1、公文與公文規(guī)范化,公文概述,一、公文的定義,公文，全稱公務文書，是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團體在管理過程中形成的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。,二、公文的基本特征,1.公文具有鮮明的政治性 2.公文由法定作者制成和發(fā)布 公文的法定作者為依法成立并能以自己的名義行使權(quán)力和擔當義務的組織及其領(lǐng)導人。秘書人員不是公文的法定作者。 3.公文具有法定的權(quán)威和現(xiàn)行效用 4.公文具有特定的體式和處理程序,三、公文的種類,行政機關(guān)的公文種類共有13種： 命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要 黨的機關(guān)公文種類共有14

2、種： 決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要,四、公文的格式（以行政機關(guān)公文為例）,（一）眉首：包括公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等。,四、公文的格式,1.公文份數(shù)序號：“絕密”、“機密”級公文應當標明份數(shù)序號。,四、公文的格式,2.秘密等級和保密期限：涉及國家秘密的公文應當標明秘密等級和保密期限。秘密等級按涉密程度分為“秘密”、“機密”和“絕密”。,四、公文的格式,3.緊急程度:緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。,四、公文的格式,4.發(fā)文機關(guān)標識：由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”

3、組成，用紅色標識。聯(lián)合行文時應使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行為機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。,四、公文的格式,5.發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成，用3號仿宋體字，居中排布。年份應標全稱，用六角擴號“”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。聯(lián)合行文時只標注主辦單位的發(fā)文字號。,發(fā)文字號常見錯誤,*文089號 *文（2008）9號 *文2008 9號 *文2008009號 *文2008第9號 *文20089號（正確）,四、公文的格式,6.簽發(fā)人：上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話

4、。此時，發(fā)文字號居左側(cè)。,四、公文的格式,7紅色反線,四、公文的格式,（二）主體：包括公文標題、主送機關(guān)、公文正文、附件、成文日期、公文生效標識、附注等。,四、公文的格式,1.公文標題：一般由發(fā)文機關(guān)名稱、主題（事由）和文種三部分構(gòu)成，有時可省略發(fā)文機關(guān)名稱。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布。,公文標題常見錯誤,1.不分條件省略發(fā)文機關(guān)名稱。一些內(nèi)容重要的決定、公告、通知等文種，不可省略發(fā)文機關(guān)名稱。 2.事由概括不清，題意不鮮明，有的省略不當，產(chǎn)生歧義。 3.自造文種，用“請示報告”、“安排”、“匯報”等非規(guī)范文件名稱直接當做法

5、定規(guī)范性文件的文種。 4.書名號使用不當。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。但是違反這種規(guī)范的錯誤較為常見，如關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)通知的通知。,四、公文的格式,2.主送機關(guān)：應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識。,四、公文的格式,3.公文正文：用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。正文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。,四、公文的格式,4.附件：如有附件，應當注明附件順序和名稱，附件名稱后不加標點符號。,四、公文的格式,5.成文日期：以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的

6、簽發(fā)日期為準。日期用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“”。,四、公文的格式,6.公文生效標識：公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。,四、公文的格式,7.附注：如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下一行。,四、公文的格式,（三）版記：包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、版記中的反線、版記的位置等。,四、公文的格式,1.主題詞：“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。,四、公文的格式,2.抄送機關(guān)：居左空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊

7、；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。,四、公文的格式,3.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：用3號仿宋體字;印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。,四、公文的格式,4.版記中的反線：版記中各要素之下均加一條反線 。,四、公文的格式,5.版記的位置：版記應置于公文最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。,五、公文的行文規(guī)則,1.行文應當確有必要，注重效用。行文應當堅持“少而精”的原則，從實際需要出發(fā)，嚴格控制發(fā)文數(shù)量和發(fā)文范圍?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。 2.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，可分為下行、平行和上行。,五、公文的行文規(guī)則,下行是上級領(lǐng)導機關(guān)向所屬下級機關(guān)的行文，主要有命

8、令（令）、決定、通知、通報、批復、會議紀要等。 向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關(guān)。 上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時應當抄送其另一上級機關(guān)。,五、公文的行文規(guī)則,平行是不相隸屬機關(guān)之間的行文，主要是議案和函。,五、公文的行文規(guī)則,上行是下級被領(lǐng)導機關(guān)向上級領(lǐng)導機關(guān)的行文，包括報告、請示和一部分意見。 上行最常用的方式是逐級上行，一般不得越級上行。因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關(guān)。,五、公文的行文規(guī)則,受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應當主送一個上級機關(guān)；如需另一上級機關(guān)閱知，可以抄送。 除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義，向

9、上級機關(guān)負責人報送“請示”、“意見”和“報告”，應當送上級機關(guān)的辦公室按規(guī)定程序處理。,五、公文的行文規(guī)則,向上級機關(guān)請示問題，應當一文一事，不得在非請示公文中夾帶請示事項；請示一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。,五、公文的行文規(guī)則,3.屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務，應當由部門自行行文或聯(lián)合行文；屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應當直接報送主管部門處理；部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公室外不得對外正式行文。,五、公文的行文規(guī)則,4.同級部門必要時可以聯(lián)合行文，聯(lián)合行文應當明確主辦部門。 5.部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應

10、當責令糾正或撤銷。,常用公文,通 知,一、通知,（一）適用范圍 通知“適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”。,一、通知,（二）基本結(jié)構(gòu) 1.標題：發(fā)文機關(guān)名稱+事由+（緊急、補充等）“通知” 2.主送機關(guān) 3.正文：緣由（目的、意義或依據(jù)）、具體事項、希望和要求 4.附件和附件說明 5.落款部分,一、通知,（三）注意事項 1.中心明確，說明清楚。撰寫通知的關(guān)鍵是將事項交待清楚，便于受文者能夠正確理解并準確執(zhí)行，決不能含糊其辭，模棱兩可。 2.主題集中，一文一事。為了使通知的事項能夠迅速執(zhí)行與辦理，每件通知要

11、明確說明一件事情，布置一項工作，不能頭緒混亂。,一、通知,3.條理清晰，表達簡練。通知的撰寫要求層次分明、條理清晰，使讀者一目了然；在文字表達上要求準確簡練，不生歧義。 4.雷厲風行，講求實效。為了提高工作效率，保證行文實效，撰寫通知必須及時快速，以免貽誤時機。,一、通知,5.批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知標題中出現(xiàn)的被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文不加書名號（法規(guī)、規(guī)章名稱除外），在“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”前不加“關(guān)于”一詞，如國務院批轉(zhuǎn)財政部關(guān)于完善省以下財政管理體制有關(guān)問題意見的通知。 批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文原件標題過長時，可以原件發(fā)文字號代替，如浙江省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國務院國發(fā)2001號文件的通知。,報 告,二、報告,（一）適

12、用范圍 報告“適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問”。,二、報告,（二）基本結(jié)構(gòu) 1.標題：發(fā)文機關(guān)名稱+事由+“報告” 2.主送機關(guān)：只能主送一個直接上級機關(guān) 3.正文：緣由或目的、具體事項、結(jié)束語（結(jié)束語可用“特此報告”，“以上報告，若有不當，請指示”，“以上報告，請審閱”等） 4.落款部分,二、報告,（三）注意事項 1.工作報告采用記敘的方式，概括工作內(nèi)容及其完成情況；突出重點內(nèi)容，做到點面結(jié)合；堅持實事求是的態(tài)度，對成績不夸大，對問題不縮小，尊重事實的本來面貌；報告中不能夾帶請示事項。,二、報告,2.答復性報告要突出體現(xiàn)其針對性，不能夾帶其他事項；內(nèi)容要準確，對上級機

13、關(guān)詢問的情況，事先要進行認真的調(diào)查研究，搞清問題的性質(zhì)、具體情節(jié)、處理結(jié)果以及有關(guān)數(shù)據(jù)；要及時答復上級詢問，以免誤時誤事。,請 示,三、請示,（一）適用范圍 請示“適用于向上級機關(guān)請求指示、批準”。,三、請示,（二）“請示”與“報告”的區(qū)別 1.報告是陳述性公文，目的是讓上級機關(guān)了解情況；請示是祈請性公文，目的是請求上級機關(guān)指示、批復。 2.報告不需要上級機關(guān)答復，而請示需要上級機關(guān)專門給予批復。 3.報告在工作進行的各個階段均可行文，而請示是向上級機關(guān)請求指示、批準，必須在工作開展前行文。,三、請示,（二）基本結(jié)構(gòu) 1.標題：發(fā)文機關(guān)名稱+事由+“請示” 2.主送機關(guān)：只能主送一個主管上級機

14、關(guān) 3.正文：緣由、具體事項、期復語（期復語常用的有“以上請示，請審批”，“以上請示，若無不當，請批準”，“以上請示，當否，請批示”等） 4.落款部分 5.附注：注明聯(lián)系人的姓名和電話,三、請示,（三）注意事項 1.嚴格遵行一文一事原則，一件請示只講一個問題，切忌數(shù)事混雜。 2.請示的理由必須充分，一般包括兩個方面：一是需要，二是可能。 3.請示目的要明確，做到提出的建議和要求具體明確，解決問題的措施、辦法和要求必須切實可行。,三、請示,4.嚴格按照隸屬關(guān)系逐級行文，不能多頭主送，也不能主送領(lǐng)導者個人（領(lǐng)導人明確要求的除外）。 5.請示必須在事前行文，切忌先斬后奏；未獲上級批復之前，請示不得抄

15、送下級機關(guān)。,函,四、函,（一）適用范圍 函“適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。,四、函,（二）基本結(jié)構(gòu) 1.標題：發(fā)文機關(guān)名稱+事由+“（復）函” 2.主送機關(guān) 3.正文：緣由、具體事項、希望和要求（希望和要求這一層次一般比較簡略，有時以“特此函達”，“特此函商，務希見復”，“特此函復”等習慣用語作結(jié)。） 4.落款部分,四、函,（三）注意事項 1.函的正文內(nèi)容要開門見山，具體明確，無論主動發(fā)函還是復函，都要直陳其事，交代清楚，不要拐彎抹角，去掉一切客套和空泛的議論。 復函的開頭首先要引述來文的成文日期、標題、發(fā)文字號，如“貴局年月日關(guān)于商洽問題的函（號

16、）收悉” 。,四、函,2.語言要得體而有分寸。發(fā)函要使用平實、禮貌、商洽的語言，對上級機關(guān)要尊重，對下級機關(guān)要平和，對平級機關(guān)和不相隸屬的機關(guān)要誠懇。切忌使用生硬、命令或恭維的語言。復函的語言要肯定確切，不能含糊籠統(tǒng)，猶豫不定。,四、函,3.復函的態(tài)度要明確，不應該模棱兩可，含糊不清。批準函的結(jié)語，可用“特此函復”，不用“特此批復”，以示尊重。 4.要按照一文一事的規(guī)則，一封公函談一件事，便于處理和答復。,其他注意事項,一、標點符號的使用問題,（一）公文序號標點的使用 1.“第一”、“第二”后面，“首先”、“其次”后面,用逗號。 2.“一”、“二”、“三”后面，用頓號。 3.“”、“”、“3”

17、和“”、“”、“C”后面用齊線墨點“”。 4.序號如加括號，如： ，后面不加逗號、頓號或齊線墨點。,一、標點符號的使用問題,（二）標點符號使用中容易出錯的問題 1.表示約數(shù)的兩個數(shù)字之間不能用頓號，如：三四天 三五成群 2.引號、書名號之間的頓號可用可不用，但不論用否，全篇一定要統(tǒng)一。 3.省略號后不能再用點號。 4.冒號占一個字的位置，居左偏下（：），數(shù)學中的比例號則居中（）。,一、標點符號的使用問題,5.破折號錯用 團結(jié)批評團結(jié) ( 錯誤 ) 團結(jié)批評團結(jié) ( 正確 ) 70 80 ( 錯誤 ) 70 80 ( 正確 ),一、標點符號的使用問題,6.單書名號和雙書名號及尖括號錯用 實施條例

18、 ( 錯誤 ) 民辦教育促進法實施條例 ( 正確 ),一、標點符號的使用問題,7.該用引號或書名號而未用 精心組織學習調(diào)研，突出八性八新，做到真信真用。 ( ) 精心組織學習調(diào)研，突出“八性八新”，做到真信真用。( ) 根據(jù)中華人民共和國刑法 ( ) 根據(jù)中華人民共和國刑法 ( ),一、標點符號的使用問題,8.公文發(fā)文字號錯用小括號、中括號 三峽學院文(2004)9號 ( ) 三峽學院文20049號 ( ) 三峽學院文20049號( ),二、數(shù)字的使用問題,1.必須使用阿拉伯數(shù)字的情況：統(tǒng)計表中的各類數(shù)值。 2.應該使用阿拉伯數(shù)字的情況：公歷世紀、年代、年、月、日，時、分、秒。,二、數(shù)字的使用問題,3.必須使用漢字的情況：定型的詞，如：一律（不能寫作1律）；詞組，如：星期四（不能寫作星期4）；成語，如：七上八下（不能寫作7上8下）。,二、數(shù)字的使用問題,4.應該使用漢字的情況：慣用語，如：不管三七二十一（不能寫作不管3721）；縮略語，如：十六屆四中全會（不能寫作16屆4中全會）；具有修辭色彩的詞語，如：白發(fā)三千丈（不能寫作白發(fā)3000丈）；中國干支紀年和夏歷月日，如：甲申年三月初九（不能寫作3月初9）。,二、數(shù)字的使用問題,5.