Excel 2000 速成教程 第三部分 管理數據清單 第一講 創(chuàng)建數據清單 在中文 Excel 2000 中，排序與篩選數據記錄的操作需要通過 “ 數據清單 ” 來進行，因此在操作前應先創(chuàng)建好 “ 數據清單 ” 。 “ 數據清單 ” 是工作表中包含相關數據的一系列數據行，如前面所建立的 “ 員工工資表 ” ，這張電子報表就包含有這樣的數據行，它可以像數據庫一樣接受瀏覽與編輯等操作。這與使用中文 Visual FoxPro 6 相類似，只是在中文 Excel 2000 中可以很容易地將數據清單用作數據庫，而在執(zhí)行數據庫操作時，例如查詢、排序 或匯總數據時也會自動將數據清單視作數據庫，并使用下列數據清單元素來組織數據： 數據清單中的列是數據庫中的字段 數據清單中的列標志是數據庫中的字段名稱 數據清單中的每一行對應數據庫中的一個記錄 那么數據清單與電子報表的區(qū)別是什么呢？ 其實沒有多大的區(qū)別，前者的第一行含有列標題，后者是包含數據清單在內的數據庫，而且還有標題！所以，您能很容易的建立數據清單。如員工工資表中的 “ 姓名 ” 、 “ 年齡 ” 、“ 職務 ” 、 “ 工資額 ” ，這些就可以作為數據清單中的列標題，使用鼠標器選定如圖 1 所示的單元格區(qū)域，一份數據 清單就建立好了。 圖 1 選定這個區(qū)域建立數據清單 其實，若選定一個區(qū)域，中文 Excel 2000 也會在需要的時候自動建立一份數據清單，只是該數據清單將包含所有的單元格，自動找到的列標題也不一定正確。 注意：在每張工作表上只能建立并使用一份數據清單。您也應避免在一張工作表上建立多份數據清單，因為某 些數據清單管理功能 (如篩選 )等一次也只能在一份數據清單中使用。 一旦建立好了數據清單，還可以繼續(xù)在它所包含的單元格中輸入數據。無論何時輸入數據，初學都應當注意遵循下列準則： 1.將類型相同的數據項置于同一列中 在設計數據清單時，應使同一列中的各行具有相同類型的數據項。這一點在前面建立“ 員工工資表 ” 時就體現了出來，這是初學者一眼就能看明白的。 2.使數據清單獨立于其它數據 在工作表中，數據清單與其他數據間至少要留出一個空列和一個空行，以便在執(zhí)行排序、篩選或插入自動匯總等操作時，有利于中文 Excel 2000 檢測和選定數據清單。 3.將關鍵數據置于清單的頂部或底部 這樣可避免將關鍵數據放到數據清單的左右兩側。因為這些數據在中文 Excel 2000 篩選數據清單時可能會被隱藏。 4.注意顯示行和列 在修改數據清單之前，應確保隱藏的行或列也被顯示。因為，如果清單中的行和列沒有被顯示，那么數據有可能會被刪除。 圖 2 進入 “ 邊框 ” 選項卡 5.注意數據清單格式 如前所述，數據清單需要列標，若沒有的話應在清單的第一行中創(chuàng)建，因為中文 Excel 2000 將使用列標創(chuàng)建報告并查找和組織數據。列標可以使用與數據清單中數據不同的字體、對齊方式、格式、圖案、邊框或大小寫類型等。在鍵入列標之前，應將單元格設置為文本格式。 6.使用單元格邊框突出顯示數據清單 如果要將數據清單標志和其他數據分開，可使用單元格邊框（不是空格或短劃線）。 其操作步驟如下： 步驟一、右擊選定的單元格，然 后從快捷菜單中選擇 “ 設置單元格格式 ” 命令，進入 “ 單元格格式 ” 對話框后單擊 “ 邊框 ” 選項卡。 步驟二、單擊 “ 外邊框 ” 按鈕后，從 “ 線條 ” 區(qū)域的 “ 樣式 ” 列表窗中選擇一種線型，參見圖 3。 圖 3 選擇邊框線的樣式 步驟三、從 “ 顏色 ” 下拉列表中選擇邊框線的顏色，接著在 “ 預覽窗 ” 中單擊要使用邊框線的邊線，參見圖 4。 圖 4 單擊要使用邊框線的邊線 步驟四、單擊了每一條要使用邊框線的邊后，單擊 “ 確定 ” 按鈕，然后在中文 Excel 2000的工作窗口中單擊數據清單外的任意一處，就能在屏幕上看到所加入的邊框線了，如圖 5所示。 圖 5 上述操作的結果 7.避免空行和空列 避免在數據清單中隨便放置空行和空列，將有利于中文 Excel 2000 檢測和選定數據清單，因為單元格開頭和末尾的多余空格會影響排序與搜索，所以不要在單元格內文本前面或后面鍵入空格，可采用縮進單元格內文本的辦法來代替鍵入空格。 圖 6 進入數據記錄單 第二講 編輯與查詢數據記錄 對于數據清單中的數據記錄，中文 Excel 2000 允許您做與 Visual FoxPro 6中相同的編輯操作，即可新建、刪除數據記錄、按某些條件查詢數據記錄，而且操作更加簡單，只需要從 “ 數據 ” 下拉菜單中選擇 “ 記錄單 ” 命令，進入圖 6所示的數據記錄單對話框就能完成這些操作。 注意：圖 6 所示的數據記錄單對話框中， “ 新建 ” 按鈕的上方顯示的是 “ 當前記錄號 /總記錄數 ” 。 在數據記錄單中，查閱數據記錄與 Visual FoxPro 6 中建立表單的操作相類似，這里就不多說了。若要制定一個查詢條件，只需單擊 “ 條件 ” 按鈕，進入圖7 所示的數據記錄單對話框，然后在各字段框中輸入查詢內容即可。 圖 7 此時可輸入查詢條件 注意：在圖 7 所示的數據記錄清單對話框中， “ 新建 ” 按鈕的上方顯示 的內容是 Criteria(判據 )。 此時， “ 條件 ” 按鈕將變成 “ 記錄單 ” 按鈕，單擊它可以返回圖 6 所示的對話框。 隨便說一下，數據記錄單是一種對話框，利用它可以很方便地在數據清單中輸入或顯示一行完整的信息或記錄。當然了，它突出的用途還是查找和刪除記錄。當使用數據記錄單向新的數據清單中添加記錄時，數據清單每一列的頂部必須具有列標。中文 Excel 2000 也將使用這些列標創(chuàng)建記錄單上的字段。 注意：在數據記錄單中一次最多只能顯示 32 個字段。 第三講 排序數據記錄 在中文 Excel 2000 中也可以根據現有的數據資料對數據值進行排序。 按遞增方式排序的數據類型及其數據的順序為： 1.數字，順序是從小數到大數，從負數到正數。 2.文字和包含數字的文字，其順序是 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9（空格）！ ”# $ % & ( ) * + , - . / : ； ? _ | A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z。 3.邏輯值， False 在 True 之前。 4.錯誤值，所有的錯誤值都是相等的。 5.空白（不是空格）單元格總是排在最后。 遞減排序的順序與遞增順序恰好相反，但空白單元格將排在最后。 日期、時間和漢字也當文字處理，是根據它們內部表示的基礎值排序。 圖 8 單擊這個按鈕按升序方式排序 最簡單的排序操作是使用 “常用 ”工具欄中的按鈕。在這個工具欄上有 兩個用于排序的按鈕，圖標上有 AZ 與向下的箭頭的哪一個按鈕，用于按降序方式重排數據，參見圖 8。按鈕上標有 ZA 與向下的箭頭的哪一個按鈕用于遞減排序，參見圖 9。 注意：若選定了某一列后來使用圖 8 與圖 9 所示的操作，排序將只發(fā)生在這一列中，其它列的數據排列將保持不變，其結果可能會破壞原始記錄結構，造成數據錯誤！ 圖 9 單擊這個按鈕按降序方式排序 第四講 設置排序條件 圖 8 與圖 9 所示的操作真是太簡單了！利用 “ 數據 ” 下拉菜單中的 “ 排序 ”命令進行操作就不一樣了。此命令對于數據內容較多的數據清單特別有用，若只想 對某區(qū)域進行排序，也能讓您非常滿意，因為通過它可以設備各種各樣的排序條件，并讓中文 Excel 2000 自動進行排序。操作時，屏幕上將顯示如圖 10 所示的 “ 排序 ” 對話框，可以使用的各選項功能如下所述。 圖 10 進入 “ 排序 ” 對話框 1.主要關鍵字 通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控 制按遞增或遞減的方式進行排序。 2.次要關鍵字 通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。如果前面設置的 “ 主要關鍵字 ” 列中出現了重復項，就將按次要關鍵字來排序重復的部分。 3.第三關鍵字 通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。如果前面設置的 “ 主要關鍵字 ” 與 “ 次要關鍵字 ” 列中都出現了重復項，就將按第三關鍵字來排序重復的部分。 4.有標題行 在數據排序時，包含清單的第一行。 5.無標題行 在數據排序時 ，不包含清單的第一行。 在使用 “ 排序 ” 命令時，若要排序的只是某一個區(qū)域，那么招待此命令時屏幕上會顯示 “ 排序報警 ” 對話框，如圖 11 所示。 圖 11 屏幕上將顯示此對話框 在這個對話框中，若選擇打開 “ 擴展選定區(qū)域 ” 單選按鈕，則在單擊 “ 排序 ” 按鈕后將排序鄰近的相關字段。若打開 “ 以當前選定區(qū)域排序 ” 則僅排 序選定的區(qū)域。 注意：如果排序結果與所預期的不同，說明排序數據的類型有出入。若想得到最好的結果，就要確保列中所有單元格屬于同一數據類型。為了排序，輸入的數據可以是數字或文字，但應避免在連續(xù)的單元格中交替輸入數字或文字，而確保所有數字都要以數字或文字方式輸入是排序是否成功的關鍵所在。若要將數字以文字方式輸入，如郵政編碼或產品編號，請在數字之前加上一個省略符號 () ，如： 610000 ，或在輸入之前把該列格式化為文字，或輸成中文符號，如： 610000。 第五講 自動篩選數據 若要查看數據清單中符合某些 條件的數據，如本月中已有哪些用戶與本公司有業(yè)務聯(lián)系，就要使用篩選的辦法把那些數據找出來。篩選數據清單可以尋找和使用數據清單中的數據子集。篩選后只顯示出包含某一個值或符合一組條件的行，而隱藏其它行。 中文 Excel 2000 提供有兩條用于篩選的命令： “ 自動篩選 ” 和 “ 高級篩選 ” 。 “ 自動篩選 ” 命令可以滿足您的大部分需要，當需要利用復雜的條件來篩選數據清單時就可以考慮使用 “ 高級篩選 ” 命令。 為了使用 “ 自動篩選 ” 命令，可以按下列步驟進行操作： 步驟一、參見圖 12，從 “ 數據 ” 下拉菜單中選擇 “ 篩選 ” 命 令，然后從 “ 篩選 ” 子菜單中選擇 “ 自動篩選 ” 命令。 圖 12 選擇 “ 自動篩選 ” 命令 注意：如果當前沒有選定數據清單中的單元格，或者沒有激活任何包含數據的單元格，選擇 “ 自動篩選 ” 命令后，屏幕上會出現一條出錯信息，并提示您可以做的操作。類似的操作還會在其它地方出現。 此后，數據清單中第一行的各列中將分別 顯示出一個下拉按鈕，如圖 13 所示，自動篩選就將通過它們來進行。 圖 13 第一行的各列中將分別顯示出一個下拉列表 通過圖 13 所示的列標下拉列表，就能夠很容易的選定和查看數據記錄。 例如，這一步操作用于指查看工資額為 800 元的員工，操作結束后，它就會顯示在屏幕上，如圖 15 所示，這就是自動篩選的結果。 圖 14 篩選工資額為 800 元的數據記錄 圖 15 查看工資額為 800 元的員工 注意：若要在數 據清單中恢復篩選前的顯示狀態(tài)，只需要進入 “ 數據 ” 下拉菜單后從 “ 篩選 ” 子菜單中選擇 “ 全面顯示 ” 命令即可。 第六講 高級篩選數據 使用高級篩選功能可以對某個列或者多個列應用多個篩選條件。為了使用此功能，在工作表的數據清單上方，至少應有三個能用作條件區(qū)域的空行，而且數據清單必須有列標。 “ 條件區(qū)域 ” 包含一組搜索條件的單元格區(qū)域，可以用它在高級篩選篩選數據清單的數據，它包含一個條件標志行，同時至少有一行用來定義搜索條件。有了條件區(qū)域，就可以按下列操作步驟來進行高級篩選： 圖 16 單擊這個按鈕 步驟一、選擇數據清單中含有要篩選值的列標，然后單擊常用工具欄中的“ 復制 ” 按鈕，參見圖 16，或者按下鍵盤上的 Ctrl C 組合鍵。接著參見圖 17，選擇條件區(qū)域第一個空行里的某個單元格，然后單擊常用工具欄中的 “ 粘貼 ” 或者按下鍵盤上的 Ctrl V 組合鍵。 圖 17 將選定的列標復制在條件區(qū)域中 圖 18 在條件區(qū)域中輸入篩選條件 步驟二、在條件區(qū)域中輸入篩選條件，如圖 18 所示。 圖 19 進入 “ 高級篩選 ” 對話框 步驟三、從 “ 數據 ” 下拉菜單中選擇 “ 篩選 ” 命令，然后從 “ 篩選 ” 子菜單中選擇 “ 高級篩選 ” 命令，進入圖 19 所示的 “ 高級篩選 ” 對話框。 圖 20 單擊這個設置按鈕 步驟四、參見圖 20，單擊 “ 高級篩選 ” 對話框中 “ 條件區(qū)域 ” 設置按鈕后，單擊選定條件區(qū)域中的條件，然后再單擊此按鈕返回 “ 高級篩選 ” 對話框，最后單擊 “ 確定 ” 按鈕，結束操作。 在 “ 高級篩選 ” 對話框中進行操作時，若篩選后要隱藏不符合條件的數據行，并讓篩選的結果顯示在數