鄂檔辦201113號湖北省檔案局辦公室關(guān)于征求湖北省機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范（修訂）意見的通知各市、州、直管市、神農(nóng)架林區(qū)檔案局，省直機關(guān)檔案工作協(xié)作組組長單位：近年來，國家相繼出臺了一系列有關(guān)機關(guān)檔案工作的政策規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，提出了新的要求。為適應(yīng)新形勢下機關(guān)檔案工作發(fā)展的需要，提高全省機關(guān)檔案工作水平，更好地為機關(guān)各項工作服務(wù)，省檔案局對1999年印發(fā)的湖北省機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范作了修訂?，F(xiàn)將湖北省機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范（修訂）印發(fā)給你們征求意見，請于4月15日前將修改意見以書面1形式報省檔案局檔案館室業(yè)務(wù)指導(dǎo)處。附件：湖北省機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范（修訂） 二一一年三月二十五日主題詞：機關(guān)檔案 業(yè)務(wù)建設(shè) 規(guī)范 征求意見 通知抄送：省檔案局（館）各處室。湖北省檔案局辦公室 2011年3月28日印發(fā)打?。簞?校對：陳 共印60份附件：湖北省機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范（修訂，征求意見稿）為了適應(yīng)機關(guān)檔案工作的新情況，提高機關(guān)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化水平，做好檔案的收集、管理和利用工作，為機關(guān)工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法、湖北省檔案管理條例、機關(guān)檔案工作條例、機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范（國檔發(fā)198727號）等規(guī)定，結(jié)合湖北省機關(guān)檔案工作實際，制定本規(guī)范。一、機關(guān)檔案工作的主要任務(wù)（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)、方針政策，制定本機關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作規(guī)章制度。（二）集中統(tǒng)一管理本機關(guān)各種門類和載體的檔案，確保檔案的齊全、完整、安全。（三）運用現(xiàn)代化管理手段，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為機關(guān)各項工作服務(wù)。（四）按照中華人民共和國檔案法實施辦法及其他規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交檔案和相關(guān)資料。（五）向同級國家綜合檔案館報送已公開現(xiàn)行文件。（六）對本機關(guān)各部門文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作進行指導(dǎo)。（七）對本機關(guān)直屬單位和系統(tǒng)檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。二、檔案工作制度（一）機關(guān)檔案工作制度1、文件材料歸檔制度。歸檔制度主要包括公文處理與業(yè)務(wù)或承辦部門整理歸檔責(zé)任、方法、時間、要求，并附本單位檔案（文件材料）分類方案、歸檔范圍、保管期限表（“三合一”制度）?！叭弦弧敝贫雀袷揭姼郊?。填寫方法如下：門類為一級分類：填寫文書、科技、會計、聲像、電子、實物、專業(yè)文件材料名稱。類別為二級分類：文書文件材料填寫內(nèi)設(shè)機構(gòu)或問題（職能）類名；科技文件材料填基建、設(shè)備、科研類名；會計文件材料填寫憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他類名；聲像文件材料填寫照片、錄音、錄像類名；電子文件填寫磁盤、光盤等類名；實物填寫?yīng)勂?、印章、字畫、贈品、其他等類名；專業(yè)文件材料填專業(yè)主管機關(guān)形成的統(tǒng)計、房產(chǎn)、出版物等專業(yè)文件材料類名。歸檔范圍：填寫歸檔文件材料的內(nèi)容，一般由責(zé)任者、問題、文種組成。同一類別中的條款應(yīng)按會議文件、業(yè)務(wù)文件、事務(wù)文件的順序排列，同一會議、業(yè)務(wù)、事務(wù)文件的條款一般按上級、本單位、不相遞屬單位、本級相關(guān)單位、下級單位的順序排列。不同級別責(zé)任者的文件材料一般應(yīng)分條款編寫。保管期限不一致的文件材料應(yīng)分重要的、一般的列舉。保管期限：按照國家關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位的工作實際，分別逐條確定保管期限。文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。定期的會計檔案分別為3年、5年、10年、15年、25年。2、檔案管理制度。（1）檔案保管制度。主要包括檔案的安全保管和庫房、設(shè)備的管理制度。（2）統(tǒng)計制度。主要包括法定統(tǒng)計和檔案行政管理機關(guān)及上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)要求填報的業(yè)務(wù)統(tǒng)計的要求。（3）檔案保密制度。主要包括檔案的保密措施和對檔案人員、利用者的保密要求、電子文件形成與歸檔的保密要求等。（4）檔案鑒定銷毀制度。主要包括鑒定小組的組成、鑒定依據(jù)、工作方法與程序、審批權(quán)限、工作要求等。（5）檔案利用制度。主要包括利用的范圍、方式、要求、審批手續(xù)及利用登記、效果反饋等。（6）檔案庫房災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案。主要包括檔案應(yīng)急預(yù)案的組織領(lǐng)導(dǎo)、處置原則、工作責(zé)任、工作目標(biāo)、災(zāi)害種類、搶險救災(zāi)范圍、應(yīng)急求援預(yù)案、程序、撲救政策、防護措施和注意事項、災(zāi)情消除后的處理工作、獎懲等。（7）檔案人員崗位責(zé)任制。主要包括檔案人員崗位設(shè)置、工作職責(zé)、目標(biāo)要求等。（二）直屬單位和系統(tǒng)檔案工作制度主要包括本機關(guān)直屬單位和系統(tǒng)檔案工作管理辦法、意見、規(guī)定、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件，以及檔案工作管理體制，檔案工作機構(gòu)、人員、經(jīng)費，檔案管理和利用方法，檔案工作指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，檔案工作目標(biāo)管理的措施等。三、歸檔文件材料的收集（一）文件材料的收集范圍重點收集反映本單位職能活動、歷史面貌、單位和個人權(quán)益的文件材料。具體收集范圍按國家檔案局第8號令公布的機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定執(zhí)行。同時收集與檔案有關(guān)的資料。有代表性的數(shù)碼照片應(yīng)擴印成紙質(zhì)照片歸檔，數(shù)碼照片應(yīng)選擇在公務(wù)活動中形成的有歸檔價值的照片歸檔。本單位制發(fā)的文件材料應(yīng)保存發(fā)文中的修改、審批過程性信息，無紙化辦公的單位應(yīng)對只有電子簽章的電子文件，打印出紙質(zhì)文件蓋章與電子文件一并歸檔。實行紙質(zhì)文件與電子文件雙套制歸檔。紙質(zhì)文件收兩套，一套歸檔，一套用作文件匯編。電子文件應(yīng)具有真實性、完整性和有效性，用一次寫光盤、移動硬盤等兩種以上安全存儲介質(zhì)進行備份管理。（二）文件材料的接收和現(xiàn)行文件的報送時間機關(guān)文書文件材料于次年6月底前歸檔?；ㄎ募牧嫌陧椖拷Y(jié)束或中止后歸檔。設(shè)備隨機文件材料在開箱時歸檔，安裝及維修材料在結(jié)束后歸檔。會計文件材料由財務(wù)部門按年度整理歸檔，在財務(wù)部門保存一年后向檔案部門移交。專業(yè)文件材料一般隨辦隨歸或在次年上半年歸檔，如有特殊規(guī)定的按其規(guī)定執(zhí)行。聲像材料、電子文件、實物等隨時歸檔。現(xiàn)行文件一般應(yīng)在形成單位制發(fā)文件、收到對口上級下發(fā)文件的同時報送。本單位形成的文件應(yīng)同時報送電子版。機關(guān)編制的公開文件匯編，應(yīng)向同級國家綜合檔案館報送。（三）向檔案館移交檔案的要求歸檔文件材料齊全完整，整理質(zhì)量符合有關(guān)規(guī)定，交接及時、手續(xù)完備。移交紙質(zhì)檔案和相關(guān)資料應(yīng)填寫“檔案、資料交接文據(jù)”（格式見附件2）一式二份；移交電子檔案應(yīng)填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表（格式見附件3）一式二份。本單位制發(fā)的現(xiàn)行文件報送紙質(zhì)文件及其電子版；上級下發(fā)的規(guī)范性文件可報送紙質(zhì)復(fù)印件，實行電子收文的單位，應(yīng)同時報送電子版。現(xiàn)行文件報送時填寫現(xiàn)行文件資料報送登記表（格式見附件4）一式二份。四、歸檔文件材料的整理歸檔文件材料整理的原則要求是：遵循形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系，區(qū)分保管期限，便于管理和利用。（一）劃分全宗一個立檔單位(即具有獨立法人資格的單位)在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一個全宗。1、新成立的機關(guān)、一個機關(guān)分為兩個以上機關(guān)（如稅務(wù)局分為國稅局、地稅局）、幾個機關(guān)合并為一個機關(guān)（如人事局、勞動局合并為人社局），均應(yīng)分別建立新的全宗。機關(guān)改變領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、名稱，其工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍未發(fā)生變化(如教育委員會改為教育局)，仍接繼原來的全宗，但應(yīng)在全宗介紹和整理說明中注明。2、一個機關(guān)幾塊牌子（如檔案局、檔案館）應(yīng)設(shè)立聯(lián)合全宗，派出性機關(guān)，具有獨立法人資格的可單設(shè)全宗。3、無人員編制的委員會(如保密委)，其檔案歸入其相應(yīng)的辦事機構(gòu)(如保密局)全宗。4、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、場、辦事處設(shè)立匯集全宗。鄉(xiāng)鎮(zhèn)站所等派出機構(gòu)的檔案歸相關(guān)主管部門統(tǒng)一管理。5、獨立的二級單位分設(shè)全宗。內(nèi)設(shè)機構(gòu)不建立全宗，距離較遠的內(nèi)設(shè)機構(gòu)和不設(shè)立全宗的派出性機構(gòu)，其檔案可單獨管理。6、全宗名稱用機構(gòu)全稱或規(guī)范化的簡稱。聯(lián)合全宗一般應(yīng)并列列出單位名稱，如：湖北省紀(jì)委、監(jiān)察廳，湖北省外僑辦、湖北省港澳辦；具有明顯主次之分的單位可以其主要名稱作為全宗名稱，如：湖北省移民局、湖北省三峽工程建設(shè)移民局，以湖北省移民局作為全宗名稱；湖北省新聞出版局、湖北省版權(quán)局以湖北省新聞出版局作為全宗名稱。鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街辦）的匯集全宗名稱直接用其行政區(qū)劃名稱，如：宜都市陸城街辦。機構(gòu)更名后的全宗名稱用當(dāng)前的機構(gòu)名稱，變更前名稱在全宗介紹和整理說明中說明。（二）文書文件材料的整理文書文件材料以件為單位整理。通過分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒、排架等步驟完成整理工作。一般機關(guān)應(yīng)按“年度機構(gòu)或問題保管期限”分類，歸檔文件少的基層單位可按“年度保管期限”分類。保管期限分為永久和定期兩種，其中定期分為30年、10年兩種。在最低一級類目內(nèi)一般按“事由時間”排列歸檔文件。在最低一級類目下從“1”開始編制件號。歸檔章蓋在文件首頁右上角或上方。保管期限分別用Y、永或永久，30或30年，10或10年表示。編制歸檔文件目錄。不向國家綜合檔案館移交的歸檔文件可用梯形無酸牛皮紙封裝，到期需移交的檔案應(yīng)使用扎線裝訂。裝訂的文件材料按保管期限分別裝盒，不同保管期限的歸檔文件不得裝入同一盒中。檔案盒可選擇“年度機構(gòu)（問題）保管期限（10年期限的可單獨排架）”、“保管期限年度機構(gòu)（問題）”、“年度保管期限機構(gòu)（問題）”三種方法之一進行排架。文書文件材料整理方法應(yīng)符合歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22）和湖北省歸檔文件整理實施細則的規(guī)定。檔號編制方法見附件5。（三）科技文件材料的整理科技文件材料按項目整理。通過分類、組卷、排列、編號、編目、裝訂、裝盒等步驟完成整理工作。機關(guān)科技文件材料的整理應(yīng)符合科學(xué)技術(shù)檔案案卷質(zhì)量構(gòu)成的一般要求（GB/T 11822）的規(guī)定。1、機關(guān)基建文件材料按項目集中，賦予代號，立卷整理。一個項目的文件材料按項目的項目前期、項目設(shè)計、項目施工、項目監(jiān)理、項目竣工、項目驗收、項目組織管理及項目運行與維護階段組卷或排列，管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列，技術(shù)圖紙按圖紙順序排列。在文件材料首頁的右上角或上方蓋檔號章。采用整卷裝訂或單件裝訂方式?；椖慷嗟膯挝?，可按項目性質(zhì)分類?；n案的整理方法及保管期限的劃分參照國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T 28）的規(guī)定進行。2、機關(guān)設(shè)備儀器文件材料按臺（套）集中，賦予代號，立卷整理。歸檔文件材料包括立項審批與采購、設(shè)備儀器開箱驗收、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備儀器運行維護等。設(shè)備儀器多的單位，可按設(shè)備用途對設(shè)備檔案進行項目分類。卷號、編目、封面填寫方法同基建文件材料的整理。（四）會計文件材料的整理財務(wù)管理性文件、會計年度財務(wù)預(yù)算歸入文書檔案。會計電子文件歸入電子檔案，實行電子與紙質(zhì)雙套制歸檔。機關(guān)會計文件材料分核算單位（建賬單位），按會計檔案管理辦法(財會字199832號)和湖北省會計檔案管理實施辦法（鄂財會發(fā)1999399號）要求整理。紙質(zhì)會計文件材料分為憑證、賬簿、財務(wù)報告和其他4類。區(qū)分保管期限分別立卷整理。賬簿、財務(wù)報告再按保管期限分類。憑證按其科目、性質(zhì)結(jié)合時間組卷，按憑單號順序排列；賬簿一般一本一卷；財務(wù)報告年度與月度報告分別組卷；其他類材料一種一卷。卷內(nèi)材料一般應(yīng)編頁號。案卷在類目中排序，一卷一號，跨年度連續(xù)編制大流水號。案卷數(shù)量特別多的單位可編分年度的案卷小流水號。裝入會計檔案專用檔案盒。按會計材料類型案卷號排架。編制案卷目錄（格式見附件6）。會計檔案的保管期限分為永久和定期兩種，定期分為3年、5年、10年、15年、25年。（五）聲像材料的整理照片、錄音、錄像材料分別整理。通過分類、排列、上卷、編號、編目等步驟完成整理工作。1、照片檔案按照片檔案管理規(guī)范（GB/T 11821）規(guī)定整理。紙質(zhì)照片、傳統(tǒng)底片、數(shù)碼照片分別整理。有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)照片、數(shù)碼照片和傳統(tǒng)底片間應(yīng)建立互見號。紙質(zhì)照片按“保管期限年度問題”分類,其中的“問題”一般可分視察檢查類、業(yè)務(wù)活動類、機關(guān)建設(shè)類等；保管期限參照文書檔案保管期限制定;一般單位應(yīng)分冊編張?zhí)枺惶顚懡M合照片和單張照片說明，編制冊內(nèi)目錄和基本目錄（格式見附件6）。傳統(tǒng)底片按保管期限分類，同一保管期限的底片按歸檔時間順序編不分冊的累計張?zhí)枺湃氲灼瑑员４?。?shù)碼照片歸入電子檔案整理，形成時對不同年度、不同活動的照片設(shè)文件夾管理。按保管期限年度問題分類，在同一類別文件夾內(nèi)按序設(shè)子文件夾存放數(shù)碼照片、照片說明性目錄，每一組照片寫說明文件。數(shù)碼照片及其檔案文件夾命名示例見附件5。數(shù)碼照片應(yīng)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)管理。2、數(shù)碼錄音、錄像歸入電子檔案。傳統(tǒng)磁性錄音帶、錄像帶分別整理。按保管期限年度問題分類。 其中的問題類一般可設(shè)會議、視察檢查、其他活動等類；數(shù)量少的單位可不分類。保管期限參照文書檔案保管期限制定;編制大流水號;編制聲像檔案目錄（格式見附件6）。（六）電子文件材料的整理電子文件按電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894）的規(guī)定整理。電子文書、科技、會計、音像、專業(yè)文件材料分別整理。存儲載體內(nèi)的電子文件通過分類、排列、編號、編目等步驟進行整理，并編寫說明文件。存儲載體通過分類、排列、編號、編目等步驟進行整理。電子文本文件宜采用xml或txt及其他通用格式存儲。歸檔電子文件應(yīng)進行真實性、完整性、有效性檢驗，保存文件修改過程，并記錄軟硬件環(huán)境。一般單位按年度保管期限機構(gòu)（問題）分類，電子文件多的單位可按保管期限年度機構(gòu)（問題）分類。一般在最低一級類目下按事由時間順序排列，編件號。填寫歸檔電子文件登記表。電子文件可采用在線歸檔或離線歸檔方式，采用一次寫光盤和移動硬盤存儲。光盤、移動硬盤編號方法見附件5。（七）實物的整理實物以件或保管單位進行整理。一般分為獎品、印章、字畫、贈品和其他類，同類中實物按接收時間順序編號，編制實物保管單位目錄（格式見附件6）。（八）專業(yè)文件材料的整理專業(yè)文件材料一般采用一事（人、戶、項等）一卷，一卷一號的原則組卷整理。1、機關(guān)編輯的期刊出版物材料根據(jù)其厚度分為若干盒；同期材料印刷本排在前，定稿（前置審稿單）按篇目順序排列在后；各篇定稿及其審稿單作為一件按文書文件材料方法裝訂；編制同期材料的件號；編制卷內(nèi)材料目錄和出版物檔案案卷目錄（格式見附件6）；按年度期號順序排列上架。機關(guān)編輯的圖書出版物文件材料根據(jù)其厚度分為若干盒；印刷本在前，定稿依次排在后；編制卷內(nèi)材料目錄和出版物檔案目錄（格式見附件6）；按出版物時間順序排列上架。2、其他專業(yè)文件材料，一般以專業(yè)項目為單位組卷，以件為單位排列、編號，編制案卷目錄。有文件規(guī)定的按其規(guī)定整理。專業(yè)檔案卷盒格式見附件7。各門類檔案檔號編制方法見附件5。五、檔案的保管（一）檔案用房檔案用房的面積應(yīng)滿足工作需要，庫房、辦公室、閱文室“三室”應(yīng)分開，有條件的機關(guān)還要建立實物檔案陳列室。機關(guān)新建辦公樓時應(yīng)將檔案庫房、辦公室、閱文室規(guī)劃在一起。檔案用房不宜設(shè)在樓房的最高或最底層、最東或最西面。安裝密集架的檔案庫房承載量要達到標(biāo)準(zhǔn)的不應(yīng)小于12kNm2（1Kg等比于9.8N）。庫房應(yīng)為厚墻體、小窗戶，安裝鐵門、鐵窗。對不符合要求的庫房應(yīng)進行技術(shù)改造，達到國家及省規(guī)定的要求。（二）設(shè)施設(shè)備檔案庫房應(yīng)配置能滿足需要的密集架或統(tǒng)一規(guī)范的鐵皮柜、檢索工具柜及除濕機、空調(diào)機、溫濕度表或記錄儀、防磁柜、計算機、刻錄機、掃描儀、復(fù)印機、數(shù)碼照相機、錄音機、滅火器、防火、防盜報警器等設(shè)施設(shè)備。（三）庫房管理庫房要達到防火、防盜、防高溫、防潮、防霉、防塵、防光、防鼠、防蟲、防有害氣體、防磁、防病毒等要求。磁性載體應(yīng)遠離強磁場。檔案柜架應(yīng)與窗戶垂直排列，柜架上的標(biāo)簽應(yīng)標(biāo)明檔案門類及類別、起止年度、保管期限等。堅持做好庫房溫濕度記錄（格式見附件8）和溫濕度調(diào)控工作，庫房溫度應(yīng)控制在14-24，相對濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。檔案入庫前應(yīng)進行消毒、去污等處理。對破損、字跡褪變的檔案要進行修復(fù)。要投放防蟲霉藥物。要保持庫房的清潔衛(wèi)生，禁放雜物。（四）建立全宗卷分全宗（庫藏）介紹類、檔案收集類、檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統(tǒng)計類、檔案利用類、新技術(shù)應(yīng)用類等類別，建立全宗卷。應(yīng)符合全宗卷規(guī)范（DA/T 12）規(guī)定。六、檔案的移交省直及市、州直機關(guān)自形成之日起滿20年的永久、30年保管期限的檔案向同級國家綜合檔案館移交。縣（市、區(qū)）市直機關(guān)滿10年的永久、30年保管期限的檔案向同級國家綜合檔案館移交。向同級檔案館移交的檔案應(yīng)是各種門類和載體的檔案，個別單位利用和變更頻繁的專業(yè)檔案，經(jīng)同級檔案行政管理部門同意可以延期移交。撤銷單位的檔案應(yīng)全部及時向同級國家綜合檔案館或接續(xù)其職能的機關(guān)移交。涉密檔案在移交前解密或做變更密級鑒定。機關(guān)檔案室向國家綜合檔案館移交檔案整理質(zhì)量應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定；除移交紙質(zhì)檔案及目錄外，還應(yīng)移交相應(yīng)的電子檔案全文及其紙質(zhì)和電子目錄。移交時應(yīng)填寫相關(guān)表格，填寫方法參照本辦法“三、歸檔文件材料的收集”相關(guān)部分。七、檔案的統(tǒng)計、鑒定及銷毀（一）檔案的統(tǒng)計。機關(guān)檔案部門要準(zhǔn)確、及時地填報全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報及檔案行政管理部門和上級業(yè)務(wù)主管部門要求上報的檔案業(yè)務(wù)統(tǒng)計表，建立本機關(guān)檔案收進移出、庫房溫濕度記錄及調(diào)控、各門類檔案數(shù)量、機讀檔案目錄與全文數(shù)據(jù)的統(tǒng)計臺賬。（二）檔案的鑒定。機關(guān)應(yīng)成立由領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)、檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成的檔案鑒定小組，對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見。（三）檔案的銷毀。對失去保存價值的檔案，由鑒定小組提出意見，填寫檔案銷毀清冊，由機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)簽批，經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，指定本機關(guān)2人在指定的地點監(jiān)銷，并簽字負責(zé)。銷毀機關(guān)會計檔案應(yīng)經(jīng)同級財政管理部門審批。國家有特殊規(guī)定的專業(yè)檔案銷毀方法按其專門規(guī)定執(zhí)行。八、檔案的開發(fā)利用（一）檔案檢索工具1、機關(guān)應(yīng)編制文書檔案歸檔文件目錄，科技、聲像、電子、實物、專業(yè)檔案案卷（保管單位）目錄。機讀目錄按國家標(biāo)準(zhǔn)建立數(shù)碼庫。2、文書檔案歸檔文件目錄按湖北省歸檔文件整理實施細則規(guī)定編制；基建檔案按項目分類編制案卷目錄；設(shè)備檔案數(shù)量多的按種類編制目錄，數(shù)量少的按設(shè)備形成的時間順序編制目錄；會計檔案按類別分別編制案卷目錄；聲像檔案中的照片檔案以張（組）為保管單位編制基本目錄和冊內(nèi)目錄，錄音帶、錄像帶以盒（盤）為保管單位編制目錄；電子檔案以件為單位按排列順序編制目錄；實物檔案以件為單位，按歸檔順序編制目錄。專業(yè)檔案按不同類別分別編制案卷目錄。檔案目錄格式見附件6。（二）檔案的查閱利用機關(guān)檔案部門保管的檔案，主要供本機關(guān)和上級主管機關(guān)使用。機關(guān)在履行社會管理職能過程中形成的涉民檔案，應(yīng)按政務(wù)公開的規(guī)定，依法對公民、法人和其他組織提供檔案信息查閱；未向社會公開的檔案信息，對外提供利用需經(jīng)本機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。機關(guān)檔案人員要熟悉室藏檔案內(nèi)容，主動了解機關(guān)各項工作對利用檔案的需要，積極、熱情地做好利用工作。檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案工作規(guī)章制度。檔案部門對外提供借閱、復(fù)制檔案，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。利用者利用檔案時須填寫“檔案借閱登記簿”，有明顯效益的要及時填寫“檔案利用及效果登記表”（格式見附件9）。機關(guān)檔案部門應(yīng)定期編印檔案利用效益匯編，并向同級檔案行政管理部門報送。（三）檔案編研機關(guān)要根據(jù)本機關(guān)、系統(tǒng)（行業(yè)）的需要，采取自編、合編、以及委托有關(guān)部門編的方式，編制發(fā)文匯集、專題匯集、全宗介紹、組織沿革、大事記、年鑒、主要業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)數(shù)字匯編、重要專題文件信息簡介、專題概要、摘要等參考資料。九、檔案的現(xiàn)代化管理（一）機關(guān)應(yīng)配備檔案工作專用計算機，使用具有目錄及全文錄入、整理、檢索等功能、符合國家檔案局制發(fā)的檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定要求的管理軟件，逐步實現(xiàn)文檔一體化管理。機關(guān)檔案工作人員應(yīng)會熟練操作計算機及檔案管理軟件。（二）機關(guān)應(yīng)建立全部文書檔案文件級和其他檔案案卷級目錄數(shù)據(jù)庫。文書檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及類型應(yīng)符合湖北省文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細則的要求。（三）機關(guān)應(yīng)采用導(dǎo)入或掃描等方式建立文書和主要業(yè)務(wù)檔案的全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案文件目錄與全文數(shù)據(jù)的正確掛接。分批建立的檔案數(shù)據(jù)庫，應(yīng)及時進行合庫處理，以方便利用。機關(guān)應(yīng)及時建立兩種以上介質(zhì)兩套以上電子檔案數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)在發(fā)生災(zāi)難時能及時安全恢復(fù)。（四）機關(guān)應(yīng)創(chuàng)造條件實行檔案的內(nèi)部網(wǎng)上利用。機關(guān)內(nèi)部網(wǎng)上檔案傳輸應(yīng)符合保密工作規(guī)定。機關(guān)網(wǎng)站或網(wǎng)頁上應(yīng)有已公開現(xiàn)行文件及其目錄。十、本系統(tǒng)（行業(yè)）檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)各機關(guān)要對機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)、所屬單位及本系統(tǒng)（行業(yè)）檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。采取制發(fā)文件、召開會議、檢查評比、舉辦培訓(xùn)、業(yè)務(wù)考察、目標(biāo)管理等方式，提高本系統(tǒng)（行業(yè)）檔案工作整體水平。十一、附則本規(guī)范適用于全省各級機關(guān)、團體、民主黨派、具有行政管理職能的事業(yè)單位、文化事業(yè)單位及其他組織。本規(guī)范從發(fā)布之日起執(zhí)行，以前發(fā)布的與本規(guī)范相抵觸的規(guī)定以本規(guī)范為準(zhǔn)。本規(guī)范由湖北省檔案局負責(zé)解釋。附件：1.機關(guān)檔案（文件材料）分類方案、歸檔范圍、保管期限表格式2.檔案交接文據(jù)格式3.歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表格式4.現(xiàn)行文件資料報送登記表格式5.機關(guān)檔案室檔號編制方法6.檔案目錄格式7.專業(yè)檔案卷盒格式8.機關(guān)檔案庫房溫濕度測記表格式9.檔案利用及效果登記表格式附件1：機關(guān)檔案（文件材料）分類方案、歸檔范圍、保管期限表格式（示例）機關(guān)檔案（文件材料）分類方案、歸檔范圍、保管期限表分類方案歸 檔 范 圍保 管期 限門類類 別文書文件材料W黨組（黨群類）永久30年10年辦公室（綜合類）永久永久30年科技文件材料K基建文件材料Kj永久長期設(shè)備文件材料Ks永久長期科研文件材料Kk永久長期會計 文件材料KJ憑證KJp15年賬簿KJz25年財務(wù)報告KJb其他KJq聲像材料S照 片Sz永久30年10年錄音帶Sy錄像帶Sx電子文件材料D磁盤Dc光盤Dg實物SW獎 品SWj印 章SWy字 畫SWh贈 品SWp其他SWq專業(yè)文件材料Z本機關(guān)專業(yè)文件材料出版物文件材料Zc附件2：檔案交接文據(jù)格式（示例）移 出單位名稱某局業(yè)務(wù)科接 收單位名稱某局辦公室交接性質(zhì)移交檔案所屬年度2010年1月至2010年12月檔案類別數(shù) 量檢索、參考工具種類數(shù)量永久（卷、件）30年（卷、件）10年（卷、件）長度（米）文書檔案10件50件10件06歸檔文件目錄2份照片檔案15張35張照片檔案目錄2份合計258510064份移出說明2010年文書、照片檔案齊全，并進行整理。擬按規(guī)定移交辦公室。 接收意見經(jīng)檢查，歸檔文件齊全，整理符合規(guī)定。移出單位（印章）領(lǐng)導(dǎo)人：張三經(jīng)辦人：李四移出日期： 2011年1月5日接收單位（印章）領(lǐng)導(dǎo)人：王五經(jīng)辦人：趙六接收日期：2011年1月5日附件3:歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表格式檢驗項目單位名稱移交單位：接收單位：載體外觀檢驗病毒檢驗真實性檢驗完整性檢驗有效性檢驗技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明登記表、軟件、說明資料檢驗填表人（簽名）年 月 日年 月 日審核人（簽名）年 月 日年 月 日單位（印章）年 月 日年 月 日附件4：現(xiàn)行文件資料報送登記表格式（示例）報送單位：市局序號文 件 題 名文件字號責(zé)任者發(fā)文時間份數(shù)原件復(fù)印件112131415161718191101111移交人：張三 接收人：張四日期： 2011年3月31日附件5:機關(guān)檔案室檔號編制方法機關(guān)檔案室的檔號由全宗號類別與目錄（項目）號案卷號件號或頁號組成，檔號的編制要遵循唯一性、層次性、助記性、穩(wěn)定性的原則。全宗號由本級國家綜合檔案館統(tǒng)一編制，暫無全宗號的機關(guān)可不填寫。類別與目錄號用字母與阿拉伯?dāng)?shù)字混合編制，大寫字母為門類代號，小寫字母為類別號，阿拉伯?dāng)?shù)字為目錄、項目、設(shè)備、年度號。一、文書檔案檔號編制方法文書檔案的檔號主要用于計算機目錄檢索。其分類號用W表示，目錄號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。如：“1-W2010-辦公室y-1”表示1號全宗2010年辦公室永久保管期限文書檔案的第1件；“1-W2010-綜合30-1”表示1號全宗2010年綜合類30年保管期限文書檔案的第1件；“1-W2010-綜合10-1”表示1號全宗2010年綜合類10年保管期限文書檔案的第1件?！?6-W2010-30-1”表示56號全宗2010年文書檔案30年保管期限的第1件(按年度保管期限兩級分類法整理)?！?-W2006-綜合c-1”表示1號全宗2006年綜合類長期保管文書檔案的第1件（用作原規(guī)定保管期限，下同）；“1-W2006-綜合d-1”表示1號全宗2006年綜合類短期保管文書檔案的第1件；“1-W2006-綜合yc-1”表示1號全宗2006年綜合類永久和長期保管期限的文書檔案的第1件(原規(guī)定按永久、長期混合編號方法)。二、科技檔案檔號編制方法基建檔案分類號用Kj表示，目錄號用阿拉伯?dāng)?shù)字作為項目的順序代號。如：“1-Kj1-2-1”表示1號全宗科技、基建檔案第一個項目的第2卷從第1頁開始的第1份文件材料。設(shè)備檔案分類號用Ks表示。“1-Ks1-2-1”表示1號全宗設(shè)備檔案1號目錄的第2卷從第1頁開始第1份文件材料。設(shè)備檔案多的單位可按設(shè)備的用途分設(shè)目錄號，如“Ksb、Ksj、Ksy、”分別表示辦公、基建、運輸設(shè)備?？蒲袡n案分類號用Kk表示，目錄號用阿拉伯?dāng)?shù)字作為科研項目的順序代號?！?6-Kk1-2-2”表示86號全宗科技檔案中科研檔案第一個項目的第2卷從第2頁開始的第2件文件材料。三、會計檔案檔號編制方法會計檔案的分類號用KJ表示，憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他分別用KJp、KJz、KJb、KJq表示。不同建賬（核算）單位用其相應(yīng)的拼音字母表示。如：“23-KJp1-2”表示23號全宗會計憑證第1號目錄的第2卷；“KJj、KJs”分別表示經(jīng)費會計和稅收會計。四、聲像檔案檔號編制方法聲像檔案分類號用“S”表示，照片、錄音、錄像檔案分別用Sz、Sy、Sx表示，如：“34-Szy1-2-1”表示34號全宗紙質(zhì)照片檔案永久保管期限1號目錄的第2卷的第1張；“34-Szdy1-2-1”表示34號全宗銀鹽底片檔案永久保管期限第1號目錄第2卷的第1張。電子版數(shù)碼照片歸入電子檔案，分類號用Dz表示，如：“34-Dzy-2007-3”表示34號全宗電子數(shù)碼照片永久保管期限2007年的第3張。數(shù)碼照片及其檔案文件夾命名示例見下表：照片文件夾及照片號（每個活動一個文件夾）檔案文件夾名稱（每張照片一個子文件夾）完整的檔號說 明2007本單位年度工作會議4(該會議照片的第4張)Dzy-20071(該年度應(yīng)歸檔的永久期限的第1張照片)34- Dzy-2007-134號全宗、永久數(shù)碼照片、2007年的第1張2007本單位年度工作會議6(該會議照片的第6張)Dzsy-20072(該年度應(yīng)歸檔的永久期限的第2張照片)34- Dzy-2007-234號全宗、永久數(shù)碼照片、2007年的第2張2007赴紅安學(xué)習(xí)1(該組照片的第1張)Dz30-2007123(該年度30年期限的第123張照片)34-Dz30-2007-12334號全宗、30年期限數(shù)碼照片、2007年的第123張五、電子檔案檔號編制方法電子檔案分類號用“D”表示，Dg、Dc分別表示磁盤與光盤。如：“34-Dg-1”表示34號全宗光盤電子檔案第1盤。六、實物檔案檔號編制方法實物檔案分類號用“SW”表示，獎品、印章、字畫、贈品、其他分別用SWj、SWy、SWh、SWp、SWq表示。如：“34-SWj1-1”表示34號全宗獎品檔案1號目錄的第1件；“34-SWp1-1”表示34號全宗贈品檔案1號目錄的第1件。七、專業(yè)檔案檔號編制方法審計檔案的分類號用Zs表示。如：“34-Zs1-2”表示34號全宗審計檔案第1號目錄的第2卷。其他專業(yè)檔案檔號編制方法依此類推。各目錄的案卷或保管單位號應(yīng)不超過1000。附件6：檔案目錄格式一、文書檔案目錄格式歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注二、科技檔案目錄格式卷內(nèi)目錄序 號文件編號責(zé)任者文件材料題名日 期頁 號備 注科技檔案分類案卷目錄檔 號題 名保管期限件數(shù)頁 數(shù)備 注三、會計檔案目錄格式會計檔案案卷目錄案卷號題 名保管期限卷內(nèi)材料起止時間憑單起止號備 注四、