1、 文件管理程序1 目的范圍 對(duì)質(zhì)量、環(huán)境及OHS管理體系所形成的文件予以控制，確保在使用場(chǎng)所能及時(shí)得到適用文件的有效版本。本程序適用于與質(zhì)量、環(huán)境及OHS體系所有文件的管理。2 職 責(zé)21總裁辦負(fù)責(zé)全公司范圍內(nèi)所有文件資料的具體控制、監(jiān)督和檢查。22總工室負(fù)責(zé)全公司范圍內(nèi)所有技術(shù)性文件資料的具體控制、監(jiān)督和檢查。23各單位辦公室負(fù)責(zé)本單位所有部門使用文件資料的具體控制、監(jiān)督和檢查及其充分性和適宜性的評(píng)審工作。24各單位下級(jí)部門文件資料管理員負(fù)責(zé)本部門所有使用文件資料的管理工作。25外來各種與質(zhì)量、環(huán)境及OHS體系運(yùn)行要求有關(guān)的政策性、標(biāo)準(zhǔn)性文件及相關(guān)法律法規(guī)，管理性的由品控中心負(fù)責(zé)管理，技術(shù)性

2、的由總工室負(fù)責(zé)管理。3工作程序31文件的分類311質(zhì)量、環(huán)境及OHS管理手冊(cè)：包括方針和目標(biāo)指標(biāo)。312程序文件313三級(jí)文件1)管理性文件：包括崗位責(zé)任制、管理方案、各種運(yùn)行控制與管理規(guī)定、辦法等。2)技術(shù)性文件： a)標(biāo)準(zhǔn)(質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、王藝標(biāo)準(zhǔn)等)； b)配方(冰淇淋、液體奶、奶粉系列產(chǎn)品的配方)； c)其它(如作業(yè)指導(dǎo)書、工藝操作規(guī)程、設(shè)備操作規(guī)程等)。314 有效外來文件 1)國家及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的有關(guān)法律法規(guī)、法令、政策等文件； 2)本行業(yè)可直接引用或執(zhí)行的規(guī)范、規(guī)則、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。32文件的編號(hào) 公司范圍內(nèi)產(chǎn)生的所有體系文件都應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)方法具體執(zhí)行文件資料編號(hào)規(guī)定趴33文

3、件的編寫、審核與審批 公司范圍內(nèi)產(chǎn)生的所有文件在發(fā)布前都應(yīng)進(jìn)行審批，未經(jīng)審批的文件無效。若審批人不在時(shí)，需以書面形式授權(quán)他人審批。331質(zhì)量、環(huán)境及OHS管理手冊(cè)由品控中心負(fù)責(zé)組織編寫，管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)。332公司級(jí)程序文件由品控中心負(fù)責(zé)組織編寫，各主管單位或部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)。333各單位的程序文件由各單位負(fù)責(zé)組織編寫，各主管領(lǐng)導(dǎo)審核，第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。334與質(zhì)量、環(huán)境及OHS體系有關(guān)的管理性文件由產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)組織編寫并由其負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。335各單位第一負(fù)責(zé)人崗位責(zé)任制由總裁批準(zhǔn)，其他公司級(jí)的崗位責(zé)任制由各單位第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，各部門產(chǎn)生的崗位責(zé)任制由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。336與質(zhì)

4、量、環(huán)境及OHS體系有關(guān)的技術(shù)性文件由產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)組織編寫；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、配方等技術(shù)性文件由產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人審核，總工程師審批；作業(yè)指導(dǎo)書、工藝操作規(guī)程等技術(shù)性文件由各單位(技術(shù))品保部負(fù)責(zé)人審批；設(shè)備操作規(guī)程等由各單位設(shè)備部負(fù)責(zé)人審批。337所產(chǎn)生的文件必須在文件最后一頁的最下方注明產(chǎn)生部門、起草人、審核人、批準(zhǔn)人、生效日期等。當(dāng)文件匯編成冊(cè)進(jìn)行發(fā)布時(shí)，在文件封面最下方注明以上內(nèi)容。34文件的發(fā)放341各類文件在發(fā)放前，均由產(chǎn)生部門填寫文件處理單，確定發(fā)放范圍及文件適宜性，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核，第一負(fù)責(zé)批準(zhǔn)后，依據(jù)其發(fā)放范圍辦理發(fā)放手續(xù)，并在發(fā)文登記表中詳細(xì)記錄(如無審核人可直接審批)。342與體系

5、有關(guān)的管理性文件，公司級(jí)文件由發(fā)放單位統(tǒng)計(jì)具體使用部門所需的文件數(shù)量，然后發(fā)放至各單位辦公室，再由各單位辦公室將文件逐級(jí)發(fā)放；各單位下級(jí)部門產(chǎn)生的文件由各部門自行發(fā)放，并報(bào)本單位辦公室備案。343需保密的技術(shù)性文件(如配方等)，由各產(chǎn)生部門確定發(fā)放范圍后自行發(fā)放，不需中間轉(zhuǎn)發(fā)環(huán)節(jié)，也不需給各單位辦公室備案。344總裁辦負(fù)責(zé)公司級(jí)手冊(cè)及程序文件的發(fā)放，各單位負(fù)責(zé)本單位程序文件的發(fā)放(程序文件以每個(gè)程序?yàn)橐粋€(gè)獨(dú)立單位)。345各單位的程序文件須報(bào)總裁辦、總工室、品控管理中心進(jìn)行備案。346文件發(fā)放后，總裁辦建立全公司的管理性文件的受控文件資料清單；總工室建立全公司技術(shù)性性文件的受控文件和資料清單，

6、各單位或部門建立本單位或部門的受控文件和資料清單趴35 文件的受控狀況文件分為“受控”和“非受控”兩大類。與體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件為受控文件，須在文件上加 蓋“受控”印章，并注明發(fā)文號(hào)。 36文件的更改 文件更改時(shí)由文件更改提出人填寫文件更改申請(qǐng)(通知)單，說明更改原因，由原文件審批人 批準(zhǔn)后，由產(chǎn)生部門文件資料管理員按發(fā)放范圍發(fā)給文件持有者或持有部門。文件持有者或持有部門 根據(jù)文件更改申請(qǐng)(通知)單的要求對(duì)文件進(jìn)行更改，具體執(zhí)行文件資料控制具體實(shí)施辦法趴 37文件的換版、作廢與銷毀 若文件需換版時(shí)，可由文件產(chǎn)生部門文件資料管理員填寫文件更改申請(qǐng)(通知)單，經(jīng)審批后 按原發(fā)放范圍發(fā)放到各使用部

7、門(與文件更改履行同樣手續(xù))，并在受控文件和資料清單上進(jìn)行標(biāo) 注。文件發(fā)放部門負(fù)責(zé)將發(fā)放范圍內(nèi)所有作廢文件及時(shí)撤出使用場(chǎng)所，并由原文件產(chǎn)生部門統(tǒng)一銷毀， 原文件附屬的相應(yīng)文件更改申請(qǐng)(通知)單、文件外理單隨文作廢。作廢的文件只填寫文件 外理單(文件外理單由發(fā)文單位留存，無需向各單位發(fā)放)，填寫時(shí)審批人應(yīng)為文件產(chǎn)生部門負(fù)責(zé) 人。換版的文件在編號(hào)后加注版本號(hào)，具體執(zhí)行文件資料控制具體實(shí)施辦法趴 38 文件的評(píng)審 381 總裁辦負(fù)責(zé)全公司范圍內(nèi)所有管理性文件資料充分性和適宜性的評(píng)審工作。 382總王室負(fù)責(zé)全公司范圍內(nèi)所有技術(shù)性文件資料充分性和適宜性的評(píng)審工作。 383 品控中心和總工室每年對(duì)全公司范

8、圍內(nèi)的管理性和技術(shù)性文件進(jìn)行一次評(píng)審，并填寫文件資 料評(píng)審單，并報(bào)總裁辦備案。 39文件的保存、借閱與復(fù)制 391文件的保存 a)文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)、安全的地方； b)各單位產(chǎn)生的文件由各自的文件資料管理員保管； c)總裁辦每季度對(duì)各單位文件資料管理情況進(jìn)行檢查，并形成檢查記錄； d)任何人不得在受控文件上亂涂亂改，確保使用文件的清晰、完整。 392文件的借閱、復(fù)制 當(dāng)需要借閱、復(fù)制文件時(shí)，應(yīng)填寫文件查(借)閱復(fù)制登記表， 經(jīng)持有部門負(fù)責(zé)人同意后方可借閱、復(fù)制，并在備注中明確是借閱或復(fù)制。 310文件管理員職責(zé) 3101按照文件控制程序及相關(guān)的三級(jí)文件的規(guī)定完成文件的編制、審批、發(fā)放、使用、更改、保存、 換版、作廢、借閱、復(fù)制等全過程的管理工作。 3102負(fù)責(zé)將本單位收到的文件資料及時(shí)發(fā)放到使用場(chǎng)所； 3103負(fù)責(zé)將作廢的文件及時(shí)從使用場(chǎng)所撤出； 3104負(fù)責(zé)對(duì)本單位或部門的文件資料進(jìn)行日常檢查； 3105負(fù)責(zé)文件資料管理的其他工作。 311文件持有者職責(zé) 3111負(fù)責(zé)所接收文件的保密工作，不得隨便外傳、復(fù)印，不得丟失； 3112負(fù)責(zé)文件資料的完整性，并保證工作現(xiàn)場(chǎng)能及時(shí)得到并使用； 3113按目錄或有效頁次檢查文件有無缺頁、廢頁； 3114負(fù)責(zé)按照文件更改(通知)單的更改要求對(duì)原文件進(jìn)行更改； 3115負(fù)責(zé)文件