1、文書處理與系統(tǒng)操作注意事項(xiàng),秘書室文書組田月玲 981026,簡報(bào)大綱,文書處理注意事項(xiàng) 電子公文系統(tǒng)使用須知,文書處理注意事項(xiàng),所稱文書,係指處理公務(wù)或與公務(wù)有關(guān)之一切資料，不論其形式或性質(zhì)如何。 稱公文者，謂處理公務(wù)之文書。 公文僅是文書的一部份。,所稱文書處理,係指文書自收文或交辦起至發(fā)文、歸檔止之全部流程。,處理程序-1,文書應(yīng)一律採用由左至右之橫書格式。 各單位收發(fā)公文，得視實(shí)際需要採用收發(fā)文同號方式。 公文製作應(yīng)於電子公文系統(tǒng)上編輯、取號。 文書處理過程中之有關(guān)人員，應(yīng)於文面適當(dāng)位置蓋章或簽名，並記明時(shí)間。,處理程序-2,各單位公文之傳遞，應(yīng)以送文單（簿）或電子方式簽收為憑；公文之

2、陳核流程以線上簽核方式處理為原則 。 會辦之文件，受會單位應(yīng)視同速件，並依收發(fā)文程序處理。,收文處理-1,各單位均應(yīng)設(shè)置登記桌，並指定專人負(fù)責(zé)，以辦理公文收發(fā)及查詢。 除最速件隨收隨送外，密件公文、本文及附件超過10頁之公文及附有實(shí)體附件（如：支票、發(fā)票、樣品等）之公文，均以紙本方式分辦各一級單位。 總收文號按年順序編號。,收文處理-2,登記桌人員點(diǎn)收、分辦文件時(shí)，遇有必須退回改分之文件應(yīng)由承辦人員在公文管理系統(tǒng)內(nèi)填寫改分銷號申請單，註明理由經(jīng)單位主管蓋章後退總收文改分。 改分二個單位仍未有單位承辦者，應(yīng)陳請主任秘書以上主管核示改分。 經(jīng)主任秘書以上主管改分裁定後，受改分單位不得再行退回改分。

3、,文稿撰擬、會核-1,公文會辦二個單位以上，應(yīng)使用簽稿會核單，並於簽稿會核單上簽註意見。 承辦人員不能如期辦竣之案件，應(yīng)依規(guī)定在預(yù)定結(jié)案日期屆滿前申請展期。 承辦人員簽擬公文如為密件、本文及附件10頁以上、保存年限20年以上或附有實(shí)體附件（如：支票、發(fā)票、樣品等）者，以紙本簽核公文辦理。,文稿撰擬、會核-2,簽稿如有修改，應(yīng)於修改處蓋職名章，修改過多時(shí)，應(yīng)退回承辦人員清稿，線上簽核公文清稿後，重新匯出頁面；紙本公文則連同原稿重新陳核(判)。已在簽稿上簽章，而未簽註意見者，視為同意。 受會單位如需簽註較多意見須產(chǎn)生便簽，並可附加檔案。,發(fā)文處理,公文經(jīng)核決後，應(yīng)退回承辦人修正、校對、清稿無誤，再

4、傳送文書組發(fā)文。 有關(guān)校內(nèi)一般性通報(bào)周知事項(xiàng)公文，以登載本校公文系統(tǒng)電子公布欄公告為原則，不另行列印紙本公文。 公告公文彙整成一封e-mail每天上午10時(shí)寄送。,公告公文處理,需適度修改主旨 附件不要隨e-mail寄出 針對內(nèi)容，選擇內(nèi)部或外部公告 慎選公告對象（群組）,機(jī)密文書-1,奉交辦或分辦過程中，不得讓不應(yīng)知悉人員窺視或翻閱。 機(jī)密文書之陳判、送會，應(yīng)由主管人員或承辦人員親自持送。如不能親自持送，應(yīng)置於專用之密件袋內(nèi)。 機(jī)密文書應(yīng)採紙本簽核公文。 機(jī)密文書如非必要，應(yīng)儘量免用或減少副本。 編輯機(jī)密文書應(yīng)修改主旨填寫為密不錄由。,機(jī)密文書-2,機(jī)密文書之傳遞方式： 以業(yè)務(wù)承辦人員親自傳

5、遞為原則。 如由傳達(dá)人員傳送時(shí)，須使用保密封套，並蓋章。 經(jīng)核定機(jī)密等級、解密條件之文書，承辦人應(yīng)完成其解密條件 。,歸檔處理,填寫分類號及保存年限。 編寫頁碼。 系統(tǒng)預(yù)設(shè)為發(fā)文，公文歸檔須更改流程設(shè)定為存查。 線上公文轉(zhuǎn)為紙本公文欲歸檔，須補(bǔ)齊所有流程核章。 公文掛總收文號，一律機(jī)關(guān)歸檔。,處理期限-1,各類公文處理期限 ： 最速件：一日。 速件：三日。 普通件：六日。 各機(jī)關(guān)來文訂有處理時(shí)限者依來文所訂時(shí)限處理，其處理時(shí)限包含假日。 惟如來文係要求文到一定期間內(nèi)(如文到十日)見復(fù)者，其處理時(shí)限得扣除假日。,公文查催-1,登記桌人員應(yīng)每日查詢該單位承辦公文、待辦公文、逾期未辦畢公文、待歸檔公

6、文處理情形。 單位主管確實(shí)督促屬員之公文於其可使用時(shí)間內(nèi)辦出。,公文查催-2,文書單位人員： 每週統(tǒng)計(jì)全校結(jié)案未歸檔、逾期未結(jié)案等案件資料，並發(fā)稽催通知單。 每月二次將各單位公文稽催通知單送陳各單位主管督導(dǎo)催辦。 每月發(fā)送公文時(shí)效統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)報(bào)表給一、二級單位參考。,公文查催-3,承辦人員： 對經(jīng)辦案件自簽辦之日起至發(fā)文、歸檔之日止應(yīng)負(fù)各流程查催之責(zé)，如查催發(fā)生困難情事，應(yīng)以書面向單位主管或文書單位反映處理。,電子公文系統(tǒng)使用須知,節(jié)能減碳 研考會推網(wǎng)路批公文 更新日期:2008/07/21 16:30,為了配合節(jié)能減碳政策，行政院研考會將試辦線上簽核公文計(jì)畫，以盡量減少紙本公文的使用，一旦計(jì)畫執(zhí)

7、行順利，就將把網(wǎng)路批公文推行到全國各機(jī)關(guān)實(shí)行。（張德厚報(bào)導(dǎo)） 公文無紙化是環(huán)保的趨勢，少用紙就能達(dá)到少砍樹、節(jié)能減碳的目的。 公文線上簽核計(jì)畫於98年總統(tǒng)府及研考會、99年行政院各部會、100年全國3000個各機(jī)關(guān)學(xué)校上線。,為什麼使用2100公司開發(fā)之電子公文檔案管理系統(tǒng),由檔管局開發(fā)，無須負(fù)擔(dān)系統(tǒng)開發(fā)費(fèi)用。 所有系統(tǒng)設(shè)定，均符合國家法令規(guī)定。 系統(tǒng)隨法規(guī)修訂進(jìn)行同步修正，無須負(fù)擔(dān)系統(tǒng)修正費(fèi)用。 整套系統(tǒng)包括：公文線上簽核系統(tǒng)等十個模組。,使用公文線上簽核系統(tǒng)優(yōu)點(diǎn),節(jié)能減碳、節(jié)省送文人力。 減少紙本公文，所有檔案可以電子儲存。 縮短公文流程，加速送文時(shí)效。 流程紀(jì)錄詳實(shí)，不再掉文。,申辦自然

8、人憑證,請親自至戶政事務(wù)所申辦自然人憑證。 暫時(shí)採取紙本流程傳送。 可至文書組先借用臨時(shí)卡。,安裝公文系統(tǒng),請上秘書室/文書組/電子公文系統(tǒng)/資源下載/電子公文管理系統(tǒng)下載安裝程式。 安裝步驟詳如網(wǎng)站（秘書室/文書組/電子公文系統(tǒng)/資源下載/1.公文管理系統(tǒng)投影片（系統(tǒng)安裝）。 網(wǎng)址：.tw/docu/docman02.htm。,申請帳號密碼,請至文書組網(wǎng)站下載申請單。 填寫人員角色，單位主管核章後逕送文書組。,帳號申請?jiān)瓌t,依第324次行政會議決議。 有關(guān)公文線上簽核系統(tǒng)實(shí)施後，教師研究計(jì)畫下之專任計(jì)畫助理比照專案計(jì)畫行政人員接受規(guī)範(fàn)處理公文。 工讀生或臨時(shí)人員不得申請帳號密碼。,紙本公文處理原則,本文（含附件）頁數(shù)為10頁以上之公文。 附件檔案在2MB以上。 採購案件之公文書。 裝訂成冊之附件。 支票、收據(jù)、合約書、表報(bào)等需用印之附件。,公文管考,每週查詢一層核決公文停留日數(shù)。 每週發(fā)稽催通知單。 每月二次將各單位公文稽催通知單送陳各單位主管督導(dǎo)催辦。 每月彙整、列印公文稽催通知單呈送校長。,公文流程明確、責(zé)