1、三級秘書考前復(fù)習(xí)重點：第一章第一節(jié)會前籌備一、會議方案的擬訂 （一）會議籌備方案的概述:1.會議籌備方案的內(nèi)容:會議籌備方案包括如下幾個組成部分:（1）確定會議的主題與議題。（2）確定會議的名稱。（3）確定會議和議程。（4）確定會議的時間性和地點。（5）確定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要（6）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作。（7）確定會議與會代表的組成。（8）確定會議經(jīng)費預(yù)算。（9）確定會議住宿和餐飲安排。（10）確定會議的籌備機構(gòu)，大型會議需要確定籌備機構(gòu)與人員分工。 2.會議籌備方案的作用:(1）確保會議的周密組織（2）確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位;（3）確保會議領(lǐng)

2、導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行 3.電話會議及視頻會議 （1）電話會議交流信息的特點 1）電話會議:方便靈活，準(zhǔn)備時間短，回復(fù)迅速。缺少身體語言，難以進(jìn)行互動交流；缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。 為了提高電話會議的效率，增進(jìn)信息與交流，可搭配使用其他通信方式（如傳真、電子郵件）。 2）電話會議信息工作要的要求:電話會議要按照一定的工作程序和工作要點進(jìn)行，具體要求如下：1準(zhǔn)確發(fā)出開會信息；2認(rèn)真分發(fā)會議書面信息材料；3合理安排會場信息傳輸設(shè)備；4按時接通電話；5互相能報出席情況；6做好會議記錄。 （2）視頻會議 1）視頻會議的特點:聲音和圖像同時傳送。不受空間的限制。節(jié)省時間、費用。交流效果較好。視頻會

3、議的交流不夠深入廣泛。 2）視頻會議信息工作的要求 由于視頻會議效率高，投入也大，因此必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，踏踏實實做好會務(wù)工作。具體要求有：1發(fā)出開會信息；2分發(fā)文件信息資料；3布置會場；4置與檢查會場信息傳輸設(shè)備；5做好會議準(zhǔn)備；6采用行集中后分散的形式；7匯總情況信息。 4.遠(yuǎn)程會議籌備方案的優(yōu)點:遠(yuǎn)程會議具有節(jié)省時間和金錢、與電話服務(wù)機構(gòu)商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡短的優(yōu)點。 5.會務(wù)機構(gòu)分工的要求 會務(wù)機構(gòu)分工主要指定會議組織部門和人員落實。會務(wù)機構(gòu)的各部門需明確各息的任務(wù)和要求。具體要求如下：（1）要根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍。（2）會務(wù)機構(gòu)要分工明確、責(zé)任

4、到人。（3）加強協(xié)調(diào)，定期溝通。 （二）會議籌備方案和制定程序會議籌備方案的制定程序為：組建會議籌備委員會分成籌備小組形成籌備方案領(lǐng)導(dǎo)審核方案。 二、會務(wù)籌備概述 （一）會務(wù)籌備概述 1.會務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容:（1）會議準(zhǔn)備是否充分;（2）會議期間能否排除各種干擾;（3）環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備（4）文件材料的準(zhǔn)備情況;（5）會場布置情況的檢查;（6）會議保衛(wèi)工作的檢查;（7）檢查的其他內(nèi)容 2.會務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式:務(wù)籌備情部的檢查結(jié)果可以通過三種形式向領(lǐng)導(dǎo)或會議工作人員匯報。第一，書面形式；第二，口頭形式；第三，協(xié)調(diào)會形式。 3.會務(wù)籌備情況的檢查的方法:務(wù)籌備情況檢查的方法大致分為

5、以下兩種：（1）聽取會議籌備人員的匯報;（2）會前現(xiàn)場的檢查 （二）會務(wù)籌備的程序 1.開會檢查的程序:如對會議的準(zhǔn)備情況以匯報會的形式進(jìn)行檢查，檢查的程序應(yīng)包括： (1)會議籌備機構(gòu)對會議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查，由各個籌備小組將檢查結(jié)果以書面報告的形式上報領(lǐng)導(dǎo)?。?）會議領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)過協(xié)調(diào)，確定匯報會的時間和地點，并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知。（3）召開籌備檢查協(xié)調(diào)會，聽取匯報，并會上現(xiàn)場解決各種需要協(xié)調(diào)和問題。（4）匯報會后要以電話、現(xiàn)場指導(dǎo)等方式對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實。 2.現(xiàn)場檢查的程序:（1）先制定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點，并通知有關(guān)籌備部門.2）將現(xiàn)場檢查的項目制成檢查單，以

6、便記錄和匯總。（3）按照既定的檢查路線和項目逐一現(xiàn)場核對，對達(dá)到和未達(dá)到預(yù)期要求的準(zhǔn)確項目都要有明確的記錄。（4）對未達(dá)到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，并以電話、文件或會議廳等形式及時通報給相關(guān)籌備部門予以糾正。 三、審核會議文件夾概述:1.會議文件的類型,2.會議文件審核的內(nèi)容:(1)審核會議文件的準(zhǔn)確性和完整性(2)會議文件的具體內(nèi)容3.會議文件審核的方法:(1)對校法，適用于定稿上改動較多的文件夾。折校法，適用于整潔、改動不多的文件。讀校法，適用于定稿內(nèi)容淺顯易懂，生僻字、專用術(shù)語名詞較少的定稿。 （二）會議文件審核的工作步驟:（1）由起草文件的秘書就文件內(nèi)容進(jìn)行自審，使會議文件在

7、初始期就能嚴(yán)格把關(guān)。（2）由主管乞討書進(jìn)行會議文件夾初審。（3）如會議文件夾的內(nèi)容涉及的部門較多，要進(jìn)行必要的會審。（4）在會議文件審核修改之后，要由主要領(lǐng)導(dǎo)者或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。 四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議的有關(guān)事宜 （一）與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議概述 1.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的原則有：（1）時間生原則；（2）及時原則；（3）全面原則。 2.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的方法:(1)定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書面報告;(2)由會議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報會議的情況;(3)領(lǐng)導(dǎo)親自參加有關(guān)會議;(4)其他途徑，例如，通過舉辦會議工作進(jìn)展情況的小型展覽向領(lǐng)導(dǎo)者匯報工作。 3.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的時機:第一，會議籌備階段；第二

8、，會中階段；第三，會后階段。 （二）與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會議有關(guān)事宜的工作程序 與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會議有關(guān)事宜的程序如下：(1)明確會議的目標(biāo);(2)明確溝通會議有關(guān)事宜的方法或途徑。(3)檢查溝通過程的時間、地點以及參加人員，指定會議記錄人員。(4)確定溝通過程中所需要人種文件夾、音像等資料。(5)向領(lǐng)導(dǎo)匯報會議的籌備情況及進(jìn)展，同時應(yīng)講明會議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題。(6)聽取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行雙向討論，并完成會議記錄。(7)將記錄通過某種方法送給領(lǐng)導(dǎo)。 五、擬訂會議的應(yīng)急方案概述 1.會議應(yīng)急方案的內(nèi)容包括：(1)會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題;(2)出現(xiàn)問題時負(fù)責(zé)解決的會議工作人員 2.

9、會議應(yīng)急方案的作用:(1)會議應(yīng)急方案可使會議的策劃和籌備做到早做準(zhǔn)備，未雨綢繆。(2)應(yīng)急方案可以有效的地緩解危機，提高會議管理的效率。比如關(guān)鍵人員不能到會如何處理，住宿的預(yù)訂不夠如何解決，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障如何等。(3)使會議工作人員能夠統(tǒng)一步調(diào)，當(dāng)問題出現(xiàn)時，能夠有回旋余地。 3.會議應(yīng)急方案特點:1.有的放矢；2.預(yù)防為主；3.留有余地。 4.會議應(yīng)急方案實施的原則:1思想上充分重視；2在人、財、物方面要措施到位；3在實施的過程中要堅持定期檢查。 5.處理會議突發(fā)事件的方法:1處理人員問題；2處理場地問題；3處理設(shè)備問題；4處理資料問題5處理健康與安全問題；6處理行為問題。 （二）會議應(yīng)

10、急方案的工作程序預(yù)測情況準(zhǔn)備應(yīng)對備選方案討論會議緊急情況確定會議應(yīng)急方案。三級秘書考前復(fù)習(xí)重點：第一章第二節(jié)會中服務(wù)一、提示會議按計劃進(jìn)行 （一）基礎(chǔ)知識:1.推進(jìn)會議進(jìn)程應(yīng)遵循的原則:（1）認(rèn)真傾聽，最少限度地打斷談話。（2）樹立自信心，確信自己能對任何沖突產(chǎn)生積極的影響。（3）消除交流障礙。（4）強調(diào)問題。（5）使用精湛的人際交流技巧，接受他人積極有益的批評和建議。 2.提示會議按計劃進(jìn)行的意義:根據(jù)會議目標(biāo)的需要，秘書人員可在會議進(jìn)行過程中創(chuàng)造與會議目標(biāo)相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會議議程、維護(hù)會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導(dǎo)議題。 二、監(jiān)督會議經(jīng)費的使用 （一）基礎(chǔ)知識 1.會議經(jīng)費

11、的類型會議經(jīng)費的類型包括下面幾個方面：（1）與會人員交費，包括：1會員及非會員的交費；2陪同人員的交費。（2）參展商交費;（3）聯(lián)合主辦者交費;（4）廣告、贊助和捐助（5）公司分配;（6）其他收入項目包括：1錄音、錄像帶和出版物；2旅行、餐飲。 2.會議經(jīng)費使用的主要方面:1文件資料費；2郵電通訊費用；3會議設(shè)備用品費；4會議場地所租費用；5會議辦公費；6會議宣傳方交際費；7會議住宿補貼費；8會議伙食補貼；9會議交通費；10其他開支。 3.會議經(jīng)費使用的監(jiān)督方法 會議經(jīng)費使用的程序為：申請經(jīng)費主管領(lǐng)導(dǎo)審批財務(wù)部審批財務(wù)人員提取現(xiàn)金或填寫支票經(jīng)費支出審核會議經(jīng)費支出。 三、處理會中突發(fā)事件 （一

12、）基礎(chǔ)知識:1.會中突發(fā)事件的類型包括：1人員問題；2健康與安全問題；3行為問題。 2.處理會中突發(fā)事件的方法（1）處理人員問題;（2）處理健康與安全問題;（3）處理行為問題 （二）處理會中突發(fā)事件的工作程序 處理會中突發(fā)事件的工作程序為：向領(lǐng)導(dǎo)報告啟動會議應(yīng)急方案必要時向公共應(yīng)急機構(gòu)請求支援善后工作（向受害者及家屬進(jìn)行安撫、與媒體溝通）。三級秘書考前復(fù)習(xí)重點：第一章第二節(jié)會后落實一、會議總結(jié)工作的內(nèi)容和要求 （一）基礎(chǔ)知識 1.會議總結(jié)的目的具體來講主要有以下幾點：（1）檢查會議目標(biāo)的實現(xiàn)情況。（2）檢查各個小組的分工執(zhí)行情況。（3）將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合，以積累經(jīng)驗，找出不足，從而

13、明確今后搞好同類型會議組織與服務(wù)工作的借鑒之處，不斷改進(jìn)會議的組織服務(wù)工作。（4）獎懲相關(guān)人員，并要妥善解決會議的遣留問題。 2.會議總結(jié)的內(nèi)容:總結(jié)內(nèi)容包括會議名稱、時間、地點、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題，參加會議的上級領(lǐng)導(dǎo)人，會議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。 （二）會議總結(jié)的工作程序為：對會議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿向領(lǐng)導(dǎo)報告會議結(jié)論總結(jié)定稿印發(fā)歸檔組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)。 二、會議評估工作的內(nèi)容和要求 （一）基礎(chǔ)知識 1.會議評估工作的內(nèi)容:（1）構(gòu)成有效會議的要素 一個有效會議應(yīng)該具有清晰的目標(biāo)、適當(dāng)?shù)臅r間、合適

14、的地點、恰當(dāng)?shù)谋匾浴㈨槙尘o湊的議程、準(zhǔn)確的信息傳遞、周密的前期準(zhǔn)備、精心挑選的參會人員、參會人員得當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)、領(lǐng)導(dǎo)人員良好的控制勇和、合理的內(nèi)容安排等。 （2）影響會議效率的主要原因:影響會議效率的因素很多，主要可以歸結(jié)為三個方面：1會議的必要性；2會議前期準(zhǔn)備工作的質(zhì)量；3會議責(zé)任分工。 2.會議評估的標(biāo)準(zhǔn):（1）是否達(dá)到目標(biāo)。（2）會議時間性評估。（3）與會人員參與會議狀態(tài)與收獲；對會議的滿意程度與理由；提出改進(jìn)的意見或建議。（4）會議服務(wù)評估。會議服務(wù)是否到位，會議中的合作精神如何。（5）會議實際費用支出、會議成本評估。（6）再度召開同樣的會議時，繼續(xù)推進(jìn)與維持的事項。 3.會議評估工作

15、的方法和要求 （1）會議評估工作的方法”1.評估方法可以在會議結(jié)束時以意見調(diào)查的方式進(jìn)行。2.告知與會人員有義務(wù)一同提高會議質(zhì)量。 （2）會議評估工作要求:會議評估力求科學(xué)、高效。最好在確定了會議目的的早期策劃階段就高計一份問卷。要避免與會人員的反感。 （二）會議效果評估的工作程序”會議效果評估的基本程序為：分析影響會議效果的主要因素設(shè)計會議效果評估表匯總評估結(jié)果。 （三）注意事項 會議結(jié)束后，應(yīng)注意避免以下情況：（1）欠缺會議記錄。（2）對決議實不力。（3）不對會議的成敗得失進(jìn)行總結(jié)。（4）不解散已完成任務(wù)的委員會或工作小組。（5）與會人員對會議感到不滿。三級秘書考前復(fù)習(xí)重點：第二章第一節(jié)接

16、待一、確定涉外禮次序（一）基礎(chǔ)知識1.涉外接待的原則和要求（1）涉外接待的原則:與國內(nèi)禮儀相比較，涉外接待中更為重要的原則是：1不卑不亢；2依法辦事；3內(nèi)外有別；4尊重個人；5女士優(yōu)先；6入鄉(xiāng)隨俗。2.禮賓次序:在商務(wù)交往的具體實踐中，禮賓次序共有如下五種常見的排列方法：（1）依照來賓所在同家或地區(qū)名稱的拉丁字母的先后排列次序。適用于大型的國際會議或體育比賽。（2）依照來賓的具體身份與職務(wù)的高低來排列先后次序。適用于正式的政務(wù)、高務(wù)、科技、學(xué)術(shù)、軍事交住。（3）依照來賓抵達(dá)的具體時間早晚來排列其先后次序。適用于：1當(dāng)各國大使同時參加派駐國的某項活動時；2在非正式的涉外活動中亦可采用此種排列方法

17、。（4）依照來賓告知東道主自己決定到訪的具體時間的先后排列其次序。適用于舉辦較大規(guī)模的國際性的招商會、展示會和博覽會。（5）不排列。當(dāng)上述方法難以應(yīng)用時，便可采用這種排列方法。（二）禮賓次序確定步驟1.確定禮賓次序方案;2.提前通知有關(guān)各方;3.按禮賓次序排列座次、名次、出場次序二、安排涉外迎送儀式（一）基礎(chǔ)知識1.涉外迎送儀式的要求（1）發(fā)出邀請:一般由東道國先發(fā)出邀請，邀請一般采用書面形式，被邀請者在接到邀請函后，應(yīng)及時給予答復(fù)，并據(jù)此辦理有關(guān)的手續(xù)。(2）準(zhǔn)備工作:在外賓抵達(dá)前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作：1搞清楚來訪外賓或代表團(tuán)的基本情況；2了解外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活

18、習(xí)慣等，必要時還可向?qū)Ψ剿饕獊碓L者血型資料；3擬訂來賓訪問日程；4安排食宿。（3）善始善終:在外賓抵達(dá)時，由適當(dāng)?shù)娜藛T前往機場、車站迎接，表示歡迎，并妥善安排各項禮儀程序和活動。2.著裝要求:參加迎送儀式的所有人員，著裝要鄭重其事，要穿著正裝。（二）涉外迎送儀仗式的工作步驟:1.確定迎候人員;2.準(zhǔn)備迎賓的物品;3.見面講究禮節(jié);4.送行前的拜訪;5.安排送行儀式三、安排涉外會見會談和拜訪（一）基礎(chǔ)知識1.涉外會見會談要求:安排會見、會談的時，對秘書的要求如下：（1）充分了解又方的情況。（2）準(zhǔn)備工作要落實到位。3）會談會見時要做好記錄，對客人提出、領(lǐng)導(dǎo)許諾的問題，會后應(yīng)負(fù)責(zé)落實，做好后繼工作

19、。2.拜訪的要求:(1）拜訪由秘書先電話聯(lián)系對方的秘書和隨員，雙方商定時間。(2)由東道主帶領(lǐng)員前去對方下榻的賓館,到達(dá)后應(yīng)該在大堂里打電話通知對方,不要直接上樓去敲對方的門.(3)初次見面, 可以不送禮物.(二)會見、會談的工作程序會見、會談的工作程序如下圖所示。（圖略） 四、涉外宴請的常識（一）基礎(chǔ)知識1.涉外宴請的原則:（1）宴請環(huán)境十分重要，應(yīng)該選雅致、安靜的地方.（2）點菜時不僅要考慮外并因宗教信仰而帶來的忌諱，還要注意其他飲食習(xí)慣的差別。（3）菜肴要有地方特色，可以使精致、豐盛的，但不必豪華、奢侈。（4）參加宴請的人要講究個人衛(wèi)生，衣著干凈得體，女性要化妝。不要穿白天的工作裝參加晚

20、宴。2.西餐禮儀:我方宴請是中餐，來賓回請很有可能是西餐，所以應(yīng)該了解一些的基本的西餐禮儀。（二）注意事項:（1）西餐講究的是氛圍的優(yōu)雅。因此赴宴時一定注意控制自己說話和笑的音量。（2）衣著要整齊。（3）赴宴的第二天，要向主人表示感謝。五、饋贈禮品的要求（一）基礎(chǔ)知識1.各國的禁忌:各國、各民族在都有自己獨特禮節(jié)和習(xí)俗。在對外交往中送禮如果不考慮對方的習(xí)俗，很可能就觸犯了對方的禁忌，引起對方的反感。所以應(yīng)該對各國的忌諱有基本的了解。2.饋贈禮品的禮節(jié):送禮的禮節(jié)；受禮的禮節(jié)。（二）選擇禮品的注意事項:在選擇禮品的時候，需要考慮這樣幾個因素: 1.與受禮者的關(guān)系;2.明確送禮的原因;3.了解受禮

21、者的特點;4.經(jīng)濟(jì)方面的限定三級秘書考前復(fù)習(xí)重點：第二章第二節(jié)辦公環(huán)境管理一、正確選擇辦公的模式 （一）基礎(chǔ)知識:1.辦公模式的種類:一些企業(yè)保留傳統(tǒng)的工作慣例，但有些企業(yè)正在迅速發(fā)生變化。為此導(dǎo)致工作模式出現(xiàn)下列變化：在家工作；遠(yuǎn)程工作；虛擬辦公室；臨時辦公桌；彈性時間；兼職工作；合同工作；交叉工作；項目團(tuán)隊。 2.導(dǎo)致辦公模式變化的原因:（1）辦公場地的費用過高，企業(yè)都想方設(shè)法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積創(chuàng)造最高的利益。（2）城市中日益嚴(yán)重的交通擁擠問題和上班的高峰時段的困難，使人們在工作模式上重新安排。（3）高科技的發(fā)展，尤其是通信技術(shù)的改變，使人們的聯(lián)絡(luò)更加方便，不在辦公場所也能相互

22、溝通。（4）企業(yè)自身的發(fā)展更加需求靈活地聘用人力資源，如一些短期項目就不需聘用長期的正式員工。5）企業(yè)間競爭的加劇，使得企業(yè)不斷壓縮工資費、管理費、旅差費等人工成本。（6）一些企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了改變，需要用人制度相應(yīng)改變。（7）在寬松的社會環(huán)境中，人們希望最大限度地發(fā)揮自己的才干，多做工作，也需要不同企業(yè)實施多種模式的工作方式。 （二）選擇不同辦公模式的工作程序:（1）深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問題（是否人工成本過高？是否有增加臨時用工的需求？是否有可以不在公司場地完成工作任務(wù)？是否有相當(dāng)數(shù)量的職工熟悉網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)？）（2）根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式.（3）根據(jù)新的模式要求制定管理

23、監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度。4）先在部分部門實行取得經(jīng)驗，逐步推廣新模式。（5）不斷根據(jù)本企業(yè)特點完善新模式，評估啟用新模式的得失。二、合理進(jìn)行辦公室布局 （一）基礎(chǔ)知識 1.辦公室的布局種類:有兩種不同方法來間隔辦公空間：（1）開放式辦公室。（2）封閉式辦公室。 2.合理進(jìn)行辦公室布局的作用（1）形成有效率的工作流程。（2）有利于員工的工作分配。（3）有利于工作順利完成。 3.不同辦公室布局的設(shè)計要求 （1）空間的使用:空間是一種必須支付的資源。空間的費用經(jīng)常按每平方米計算?？臻g越大，費用越高。 （2）開放式和封閉式辦公室 1）開放式辦公室:開放式辦公室是大的空間，包含單個工作位置的

24、組合。開放式辦公室具有如下特點：不設(shè)個人專用辦公室；組合工作間的材料豐富多樣；辦公室工作人員的地方級別主要不用辦公位置來確定，不設(shè)傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)座位，而是憑承擔(dān)的任務(wù)來確定位置。 2)封閉式辦公室:封閉式辦公室是按照辦公職能設(shè)置分隔式的若干個相對獨立辦公室的做法。封閉式辦公室的設(shè)計原則主要考慮常規(guī)辦公室業(yè)務(wù)活動的各種因素，如下員、業(yè)務(wù)特點、職能、設(shè)備、空間等因素的穩(wěn)定性，相關(guān)業(yè)務(wù)處理的連續(xù)性和系統(tǒng)性。 （二）設(shè)計不同形式辦公室的工作程序 1.分析不同部門業(yè)務(wù)特點對于辦公條件的要求1）面積、空間大小。2）人員流通的頻率。3）聲音對辦公效率的影響。4）需要設(shè)備及家具量的多少。2.設(shè)計平面圖:指定專人或

25、委托他人設(shè)計平面圖,并證詢各使用部門的意見,根據(jù)意見修改設(shè)計,完善辦公室的功能。3.選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾:當(dāng)辦公室空間已經(jīng)分配和分開時，辦公區(qū)必須布置家居、安裝設(shè)備和進(jìn)行裝飾。4.注意采光、溫度和通風(fēng)三級秘書考前復(fù)習(xí)重點：第二章第三節(jié)辦公室日常事務(wù)管理一、改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作（一）基礎(chǔ)知識:改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作流程的基本思路有：重新安排；修改；替換；合并；精簡。（二）工作程序: 無論是復(fù)雜流程還是簡單流程，都包括以下幾個基本步驟：定義評價分析改進(jìn)實施（三）工作流程分析改進(jìn)的基本步驟: 工作流程分析與改進(jìn)的目的可以簡要地概括為需要回答的3個問題：我們現(xiàn)在何處（現(xiàn)狀）？應(yīng)在何處（改進(jìn)的目標(biāo)

26、）？如何到達(dá)該處（改進(jìn)的方法）？二、處理突發(fā)事件（一）基礎(chǔ)知識 1.突發(fā)事件的種類:可能出現(xiàn)的突發(fā)事件常有以下幾種：火災(zāi)；傷害；疾??；炸彈威脅或恐慌。2.處理突發(fā)事件的原則:（1）快速反應(yīng)，控制事態(tài)發(fā)展;（2）以人為本，保護(hù)公眾利益;（3）公開透明，真誠面對公眾;（4）重塑形象，置之死地而后生3.事故情況記錄表:事故情況記錄表通常記錄下面的信息：事故日期；事故地點；事故涉及的人員；事故的證人；事故過程的概述；填寫事故記錄薄的人員簽名。4.工作情況報告表記錄在事故報告表上的信息主要有：（1）完成表格人員的姓名、身份。（2）事故涉及人員的姓名、出生日期、住址、職務(wù)。（3）發(fā)生事故的日期、地點。（4

27、）事故的細(xì)節(jié)及對事故的看法，（5）進(jìn)行的急救行動和醫(yī)療處理的情況，包括由誰進(jìn)行。（6）必要時還要記錄事故證人的姓名和職務(wù)。（7）填寫表格的人員簽名和日期。（二）處理突發(fā)事件的工作程序1.突發(fā)事件的預(yù)防措施:（1）以書面形式確定的緊急情況處理程序，其中詳細(xì)地記錄出現(xiàn)火災(zāi)、人員受傷、突發(fā)疾病或發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動時具體處理程序。（2）用上述緊急情況處理程序培訓(xùn)所有工作人員，如健康、安全培訓(xùn)、急救培訓(xùn)、保安人員的特殊培訓(xùn)。（3）張貼顯示有關(guān)的緊急程序，在可利用的地方顯示相應(yīng)得布告，讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名。（4）實行緊急情況模擬演練，如定期進(jìn)行消防演習(xí)或疏散演習(xí)來測試編寫的

28、程序是否合適，并指導(dǎo)員工的應(yīng)對行動。（5）明確各級管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)，一旦有情況，由他們擔(dān)當(dāng)處理。（6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理緊急情況，如有報警裝置、滅火器、急救包等。（7）保證定期檢查和更新設(shè)備，如滅火器、急救包、報警裝置的定期檢查和維護(hù)。2. 突發(fā)事件的應(yīng)對措施是：（1）準(zhǔn)備清除的書面緊急情況處理程序。（2）用這些緊急情況處理程序培訓(xùn)所有人員。（3）在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序。（4）實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序。（5）明確員工在緊急情況下的職責(zé)。（6）保證工作場所受過緊急情況處理培訓(xùn)的人員。（7）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理情況。（8）

29、保證定期檢查和更新設(shè)備。3.處理突發(fā)事件的工作流程:（1）及早發(fā)現(xiàn)，馬上報告，并保護(hù)好現(xiàn)場;（2）查找問題的原因;（3）成立臨時指揮中心;（4）控制源頭，釜底抽薪;（5）召開新聞發(fā)布會三、完成督促檢查工作（一）基礎(chǔ)知識1.督查工作的內(nèi)容:（1）上級領(lǐng)導(dǎo)和本單位上司批示進(jìn)行督查的事項。（2）上級直屬單位的重要工作部署與重要會議精神的貫徹落實情況。（3）本單位的中心工作、重要會議及文件決定事項的貫徹落實情況。（4）新聞媒體和重要客戶對本單位的批評、建議的答復(fù)與處理情況。（5）人大代表、政協(xié)委員以及職代會、股東會的議案、提案和建議的辦理情況。（6）下級單位請示事項的答復(fù)與辦理情況，以及基層請求上級機

30、關(guān)幫助解決問題的辦理情況。（7）秘書在日常工作中發(fā)現(xiàn)和了解到的、提議列入專項督查，并經(jīng)上司批準(zhǔn)的重要事項。2.秘書督查工作的特點有：復(fù)雜性，原則性，時限性和權(quán)威性。3督查工作的原則有：（1）實事求是的原則；（2）主動性的原則；（3）分層次落實原則；（4）時效性原則；（5）督查與幫辦相結(jié)合的原則。1.督查工作的方法督查工作的方法有：（1）書面督查；（2）電話督查；（3）專項督查；（4）會議督查；（5）調(diào)研督查。（一）工作程序:上司交辦事項督查的程序為：交辦立項登記轉(zhuǎn)辦承辦催辦檢查辦結(jié)辦結(jié)回告審核立卷歸檔。（二）注意事項1. 查辦、催辦技巧:查辦催辦工作應(yīng)當(dāng)遵循一定的規(guī)律和方法，但也有其自身的特點

31、和工作方式。一般來說有如下方法：(1)與信息工作相結(jié)合;(2)與調(diào)查研究相結(jié)合;(3)堅持歸口辦理，分級負(fù)責(zé);(4)堅持結(jié)報反饋制度2. 督查工作的注意事項有：（1）實事求是；（2）授權(quán)督查；（3）時限要求；（4）辦實事；(5)謙虛謹(jǐn)慎。一、制定工作計劃 （一）基礎(chǔ)知識 1.辦公室工作計劃的種類 （1） 按照時間序列，辦公室工作計劃可以分為長期計劃、中期計劃、短期計劃三種類型。(2)按幅度和范圍，可分為政策型計劃、目標(biāo)型計劃、規(guī)劃型計劃、方法型計劃、程序型計劃五種類型。 2.制定工作計劃的方法: （1） 根據(jù)組織確定的工作目標(biāo)和期限要求，一項項列出本團(tuán)隊要完成的所有任務(wù)?？梢允褂脤ｉT制作好的人

32、物表格，將要做的工作內(nèi)容列出，也可以將工作任務(wù)逐項寫下。 （2） 區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)，通常按ABCD法則（參見四級秘書），先做重而急的任務(wù)，再做重而不急的任務(wù)，后做急而不重的工作，安排好工作的優(yōu)先次序。 （3） 按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號標(biāo)記 出任務(wù)完成時間的前后順序，對需要花時間的工作留出充足的時間量。 （4） 列出完成每一項任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息，包括人力、物力、財力等。 （5） 明確完成每一項任務(wù)的各個階段指標(biāo)和估算的時間要求。 （6） 指明每一項任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。 （7） 從最終完成的時間期限向前推算各階段工作應(yīng)在何時完成，確定后，逐項將其填入計劃

33、表中。 （8） 明確工作進(jìn)展的情況和出現(xiàn)的問題向誰報告，何時報告，確保計劃的順利實施。 （9） 明確工作進(jìn)展的情況的質(zhì)量如何監(jiān)督和管理。 3.計劃的內(nèi)容與要求:行動計劃或計劃表必須指明所管理的項目或團(tuán)隊工作的其他一些重要方面，具體包括： (1)每一項任務(wù)的具體目標(biāo)。(2)每一項任務(wù)的數(shù)量要求和質(zhì)量要求。(3)每一項任務(wù)所需的資源。(4)每一項任務(wù)所分配的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。(5)在計劃的文件中還寫明如何監(jiān)督工作進(jìn)展和質(zhì)量。 （二）制定工作計劃的工作順序 1.制定工作計劃的程序 估量機會確定目標(biāo)確定計劃工作的前提條件擬定可行方案評價備選方案選擇方案擬定分計劃編制預(yù)算。 2.編制常見的工作

34、計劃:常的工作計劃中都要指明一段時期預(yù)先決定做什么，怎么做，何時做，由誰做等具體問題，它是在為一個團(tuán)隊的現(xiàn)實狀況與目標(biāo)之間鋪橋搭路。 五、確定承辦期限 （一）基礎(chǔ)知識 1.承辦期限的內(nèi)容:謂承辦期限是指企業(yè)接到客戶或查詢者的問題后處理并回復(fù)時間規(guī)定，許多企業(yè)都對行政管理工作的行為做了有關(guān)承辦期限的明文規(guī)定，明確處理工作花費的時間必須按照規(guī)定執(zhí)行，并進(jìn)行監(jiān)督管理。 2.承辦期限制度:謂承辦期限制度就是針對時效性制定的規(guī)則，是在時效性上指導(dǎo)人們行動的標(biāo)準(zhǔn)，它要求人們按章辦事，不準(zhǔn)人們的行為偏離規(guī)定的要求，以提高企業(yè)形象、信譽和效率。 （二）制定承辦期限對頂?shù)墓ぷ鞒绦?(1)調(diào)查本單位或組織在行政管

35、理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規(guī)定。(2)時間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)。(3)確定同一任務(wù)的不同承辦周期。(4)確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期。 六、對辦公室工作進(jìn)行評估 （一）基礎(chǔ)知識 1.辦公室工作評估的意義:1)提高了管理工作的效率.(2)明確了組織機構(gòu)的建制.(3)促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任.(4)有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。 2.工作質(zhì)量評估的要求:(1)目標(biāo)不宜過多。(2)目標(biāo)之間要相互協(xié)調(diào)。 （二）評估工作程序 1.對辦公室工作進(jìn)行目標(biāo)管理:(1)建立一套完整的目標(biāo)體系;(2)確定目標(biāo)(3)組織實施(4)檢查評估 2.對辦公室工作進(jìn)行量化管理 辦公室工做量化管理是指在組織開展工作過程中，運

36、用科學(xué)方法（如預(yù)測、概率估算、實測、預(yù)定動作世間法等）對各個工作項目做出工作定額來實行定量考核的管理方法。 3.對辦公室工作進(jìn)行評估:目標(biāo)必須是明確并可以考核的。包括：（1）數(shù)量目標(biāo)評估；（2）質(zhì)量目標(biāo)評估。三級秘書考前復(fù)習(xí)重點：第二章第四節(jié)辦公用品管理一、辦公用品與設(shè)備的采購程序（一）基礎(chǔ)知識1.獲得設(shè)備使用權(quán)的方式:獲得設(shè)備使用權(quán)主要有兩種方式：一種是購買；一種是租用。2.政府采購:我國政府采購的主要方式有五種,即公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價、單一來源等采購方式。（二）采購工作程序:1.提出購買申請;2.審批，落實經(jīng)費;3.招標(biāo)，選擇供應(yīng)商;4.簽訂供貨合同;5.貨物入庫;6.支付

37、貨款二、采購預(yù)算方案的制定（一）基礎(chǔ)知識采購預(yù)算方案制定的原則有：（1）真實性原則；（2）重點性原則；（3）目標(biāo)相關(guān)性原則；（4）經(jīng)濟(jì)合理性原則。（二）制定采購預(yù)算方案的工作程序1.確定預(yù)算的核算基數(shù);2.進(jìn)行市場調(diào)研;3.確定采購產(chǎn)品的種類及型號價格;4.編寫預(yù)算方案;5.征求意見，完善方案（三）預(yù)算方法:在具體的預(yù)算編制過程中，有兩種預(yù)算方法可供選擇:1.傳統(tǒng)預(yù)算法;2.零基預(yù)算法三、調(diào)配辦公資源（一）基礎(chǔ)知識1.辦公資源范圍:辦公資源包括的范圍比較廣,包括各類辦公設(shè)備、辦公家具、車輛、會議室、日常用品、圖書等。2.辦公資源管理:辦公資源管理就是實行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費，合理

38、地調(diào)配與利用工作資源，提高辦公資源的使用效率。（二）調(diào)配辦公資源的工作程序:無論是使用人工還是計算機，辦公資源管理的基本程序都是一致的，具體如下：(1)了解本單位所有辦公資源的基本情況，包括名稱、放置的地點、功能情況等。(2)對單位所有辦公資源進(jìn)行分類，對不同資源進(jìn)行分類管理。(3)對辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況。(4)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。三級秘書考前復(fù)習(xí)重點：第二章第五節(jié)信息管理一、信息的開發(fā)（一）基礎(chǔ)知識1.信息開發(fā)的特征:信息開發(fā)具有多次性。一般物質(zhì)資源經(jīng)過消耗就可能喪失其功效，而信息具有共享的特性，它可以存儲，可以被多次傳輸利用，能夠不斷地補充、完善和擴(kuò)散，還可以進(jìn)行綜合和歸納，成為可增值

39、的資源。2.信息開發(fā)的類型有：有一次信息開發(fā)、二次信息開發(fā)和三次信息開發(fā)。3.信息開發(fā)的主要形式有：（1）剪報;(2）索引;（3）目錄編制；（4）文摘;（5）信息資料冊;（6）簡訊;(7）調(diào)查報告。4.信息編寫的類型:（1）動態(tài)型信息;（2）建議型信息;（3）經(jīng)驗型信息;（4）問題型信息;（5）預(yù)測型信息5.信息開發(fā)的要求:信息開發(fā)要注重調(diào)查研究，通過各種渠道全面、及時獲取信息，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)系統(tǒng)，運用信息開發(fā)技巧，加強對信息的加工、綜合分析、提煉和概括，開發(fā)出有特色、利用價值大、可信度高的信息。（二）信息開發(fā)的工作程序:1.確定主題;2.分析信息材料;3.選擇信息開發(fā)方法;4.選擇開發(fā)

40、信息的形式;5.形成信息產(chǎn)品二、信息的利用（三）基礎(chǔ)知識1信息利用的特點是：周期性、經(jīng)常性、廣泛性和時效性。2.信息利用的要求:（1）遵守信息法規(guī)。（2）維護(hù)信息安全。(3)最大限度地滿足信息需求。(4)注意對日常信息的積累。（二）信息利用的工作程序1.熟悉信息的內(nèi)容;2確定利用需求;3.確定信息利用服務(wù)途徑;4.獲取信息;5.提供信息三、信息的反饋（一）基礎(chǔ)知識1.信息反饋的目的:（1）檢查輸出信息的真實性；（2）對信息傳遞進(jìn)行檢驗和調(diào)整；（3）為決策提供依據(jù)。2. 信息反饋的特點有：（1）針對性；（2）及時性；（3）連續(xù)性。3.信息反饋的形式:（1）正反饋和負(fù)反饋；（2）縱向反饋和橫向反饋

41、。（3）前反饋和后反饋。4. 信息反饋的要求:（1）信息反饋要準(zhǔn)確真實。（2）盡量縮短信息反饋時間，（3）信息反饋要廣泛全面，多信源、多通道反饋。（二）信息反饋的工作程序:1.明確目標(biāo);2.獲取信息反饋的方法;3獲取反饋信息;4.加工分析反饋信息;5.傳遞反饋信息6.利用反饋信息三級秘書考前復(fù)習(xí)重點：第三章第一節(jié)文書擬寫一、 通告 （一）通告的概念 通告是公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項的公文。通告是各級機關(guān)、企事業(yè)單位與社會團(tuán)體通常使用的告曉性公文。 （二）通告與公告的區(qū)別 通告與公告同為具有廣泛告知性與約束力的公布性公文，但是，他們又具有明顯的區(qū)別：1、使用范圍不同；2、宣布事項不

42、同3、制發(fā)者不同。 （三）通告的類型:通告可以分為制約性通告與告知性通告二種類型。 （四）通告的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+落款+成文日期 二、通報 （一）通報的概念 通報是表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要精神或者情況的公文.通報時各級機關(guān)、企事業(yè)單位和團(tuán)體經(jīng)常使用的文種 （二）通報的性質(zhì) 1、通報屬于獎勵與告誡性的公文;2、通報屬于傳達(dá)和告誡性的公文;3、通報的發(fā)布范圍，往往是在一個機關(guān)或一個系統(tǒng)內(nèi)部使用 （三）通報的類型:通報可以分為表彰通報、批評通報和傳達(dá)通報三種類型。 （四）通報的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+主送機關(guān)+正文（+附件）+落款+成文日期 （五）通知于通報的區(qū)別 通知與通報均為知照性公文。通知帶有一定

43、指令性，其事項具體，是上級機關(guān)下達(dá)至下級機關(guān)的公文；而通報重在傳達(dá)重要精神或者情況，以使有關(guān)單位和公眾知曉，一般不具有指令性。通知重在告知人們執(zhí)行什么任務(wù)或怎樣做；通報則是為了提高人們的認(rèn)識和開闊人們的視野，以便把工作做得更好。 三、決定 （一）決定的概念決定是對重要事項或者重大行動做出安排,獎勵有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項的公文。 （二）決定的特點 根據(jù)決定的性質(zhì)，決定可分為：1、指揮性決定；2知照性決定。 （三）決定的類型 根據(jù)決定的性質(zhì)，決定可以分為：1、指揮性決定；2、知照性決定。 （四）決定的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+主送機關(guān)+正文+（附件）+落款+成文日期 （五）相關(guān)注意

44、事項 1.不可用“文種”作標(biāo)題 以文種“決定”作標(biāo)題，省略發(fā)放機關(guān)與事由，不符合國務(wù)院對公文標(biāo)題的書寫要求。 2.慎用“決定” 應(yīng)該針對發(fā)放機關(guān)內(nèi)部的重大事項或行動發(fā)布決定。在使用中容易出現(xiàn)的問題是“小題大做”，即把本應(yīng)寫為“表彰通報”、“批評通報”的，寫成“表彰決定”、“批評決定”。請注意，不應(yīng)把一半事項隨意升格為重大事項或重大行動，要把握好“度”。 四、請批、批答函 （一）請批、批答函的概念 請批、批答函是請批與批答函的名稱，是不相隸屬機關(guān)之間請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的公文。 （二）請批、批答函的類型:1.請批函。請批函是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)的函。2.批答函。批答函是有關(guān)主管部門批答請批事

45、項的函。 （三）請批、批答函的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+主送機關(guān)+正文+落款+成文日期 五、計劃 （一）計劃的概念 計劃是各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體和個人對未來一定時間內(nèi)的活動擬定出現(xiàn)目標(biāo)、內(nèi)容、步驟、措施和完成期限的一種事務(wù)性文書 （二）計劃的特點有：1.針對性2.預(yù)見性 （三）計劃的類型:1.按內(nèi)容分，有學(xué)習(xí)計劃、工作計劃、生產(chǎn)計劃、財務(wù)計劃、教學(xué)計劃、科研計劃、銷售計劃等。2.按范圍分，有國家計劃、地區(qū)計劃、單位計劃、部門計劃、班組計劃、個人計劃等。3.按時間分，有長期計劃、短期計劃、年度計劃、季度計劃、月計劃、周計劃等。4.按性質(zhì)和作用分，有綜合性計劃、專題性計劃、指令性計劃、指導(dǎo)性計劃等。

46、（四）計劃的結(jié)構(gòu) 計劃的結(jié)構(gòu)有兩種，如下：1文章式結(jié)構(gòu)，其結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。2.表格式結(jié)構(gòu)，就是整個計劃以表格的形式表述，適用于時間較短，內(nèi)容單一或量化指標(biāo)較多的工作計劃。 六、總結(jié) （一）總結(jié)的概念 總結(jié)是各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體和個人通過對過去一階段工作的回顧、分析和研究，從中找出經(jīng)驗、教訓(xùn)，得出一些規(guī)律性的知識，用以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書。 （二）總結(jié)的類型:1.按內(nèi)容分，有學(xué)習(xí)總結(jié)、總做總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)等。2.按范圍分，有單位總結(jié)、個人總結(jié)等。3.按時間分，有年度總結(jié)、季度總結(jié)。4.按性質(zhì)和作用分，有綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)等。 （三）總結(jié)的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部 （四）

47、總結(jié)的注意事項：1.樹立正確的知道思想;2.堅持實事求是;3.總結(jié)出規(guī)律性的東西;4.分清主次、突出重點;5.語言簡明、準(zhǔn)確 來源:考試大-秘書資格七、述職報告 （一）述職報告的概念 述職報告是各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體的各級領(lǐng)導(dǎo)干部及管理工作人員，向上級管理機關(guān)陳述自己在任職期間履行崗位職責(zé)情況的書面報告。 （二）述職報告的特點有：1.個人性；2.真實性；3.通俗性。 （三）述職報告的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期 （四）注意事項:撰寫述職報告要注意：1.事實求是；2.突出特點；3.語言簡潔。 八、講話稿 （一）講話稿的概念:講話稿是講話者在公共場合就某一問題發(fā)表自己的見解或闡

48、明某種事理而事先寫成的文稿。 （二）講話稿的特點:1.內(nèi)容針對性強。2.語言評議通俗。3.交流具有互動性 （三）講話稿的分類:1.按場合分，有集體講話、廣播講話、電視講話、會議講話。2.按講話者的身份分，有領(lǐng)導(dǎo)講話、群眾代表講話、來賓講話等。3.按講話的目的分，有鼓動性的、說服性的、祝賀性的、憑吊性的講話等。4.按講話的內(nèi)容分，有政治的、軍事的、經(jīng)濟(jì)的、文化的、學(xué)術(shù)的、禮節(jié)的講話等。 （四）講話稿的結(jié)構(gòu):講話稿包括三個部分：開頭+主體+結(jié)尾。 （五）注意事項:1.口齒清晰、吐字準(zhǔn)確、注意語調(diào)的抑揚頓挫就成為講話者應(yīng)該具有的基本條件。2.講話稿的內(nèi)容要有針對性。3.觀點鮮明，主題明確。4.語言要

49、通俗、生動。 九、市場調(diào)查報告 （一）市場調(diào)查報告的概念:市場調(diào)查報告是對市場調(diào)查所獲得的信息資料，進(jìn)行整理、得出結(jié)論，提出采取行動的合理建議之后撰寫的書面報告。 （二）市場調(diào)查報告的特點有：1.針對性2.真實性3.典型性4.時效性 （三）市場調(diào)查報告的分類:1.按調(diào)查范圍、調(diào)查方式分，有綜合性調(diào)查報告和專題性調(diào)查報告。2.按目的、作用、內(nèi)容分，有情況調(diào)查報告、事件調(diào)查報告和問題調(diào)查報告。 （四）市場調(diào)查報告的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+前言+正文+尾部 （五）撰寫市場調(diào)查報告的注意事項:1.深入調(diào)查，充分占有材料。2.實事求是。 十、招標(biāo)書 （一）招標(biāo)書的概念:招標(biāo)書又稱招標(biāo)說明書，是招標(biāo)人利用投標(biāo)者之間

50、的競爭從而達(dá)到優(yōu)選投標(biāo)人哦一種告知性文書，是招標(biāo)人為了征招承包者或合作者而對招標(biāo)的有關(guān)事項和要求所作的解釋和說明。 （二）招標(biāo)書的特點是:具有明確性、競爭性、具體性和規(guī)范性。 （三）招標(biāo)書的類型:按性質(zhì)和內(nèi)容分，招標(biāo)書有多種類型，如工程建設(shè)招標(biāo)書、企業(yè)租賃招標(biāo)書、大宗商品交易招標(biāo)書、選聘企業(yè)經(jīng)營者招標(biāo)書、企業(yè)承擔(dān)包括招標(biāo)、勞務(wù)招標(biāo)書、技術(shù)引進(jìn)或轉(zhuǎn)讓招標(biāo)書等。 （四）招標(biāo)書的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部 十一、投標(biāo)書 （）投標(biāo)書的概念:投標(biāo)書也稱“標(biāo)函”，是投標(biāo)人為了中標(biāo)而按照招標(biāo)人的要求，具體地向招標(biāo)人提出訂立合同的建議，是提供給招標(biāo)人的備選方案的文本。 （二）投標(biāo)書的特點是針對性、求實性和合約性

51、。 （三）投標(biāo)書的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部 （四）撰寫招標(biāo)書的注意事項:1.明確招標(biāo)要求2.實事求是，不可弄虛作假3.語言簡潔，語氣謙和。七、述職報告 （一）述職報告的概念 述職報告是各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體的各級領(lǐng)導(dǎo)干部及管理工作人員，向上級管理機關(guān)陳述自己在任職期間履行崗位職責(zé)情況的書面報告。 （二）述職報告的特點有：1.個人性；2.真實性；3.通俗性。 （三）述職報告的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期 （四）注意事項:撰寫述職報告要注意：1.事實求是；2.突出特點；3.語言簡潔。 八、講話稿 （一）講話稿的概念:講話稿是講話者在公共場合就某一問題發(fā)表自己的見解或闡明某種事理

52、而事先寫成的文稿。 （二）講話稿的特點:1.內(nèi)容針對性強。2.語言評議通俗。3.交流具有互動性 （三）講話稿的分類:1.按場合分，有集體講話、廣播講話、電視講話、會議講話。2.按講話者的身份分，有領(lǐng)導(dǎo)講話、群眾代表講話、來賓講話等。3.按講話的目的分，有鼓動性的、說服性的、祝賀性的、憑吊性的講話等。4.按講話的內(nèi)容分，有政治的、軍事的、經(jīng)濟(jì)的、文化的、學(xué)術(shù)的、禮節(jié)的講話等。 （四）講話稿的結(jié)構(gòu):講話稿包括三個部分：開頭+主體+結(jié)尾。 （五）注意事項:1.口齒清晰、吐字準(zhǔn)確、注意語調(diào)的抑揚頓挫就成為講話者應(yīng)該具有的基本條件。2.講話稿的內(nèi)容要有針對性。3.觀點鮮明，主題明確。4.語言要通俗、生動

53、。 九、市場調(diào)查報告 （一）市場調(diào)查報告的概念:市場調(diào)查報告是對市場調(diào)查所獲得的信息資料，進(jìn)行整理、得出結(jié)論，提出采取行動的合理建議之后撰寫的書面報告。 （二）市場調(diào)查報告的特點有：1.針對性2.真實性3.典型性4.時效性 （三）市場調(diào)查報告的分類:1.按調(diào)查范圍、調(diào)查方式分，有綜合性調(diào)查報告和專題性調(diào)查報告。2.按目的、作用、內(nèi)容分，有情況調(diào)查報告、事件調(diào)查報告和問題調(diào)查報告。 （四）市場調(diào)查報告的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+前言+正文+尾部 （五）撰寫市場調(diào)查報告的注意事項:1.深入調(diào)查，充分占有材料。2.實事求是。 十、招標(biāo)書 （一）招標(biāo)書的概念:招標(biāo)書又稱招標(biāo)說明書，是招標(biāo)人利用投標(biāo)者之間的競爭從而

54、達(dá)到優(yōu)選投標(biāo)人哦一種告知性文書，是招標(biāo)人為了征招承包者或合作者而對招標(biāo)的有關(guān)事項和要求所作的解釋和說明。 （二）招標(biāo)書的特點是:具有明確性、競爭性、具體性和規(guī)范性。 （三）招標(biāo)書的類型:按性質(zhì)和內(nèi)容分，招標(biāo)書有多種類型，如工程建設(shè)招標(biāo)書、企業(yè)租賃招標(biāo)書、大宗商品交易招標(biāo)書、選聘企業(yè)經(jīng)營者招標(biāo)書、企業(yè)承擔(dān)包括招標(biāo)、勞務(wù)招標(biāo)書、技術(shù)引進(jìn)或轉(zhuǎn)讓招標(biāo)書等。 （四）招標(biāo)書的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部 十一、投標(biāo)書 （）投標(biāo)書的概念:投標(biāo)書也稱“標(biāo)函”，是投標(biāo)人為了中標(biāo)而按照招標(biāo)人的要求，具體地向招標(biāo)人提出訂立合同的建議，是提供給招標(biāo)人的備選方案的文本。 （二）投標(biāo)書的特點是針對性、求實性和合約性。 （三）

55、投標(biāo)書的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部 （四）撰寫招標(biāo)書的注意事項:1.明確招標(biāo)要求2.實事求是，不可弄虛作假3.語言簡潔，語氣謙和。三級秘書考前復(fù)習(xí)重點：第三章第二節(jié)收發(fā)處理一、文書的審核 是對文件草稿從內(nèi)容到形式做得全面檢查和修正工作。 （二）文書審核的要求:1.審核中發(fā)現(xiàn)的問題必須逐一糾正。2.一般性問題可以直接修改。3.需做較大的改動、可附上具體修改日期，退回擬稿人或承辦部門共同協(xié)商。 （三）審核文書的工作步驟:1.明確審核范圍;2.確定是否需要行文;3.審核文書的內(nèi)容;4.檢查文字內(nèi)容;5.檢查文件體式6.檢查文書在處理程序上是否妥善完備二、文書的擬辦 （一）文書的擬辦的含義:文書擬辦是針

56、對文件的辦理提出初步意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批閱時參考。 （二）文書擬辦的要求:1.熟悉有關(guān)政策和規(guī)定。2.熟悉本單位各部門的負(fù)責(zé)范圍及業(yè)務(wù)情況。3.熟悉辦文程序和有關(guān)規(guī)定。4.擬辦意見要符合政策規(guī)定和實際情況。5.擬辦意見力求準(zhǔn)確、及時、簡潔。 （三）文書擬辦的工作步驟:1.明確擬辦范圍2.閱讀文書內(nèi)容3.提出擬辦意見 三、文書的承辦 （一）文書承辦的含義 文書承辦是按時文件要求或領(lǐng)導(dǎo)批示，結(jié)合工作的實際情況，具體算是文件的工作。 （二）文書承辦的要求:1.認(rèn)真領(lǐng)會擬辦、批辦意見。2.文書的承辦要區(qū)分輕重緩急。3.來文內(nèi)容涉及以前的收文，要杳找或調(diào)閱有關(guān)文件作為承辦復(fù)文的參考。4.對于已經(jīng)承辦和處理完畢的文書，應(yīng)及時清理，并將有關(guān)情況及時說明。5.要將辦理完畢的文書與待辦的文書分別保存。 （三）文書承辦的工作步驟:1.了解文書內(nèi)容;2.研究批辦意見;3.進(jìn)行具體辦理 四、文書的催辦 （一）文書催辦