中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM1中佳（廈門）擔保投資有限公司擔保項目檔案管理辦法第一章總則第一條為了加強對擔保項目檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護和利用檔案，為擔保業(yè)務有序發(fā)展提供服務，依據(jù)檔案法，結(jié)合公司實際情況，制訂本辦法。第二條本辦法所稱的擔保項目檔案，是指公司在從事?lián)I(yè)務的經(jīng)營活動中形成的，具有保存意義的各種文字、圖表、聲像等不同形式的記錄。第三條擔保項目檔案分為明確擔保責任的文書檔案、經(jīng)濟檔案、客戶檔案和反擔保標的物權(quán)利憑證、過渡監(jiān)管物權(quán)憑證。第四條凡簽署公司保密協(xié)議的人員，均負有保護檔案的義務。第五條擔保項目檔案實于分類集中管理原則。第二章責任人第六條文書檔案、經(jīng)濟檔案和客戶檔案的管理機構(gòu)為市場部。第七條反擔保標的物權(quán)利憑證、過渡監(jiān)管的物權(quán)憑證的管理機構(gòu)為財務部。第八條業(yè)務部為擔保業(yè)務檔案的歸檔責任人，負責將業(yè)務檔案及時歸繳相應管理機構(gòu)。第三章歸檔要求第九條各擔保、委托貸款項目的業(yè)務檔案必須在擔保合同、保函或委托貸款協(xié)議生效后的七個工作日內(nèi)完成歸檔手續(xù)，并交市場部立檔保管。第十條對于在擔保合同、保函或委托貸款協(xié)議生效后的七個工作日內(nèi)檔案資料不齊全的，仍必須將已有資料先行歸檔，對缺項資料應列入缺項資料清單（見附件3），并注明缺項的原因，交風險管理部審核。檔案管理員根據(jù)合理的時限跟蹤缺項資料的歸檔。對于業(yè)務部門歸檔的資料，市場部不得拒收。第十一條歸檔資料的要求中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM2（一）首次歸檔時必須具備的資料（1）確立業(yè)務關(guān)系的經(jīng)濟合同類資料與銀行簽訂的保證合同、借款合同等；與客戶簽訂的協(xié)議，如擔保協(xié)議、委托貸款協(xié)議、經(jīng)濟咨詢服務協(xié)議等；（2）反擔保措施類資料在簽訂保證合同前應已辦理的反擔保措施文件，如抵押協(xié)議、股權(quán)質(zhì)押協(xié)議、無限責任保證書、內(nèi)部認購協(xié)議、預售合同等；與反擔保措施相關(guān)的其他重要文件，如客戶的董事會決議、董事會成員名單及簽字式樣、股東會決議、法定代表人身份證明等；（3）客戶基本資料；（4）其他資料。（二）可后續(xù)歸檔的資料；在申請簽訂保證合同、保函或委托貸款協(xié)議時暫未完成的相關(guān)資料，但此類資料須經(jīng)有權(quán)審批人審批認可；在正常操作情況下，后續(xù)發(fā)生與業(yè)務相關(guān)的資料保后監(jiān)管報告；保后監(jiān)管過程中獲得的資料；所取得的物權(quán)憑證的復印件；擔保過程中同意用款審批表；同意用款通知書復印件；其他應歸檔的資料。市場部對擔保業(yè)務后續(xù)發(fā)生的與業(yè)務相關(guān)的資料的歸檔，須積極督促項目經(jīng)理歸檔，并定期檢查檔案，確保每一個業(yè)務檔案的完整性；第十二條一筆業(yè)務的檔案應按照“一般檔案”和“要件檔案”分兩中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM3個檔案夾分別進行歸檔；一一一“要件檔案”包括所有與保障公司利益有關(guān)的具有法律效力的正本文本及合同，如擔保項目審批表、評審會決議、擔保協(xié)議書、董事會決議、各類反擔保合同、監(jiān)管協(xié)議、借款合同、保證合同，等等；一一一“一般檔案”包括與同一業(yè)務相關(guān)的全套資料（包括要件檔案的復印件及存放于財務部的反擔保標的物權(quán)證的復印件）。“一般檔案”資料的歸檔要求按以下類別和順序進行A類內(nèi)部操作和審批資料；B類客戶基本資料；C類反擔保措施的相關(guān)資料；D類銀行資料；E類其它相關(guān)資料。第十三條檔案內(nèi)的文件資料要去掉金屬物；對破損的文件資料應進行修補，字跡已擴散的應復印并與原件一并存檔；紙頁小的文件材料應加貼在A4紙上，紙頁寬大的應折疊整齊、壓平；第十四條歸檔的項目文件檔案必須為原件或與原件核對蓋有“經(jīng)核對與原件相符”章，并由核對人簽名確認對原件復核的責任。第十五條在歸檔的文件資料中，應當將每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形式的同一文件分別立在一起，不得分開。第十六條不同年度的文件一般不得放在一起存檔，但跨年度的請示與批復放在復文年存檔，沒有復文的放在請示年存檔；第十七條檔案內(nèi)文件資料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，按有關(guān)規(guī)定排列；第十八條檔案內(nèi)文件要逐頁按A、B、C、D、E等類別進行編號；中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM41、檔案內(nèi)資料清單不用編號；2、檔案內(nèi)文件無論單面或雙面只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁號；3、使用號碼機在文件正面右上角、背面左上角邊緣按順序打號，如A1，A2，A3，依此類推；第十九條歸檔資料由歸檔責任人按“一般檔案”和“要件檔案”逐件填寫一式三份擔保資料清單（附件2），連同檔案移交市場部，并履行移交手續(xù)。市場部綜合管理員負責審核所交檔案資料與擔保資料清單是否吻合、齊全；再由該業(yè)務的原項目評審員作為監(jiān)交人審核應上交資料的齊備性，即所有與該業(yè)務相關(guān)的資料，特別是集團公司評審會要求落實的條件、相應反擔保措施等方面是否已落實并歸檔；第二十條擔保資料清單歸檔責任人、監(jiān)交人各存一份，檔案夾里一份第二十一條凡歸檔資料，都應做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，宜用藍黑墨水、碳素墨水書寫，禁用鉛筆書寫，以利長期保存。第二十二條任何部門或個人都不允許私自保存、損毀、涂改、偽造和銷毀應歸檔的業(yè)務資料。第二十三條物權(quán)憑證的歸檔要求各擔保、委托貸款項目的反擔保標的物的物權(quán)憑證必須在擔保合同、保函或委托貸款協(xié)議生效前完成歸檔手續(xù)，并交風險管理部監(jiān)管經(jīng)理審核后交財務部立檔保管；過渡監(jiān)管的物權(quán)憑證需由風險管理部監(jiān)管經(jīng)理按過程控制的進度辦理歸檔、領(lǐng)取等手續(xù)。第四章立檔、移交和保管第二十四條立檔責任人和歸檔責任人對移交、接收的檔案必須分別進行紙面和電腦登記，建立檔案登記簿（見附件7）；第二十五條“要件檔案”和“反擔保標的物權(quán)證書”實行雙人雙鎖控制進行管理，并建立登記薄對整個存、取、閱、釋放過程進行完整記錄；第二十六條立檔責任人對所接收的檔案要進行審核、分類、編號、整理等立檔工作；中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM5第二十七條各項檔案案卷排列按照年度、辦理完畢的時間順序、業(yè)務部門（企業(yè)擔保部代碼D1，個人擔保部代碼D2，保函擔保部代碼D3，投行業(yè)務部代碼D4）、業(yè)務品種（代碼見附件4）及業(yè)務順序號（為三位數(shù)）以“”聯(lián)結(jié)進行編排。檔案號的編排按照以下方法進行年份部門代碼業(yè)務類型順序號。各項業(yè)務按業(yè)務部門、業(yè)務品種、年份和業(yè)務順序號建立業(yè)務號。合同協(xié)議編號由業(yè)務號和協(xié)議種類號（代碼見附件5）構(gòu)成，以“”聯(lián)結(jié)。當出現(xiàn)兩份以上（含）同類協(xié)議時，可在協(xié)議種類號后加“A、B、C”,以此類推。合同協(xié)議編號由專人統(tǒng)一編號，建立合同協(xié)議號登記簿（見附件8）備查。第二十八條要遵循科學性和穩(wěn)定性的原則，在同一全宗內(nèi)目錄號不能重，在同一目錄內(nèi)案卷號不能重，在同一案卷內(nèi)頁號不能重。不能設(shè)虛號、空號。案卷號以每本案卷目錄為單位進行編制，每本案卷目錄只能編一個統(tǒng)一的流水號；第二十九條檔案室應堅固、防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防光、防污染，室內(nèi)要保持清潔、整齊、通風；第三十條在保項目和已解除擔保責任項目的檔案應分開存放管理；第三十一條市場部定期（至少每半年一次）對檔案保管的狀態(tài)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，以保證檔案的完整與安全。第三十二條項目檔案的保存期限一般為擔保責任解除后兩年；第三十三條超過保存期限的項目檔案，必須經(jīng)風險管理部進行鑒定，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，報總經(jīng)理簽字批準后銷毀；第三十四條銷毀檔案時，應由市場部、風險管理部分別指定兩人負責監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密，銷毀完畢，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字，并將銷毀冊存檔；第三十五條檔案工作人員因工作需要調(diào)動時，應在離職前辦好檔案交接手續(xù)。第五章借閱、領(lǐng)用和退還中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM6第三十六條當工作需要查閱有關(guān)檔案時，要辦理“一般檔案”的借、查閱手續(xù)，首先填寫檔案借、查閱審批表（附件6），經(jīng)所在部門經(jīng)理同意，風險管理部經(jīng)理批準后，方可借、查閱。第三十七條“要件檔案”在沒有特殊的情況下不能借、查閱；如確有需要，需項目經(jīng)理提交專門報告，由所在部門經(jīng)理、風險管理部經(jīng)理同意，總經(jīng)理批準后方可借、查閱；第三十八條要件檔案只允許在檔案室現(xiàn)場查閱，如特殊需要可復印原件；第三十九條檔案管理員應對外借檔案的歸檔進行跟蹤，確保外借檔案的及時歸還，一般檔案借出時間最長不超過一個月，因特殊情況不能按期歸還的，應辦理延期手續(xù)，但節(jié)假日或借閱人員出差之前（連續(xù)時間超過3天），應將檔案材料歸還檔案室；第四十條借閱人查閱后，必須保證檔案資料的完整性并保守機密，不準帶到公共場所，未經(jīng)風險管理部準許，不得轉(zhuǎn)借他人；第四十一條外單位人員查閱一般檔案，由業(yè)務部門經(jīng)理同意，風險管理部經(jīng)理批準后可查閱，屬機密范圍的檔案和“要件檔案”一律不對外查閱；第四十二條公、檢、法人員因工作需要查閱機密檔案，憑單位介紹函并經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，方可查閱；第四十三條市場部在對外借出檔案時，應交由風險管理部審核借閱的合理性，風險管理部可根據(jù)實際情況縮短借出期限或不予批復（可以是將借出改為現(xiàn)場查閱）。檔案外借逾期未歸還的，按檔案未歸檔處理；第四十四條檔案管理員對歸還的檔案，應認真檢查，核對無誤后，辦理注銷手續(xù)，如有破損、丟失、涂改等情況，應寫出書面報告，根據(jù)不同情況上報總經(jīng)理，追究責任。第四十五條檔案管理人員應對借、查閱的檔案的情況進行登記造冊備查。第四十六條業(yè)務辦理過程中過渡監(jiān)管的物權(quán)憑證的領(lǐng)借和退還，由部門經(jīng)理、風險管理部經(jīng)理批準后方可辦理；第四十七條“反擔保標的物權(quán)證書”的借?。ㄔ瓌t上不得借取，如因特中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM7殊原因需借取的需由項目經(jīng)理提交專門報告），應由申請人提交書面報告，說明借取原因、期限，并由所在部門經(jīng)理、風險管理部經(jīng)理確認后，報總經(jīng)理審批；“反擔保標的物權(quán)證書”解保后的釋放，應由項目經(jīng)理提交申請報告（并附解保憑據(jù)），報部門經(jīng)理、風險經(jīng)理及風險管理部經(jīng)理審批。第四十八條借閱人查閱后，必須保證物權(quán)憑證的完整性并保守機密，不準帶到公共場所，未經(jīng)風險管理部準許，不得轉(zhuǎn)借他人；第四十九條外借的物權(quán)憑證應及時歸還，過渡監(jiān)管的物權(quán)憑證原則上當天歸還，最長不得超過兩個工作日；反擔保標的物權(quán)證書在批準的期限內(nèi)按期歸還；第五十條對歸還的物權(quán)憑證，財務部管理人員應認真檢查，核對無誤后，辦理注銷手續(xù)，如有破損、丟失、涂改等情況，應寫出書面報告，根據(jù)不同情況上報總經(jīng)理，追究責任。第五十一條財務部在對外借出物權(quán)憑證時，應交由有權(quán)審批人審核借閱的合理性，有權(quán)審批人可根據(jù)實際情況縮短借出期限或不予批復（可以是將借出改為現(xiàn)場查閱）；第五十二條財務部管理人員應對借、查閱的檔案的情況進行登記造冊備查。第六章附則第五十三條本管理辦法自公司董事會簽發(fā)之日起實施。中佳（廈門）擔保投資有限公司二00八年一月一日中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM8附件一領(lǐng)借/退還物權(quán)憑證審批流程項目檔案借閱流程填寫檔案借、查閱審批表（見附件2）部門經(jīng)理風險管理部經(jīng)理檔案管理員辦理總經(jīng)理一般檔案的借、查閱要件檔案的借、查閱填寫檔案借、查閱審批表（見附件2）部門經(jīng)理風險管理部經(jīng)理總經(jīng)理財務部管理人員辦理過渡監(jiān)管的物權(quán)憑證反擔保標的物權(quán)證書中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM9附件二擔保項目資料清單項目名稱檔案號索引號內(nèi)容原件復印件份數(shù)備注A一、擔保公司內(nèi)部文件資料A11、擔保項目操作流程表（原件）A22、委托擔保申請書（原件）A33、企業(yè)基本情況表（原件）A44、擔保項目調(diào)查報告（原件）A55、擔保項目風險等級分類表（原件）A66、擔保項目調(diào)查問卷（原件）A77、擔保項目調(diào)查提綱（原件）A88、擔保項目審核報告書（原件）A99、資產(chǎn)評估報告書（原件）A1010、擔保項目評議表（原件）A1111、擔保項目評審會決議（復印件）A1212、擔保意向書申請表（原件）和擔保意向書（復印件）A1313、反擔保文件審查申請表（原件）A1414、保證合同申請表（原件）A1515、同意用款通知書申請表（原件）同意用款通知書（復印件）A1616、董事會決議（復印件）A1717、保后監(jiān)管資料監(jiān)管報告和客戶回訪記錄（原件）A1818、其他資料B二、擔?？蛻艋举Y料B11、營業(yè)執(zhí)照副本（復印件）B22、法人代碼證（復印件）B33、稅務登記證副本（復印件）B44、納稅憑證（復印件）B55、擔?？蛻艄ど绦畔⒉樵儐危ㄔ〣66、擔保客戶介紹（原件）B77、擔保客戶公司章程（復印件）B88、驗資報告（復印件）B99、最近三年審計報告（復印件）中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM10B1010、近期財務報表（復印件）及主要科目明細B1111、貸款卡及信貸記錄B1212、銀行對帳單（復印件）B1313、法人代表和企業(yè)資信證明（原件）B1414、法人代表個人資產(chǎn)清單（原件）B1515、資產(chǎn)權(quán)屬證明（復印件）B1616、法人代表證明書（原件）及身份證（復印件）B1717、法人代表及主要領(lǐng)導人簡歷（原件）B1818、擔保客戶董事會決議B1919、擔?？蛻舳聲蓡T名單及簽名式樣（原件）B2020、擔?？蛻舴ㄈ耸跈?quán)委托書B2121、其他資料C三、反擔保資料C11、委托擔保協(xié)議書C22、經(jīng)濟咨詢服務協(xié)議C33、各類反擔保協(xié)議C44、個人提供無限責任反擔保的，應提供其個人資產(chǎn)清單；第三方法人信用反擔保的，應參照B類資料提供。C55、其他資料D四、銀行資料D11、借款合同（原件）D22、保證合同（原件）D33、放/用款通知書回執(zhí)（原件）D44、還款證明D55、其他資料E五、其他資料以上歸繳材料清單與實際情況相符。檔案管理員歸檔人（業(yè)務部）監(jiān)交人（風險部）附件三缺項資料清單客戶名稱XXXXXXXXXXXX檔案移交日XXXXXXXXXX中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM中管網(wǎng)通用業(yè)頻道HTTP/MADE21ASKCOM11未歸繳材料清單以上未歸繳材料清單與實際情況相符。檔案管理員歸檔人（業(yè)務部）監(jiān)交人（風險部）附件四業(yè)務品種代碼表附件五協(xié)議編號索引協(xié)議種