1、如何開好部門例會,華孚會議管理原則,1,9/26/2020,課程收益,掌握高效會議的流程 掌握華孚會議管理的原則,2,9/26/2020,課程目錄,一、為什么要開會？,3,9/26/2020,討論：為什么要開會？,4,9/26/2020,會議是指兩個或兩個以上的人(其中一個為主持人)，為發(fā)揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通。其特定功能，即指下列五項功能中的某一項或某幾項： 提供信息 匯集信息 解決問題 宣傳政策 培育訓練,5,9/26/2020,會議這種群體溝通的方式，是一個集思廣益的渠道，通過開會可以達到如下目的： 開展有效的溝通 傳達資訊 監(jiān)督員工、協調矛盾 達成協議與解決問題 資源共

2、享 開發(fā)創(chuàng)意 激勵士氣 鞏固經理人的地位,6,9/26/2020,一、為什么要開會？,課程目錄,7,9/26/2020,高效會議的流程,Plan 會前準備,策劃會議議程 篩選參會人員 會議行政安排 發(fā)送會議通知,Do 會中控制,宣布會議規(guī)則 恰當扮演角色 控制議程進度 推動達成決議,Review 會后跟進,迅速總結評估 發(fā)送會議紀要 立即行動跟進 持續(xù)改進會議,8,9/26/2020,議 程,目標,期望成果,利益關注點,后續(xù)行動,回顧期望值,重復PDR,會前準備策劃議程的幾點建議,9,9/26/2020,高效會議的流程,Plan 會前準備,策劃會議議程 篩選參會人員 會議行政安排 發(fā)送會議通知

3、,Do 會中控制,宣布會議規(guī)則 恰當扮演角色 控制議程進度 推動達成決議,Review 會后跟進,迅速總結評估 發(fā)送會議紀要 立即行動跟進 持續(xù)改進會議,10,9/26/2020,會中控制高效會議的行為規(guī)則,11,9/26/2020,恰當扮演自己的角色領導者,負責整個會議，設定會議內容與產出 確認與會者名單； 提供支持、信息和資源； 營造氛圍； 鼓勵創(chuàng)意； 作出決定； 需要認真充分的準備、參與并影響會議； 為會議設定合理的較高期望值； 在會議中多使用“我們”而非“我”； 提醒團隊任務的重要性。,12,9/26/2020,恰當扮演自己的角色推動者,參與者,領導者,負責控制會議的程序與進度 堅持實

4、施會議的議程； 適當“管理”與會者的行為 確保與會者處在“安全”狀態(tài)； 記錄團隊的建議與決議； 時間控制； 必要時把大家?guī)Щ卣}； 協助歸納和澄清觀點； 協助達成會議成效； 提供反饋。,13,9/26/2020,恰當扮演自己的角色參與者,推動者,領導者,負責積極的為會議貢獻“輸入” 事先了解會議議程與目標； 了解會議背景，搜集有用的信息； 積極傾聽； 積極提供觀點與建議； 遵守會議議程與規(guī)則； 恰當的與會“行為”； 承諾并履行安排的任務。,14,9/26/2020,會中控制控制議程進度,嚴格按議程控制進程,TIPS：用好會議白板 幫助團隊討論聚焦 即時記錄會議內容與要點 鼓勵參與 “共有”觀點

5、 增進成就感,15,9/26/2020,會中控制會議主持人規(guī)則,高效的會議離不開優(yōu)秀的會議主持人的會中控制，會議主持人的10大規(guī)則如下： 準時到場，按時開始。 正確開場并引入日程表。 制定規(guī)則。 確保發(fā)言全面。 保持討論不離題。 看表，提醒人們注意時間。 通常要時不時地進行清楚簡要的總結。 確保決定正確地做出，并得到同意。 應付擾亂、感情激動性事件。 總結并確定后續(xù)行動。,16,9/26/2020,會中控制會議主持人控場技巧,17,9/26/2020,高效會議的流程,Plan 會前準備,策劃會議議程 篩選參會人員 會議行政安排 發(fā)送會議通知,Do 會中控制,宣布會議規(guī)則 恰當扮演角色 控制議程

6、進度 推動達成決議,Review 會后跟進,迅速總結評估 發(fā)送會議紀要 立即行動跟進 持續(xù)改進會議,18,9/26/2020,會后跟進會議紀要的書寫規(guī)范,會議紀要格式：要求使用公司統(tǒng)一格式。（詳見：華孚會議管理程序） 會議紀要正文： 要求對會議整體情況作簡明扼要的描述，會議過程只能簡單描述，與會人員發(fā)言、討論過程不必一一羅列； 對會議作出的決定決議、布置工作要進行正確描述，明確干什么、什么時間干、誰去干、誰配合、資源配套、注意事項等； 會議紀要語言要通俗易懂、簡明扼要，用詞要準確規(guī)范、符合行業(yè)約定俗稱的要求。,19,9/26/2020,會后跟進持續(xù)改進會議,成功會議不是偶然的，必須具備4大關鍵

7、因素： 嚴格執(zhí)行紀律 鼓勵積極與符合準則的會議行為 有效履行角色 有會議主持，并且所有與會成員均有清晰的角色與職責 充分醞釀議程 明確的內容、確切的時間長度以及負責人 持續(xù)優(yōu)化循環(huán) 會前準備、會中控制、會后跟進,20,9/26/2020,討論：會議效率不高的原因？,21,9/26/2020,總結：會議效率不高的原因,會議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。,22,9/26/2020,附表： 會議效率不高的原因及具體表現,23,9/26/2020,一、為什么要開會？,課程目錄,24,9/26/2020,華孚會議管理的原則,對很多人來說，管理就是開會，但開會不一定就是管理。級別越高，會議越多。只有掌握并堅持一些基本原則，才能充分利用開會實現有效管理。 不開沒有主持人的會議。會議一定要設主持人，主持人一定要管理會議，主持人不能隨便讓別人代替，也不能形同虛設； 不開沒有議題的會議。主持人會前要準備好議題，給參會者足夠時間做準備，會中要保證會議不跑題。 不開沒有爭論的會議。會議中主持人要引導討論和爭論，讓每個不同意見都有發(fā)表的機會。 不開沒有時