1、2020/9/28,1,企業(yè)信息化項目,-業(yè)務(wù)流程整理培訓(xùn),XX有限公司,天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632,2020/9/28,2,業(yè)務(wù)流程整理概述 20分鐘 業(yè)務(wù)流程圖繪制方法 30分鐘 業(yè)務(wù)流程整理注意事項 10分鐘 業(yè)務(wù)流程整理練習(xí) 25分鐘 問題交流 10分鐘,提綱,2020/9/28,3,提綱,業(yè)務(wù)流程整理概述 培訓(xùn)目標(biāo) 業(yè)務(wù)流程整理目標(biāo) 業(yè)務(wù)流程概述 業(yè)務(wù)流程整理成果規(guī)范 業(yè)務(wù)流程圖繪制方法與 業(yè)務(wù)流程整理注意事項 業(yè)務(wù)流程整理練習(xí) 問題交流,2020/9/28,4,參與業(yè)務(wù)流程的 設(shè)計和繪制,培訓(xùn)目標(biāo),學(xué)會繪制流程圖 的方法,明確流程整

2、理的原理,2020/9/28,5,參與業(yè)務(wù)流程的 設(shè)計和繪制,培訓(xùn)目標(biāo),學(xué)會繪制流程圖 的方法,明確流程整理的原理,什么是業(yè)務(wù)流程 業(yè)務(wù)流程整理意義 標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程內(nèi)容 對自身工作影響,原來如此。,2020/9/28,6,參與業(yè)務(wù)流程的 設(shè)計和繪制,培訓(xùn)目標(biāo),學(xué)會繪制流程圖 的方法,明確流程整理的原理,什么是業(yè)務(wù)流程 業(yè)務(wù)流程整理意義 標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程內(nèi)容 對自身工作影響,什么是業(yè)務(wù)流程圖 業(yè)務(wù)流程圖繪制要求 業(yè)務(wù)流程圖繪制練習(xí),我也會了,2020/9/28,7,參與業(yè)務(wù)流程的 設(shè)計和繪制,培訓(xùn)目標(biāo),學(xué)會繪制流程圖 的方法,明確流程整理的原理,參與業(yè)務(wù)調(diào)研計劃制定 完成調(diào)研工作底稿 參與業(yè)務(wù)流程設(shè)計

3、與繪制 對自身工作影響,成功也有我一份,2020/9/28,8,業(yè)務(wù)流程概念,業(yè)務(wù)流程是指在組織內(nèi)部“流轉(zhuǎn)”的一系列相關(guān)的活動 業(yè)務(wù)流程不僅僅限于一個單一的功能或者單一的部門 業(yè)務(wù)流程能夠貫穿始終地反映經(jīng)營情況,什么是業(yè)務(wù)流程,2020/9/28,9,業(yè)務(wù)流程概念,行為 責(zé)任 輸入 在流程中的關(guān)鍵行為流程中的關(guān)鍵責(zé)任 每一行為的主要輸入來源,輸出顧客（服務(wù)對象）時間和成本 每一行為的關(guān)鍵交付成果每一行為輸出的接受者 與每一行為相關(guān)的努力/時 （內(nèi)部和外部） 間/成本,業(yè)務(wù)流程構(gòu)成要素,2020/9/28,10,業(yè)務(wù)流程成果規(guī)范,業(yè)務(wù)流程圖 流程描述 崗位職責(zé) 按具體業(yè)務(wù)繪制業(yè)務(wù)流程圖業(yè)務(wù)流程圖

4、節(jié)點的描述 相關(guān)人員的崗位及職責(zé),內(nèi)部制度核算方法關(guān)鍵點 與該業(yè)務(wù)相關(guān)的主要與該業(yè)務(wù)相關(guān)的 該業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制節(jié)點 財務(wù)內(nèi)部控制制度會計核算分錄,業(yè)務(wù)流程成果報告主要內(nèi)容,2020/9/28,11,提綱,業(yè)務(wù)流程整理概述 業(yè)務(wù)流程圖繪制方法與 流程圖基本知識講解 流程圖的繪制 流程圖交付要求 業(yè)務(wù)流程整理注意事項 業(yè)務(wù)流程整理練習(xí) 問題交流,2020/9/28,12,流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動，幫助確定改善機會。 一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所要求的輸出的一系列的步驟。,什么是流程圖？,2020/9/28,13,流程圖繪制,流程圖繪制主要包括以下三項內(nèi)容： 理解

5、流程 編制流程圖 完善流程圖,2020/9/28,14,流程圖繪制,流程圖繪制基礎(chǔ),有明確定義的開端和結(jié)束 有輸入必有輸出 在整個企業(yè)組織中“流動” 不局限于單一的功能和部門,流程,輸入,輸出,2020/9/28,15,流程圖繪制,流程/子流程 概述企業(yè)活動 流程圖直接闡明組織的主要業(yè)務(wù)/功能單位（部門級）的關(guān)鍵目標(biāo) 流程步驟 描述中級組織單位（部門級）的任何活動 在一個流程中能得到主要的輸入、輸出信息 任務(wù) 描述個人能完成的活動 所有個人應(yīng)完成的工作組成他/她的崗位職責(zé),2020/9/28,16,文件/表格： 該標(biāo)識文件，包括表格，字母和報告。它既可表示輸入，又可表示輸出。可在該標(biāo)識上寫下標(biāo)

6、題用以代表特定的文件。,系統(tǒng)/數(shù)據(jù)庫： 該標(biāo)識用于表明信息從現(xiàn)有的計算機系統(tǒng)中流入或流出。該計算機系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處理或輸出?？稍跇?biāo)識中寫明特定的系統(tǒng)名稱。,流程圖繪制標(biāo)識,一套標(biāo)準(zhǔn)的符號能幫助我們快速并一致地溝通流程圖。,2020/9/28,17,流程操作： 該標(biāo)識用于指示一項需要人工處理的活動，例如手工處理一個文件（如手寫的采購單），或人工檢查一個文件。,流程參見: 該標(biāo)識用于指示從一個流程轉(zhuǎn)向下一個流程。,流程圖繪制標(biāo)識,數(shù)據(jù)信息: 該標(biāo)識用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。,2020/9/28,18,決定批復(fù)： 該菱形框代表一個決定或批復(fù)。它給人以強烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復(fù)。該

7、標(biāo)識經(jīng)常用在流程欄中。其右方聯(lián)接“否”的情況，下方聯(lián)接“是”的情況。,方向標(biāo)記： 流向箭頭代表任務(wù)執(zhí)行時的次序，它們引導(dǎo)著流程。它們可以在所有三欄中使用。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務(wù)被完成。,流程圖繪制標(biāo)識,2020/9/28,19,存檔: 該框代表一個文檔在此處需要被存檔。,開始/結(jié)束: 該框用以表示一個流程的開始和結(jié)束。,流程圖繪制標(biāo)識,2020/9/28,20,流程圖連接標(biāo)識： 該標(biāo)識用于流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于從一個決定框轉(zhuǎn)到另一頁或另一個流程。當(dāng)畫到頁底時，可以在圖中最后一項內(nèi)容后使用連接標(biāo)識。連接標(biāo)識的畫法：在標(biāo)識內(nèi)以A開始，然后寫上后續(xù)流程所在的頁

8、碼。例如，A/2是指在第2頁上尋找A節(jié)點。然后在合適的地方畫上對應(yīng)的流程連接標(biāo)識。在該標(biāo)識上寫下相同的字母以及被連接的頁碼。,流程圖繪制標(biāo)識,A,繼續(xù)“是”情況下的流程,是,否,狀況表是否被批準(zhǔn)?,A,對狀況表作修改,2020/9/28,21,在決定框之前使用手工操作標(biāo)識： 如果流程分叉為是/否，則有人作出決定。用決定框來表示。由于所作的決定和批復(fù)很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動標(biāo)識。,是,否,有效否？,流程圖繪制標(biāo)識,驗證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的有效性,2020/9/28,22,流程圖繪制,供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫,存檔框應(yīng)該盡可能描述系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、和其它信息的存儲 數(shù)據(jù)/信息框應(yīng)當(dāng)描述行動框中生成的數(shù)據(jù)和信

9、息表,對,錯,新供應(yīng)商 詳細(xì)情況,供應(yīng)商價格清單,X,新供應(yīng)商 詳細(xì)情況,供應(yīng)商 價格清單,選擇供應(yīng)商,選擇物料供應(yīng)商,選擇物料供應(yīng)商,選擇供應(yīng)商,2020/9/28,23,流程圖繪制,主要特征 起始點、終止點和客戶應(yīng)該清楚和一致 輸入和輸出應(yīng)當(dāng)盡可能量化 為每一個任務(wù)框標(biāo)明負(fù)責(zé)的人員和部門 為每一個任務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù)/負(fù)責(zé)的范圍 做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖 詳細(xì)程度應(yīng)達到足以識別無效率的活動,2020/9/28,24,詢問一個流程活動的問題包括：,流程圖繪制,流程/任務(wù)生成什么？ 職員怎樣執(zhí)行它？ 為什么要這樣做？ 何時、由誰對它進行復(fù)核？ 流程活動需要多

10、少時間？ 流程活動何時需要？ 錯誤/問題的種類，頻率和發(fā)生原因是什么？ 怎樣處理錯誤/問題/例外？ 輸出什么？輸出多少？ 輸出至哪里？,流程范圍 控制目標(biāo) 主要控制點 涉及部門及表格 流程流轉(zhuǎn)時間 特定政策,2020/9/28,25,建議步驟: 從一個高層次的流程開始,如有必要,到下一層次的流程(比如,子系統(tǒng)) 確定每個子系統(tǒng)的開始和結(jié)束(保持重點) 確定關(guān)鍵輸入和輸出 按步驟進行每個關(guān)鍵業(yè)務(wù)子流程 節(jié)約時間: 如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面 采用標(biāo)準(zhǔn)的流程圖符號 在過程中或在每一子流程的結(jié)束確認(rèn)流程和技術(shù)改進機會 認(rèn)定流程的準(zhǔn)確性,流程圖繪制的技巧,2020/9/28,26,流程圖的格

11、式 宋體 標(biāo)題采用14號字體、加粗、中間對齊 部門采用10號字體、加粗、下劃線、中間對齊 框內(nèi)采用68號字體、普通不加粗、中間對齊 連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對齊 盡量避免相交線,業(yè)務(wù)流程圖交付要求,2020/9/28,27,業(yè)務(wù)流程成果規(guī)范,標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程圖樣本,2020/9/28,28,業(yè)務(wù)流程交付要求,標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程圖描述樣本,2020/9/28,29,業(yè)務(wù)流程交付要求,崗位職責(zé),2020/9/28,30,業(yè)務(wù)流程交付要求,內(nèi)部控制制度樣本,2020/9/28,31,業(yè)務(wù)流程交付要求,會計核算方法樣本,2020/9/28,32,起始點、終止點和對象必須清晰 輸入和輸出應(yīng)當(dāng)明確 應(yīng)當(dāng)在合適的

12、地方標(biāo)出估計時間（流程時間） 為每一個任務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù)/負(fù)責(zé)的范圍 做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖 詳細(xì)程度應(yīng)達到足以識別無效率的活動,業(yè)務(wù)流程圖交付要求,2020/9/28,33,提綱,業(yè)務(wù)流程整理概述 業(yè)務(wù)流程圖繪制方法與 業(yè)務(wù)流程整理注意事項 注意事項 流程改進 業(yè)務(wù)流程整理練習(xí) 問題交流,2020/9/28,34,需要 按實際情況繪制流程 需要 在整個組織內(nèi)思考流程 需要 與流程牽涉的人員交流 需要 在開始前確認(rèn)流程的起點和結(jié)束 需要 高層次的流程圖 需要 提問,不能 按照你自己的想當(dāng)然繪制流程 不能 把流程圖局限在你自己的部門 不能 在真空中工作 不

13、能 在確認(rèn)起點和結(jié)束點前試圖繪制 流程 不能 陷入太多的細(xì)節(jié) 不能 單獨努力,流程繪制應(yīng)注意的要點,2020/9/28,35,流程問題 技術(shù)和信息系統(tǒng)問題 短期可解決的問題或當(dāng)務(wù)之急,在流程繪制過程中,我們應(yīng)不僅理解現(xiàn)有的流程,而是更要確認(rèn)改進的方面, 比如:,流程改進,2020/9/28,36,關(guān)鍵步驟缺少 重復(fù)勞動 (一個流程內(nèi)或是跨部門) 不必要的文書工作 不完全或冗余審查過程 不必要的延誤 勞動密集型行為/任務(wù),一旦繪制完流程圖,我們能夠開始分析流程改進的機會. 特別地,我們能夠 從以下方面發(fā)現(xiàn)問題,改進工作流程:,流程改進,2020/9/28,37,確認(rèn)新技術(shù)的潛在用處 (比如:自動化,更有效的獲取及共享信息等.) 理解現(xiàn)有系統(tǒng)的限制(比如:由