,逐項(xiàng)進(jìn)行 職責(zé)描述,小組 討論,反饋和 確認(rèn),37,崗位描述 職責(zé)描述的注意事項(xiàng),確定崗位說明書的格式,逐項(xiàng)進(jìn)行 職責(zé)描述,小組 討論,反饋和 確認(rèn),總的來說代表了崗位的主要產(chǎn)出 描述了工作的成果而非過程 每一說明描述了單獨(dú)的 、不同的最終結(jié)果 不是廣義的，含糊的說明 每一個(gè)說明都是沒有時(shí)限的，如果崗位沒有改變，職責(zé)不會改變,38,職責(zé)說明動詞舉例,決策或設(shè)定目標(biāo) 批準(zhǔn)指導(dǎo)授權(quán)建立制訂 規(guī)劃決定準(zhǔn)備預(yù)備發(fā)展 執(zhí)行管理 達(dá)成增進(jìn)評估建立贏得 評定吸引限制確保維護(hù) 評估衡量監(jiān)控取得認(rèn)同審核找出 設(shè)定執(zhí)行指明改善標(biāo)準(zhǔn)化 專業(yè)與支援 分析辨明界定建議提議促使 建議預(yù)測協(xié)調(diào)解釋支援 特定性或基層工作 檢查檢驗(yàn)執(zhí)行履行對照提