1、3.1辦公表格的制作 3.2辦公表格的處理,第3章辦公表格的處理,辦 公 軟件 篇,主要內(nèi)容,第3章辦公表格的處理,在辦公業(yè)務(wù)中，除了使用文字描述辦公信息外，還經(jīng)常使用表格表示辦公信息。使用表格表示辦公信息不但簡明扼要，而且還能夠體現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在聯(lián)系，進而對表格數(shù)據(jù)進行計算、排序、篩選、分類匯總和生成圖表，以察看數(shù)據(jù)的分布和發(fā)展趨勢。 在描述辦公數(shù)字信息中，有時表格比文字更簡要、清晰，圖表比表格直觀、形象。設(shè)計和制作布局合理、線條美觀的表格，并對表格數(shù)據(jù)進行計算和分析是辦公人員必須掌握的基本技能。,第3章辦公表格的處理,辦公表格分類 辦公表格根據(jù)單元格數(shù)據(jù)分為： 純文字表格 文字和數(shù)字混合的

2、表格 純數(shù)字表格（不采用）,3.1辦公表格的制作,提出任務(wù),【實例31】制作填充文字無規(guī)律的表格 P83 求職個人簡歷表,展示效果,分析任務(wù),求職個人簡歷表是一個不規(guī)則表格，使用Word來制作比較方便 。,創(chuàng)建一個規(guī)則表格: 1.使用工具欄工具 2.表格-插入-表格，設(shè)置行數(shù)和列數(shù),操作流程,編輯表格： 1.調(diào)整列寬與行高 直接調(diào)整分隔線 或 表格表格屬性 2.拆分與合并單元格 選中單元格右鍵快捷菜單 或 表格合并/拆分單元格 輸入數(shù)據(jù) 選中單元格更改方向按鈕 或 格式文字方向 格式化表格（數(shù)據(jù)對齊、設(shè)置邊框和底紋）。,操作流程,按住Alt鍵能夠精細調(diào)整行高和列寬,實訓(xùn)一,制作個人簡歷，參見P

3、83頁，其中表格中空白部分根據(jù)個人情況及需求，填入相關(guān)信息。使用16K紙。,展示效果,作業(yè)鞏固,制作填充文字無規(guī)律的表格管理才能考核表 要求見P107頁,展示效果,提出任務(wù),【實例22】制作填充文字有規(guī)律的表格課程表,展示效果,注意： 1.其中分隔線的粗細不同； 2.繪制的斜線表頭可以取消組合調(diào)整,補充：繪制單元格邊框,步驟： 1.單擊格式工具欄邊框右側(cè)的下拉按鈕 2. 選擇繪制邊框命令，打開繪制邊框工具窗口 3.可以選擇繪制邊框或網(wǎng)格、擦除邊框、類型、 線條顏色 4.可以選擇繪制對角斜線,分析任務(wù),課程表與求職個人簡歷表都是不規(guī)則表格，二者又有所不同。課程表包含復(fù)雜斜線表頭，單元格中的數(shù)據(jù)又

4、有一定的規(guī)律。 Microsoft Office是功能強大的辦公應(yīng)用軟件包，包括Word、Excel、Power Point和Access等組件。Office作為一個集成軟件提供給用戶，各個組件不但可以獨立使用、具有特定的應(yīng)用領(lǐng)域和功能，而且各個組件之間能夠互相溝通、協(xié)同工作和功能互補，從而形成一個有機的整體。,使用Excel創(chuàng)建數(shù)據(jù)表格將Excel數(shù)據(jù)表格復(fù)制到Word文檔中在Word中創(chuàng)建復(fù)雜斜線表頭設(shè)置邊框與底紋 提示：在Excel表的單元格中的內(nèi)容，需要換行，要按住Alt鍵再敲回車即可。,操作流程,實訓(xùn)二,仿實例3-2制作本班級課表。 A4紙，橫排。,展示效果,作業(yè)鞏固,制作填充文字無

5、規(guī)律的表格 信息技術(shù)市場產(chǎn)值表 要求見P108頁,展示效果,注意： 1.其中分隔線的類型不同；,作業(yè),P104頁 一、二、三,Take a Rest！,3.2辦公表格的處理,提出任務(wù),【實例33】使用Excel制作考試課程的成績表和成績一覽表,展示效果,成績表,1.使用公式進行成績計算 及 快速復(fù)制 平均值、總數(shù)、按比例統(tǒng)計等 2.單元格的引用 相對地址： ，如:B2 絕對地址： ，如:B 2 混合地址引用 注意：點擊F4按鍵，實現(xiàn)相對地址與絕對地址的切換,操作流程,3.使用函數(shù)計算數(shù)據(jù) 常用函數(shù) P94頁 如：MAX( $W$3:$W$32 ) 求地址區(qū)域中數(shù)據(jù)最大值 MIN( $W$3:$

6、W$36 ) 求地址區(qū)域中數(shù)據(jù)最小值 AVERAGE( $W$3:$W$36 ) 求地址區(qū)域中數(shù)據(jù)平均值 SUM( $W$3:$W$36 ) 求地址區(qū)域中數(shù)據(jù)總值 COUNT( $W$3:$W$36 ) 求地址區(qū)域中數(shù)據(jù)個數(shù)值,操作流程,此處的地址引用屬于那種類型？,3.使用函數(shù)計算數(shù)據(jù) 常用函數(shù) P94頁 IF(條件表達式,值1,值2) 條件函數(shù) 如： IF(35 , 3 , 5) 結(jié)果為5 IF(35 , 3 , 5) 結(jié)果為3 演示：計算最大值 最小值 平均值等,操作流程,條件表達式為真，結(jié)果為：值1。 否則結(jié)果為：值2。,IF(條件表達式,值1,值2) 條件函數(shù)可嵌套 例如： IF(W

7、20=90,優(yōu),IF(W20=80,良,IF(W20=70,中,IF(W20=60,及格,不及格),操作流程,3.使用函數(shù)計算數(shù)據(jù) 條件計數(shù)函數(shù)的格式與用法 P95 COUNTIF ( 地址1 : 地址2 ，條件單元格 ) 如：COUNTIF ( $W$3:$W$36 , B38) 演示： 計算區(qū)間統(tǒng)計數(shù),操作流程,3.使用函數(shù)計算數(shù)據(jù) Rank函數(shù)的格式與用法 RANK(number , ref , order) 如：RANK(W3,$W$3:$W$32) 說明： W3為為需要找到排位的數(shù)字 的單元格地址； $W$3:$W$32是排位的區(qū)間地址 Order參數(shù) 為 0(零)或省略，數(shù)字的排位

8、是基于降序排列的列表；如果 order 為非零，排位基于升序。,操作流程,RANK的意思是等級、排位,區(qū)間一定要絕對地址！,3.條件格式設(shè)置顏色等 格式-條件格式-設(shè)置條件、顏色、字體等 演示： 4.圖示 選中需要圖示的數(shù)據(jù)區(qū)間，單擊工具欄圖表向?qū)?，按向?qū)崾就瓿?提示：在向?qū)Р襟E2，選中系列產(chǎn)生在-行；系列選項卡，在分類軸標(biāo)志中輸入：X軸表示內(nèi)容名稱或空,操作流程,5.頁面設(shè)置 設(shè)置頁面、邊距、對齊 設(shè)置頁眉和頁腳：視圖-頁眉和頁腳-頁眉/頁腳選項卡-自定義頁眉-設(shè)置文字、字體等,操作流程,每頁打印時每頁自動添加,6.打印表頭設(shè)置 文件-頁面設(shè)置-工作表選項卡-在頂端標(biāo)題行里輸入標(biāo)題的地址：

9、$1:$2，表示每一頁都重復(fù)打印第一和第二行；其他默認。,操作流程,每頁打印時自動添加表頭,實訓(xùn)一,習(xí)題3. 制作Excel考查課程的成績表和成績一覽表 要求見P108頁,展示效果,成績表,總評等級：IF(U3=90,優(yōu),IF(U3=80,良,IF(U3=70,中,IF(U3=60,及格,不及格),3.2.7 三維地址的引用 格式： 工作簿名工作表簽！單元格地址 三維地址的引用實現(xiàn)了sheet表單之間數(shù)據(jù)的傳輸。 應(yīng)用：學(xué)生信息表間的數(shù)據(jù)傳輸 =COUNTIF(學(xué)生信息表!$M$2:$M$78,A2),操作流程,展示效果,成績一覽表,分析任務(wù),成績表與課程表相比較，二者在輸入數(shù)據(jù)、設(shè)置表格線、

10、合并單元格、制作斜線表頭的過程中，使用相同的操作方法；所不同的是：在成績表中，要求根據(jù)公式：總評成績平時成績30%期考成績70%,計算出總評成績；接著根據(jù)總評成績，統(tǒng)計各分數(shù)段的人數(shù)、所占的百分比、最高分、最低分和平均分；然后生成各分數(shù)段人數(shù)分布的直方圖；并將成績表中的數(shù)據(jù)傳遞到課程成績一覽表中。（三維地址引用）,創(chuàng)建Excel數(shù)據(jù)表格式化Excel數(shù)據(jù)表（包括設(shè)置字符格式和段落格式、數(shù)據(jù)對齊和設(shè)置邊框等）計算總評成績統(tǒng)計各分數(shù)段的人數(shù)、所占的百分比、最高分、最低分和平均分生成各分數(shù)段人數(shù)分布的直方圖設(shè)置頁面設(shè)置頁眉打印預(yù)覽將成績表中的數(shù)據(jù)傳遞到課程成績一覽表打印工作表。,操作流程,實訓(xùn)一,制

11、作Excel課程成績分析表 參考P108頁圖3-33,具體要求,一、設(shè)計基礎(chǔ)數(shù)據(jù)成績表 1.利用公式計算每個學(xué)生的綜合成績 平時=(作業(yè)+實訓(xùn)報告+上機+提問+期中)/5 綜合=平時*0.3+期末*0.7 2.根據(jù)最終成績分別給出每個同學(xué)的等級層次：優(yōu)，良，中，及格，不及格 3.計算出班級名次 4.利用條件格式，把總分不及格分數(shù)以紅色加粗字體顯示 二、創(chuàng)建課程成績分析表格式如P109頁圖3-33， 1.使用三維地址傳遞相關(guān)數(shù)據(jù) 2.計算各個等級中，學(xué)生人數(shù)，以及占班級總數(shù)的百分比。 3.統(tǒng)計該班級最高分，最低分以及平均分 4.根據(jù)圖表向?qū)?，產(chǎn)生該班成績的直方圖 三、考慮將設(shè)計結(jié)果做成模板，快速

12、完成各班的成績分析任務(wù),作業(yè),P104頁 一、二、三,補充：Excel自定輸入數(shù)據(jù)下拉列表任務(wù),步驟： 1.選中需要的單元格區(qū)域 2.主菜單數(shù)據(jù)有效性設(shè)置 3.在允許中選中序列 4.在來源中輸入被選擇的詞組，用逗號分隔開 5.也可以設(shè)計一個列，輸入相關(guān)詞匯，在來源中輸入被選擇的詞組所在地址區(qū)域，如果需要可以隱藏該列,補充：控制輸入數(shù)據(jù)的長度或范圍,步驟： 1.選中需要的單元格區(qū)域 2.主菜單數(shù)據(jù)有效性設(shè)置 3.在允許中選中:數(shù)值，在來源中輸入數(shù)值范圍 4.在允許中選中:文本長度，在來源中輸入文本限制長度 5.在出錯警告選項卡設(shè)置出錯對話框標(biāo)題及提示信息,補充：快速選擇本行有文本,步驟： 1.選

13、中需要的單元格區(qū)域 2.右鍵快捷菜單從下拉列表中選擇 例如：在輸入性別時 提示：主要應(yīng)用于有若干選項，但又不是太多，并且在間隔輸入且無規(guī)律時比較適用,補充：同時看不同工作表中的單元格數(shù)據(jù),步驟： 1.視圖-工具欄-打開監(jiān)視窗口 2. 選中單元格，單擊監(jiān)視窗口的添加監(jiān)視命令 3.重復(fù)可以添加多個監(jiān)視單元格 4.無論在那個表格均可觀測到這些單元格的數(shù)據(jù),補充：成組填充多張表格的相同位置,步驟： 1.選中第一張表格 2. 按住Shift鍵或Ctrl鍵，選中其他表格，在標(biāo)題欄上出現(xiàn)工作組提示 3.在當(dāng)前表格填充數(shù)據(jù)，檢查其他表格，相應(yīng)位置也被填充 4.相同格式修改：選中一個表設(shè)置格式，然后使用編輯-填

14、充-至同工作組表,補充：函數(shù)應(yīng)用設(shè)置文本大小寫,步驟： 1.選中單元格 2. 應(yīng)用upper(單元格地址) 全部大寫 3. 應(yīng)用lower(單元格地址) 全部小寫 4. 應(yīng)用proper(單元格地址) 合適的大小寫，字頭大寫，其余小寫,補充：函數(shù)應(yīng)用提取文本指定位置字符,步驟： 1.選中單元格 2. 應(yīng)用Rigth(單元格地址,字符數(shù)n) 提取指定單元格右起n個字符 3. 應(yīng)用Left(單元格地址,字符數(shù)n) 4. 應(yīng)用Mid(單元格地址,字符開始位置i,字符數(shù)n) 提取指定單元格i個字符開始的n個字符，i從1開始,補充：用特殊符號補齊位數(shù),步驟： 1.函數(shù)rept(補齊用的符號,長度) 應(yīng)用： =REPT(#,8-LEN(K4)&K4 說明：當(dāng)單元格K4的數(shù)字不足8位數(shù)時，在其前面補充#符號，如：k4的數(shù)值1234，結(jié)果是#1234,實訓(xùn)二,1.完善學(xué)生信息系統(tǒng)各表的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，填充相關(guān)表格空列 2.為性別列設(shè)置限制輸入：男或女 3.限制密碼輸入為6位，出錯要提示 4.設(shè)置身份證列為文本格式 5.取出身份證中生日部分填充出生日期列