1、1. 目的 規(guī)范集團(tuán)總部及建筑研究中心的參觀接待工作，加強(qiáng)參觀接待的控制管理，樹(shù)立良好的企業(yè)形象。 2. 范圍2.1 需要使用集團(tuán)總部及建筑研究中心安排參觀交流接待的總部各職能部門(mén)及一線(xiàn)公司；2.2 負(fù)責(zé)日常參觀接待事務(wù)的總部物業(yè)服務(wù)處。3. 職責(zé)3.1總部各職能部門(mén)及一線(xiàn)公司負(fù)責(zé)確定本部門(mén)安排的各類(lèi)參觀、交流接待工作的級(jí)別和具體安排與實(shí)施；3.2總部物業(yè)管理部負(fù)責(zé)總部各職能部門(mén)及一線(xiàn)公司安排的參觀、交流接待工作的審批與協(xié)調(diào)；3.3總部規(guī)劃設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)重要活動(dòng)（A級(jí)參觀接待）的現(xiàn)場(chǎng)解說(shuō)工作；3.4總部物業(yè)服務(wù)處每天指定專(zhuān)人查詢(xún)各類(lèi)參觀、接待登記信息，負(fù)責(zé)為會(huì)議、參觀、交流接待工作提供后勤服務(wù)及所

2、需會(huì)議室的設(shè)備調(diào)試；3.5總部各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)安排的B級(jí)、C級(jí)參觀、交流接待工作并負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)解說(shuō)；4. 方法和過(guò)程控制4.1 接待級(jí)別各部門(mén)根據(jù)參觀、交流的對(duì)象確定接待級(jí)別。接待級(jí)別分為A、B、C、D四種級(jí)別。A級(jí)：各級(jí)政府重要官員、集團(tuán)董事、重要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的接待；B級(jí)：一般政府官員、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、同行、關(guān)聯(lián)企業(yè)人員及其他社會(huì)團(tuán)體的接待；C級(jí)：與本企業(yè)有業(yè)務(wù)往來(lái)的辦事人員的日常接待；D級(jí)：一般市民在展廳的日常參觀。4.2 接待申請(qǐng)及審批4.2.1 各部門(mén)接到其它機(jī)構(gòu)或人員的參觀、交流要求時(shí)，A、B級(jí)的接待應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)提前一個(gè)工作日在集團(tuán)內(nèi)部網(wǎng)主頁(yè)“參觀接待登記程序”進(jìn)行登記，根據(jù)所需級(jí)別填寫(xiě)接待

3、登記，明確接待日期、時(shí)間、級(jí)別等；4.2.2 各部門(mén)應(yīng)提前準(zhǔn)備并與服務(wù)處對(duì)接好迎賓接待牌、貴賓卡、會(huì)議室坐牌、公司簡(jiǎn)介、禮品、宣傳冊(cè)等相關(guān)物品資料；4.2.3 物業(yè)管理部根據(jù)各部門(mén)申請(qǐng)內(nèi)容，在半個(gè)工作日內(nèi)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，并負(fù)責(zé)安排協(xié)調(diào)其他部門(mén)予以協(xié)助配合。43 接待準(zhǔn)備：4.3.1 配合部門(mén)在收到A、B級(jí)接待信息后，應(yīng)及時(shí)作好相應(yīng)的接待準(zhǔn)備；4.3.2 服務(wù)處負(fù)責(zé)上網(wǎng)查詢(xún)參觀、接待登記信息后，根據(jù)各部門(mén)會(huì)議接待級(jí)別和費(fèi)用額度等要求，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)接待物品的采購(gòu)、標(biāo)識(shí)的制作、會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備及設(shè)備的調(diào)試工作；4.3.3 屬A級(jí)接待的，服務(wù)處要安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境清潔及安全工作；4.3.4 服務(wù)處在

4、接到A、B級(jí)接待要求時(shí)，服務(wù)處設(shè)備調(diào)試人應(yīng)提前15分鐘將會(huì)議設(shè)備調(diào)試至待機(jī)狀態(tài)，隨時(shí)保證系統(tǒng)能正常運(yùn)行，并根據(jù)會(huì)議需要提供系統(tǒng)跟蹤使用服務(wù)。后勤服務(wù)人員應(yīng)提前半小時(shí)在接待會(huì)議室擺放好坐牌，若需要安排接待所需的茶水、咖啡、果盤(pán)、紙張、鉛筆等物品時(shí)，也應(yīng)提前半小時(shí)準(zhǔn)備好,并每隔30分鐘提供一次會(huì)務(wù)服務(wù);4.3.5 服務(wù)處負(fù)責(zé)安排好參觀車(chē)輛的停放指引，維持參觀區(qū)域的現(xiàn)場(chǎng)秩序，并根據(jù)情況確定設(shè)立臨時(shí)崗位，做好安全防范措施；4.3.6前臺(tái)工作人員負(fù)責(zé)來(lái)訪登記及向參觀者發(fā)放指定標(biāo)牌。4.4 接待實(shí)施：4.41 A級(jí)接待：4.4.1.1參觀人員即將到達(dá)前，接待部門(mén)對(duì)接人員應(yīng)提前5分鐘到正門(mén)迎接。4.4.1.

5、2安全員應(yīng)主動(dòng)上前為客人開(kāi)啟車(chē)門(mén)，并示意客人“請(qǐng)”，當(dāng)客人下車(chē)后，立即安排客人的車(chē)輛按指定位置停放。4.4.1.3客人的車(chē)輛停放后，前臺(tái)應(yīng)熱情安排司機(jī)在大廳接待處歇息并備好茶水；4.4.1.4接待人員應(yīng)事先將貴賓牌準(zhǔn)備好，客人到達(dá)前臺(tái)大廳時(shí)由接待人員將貴賓牌交給客人佩帶，接待部門(mén)在接待參觀過(guò)程中，按指定接待路線(xiàn)指引客人參觀；4.4.1.5規(guī)劃設(shè)計(jì)部相關(guān)人員隨參觀路線(xiàn)對(duì)建筑研究中心進(jìn)行解說(shuō)工作；4.4.1.6服務(wù)處負(fù)責(zé)指派一名安全員與客人保持三米距離全程陪伴，負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急事務(wù)及信息傳遞等工作。4.4.1.7接待完畢后，由現(xiàn)場(chǎng)最高負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員送至正門(mén)離開(kāi)?？腿穗x開(kāi)前，接待人員負(fù)責(zé)收回貴賓牌,并

6、交還給前臺(tái)；客人離開(kāi)后，接待部門(mén)須對(duì)本次接待工作情況進(jìn)行總結(jié)并反饋物業(yè)管理部。4.4.2 B級(jí)接待：4.4.2.1當(dāng)有客人到達(dá)公司大堂，前臺(tái)人員應(yīng)及時(shí)通知接待人員到大堂迎接客人；并將胸牌貼紙交給客人佩帶。4.4.2.2接待人按指定的接待路線(xiàn)帶領(lǐng)客人參觀，參觀過(guò)程中，不得影響他人辦公。接待結(jié)束后，接待人應(yīng)將客人送至正門(mén)離開(kāi)?？腿穗x開(kāi)前，接待人員負(fù)責(zé)收回胸牌貼紙,并統(tǒng)一交給前臺(tái)。4.4.3 C級(jí)接待：4.4.3.1當(dāng)有客人到達(dá)公司大堂，前臺(tái)人員應(yīng)禮貌地詢(xún)問(wèn)客人的要求，讓客人至接待大廳歇息等待，并及時(shí)通知接待人員。如屬代買(mǎi)飛機(jī)票、代購(gòu)物品送貨或簡(jiǎn)單交談事宜，接待人員應(yīng)在一樓大堂接待，不得將客人帶入辦公區(qū)，以便影響其他人辦公；預(yù)計(jì)超過(guò)20分鐘以上的接待，可將客人帶入辦公區(qū)，但應(yīng)盡量避免影響他人辦公，來(lái)訪人員須在前臺(tái)領(lǐng)取來(lái)訪吊牌。4.4.3.2客人需要參觀展廳的，在不妨礙A、B級(jí)接待的前提下，可安排參觀，接待人員應(yīng)做好陪同講解工作。4.4.3.3接待結(jié)束后，接待人應(yīng)指引客人自正門(mén)離開(kāi)，同時(shí)將來(lái)訪吊牌交還前臺(tái)。4.4.4 D級(jí)接待4.4.4.1 D級(jí)接待客人僅限參觀展廳。4.4.4.2 由展廳安全員負(fù)責(zé)接待和引導(dǎo)客人參觀。4.4.4.3