.采購檔案管理一、目的：保證采購檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。二、適用范圍：對企業(yè)采購活動(dòng)中形成的具有查考、利用和保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、磁盤、光盤等不同載體的歷史記錄進(jìn)行收集、查閱、發(fā)放。三、歸檔范圍： 企業(yè)采購檔案的歸檔范圍包括：（一）企業(yè)采購計(jì)劃執(zhí)行文件1.采購年度計(jì)劃與月度計(jì)劃（直接材料、間接材料、輔材等）2.采購計(jì)劃執(zhí)行文件（經(jīng)審批的訂單，月度零星購買合同與請購單一起歸檔)3.到貨的檢驗(yàn)記錄副本。（檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告）4.每月到貨情況統(tǒng)計(jì)分析表（到貨達(dá)成率）（二）企業(yè)采購前期準(zhǔn)備文件1.采購框架合同、協(xié)議書與供應(yīng)商的技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議、保密協(xié)議，合同評審表；2.評審前期情況匯總報(bào)告或談判報(bào)告，包括無效供應(yīng)商名單及說明、定點(diǎn)候選供應(yīng)商名單，報(bào)價(jià)商談情況3.采購方式變更申請批復(fù)（供應(yīng)商切換、供應(yīng)商的工程變便），合同依法補(bǔ)充、修改、中止或終止等相關(guān)記錄（包含附件變便記錄）。；4.采購文件及采購人確認(rèn)記錄，包括供方評審、評審細(xì)則、評審整改記錄等有關(guān)文件、 資料。供方提交的PPAP文件等。5.采購發(fā)供方公函、通知及其變更事項(xiàng)、修改說明，；6.購買采購物資、服務(wù)相應(yīng)的合格供應(yīng)商名單（經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）；7.供應(yīng)商資格審查情況報(bào)告；評審記錄（三）企業(yè)采購招標(biāo)（含發(fā)起的申請、談判、詢價(jià)、定點(diǎn)）文件1.采購招標(biāo)文件正本，包括有關(guān)文件、資料等；2.在采購招標(biāo)截止時(shí)間前，供應(yīng)商對遞交的采購響應(yīng)文件進(jìn)行補(bǔ)充、修改或撤回的記錄；3.接受供應(yīng)商投標(biāo)（談判、報(bào)價(jià)）的記錄；4.開標(biāo)一覽表；5.中標(biāo)合同及其相應(yīng)的技術(shù)、質(zhì)量協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目評審記錄。5.開標(biāo)（談判、詢價(jià)）過程有關(guān)記錄，包括采購項(xiàng)目樣品送達(dá)記錄；6.開標(biāo)（談判、詢價(jià)）過程中其他需要記載的事項(xiàng)。(四）其他文件1.供應(yīng)商質(zhì)疑質(zhì)量、材料與處理過程記錄及答復(fù)；2.供應(yīng)商投訴書、投訴處理有關(guān)文書、投訴處理決定；3.采購過程中的音像錄音資料;4.其他需要存檔的資料。四、 收集管理：各采購部指定采購助理負(fù)責(zé)采購檔案的管理，并建立崗位責(zé)任制度。采購合同簽訂后一個(gè)月內(nèi)由經(jīng)辦人員或責(zé)任人將該采購項(xiàng)目的全套文件材料進(jìn)行收集整理后交檔案管理人員歸檔。采購框架合同，由經(jīng)辦人員或責(zé)任人次月10號前把上月與供方合作情況的相應(yīng)資料收集整理后交檔案管理人員歸檔。五、 歸檔要求：（一）采購檔案內(nèi)容齊全完整；（二）采購檔案規(guī)格統(tǒng)一，文件、資料用紙規(guī)格一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙（工程圖紙可根據(jù)具體情況確定）（三）采購檔案原則上使用原始件，不可用復(fù)印件替代（復(fù)印件需經(jīng)部門主管簽字備注原件用途）；（四）采購檔案中的簽名、印鑒手續(xù)齊全，首頁應(yīng)有“采購檔案目錄”字樣；便于保管和利用。（五）檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)歸檔檔案的管理，按照歸檔內(nèi)容要求，負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，并保證采購檔案的標(biāo)識清晰有效，確保采購檔案安全保管、存放有序、查閱方便；光盤、磁盤等無法裝訂成冊的應(yīng)在檔案中統(tǒng)一編號索引，單獨(dú)保存。 （六）計(jì)劃性物資按種類、時(shí)間順序進(jìn)行編號歸檔，檔內(nèi)檔案材料按照采購工作流程排列依次為計(jì)劃、計(jì)劃執(zhí)行文件、到貨檢驗(yàn)記錄、每月到貨情況統(tǒng)計(jì)分析表。 （七） 招標(biāo)采購檔案按照時(shí)間順序進(jìn)行編號歸檔，卷內(nèi)檔案材料按照采購工作流程排列，依次為項(xiàng)目發(fā)起執(zhí)行文件、項(xiàng)目采購準(zhǔn)備文件、項(xiàng)目開標(biāo)（談判、詢價(jià)）文件、項(xiàng)目評審文件、項(xiàng)目采購合同文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件及其它文件資料。 （八）供應(yīng)商檔案按合格供應(yīng)商名錄編號進(jìn)行歸檔，檔內(nèi)檔案材料按供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、設(shè)備清單，供貨產(chǎn)品商務(wù)協(xié)議、技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議，供貨產(chǎn)品清單、圖紙、PPAP資料。供應(yīng)商供貨績效按月歸檔。 （九）采購檔案（中標(biāo)相關(guān)檔案）的保存期限應(yīng)從采購結(jié)束之日起不少于十年。非中標(biāo)（成交）供應(yīng)商的采購相應(yīng)文件保管期限應(yīng)從采購結(jié)束之日起不少于五年；采購過程中錄制的錄音、錄像資料保管期限從采購結(jié)束之日起不少于五年。磁介質(zhì)，電子介質(zhì)交由公司統(tǒng)一保管；采購過程中由供應(yīng)商制作的項(xiàng)目樣品，應(yīng)從采購結(jié)束之日的十五個(gè)工作內(nèi)由采購單位相關(guān)負(fù)責(zé)人通知相關(guān)供應(yīng)商自行領(lǐng)取或退回。六、檔案使用：（一）采購檔案未經(jīng)檔案管理人員登記并經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)印或出借采購檔案。（總經(jīng)理以上職位可以直接找助理登記調(diào)閱。各部門部長經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人同意后可以查閱。采購部人員可查閱自己工作范圍內(nèi)的相關(guān)資料，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人同意后可查閱其它資料）（二）檔案使用部門應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得傳播、污損、涂改、轉(zhuǎn)借、拆封、抽換。（三）采購項(xiàng)目檔案管理人員工作變動(dòng)，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，并經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。七、檔案銷毀： 保管期滿的企業(yè)采購檔案，應(yīng)按以下程序銷毀：（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊；（二）銷毀意見報(bào)單位負(fù)責(zé)人審核報(bào)公